Con dấu chữ ký khắc sẵn: Giá trị pháp lý và Quy định sử dụng

Hiện nay, nhiều người sử dụng con dấu khắc sẵn chữ ký (dấu chữ ký) trong các văn bản của doanh nghiệp nhằm mục đích đóng dấu vào các văn bản, tài liệu được thuận tiện hơn. Vậy, việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn như vậy có hợp pháp không? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay dưới bài viết này!

1. Con dấu chữ ký là gì?

Con dấu chữ ký là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được khắc thông tin chữ ký của chủ sở hữu con dấu và không phải đăng ký hay được bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào công nhận. Nó không phải là loại chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) 

Việc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn khá phổ biến hiện nay đối với các văn bản, hợp đồng, chứng từ,… thuộc các chức vụ khác nhau. Đối với những người thường xuyên phải ký tên, sử dụng dấu chữ ký thay vì ký lại có thể tiết kiệm thời gian và làm việc thuận tiện hơn nhiều. Sử dụng dấu chữ ký được coi là giải pháp tốt nhất cho việc ký kết văn bản với số lượng lớn. 

2. Giá trị pháp lý của con dấu chữ ký khắc sẵn 

Hiện nay, chưa có văn bản hay quy định nào về việc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn không có giá trị pháp lý.

• Hình phạt hành chính về dấu chữ ký chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán và văn bản gốc. Theo cách này, các cá nhân vẫn có thể sử dụng linh hoạt dấu chữ ký trên các văn bản lưu chuyển trong doanh nghiệp.
• Tuy nhiên, về nguyên tắc, để đảm bảo tính pháp lý, tất cả các văn bản, hồ sơ, chứng chỉ… bắt buộc phải được ký dưới dạng chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ văn bản điện tử và các trường hợp khác do pháp luật quy định).

2.1. Giá trị pháp lý của dấu chữ ký khắc sẵn theo điều 19 Luật Kế toán 2015

Con dấu chữ ký khắc sẵn không có giá trị pháp lý trên các chứng từ kế toán. Theo Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng mực không phai và được ký trực tiếp trên chứng từ, giấy tờ (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải được ký đầy đủ theo tiêu đề ghi trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng mực không tẩy được. Chứng từ kế toán không được ký bằng mực đỏ hoặc dấu khắc sẵn. Chữ ký của một người trên chứng từ kế toán phải thống nhất. Chữ ký của người khiếm thị trên chứng từ kế toán phải tuân theo quy định của chính phủ.

2.2. Giá trị pháp lý của con dấu chữ ký theo điều 3 Nghị định 30/2020

Đồng thời, theo Điều 3 Khoản 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về thủ tục giấy tờ thì văn bản gốc phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp trên văn bản giấy hoặc ký điện tử trên văn bản điện tử. Nên dấu chữ ký khắc sẵn không có giá trị pháp lý trên văn bản gốc 

Điều 3. Giải thích từ ngữ

8. Văn bản gốc” là bản sao hoàn chỉnh về nội dung và thể thức của văn bản, được người có thẩm quyền ký trực tiếp trên văn bản giấy hoặc ký điện tử trên văn bản điện tử.

3. Quy định về dấu chữ ký theo pháp luật hiện hành 

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Con dấu sử dụng phải được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc con dấu dưới dạng chữ ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

2. Loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác do doanh nghiệp quy định.

3. Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác ban hành. Doanh nghiệp sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật trong các giao dịch.

Hiện tại, việc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn và sản xuất dấu chữ ký là tự do. Vì thực chất con dấu chữ ký là con dấu được khắc thông tin chữ ký của chủ sở hữu con dấu để tiết kiệm thời gian và giúp công việc thuận tiện hơn. Tuy nhiên để tránh được những rủi ro pháp lý thì các cá nhân, doanh nghiệp cần tuân theo các quy định trên. 

Khi sử dụng con dấu khắc sẵn cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Dấu chữ ký khắc sẵn có thể bị sử dụng sai mục đích. Nếu ủy quyền cho người khác sử dụng dấu chữ ký thì phải có văn bản ủy quyền ghi rõ phạm vi con dấu chữ ký;
• Không sử dụng dấu chữ ký dưới dạng dấu khắc sẵn trên chứng từ kế toán. Ký chứng từ kế toán đã có chữ ký sẵn đóng dấu sẽ bị phạt tiền từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán).
• Chỉ có thể sử dụng dấu chữ ký cho các tài liệu nội bộ của công ty để tránh bị từ chối giao dịch.

4. Hình ảnh mẫu con dấu chữ ký khắc sẵn phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây là một số hình ảnh về mẫu dấu chữ ký khắc sẵn mà các các nhân, doanh nghiệp có thể hình dung về loại chữ ký này một cách cụ thể: 

Công ty chuyển đổi số CoDX hi vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu được con dấu chữ ký là gì và giá trị pháp lý của dấu chữ ký khắc sẵn. Từ đó các cá nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng loại chữ ký này đúng quy định. 

CoDX eSign hiện đang là một trong các phần mềm ký số đi đầu công nghệ trong thời đại 4.0. Phần mềm phê duyệt điện tử này hỗ trợ mọi doanh nghiệp có thể ký điện tử trên các loại văn bản, tài liệu, hợp đồng, chứng từ… một cách nhanh chóng và thuận tiện. Đối với các văn bản đang dùng dấu chữ ký khắc sẵn trên giấy theo cách truyền thống thì ngày nay, bạn hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng ký số để ký các văn bản.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn