Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ đúng theo Hướng Dẫn 17

Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, truy xuất và bảo quản tài liệu một cách hiệu quả. Theo Hướng dẫn 17, việc xác định và sắp xếp thông tin trên bìa hồ sơ đúng cách sẽ giúp tăng cường tính hữu ích của chúng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể trong quá trình tra cứu thông tin.

Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để thực hiện việc này, đảm bảo hồ sơ lưu trữ của bạn luôn được trình bày chính xác và tiện lợi.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

Quy trình quản lý hồ sơ CHUẨN ISO 9001

Quản lý hồ sơ công việc như thế nào hiệu quả?

Quản lý hồ sơ nhân sự với quy trình chuyên nghiệp

1. Bìa hồ sơ lưu trữ là gì?

Bìa hồ sơ lưu trữ, hay còn được biết đến với các tên gọi như bìa sơ mi, bìa kẹp, hoặc Folder, đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc tổ chức và quản lý tài liệu.

Sự hiện diện của bìa hồ sơ giúp phân loại thông tin và tìm kiếm dễ dàng hơn trong kho lưu trữ tài liệu. Đối với các công ty có lượng tài liệu lớn, việc sắp xếp hồ sơ thông qua các thông tin như tên, màu sắc, thời gian hay mã số, giúp tránh tình trạng hồ sơ bị lạc mất.

Không chỉ đơn thuần là một công cụ tiện lợi, bìa hồ sơ còn là yếu tố thẩm mỹ và chuyên nghiệp tạo nên không gian văn phòng. Hơn nữa, nó bảo vệ tài liệu bên trong khỏi bụi bẩn, hư hỏng và độ ẩm, đặc biệt quan trọng đối với tài liệu lưu trữ dài hạn như hồ sơ nhân sự. Có nhiều dạng bìa hồ sơ với thiết kế độc đáo, thậm chí một số công ty còn tận dụng chúng làm phương tiện truyền thông nhằm thể hiện thương hiệu và tạo điểm nhấn chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

2. Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ chuẩn theo hướng dẫn 17

Vậy như thế nào mới là một bìa hồ sơ lưu trữ “chuẩn”? Hướng dẫn số 17 có ghi lại chi tiết về cách ghi danh mục hồ sơ và cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ như sau:

2.1 Cách ghi danh mục hồ sơ

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ, bao gồm số và ký hiệu của đề mục lớn và số thứ tự tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ. Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập và ký hiệu của đề mục lớn là các chữ viết tắt được quy định bởi cơ quan, tổ chức, nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu và dễ nhớ.

Cột 2: Ghi số thứ tự và tên của đề mục lớn, đề mục nhỏ

Khung đề mục của Danh mục hồ sơ phù hợp với cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, để đảm bảo việc lập hồ sơ chính xác và thuận tiện. Cơ quan ổn định với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng áp dụng khung theo cơ cấu tổ chức, còn cơ quan phức tạp, không rõ ràng sử dụng khung theo lĩnh vực hoạt động.
Khung theo cơ cấu tổ chức sẽ bao gồm tên các đơn vị trong cơ quan, còn khung theo lĩnh vực hoạt động sẽ lên danh sách các lĩnh vực chính của cơ quan được đưa vào danh mục lớn.
Trong mỗi đề mục lớn, sẽ có các đề mục nhỏ liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của đơn vị (theo khung cơ cấu tổ chức) hoặc trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động (theo khung lĩnh vực hoạt động).
Các hồ sơ trong từng đề mục nhỏ sẽ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Tùy theo vị trí và sự quan trọng của hồ sơ, có thể kết hợp để tạo danh mục phù hợp.

Cột 3: Ghi thời gian bảo quản của hồ sơ dựa trên các Bảng quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ của cơ quan, tổ chức đảng và Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành.

Cột 4: Ghi tên cá nhân hoặc đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ.

Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, và hồ sơ chuyển từ năm trước sang.

Để dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm, Lưu trữ cơ quan dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ, đặc biệt là chương trình, kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

2.2 Cách ghi mẫu bìa hồ sơ

Trong phần Phụ lục 4 của Hướng Dẫn 17 có sẵn 1 form mẫu kèm cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ mà bạn chỉ cần tải về và điền theo hướng dẫn.

Việc viết bìa hồ sơ lưu trữ đòi hỏi ghi đầy đủ, chính xác các thông tin như: Tên phông, tên đơn vị/tổ chức (nếu có), tiêu đề hồ sơ (đvbq), thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq), số lượng trang, số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng, chữ viết trên bìa hồ sơ phải được viết bằng mực tốt, không phai, và chỉ được sử dụng các từ viết tắt đã được quy ước.

Tiêu đề hồ sơ cần súc tích, dễ hiểu nhưng vẫn phải tóm lược được nội dung của các văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi. Có thể sắp xếp các yếu tố thông tin trong tiêu đề như: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu. Trật tự sắp xếp này có thể thay đổi hoặc bổ sung tùy thuộc vào các đặc trưng của hồ sơ và cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ.

3. Lưu trữ hồ sơ khoa học với CoDX Document

Giữa vô vàng các app ngoài kia, CoDX Document là một giải pháp quản lý tài liệu điện tử hiệu quả với tính năng linh hoạt, dễ sử dụng và phù hợp cho mọi doanh nghiệp và bảo đảm sắp xếp, thực hiện đúng cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ theo hướng dẫn 17.

Thông tin phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document:

🔰Tên phần mềm	CoDX Document
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Miễn phí	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

Lợi ích nổi bật của CoDX Document:

Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Hệ thống phân quyền linh hoạt cho từng bộ phận/nhân viên, giúp đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
Có khả năng truy vết hành động tương tác với tài liệu, giúp quản lý tài liệu một cách chính xác và minh bạch.
Hỗ trợ tìm kiếm nâng cao theo nội dung tài liệu, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết.
Có tích hợp mạng xã hội nội bộ miễn phí, giúp chia sẻ tài liệu và tương tác thông tin nhanh chóng trong doanh nghiệp.
Tính năng rating tài liệu giúp đánh giá và quản lý tài liệu hiệu quả hơn.
Hỗ trợ nhiều định dạng file, cho phép xem online và truy cập dễ dàng vào các loại tài liệu.

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Chương trình khuyến mãi dùng miễn phí các phân hệ khác

Hãy đăng ký ngay để khám phá gói dùng thử CoDX Document – phần mềm quản lý tài liệu với những ưu đãi cực “hời”:

Trải nghiệm miễn phí hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp trong 180 ngày.
Sử dụng thử miễn phí các phân hệ của CoDX trong 30 ngày, bao gồm: Quản lý công việc, Quản lý tài liệu, Quản lý công văn, Trình ký số và Dịch vụ hành chính.
Dung lượng lưu trữ lên tới 5GB trong suốt thời gian dùng thử.
Nhận tặng 2 phân hệ miễn phí: Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có không gian làm việc số riêng biệt và linh hoạt.
CoDX mang đến sự tiện ích cho các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau, giúp áp dụng một cách phù hợp và hiệu quả cho tổ chức của mình.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm phần mềm SureDMS từ Lạc Việt – Công ty cung cấp phần mềm quản trị với hơn 40 kinh nghiệm – LV SureDMS được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Với các tính năng quản lý – lưu trữ, theo dõi cập nhật giúp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp được quản lý thống nhất có hệ thống.

HỆ THỐNG TÍNH NĂNG PHẦN MỀM SUREDMS LẠC VIỆT

XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG TẠI ĐÂY

Với những thông tin phía trên, CoDX đã gửi đến bạn cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ theo đúng hướng dẫn 17. Hy vọng với những kiến thức này, bạn sẽ tạo ra bìa hồ sơ lưu trữ chuẩn form theo Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng nhất. Và đừng quên theo dõi chuyên mục Kiến Thức của CoDX để cập nhật thêm những kiến thức chuyển đổi số khác nhé!