Chứng từ kế toán là giấy tờ quan trọng, liên quan đến việc quyết toán sổ sách, chi phí của doanh nghiệp. Do đó, việc lưu trữ và sắp xếp chứng từ kế toán cần phải hợp lý, khoa học. Thống nhất cách sắp xếp chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
Bạn đang đọc bài viết trên kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng CoDX tìm hiểu cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán qua bài viết dưới đây.
1. Chi tiết cách sắp xếp chứng từ kế toán từng trường hợp
Chứng từ kế toán gồm nhiều tài liệu, hồ sơ khác nhau. Dưới đây là 8 loại chứng từ phổ biến CoDX đã tổng hợp lại kèm cách sắp xếp chứng từ kế toán chi tiết:
Tuy nhiên, thông thường, một số doanh nghiệp có quy định rõ ràng về việc sắp xếp chứng từ, hồ sơ, Do đó, quản lý và nhân sự kế toán nên tuân thủ các quy định này. Các hướng dẫn dưới đây chỉ mang tính chất nền tảng, tham khảo.
1.1 Chứng từ về tiền mặt
Đầu tiên, với cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán tiền mặt, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung sau đây:
- Chứng từ thu – chi tiền mặt cần được đóng thành quyền theo tháng, lưu trữ theo thời gian. Quyển chứng từ tiền mặt mỗi tháng có thể có nhiều tập, cần đánh số cụ thể các tập.
- Trong chứng từ về tiền mặt, doanh nghiệp cần kèm theo các chứng từ liên quan như: Đề nghị tạm ứng, Quyết định chi của giám đốc, hóa đơn,…
- Với hóa đơn gốc hay phiếu xuất kho bản chính, kế toán thuê và kế toán kho lưu trữ, kế toán tiền mặt hay thủ quỹ chỉ lưu bản photo.
1.2 Chứng từ liên quan đến ngân hàng
Sắp xếp chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng có thể theo hình thức đóng quyền theo tháng hoặc quý trong năm. Quyền cần có tổng hợp bản sao kê và hồ sơ vay theo từng ngân hàng doanh nghiệp liên kết.
Trong bản sao kê tổng hợp, cách sắp xếp chứng từ kế toán như sau:
- Giấy báo nợ
- Giấy báo có
- UNC (kèm chứng từ đề nghị thanh toán tiền theo thứ tự thời gian)
Với hồ sơ vay ngân hàng, doanh nghiệp có thể sắp xếp theo thứ tự:
- Hợp đồng vay
- Phụ lục đính kèm
- Khế ước nhận nợ
- Các hồ sơ liên quan
1.3 Chứng từ về hợp đồng kinh tế
Với doanh nghiệp ít nhỏ, ít phát sinh nhiều dự án, doanh nghiệp có thể tách riêng các hợp đồng kinh tế đầu ra và đầu vào. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành lưu theo từng tệp khác nhau để theo dõi.
Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến hợp đồng kinh tế của các doanh nghiệp phát sinh nhiều dự án sẽ có phần phức tạp hơn. Kế toán doanh nghiệp phải tập hợp và phân loại từng dự án, các nội dung công việc vào từng folder. Trong folder, kế toán cần kèm theo các biên bản giao nhận hàng, biên bản thanh lý, nghiệm thu,… liên quan đến hợp đồng kinh tế.
1.4 Chứng từ công nợ
Chứng từ kế toán liên quan đến công nợ phải tạo thành một folder và chia ra từng tệp theo từng khách hàng. Trong mỗi tệp hồ sơ theo khách hàng ấy, doanh nghiệp cần sắp xếp chứng từ kế toán công nợ gồm các tài liệu sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản khấu trừ công nợ, biên bản thỏa thuận cấn trừ công nợ
- Các công văn đòi nợ
1.5 Chứng từ về tiền lương
Với tiền lương của người lao động, doanh nghiệp nên thống nhất cách sắp xếp chứng từ kế toán loại này kèm theo các tài liệu như:
- Bảng chấm công theo thời gian cụ thể
- Bảng thanh toán tiền lương có chứng nhận từ ngân hàng và người lao động,…
Cụ thể, bảng chấm công và bảng thanh toán cần được chia theo từng tháng hoặc năm. Cũng như các hồ sơ chứng từ kế toán khác, kế toán trưởng cần đóng quyển các tài liệu về lương thưởng của người lao động.
1.6 Chứng từ về khai thuế
Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán đối với tờ khai thuế cần được doanh nghiệp thực hiện theo từng bước sau:
- Bước 1 – Nộp báo cáo: Doanh nghiệp tiến hành hoàn thành báo cáo thuế và nộp cho cơ quan thuế theo quy định.
- Bước 2 – Bổ sung hồ sơ nếu cần thiết: Nhiều trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ kê khai thuế bị lỗi trên website của cơ quan thuế. Ở bước này, nếu nhận được thông báo bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp cần nhanh chóng nộp theo yêu cầu.
- Bước 3 – Giải trình nếu cần thiết: Một số doanh nghiệp bị phạt do nộp chậm tờ khai hoặc các hồ sơ bổ sung. Khi đó, kế toán có thể làm công văn giải trình kèm các chứng cứ đã nộp để chứng minh đã nộp báo cáo thuế đúng hạn.
1.7 Chứng từ hóa đơn
Sắp xếp chứng từ kế toán liên quan đến hóa đơn có thể được phân loại theo hai loại hóa đơn đầu ra và đầu vào:
- Hóa đơn đầu vào: Kế toán cần lưu theo thứ tự bảng kê hàng hóa và dịch vụ mua vào, kèm với tờ khai theo tháng hoặc quý.
- Hóa đơn đầu ra: Kế toán lưu hóa đơn theo thứ tự kê khai hàng hóa, dịch vụ bán ra chung tờ khai tháng hoặc quý.
Đặc biệt, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý cách sắp xếp chứng từ kế toán kết hợp khi lưu chung hồ sơ hóa đơn với từng loại thuế theo năm. Ví dụ, doanh nghiệp tạo hồ sơ Báo cáo thuế giá trị gia tăng tháng 01/2024 gồm tờ khai, bảng kê mua vào với hóa đơn đầu vào theo thứ tự trên bảng kê khai.
1.8 Chứng từ xuất nhập kho
Cuối cùng, với chứng từ xuất nhập kho, doanh nghiệp cần lưu tâm đến phiếu nhập kho và xuất kho. Cụ thể, cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán với các chứng từ liên quan đến kho là:
- Với phiếu nhập kho: Kế toán đóng thành quyển, lưu theo thời gian cùng với đề nghị mua hàng và biên bản bàn giao hàng.
- Với phiếu xuất kho: Kế toán cũng được lưu thành quyển với các đề nghị xuất kho cùng biên bản giao nhận hàng hóa liên quan.
2. Lưu ý khi sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán
Sắp xếp chứng từ kế toán có nhiều lưu ý cần ghi nhớ đối với từng loại hồ sơ. Cụ thể, với hồ sơ bản cứng, doanh nghiệp cần lưu trữ, sắp xếp theo các lưu ý sau:
- Doanh nghiệp cần thống nhất trình tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu để dễ dàng tra cứu, kiểm tra khi cần thiết. Đồng thời, ngoài trình tự sắp xếp, doanh nghiệp nên công bố hướng dẫn cụ thể để công việc lưu trữ, thống kê chứng từ nhanh chóng, tiện lợi hơn.
- Doanh nghiệp nên tham khảo cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học với việc kèm tạo ra các trang bìa bên ngoài mỗi tập chứng từ để dễ phân biệt.
- Kế toán có thể dùng mã hoặc thẻ phanaloaij để đóng chứng từ.
Với hồ sơ bản mềm, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
- Doanh nghiệp phải thống nhất việc đặt tên file và mã hóa các loại chứng từ kế toán.
- Với hồ sơ theo sơ đồ cây nhiều tầng, kế toán có thể thêm số thứ tự hoặc ngày thành lập file để sắp xếp khoa học, hợp lý.
3. Giải pháp lưu trữ chứng từ thống nhất với CoDX Document
Một trong những cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán hiện nay được nhiều doanh nghiệp, cơ quan sử dụng là các phần mềm công nghệ. Với các phần mềm này, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ hồ sơ khoa học mà không lo ngại các vấn đề như thời tiết, điều kiện môi trường như lưu trữ hồ sơ bản cứng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm CoDX Document như một giải pháp sắp xếp chứng từ kế toán giờ tiện lợi. CoDX Document là nền tảng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hồ sơ công việc linh hoạt với nhiều tính năng nổi bật. Cụ thể:
- Quản lý đa dạng hồ sơ: Doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu đa dạng như biểu mẫu hành chính, hồ sơ nhân sự,…
- Tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng: Phần mềm cho phép doanh nghiệp tìm kiếm hồ sơ, chứng từ theo từ khóa, loại hồ sơ, nội dung tài liệu. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa, sao chép, thậm chí lưu hồ sơ yêu thích một cách dễ dàng như một cách sắp xếp chứng từ kế toán trong folder chung.
- Chia sẻ tài liệu an toàn, bảo mật: CoDX Document có thể cho doanh nghiệp chia sẻ tài liệu đến nhiều cá nhân hay tập thể với mạng xã hội nội bộ có độ bảo mật tuyệt đối.
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT
CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Với từng tài liệu cụ thể, doanh nghiệp cần có cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau, phù hợp với quy định của pháp luật. CoDX hy vọng qua bài viết này doanh nghiệp đã nắm được các kiến thức bổ ích để sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý, dễ dàng.