Nhật ký công việc là một phương pháp giúp nhân viên theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất làm việc một cách hiệu quả. Thông qua phương pháp này nhân viên không chỉ nâng cao khả năng tổ chức công việc mà còn cải thiện năng suất. Trong bài viết sau, Chuyển đổi số CoDX sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu cụ thể về phương pháp ghi chép công việc và gợi ý mẫu chi tiết.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Nhật ký công việc là gì?
Nhật ký công việc là một phương pháp ghi chép chi tiết các hoạt động hàng ngày của nhân viên, giúp theo dõi tiến độ công việc. Nhật ký này thường được sử dụng để ghi lại các nhiệm vụ đã thực hiện, thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ, kết quả đạt được. Nhật ký ghi lại công việc được thể hiện dưới dạng bảng biểu, bao gồm các nội dung cơ bản như: số thứ tự, tên công việc, thời gian thực hiện, nội dung chi tiết, kết quả, ghi chú,…
2. Tại sao nên ghi nhật ký công việc?
2.1. Quản lý thời gian hiệu quả
Nhật ký công việc giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về cách họ sử dụng thời gian hàng ngày. Bằng cách ghi lại các nhiệm vụ và thời gian dành cho mỗi công việc, nhân viên có thể phát hiện ra những khoảng thời gian bị lãng phí và điều chỉnh lịch trình làm việc.
Việc ghi chép công việc hàng ngày cho phép nhân viên và quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của các dự án. Nhật ký công việc giúp nhận diện những công việc chưa hoàn thành hoặc những trở ngại trong quá trình thực hiện, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
2.2. Đánh giá hiệu suất
Nhật ký công việc là một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Qua việc ghi chép chi tiết các nhiệm vụ đã thực hiện và kết quả đạt được, quản lý có thể đánh giá chính xác năng lực, hiệu suất của từng nhân viên. Đồng thời, nhân viên cũng có thể tự đánh giá bản thân, phát hiện những điểm mạnh và điểm yếu để từ đó cải thiện hiệu suất làm việc.
2.3. Ghi lại ý tưởng
Trong quá trình làm việc, nhân viên thường nảy sinh nhiều ý tưởng mới. Nhật ký công việc là nơi lưu giữ những ý tưởng này, giúp tránh việc bỏ sót các ý tưởng quan trọng. Khi cần, nhân viên có thể dễ dàng truy xuất lại những ý tưởng đã ghi chép, từ đó triển khai chúng một cách hiệu quả.
3. Mẫu nhật ký công việc chuyên nghiệp hiệu quả
Một mẫu nhật ký công việc hiệu quả cần được thiết kế đơn giản, dễ dàng ghi chép, theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày. Dưới đây là một mẫu nhật ký mà nhân viên có thể sử dụng để ghi lại các hoạt động của mình:Cấu trúc chi tiết của mẫu nhật ký.
- Ngày tháng: Ghi rõ ngày tháng để dễ dàng theo dõi các công việc theo thời gian.
- Nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong ngày. Mỗi nhiệm vụ nên được ghi rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc: Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ để theo dõi thời gian dành cho từng công việc.
- Mô tả công việc: Cung cấp mô tả chi tiết về công việc đã thực hiện. Mô tả này nên đủ rõ ràng để người khác cũng có thể hiểu được nội dung công việc.
- Kết quả: Ghi lại kết quả đạt được sau khi hoàn thành công việc.
- Ghi chú: Để lại những ghi chú cần thiết, chẳng hạn như những khó khăn gặp phải, những ý tưởng mới nảy sinh hoặc các bước tiếp theo cần thực hiện.
TẢI MẪU NHẬT KÝ CÔNG VIỆC MIỄN PHÍ
4. Cách viết nhật ký công việc cho nhân viên hiệu quả
Để ghi chép nhật ký công việc một cách hiệu quả, nhân viên cần tuân theo một quy trình cụ thể. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Chuẩn bị công cụ
Sổ tay hoặc file Excel: Một cuốn sổ tay, file Excel hoặc sử dụng ứng dụng quản lý công việc
Bước 2: Xác định công việc hàng ngày
- Liệt kê các nhiệm vụ: Đầu mỗi ngày làm việc, nhân viên nên liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này giúp tạo ra một bức tranh tổng thể về những gì cần làm và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất.
- Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên: Sử dụng các phương pháp như Eisenhower Matrix để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý.
Bước 3: Ghi chép chi tiết
- Ghi lại thời gian: Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ để theo dõi thời gian dành cho từng công việc, giúp nhận biết những khoảng thời gian bị lãng phí, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng thời gian.
- Mô tả công việc: Mô tả chi tiết về công việc đã thực hiện. Cụ thể hóa các bước tiến hành và kết quả đạt được.
- Ghi chú: Thêm các ghi chú cần thiết như những khó khăn gặp phải, các đề xuất cải tiến, hoặc các công việc phát sinh thêm.
Bước 4: Đánh giá cuối ngày
Cuối ngày, nhân viên nên xem xét lại nhật ký công việc của mình. Đánh giá hiệu suất làm việc trong ngày và phát hiện những vấn đề cần cải thiện.
Bên cạnh đó, dựa trên đánh giá, lập danh sách các nhiệm vụ cần làm cho ngày hôm sau.
5. Công cụ ứng dụng nhật ký công việc chuyên nghiệp
CoDX Task là một công cụ quản lý công việc chuyên nghiệp, được thiết kế để hỗ trợ nhân viên ghi chép và theo dõi công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
- CoDX Task cho phép người dùng tạo các danh sách công việc chi tiết và rõ ràng. Mỗi công việc có thể được thêm vào danh sách cùng với các mô tả cụ thể.
- Tự động ghi lại thời gian làm việc dựa trên thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ.
- CoDX Task cung cấp một không gian ghi chú rộng rãi cho phép người dùng thêm các ghi chú chi tiết cho từng nhiệm vụ.
- Cho phép gắn cờ mức độ ưu tiên cho từng công việc, giúp người dùng dễ dàng xác định và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng.
- Cung cấp các báo cáo trực quan về tiến độ, hiệu suất công việc.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Việc ghi chép nhật ký công việc là một phương pháp quản lý hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Sử dụng các công cụ chuyên nghiệp như CoDX Task sẽ hỗ trợ nhân viên ghi lại, theo dõi và đánh giá công việc một cách chi tiết.
