4 Cách bảo quản tài liệu lưu trữ đúng Luật Lưu trữ 2011

Sau khi nhập tài liệu, tiến hành rà soát, bộ phận văn thư của cơ quan phải tiến hành bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho. Việc này tuy đơn giản nhưng lại cần có quy trình làm việc cụ thể, đúng cách. Cùng CoDX tìm hiểu các cách bảo quản tài liệu lưu trữ đúng theo Luật Lưu trữ 2011.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

Quy trình lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp theo chuẩn ISO

Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả

Biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp

1. Bảo quản tài liệu lưu trữ là gì?

Bảo quản tài liệu lưu trữ là những phương thức, thao tác áp dụng các biện pháp kỹ thuật hay khoa học để kéo dài tuổi thọ và thời gian sử dụng của tài liệu.

Với cách bảo quản đúng chuẩn, những giấy tờ, tài liệu sẽ được lưu trữ lâu hơn, phục vụ tốt trong quá trình làm việc của cơ quan, đơn vị.

Tài liệu lưu trữ luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan hay doanh nghiệp. Nếu không được bảo quản cẩn thận, tài liệu rất dễ gặp phải các tình trạng sau:

Bị côn trùng hoặc các loài động vật gây hại gặm nhấm
Bị nấm mốc do điều kiện môi trường trong phòng không được duy trì ổn định
Bị đốt cháy, hỏng hoặc mất do các sự cố không mong muốn
Bị mất chữ do bị ảnh hưởng bởi ánh sáng, nhiệt độ hoặc tia cực tím chiếu trong thời gian dài.

Do đó, tài liệu hồ sơ phải được lưu trữ và bảo quản theo cách và quy trình đúng quy định, để tránh các nguy cơ kể trên. Việc bảo quản được bắt đầu càng sớm thì cơ quan càng giảm được khả năng tài liệu bị hư hỏng, không thể sử dụng.

2. 4 Cách bảo quản tài liệu lưu trữ đúng Luật Lưu trữ 2011

Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 chỉ rõ các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu về việc bảo vệ, bảo quản tài liệu theo đúng quy định pháp luật và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả. Điều này đủ thấy sự thiết yếu của công tác bảo quản hồ sơ tài liệu trong các cơ quan. Tuy nhiên, không phải cơ quan nào cũng nắm được quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ đúng.

Dưới đây là 4 cách bảo quản chuẩn theo quy định:

Xây dựng kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng
Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản
Sử dụng các kỹ thuật bảo quản
Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ

2.1 Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng

Với số lượng tài liệu cần lưu trữ và quy mô của trụ sở, cơ quan có thể xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng. Lãnh đạo và quản lý có trách nhiệm bố trí kho có diện tích phù hợp, đảm bảo các điều kiện về môi trường, kỹ thuật và an ninh. Điều này giúp đảm bảo cả về việc bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Các cơ quan đơn vị có thể tham khảo và vận dụng hướng dẫn của Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Văn bản này gồm các nội dung quy định và hướng dẫn về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng.

Cách bảo quản tài liệu lưu trữ — Kho lưu trữ là không gian để cơ quan lưu trữ và bảo quản tài liệu

2.2 Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản

Cách tiếp theo là trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản. Các thiết bị ấy nên gồm có: giá, kệ tủ, cặp đựng tài liệu, hộp, thiết bị báo động, thiết bị chống ẩm, điều hòa, máy hút ẩm,…

Từng thiết bị này đều có những lợi ích nhất định đối với việc bảo quản tài liệu. Tài liệu sẽ tránh được các tác nhân gây hại như: côn trùng, nhiệt độ không ổn định, môi trường ẩm ướt, hoặc việc tự hủy, mờ chữ in theo thời gian của các liệu lưu trữ.

2.3 Sử dụng các kỹ thuật bảo quản

Bảo quản tài liệu lưu trữ đúng cách còn cần sử dụng các kỹ thuật chuyên dụng. Một số kỹ thuật cơ quan nên chuẩn bị trước để đề phòng và xử lý khi tài liệu bị hư hại:

Phòng chống ẩm ướt tài liệu: Sử dụng máy hút ẩm, quạt thông gió, các gói hút ẩm hoặc điều hòa.
Phòng chống mốc hồ sơ: Sấy khô, phủi sạch bụi và các chất bẩn trên tài liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ; tiến hành khử trùng, xông khí theo hướng dẫn.
Phòng chống côn trùng, động vật gặm nhấm: Xử lý côn trùng và các loài động vật theo các phương pháp phù hợp cho từng loại.
Phòng chống cháy: Kiểm tra thường xuyên hệ thống điện, báo động cháy nổ và hệ thống chữa cháy.

2.4 Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ

Thứ tư, với các tài liệu có giá trị cao đã được lưu trữ trong khoảng thời gian dài, cơ quan cần tiến hành tu bổ và phục chế. Công tác này không nên áp dụng đối với tài liệu hiện hành.

Kiến thức cho kế toán về thời hạn lưu trữ:

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán chuẩn mới 2024

Cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán chi tiết hiệu quả

Tu bổ tài liệu là việc sửa chữa hồ sơ đã bị hư hỏng. Phục chế là công việc tái tạo, phục hồi lại tài liệu để tránh hư hại quá nặng không thể sửa chữa. Những việc này cũng nằm trong quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ. Tùy theo mức độ hư hỏng và loại hình của tài liệu, cơ quan lựa chọn sử dụng hình thức tu bổ, phục chế phù hợp như: tẩy nấm mốc, bôi nền, ép tài liệu,…

3. Những hạn chế cần biết khi sử dụng và lưu trữ tài liệu giấy

Với các tài liệu giấy truyền thống, tuy vẫn được sử dụng rộng rãi hiện nay nhưng việc lưu trữ khá khó khăn và gặp nhiều hạn chế. Những hạn chế khi sử dụng và lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy có thể kể đến:

Hạn chế không gian dùng để lưu trữ: Lưu trữ tài liệu giấy chiếm nhiều không gian, đặc biệt khi lượng hồ sơ giấy lưu trữ sẽ càng ngày càng tăng theo thời gian.
Không thể bảo mật tuyệt đối: Tài liệu giấy có thể khiến cơ quan gặp tình trạng rò rỉ thông tin như bị mất, xử lý sai hay hỏng hóc, trong khi tài liệu số được mã hóa cẩn thận hơn bằng phần mềm lưu trữ dữ liệu.
Khả năng lưu trữ khó khăn: Tài liệu giấy cần nhiều biện pháp để lưu trữ, như hạn chế độ ẩm, nhiệt độ cao, ánh sáng chiếu trực tiếp trong thời gian dài,… khiến nhân sự văn thư gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm việc.
Vận chuyển tài liệu tốn thời gian: Khi cần sắp xếp lại trật tự không gian phòng lưu trữ, các việc di chuyển tài liệu giấy phức tạp và tốn nhiều thời gian.
Nhiều chi phí: Khi sử dụng tài liệu giấy, cơ quan phải thêm các chi phí khác như in ấn, photocopy và mua văn phòng phẩm.

hạn chế cần biết khi sử dụng và lưu trữ tài liệu giấy — Quản lý và sử dụng tài liệu giấy gây khó khăn và hạn chế cho cơ quan

4. Sử dụng tài liệu số là xu hướng tất yếu hiện nay

Bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ được thực hiện với tài liệu giấy, mà còn với các tài liệu số trên nền tảng phần mềm lưu trữ tài liệu chuyên dụng. Việc sử dụng và quản lý tài liệu số hiện nay đang trở thành một trong những nội dung quan trọng trong xu hướng chuyển đổi số. Để bước đầu thực hiện chuyển đổi số toàn diện, cơ quan cần tiến hành số hóa tài liệu.

Là phần mềm hỗ trợ quản lý, lưu trữ tài liệu số, CoDX Document sẽ là công cụ hữu hiệu cho doanh nghiệp, cơ quan trong quá trình số hóa tài liệu. CoDX Document có các tính năng vượt trội giúp cơ quan lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ linh hoạt:

Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu
Hệ thống phân quyền quản lý tài liệu hỗ trợ tăng độ bảo mật
Chia sẻ nâng cao trên phần mềm
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác với công nghệ OCR
Truy vết các hành động tương tác với tài liệu

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những thông tin bổ ích về các cách bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan, đơn vị. CoDX hy vọng sau bài viết này, các cơ quan sẽ tìm hiểu và xây dựng được các quy tắc, quy trình bảo quản hồ sơ tài liệu riêng biệt, phù hợp.

Tin liên quan: