Hiện nay có khá nhiều tổ chức và doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý văn thư lưu trữ. Vì vậy, việc tìm kiếm một giải pháp quy trình xử lý văn bản điện tử khoa học là điều cần thiết đối với doanh nghiệp. Vậy đâu là quy trình quản lý văn bản đi và đến hiệu quả và chuyên nghiệp nhất?
Cùng CoDX tìm lời đáp cho câu hỏi trên qua chi tiết bài viết sau nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Các khái niệm về văn bản điện tử đi đến?
Để biết quy trình quản lý văn bản như thế nào là chuẩn và chuyên nghiệp. Thì trước tiên phải hiểu bản chất của văn bản điện tử là gì và quản lý công văn đi và đến là như thế nào?
1.1 Văn bản điện tử là gì?
Văn bản điện tử theo Điều 3 Khoản 7 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP như sau:
“Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo lập trực tuyến hoặc quét (scan) từ văn bản giấy ở định dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Văn bản điện tử là sự thể hiện chính xác, đầy đủ nội dung của văn bản giấy.”
Theo cách hiểu thông thường, văn bản điện tử là văn bản được thể hiện thông qua các dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị kỹ thuật như máy tính hoặc điện thoại.
Tài liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét từ tài liệu giấy thành hình ảnh hoặc định dạng .doc hoặc .pdf. Văn bản điện tử phải giữ nguyên nội dung, đầy đủ và chính xác như văn bản giấy.
1.2 Văn bản công văn đi và đến là gì?
Theo khoản 5, 6 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản đi đến được định nghĩa như sau:
- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm: văn bản hành chính (văn bản nội bộ, bản sao, văn bản mật) văn bản chuyên ngành, văn bản pháp luật.
- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản quy phạm pháp luật, công văn, thư, đơn, …
Theo: Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Nói một cách đơn giản dễ hiểu thì văn bản đến là những văn bản bên ngoài gửi đến doanh nghiệp. Còn văn bản đi là những văn bản do doanh nghiệp gửi ra bên ngoài.
1.3 Quy trình quản lý văn bản đi đến là gì?
Quy trình quản lý văn bản đi đến là một quy trình tổ chức, hệ thống các loại văn bản, công văn đi và đến theo nguyên tắc. Cụ thể, trình tự này được quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chí phủ ban hành.
Theo đó, các doanh nghiệp, cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp, … cần thực hiện đúng quy chuẩn này cho các văn bản, công văn đi đến trong các hoạt động quản lý, kinh doanh.
Công tác quản lý công văn là một trong bốn hoạt động chính yếu của công tác văn thư mà các doanh nghiệp nên lưu ý thực hiện đúng quy định.
| >>> Bài viết hữu ích – Đọc ngay: Mẫu văn bản kế hoạch chuyên nghiệp [Tải mẫu dùng ngay] |
2. Căn cứ pháp luật về quy trình quản lý văn bản công văn đi đến của Chính phủ
Quy trình quản lý, xử lý văn bản – công văn điện tử/giấy thực hiện đúng quy định căn cứ theo các luật, nghị định sau:
- Điều 20, 21, 22, 23, 24 mục 2 về quản lý văn bản đến của Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Điều 14 đến 19 mục 1 về quản lý văn bản đi của Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào cơ quan lưu trữ
- Căn cứ Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư;
Ngoài ra, một số nghị định – luật liên quan như:
- Luật lưu trữ số 2011 của QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
- Nghị định số 58/2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009 về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58/2001
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV về Quy chế công tác quản lý văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Nghị định 09/2010 của Chính phủ về bổ sung, sửa đổi Nghị định số 110/2004 về công tác văn thư.
3. Quy trình quản lý văn bản công văn điện tử đến chuẩn cho doanh nghiệp (điện tử/giấy)
Quy trình quản lý văn bản đến doanh nghiệp có thể tham khảo:
Các bước quản lý văn bản đến tại doanh nghiệp gồm:
Bước 1: Quy trình tiếp nhận văn bản công văn đến
Theo nội dung của nghị định 30 thì quy trình quản lý tiếp nhận văn bản đến sẽ được thực hiện cơ bản như sau:
- Quản lý công văn đối với văn bản, công văn truyền thống (giấy)
+ Văn thư sẽ kiểm tra số lượng, tình trạng phong bì, tem niêm phong (nếu có), nơi gửi. Kiểm tra đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Nếu có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường báo ngay với người có thẩm quyền giải quyết và thông báo với nơi gửi văn bản.
+ Các văn bản giấy đến (kể cả văn bản có dấu độ mật) gửi đến cơ quan, tổ chức thì phải được mở bì và đóng dấu “ĐẾN”.
+ Đối với những văn bản gửi đích danh cho cá nhân hoặc tổ chức trong cơ quan thì văn thư phải chuyển cho người nhận (không được mở phong bì). Còn những phong bì đựng hồ sơ do cá nhân đứng tên. Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại văn thư để đăng ký.
+ Mẫu dấu “ĐẾN” sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30.
- Quy trình tiếp nhận văn bản đến văn bản điện tử
+ Văn thư phải kiểm tra xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của văn bản và phải được hệ thống tiếp nhận.
+ Trường hợp văn bản không đáp ứng đúng theo quy định hoặc gửi nhầm địa chỉ. Thì cơ đơn vị nhận được phải trả lại văn bản cho đơn vị đã gửi qua hệ thống. Hoặc nếu phát hiện sai sót hoặc bất thường về chức năng, văn thư sẽ thông báo ngay cho người phụ trách và nơi gửi chứng từ.
+ Cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản có trách nhiệm thông báo với đơn vị gửi là đã nhận được văn bản ngay trong ngày bằng các chức năng của hệ thống.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
- Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin yêu cầu. Theo định dạng của sổ đăng ký văn bản đến hoặc thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Văn bản đến không được đăng ký tại văn thư. Thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm xử lý, trừ trường đăng ký riêng lẻ theo quy định của pháp luật.
- Số đến văn bản được lấy theo số thứ tự, trình tự thời gian nhận văn bản trong năm. Thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Đăng ký văn bản: văn bản được đăng ký theo sổ hoặc theo hệ thống.
+ Đăng ký văn bản đến qua sổ: Bộ phận văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký. Mẫu sổ đăng ký quy định theo Phụ lục IV của Nghị định 30.
+ Đăng ký văn bản đến qua hệ thống:
Văn thư tiếp nhận hồ sơ và đăng ký vào hệ thống. Văn thư thực hiện số hóa văn bản đến phải tuân theo Phụ lục I của Nghị định 30. Cập nhật các trường dữ liệu kiểm soát văn bản đã nhập vào hệ thống theo quy định tại Phụ lục VI của Nghị định 30. Văn bản đến đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy, ký nhận, ghi đầy đủ các trường thông tin theo biểu mẫu đăng ký văn bản đến và được đóng để quản lý.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của luật về việc bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản công văn đến
- Văn bản phải được văn thư nộp cho bộ phận phụ trách xử lý ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân phụ trách chính xử lý.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, nội quy công sở của cơ quan, tổ chức:
Phân công vai trò, nhiệm vụ và lịch làm việc cho các đơn vị, cá nhân và người có thẩm quyền ghi nhận lại ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải ghi rõ đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn sẽ giải quyết.
- Trình, chuyển giao văn bản giấy: ghi nhận ý kiến chỉ đạo giải quyết vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV của Nghị định 30.
- Trình, chuyển văn bản điện tử lên Hệ thống: Văn thư có trách nhiệm trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền để thực hiện chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Trường hợp văn bản điện tử gửi đính kèm văn bản giấy thì cơ quan thực hiện văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị cá nhân được người có thẩm quyền giải quyết. (Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến
Việc xử lý, theo dõi văn bản đến, yêu cầu xử lý như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về việc hoàn thiện kịp thời các văn bản đã nhận và chỉ đạo người có trách nhiệm theo dõi, yêu cầu hoàn thiện các văn bản đã nhận.
- Đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản đến có trách nhiệm kiểm tra, xử lý văn bản đến theo thời hạn quy định tại Nội quy làm việc của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu hiệu khẩn cần được xử lý ngay.
Căn cứ Điều 20, 21, 22, 23, 24 mục 2 về quản lý văn bản đến của Nghị định 30/2020/NĐ-CP
4. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi theo nghị định 30 (điện tử/giấy)
Một quy trình quản lý văn bản đi chuẩn theo luật định sẽ bao gồm 5 bước sau:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số ban hành và ngày ban hành của văn bản như sau:
- Số, thời gian ban hành được lấy theo số thứ tự, trình tự thời gian công bố văn bản của các cơ quan, tổ chức trong năm đó (liên tiếp, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm).
- Đối với văn bản giấy, số và thời gian phát hành được cấp sau khi có chữ ký hoặc chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày người có thẩm quyền ký. Riêng văn bản mật sẽ được ấn định một hệ thống đánh số riêng.
- Đối với văn bản điện tử, thì số và thời gian phát hành thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
- Việc đăng ký văn bản phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác các thông tin theo yêu cầu trong văn bản đi.
- Đăng ký văn bản: đăng ký theo sổ hoặc theo hệ thống.
- Văn bản mật theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 3: Quy trình xử lý văn bản điện tử đi
Các mục trong quy trình xử lý văn bản điện tử đi như: nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mật độ, mức độ khẩn
Việc sao chép, đóng dấu, chữ ký số và các dấu chỉ về độ mật, độ khẩn của cơ quan, tổ chức được quy định tại Điều 17 Nghị định 30 đại khái như sau:
- Đối với văn bản giấy
+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng quy định tại phần nhận của văn bản đi.
+ Con dấu của cơ quan, tổ chức và dấu độ mật, độ khẩn phải tuân theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30
- Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử: tuân thủ theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30.
>>> Hữu ích: Mẫu văn bản trả lời công văn (phúc đáp) cấp trên/cơ quan nhà nước
Bước 4: Phát hàng và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Điều 18 Nghị định 30 quy định về phát hành và việc chuyển phát văn bản đi như sau:
- Văn bản đi phải hoàn tất thủ tục Văn thư và phát hành ngay trong ngày mà văn bản đó được ký. Chậm nhất thì trong ngày làm việc tiếp theo. Riêng văn bản khẩn thì phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
- Văn bản mật phải bảo đảm bí mật nội dung theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
- Đối với văn bản đã phát hành, nhưng có sai sót về nội dung cần sửa đổi hay thay văn bản tương đương. Sẽ được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Thu hồi văn bản
+ Đối với văn bản giấy, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi. Thì bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
+ Đối với văn bản điện tử, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi. Thì bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống. Song song đó,thông báo qua Hệ thống để bên gửi để nắm bắt thông tin.
- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền. Rồi đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính cho văn bản giấy và phát hành văn bản.
- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30.
Căn cứ Điều 14 đến Điều 19 mục 1 về quản lý văn bản đi của Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Bước 5: Lưu trữ văn bản đi
- Văn bản giấy
+ Bản gốc được lưu tại văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
- Đối với văn bản điện tử
+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng. Thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy.
+ Cơ quan, tổ chức có hệ thống chưa đáp ứng. Thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30 để thực hiện lưu tại hồ sơ công việc.
Thông tin quy trình được tham khảo từ Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ
XEM VĂN BẢN LUẬT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN
TẢI FILE
5. Quản lý văn bản công văn đi đến có tầm quan trọng như thế nào?
Quy trình quản lý văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho tổ chức, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp.
Việc thiết lập một quy trình quản lý chặt chẽ và thông suốt, giúp các văn bản được luân chuyển nhanh chóng đến đúng bộ phận chuyên môn, để xử lý kịp thời.
Bên cạnh đó, quy trình quản lý văn thư lưu trữ còn giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp:
- Hạn chế tối đa việc thất lạc, bỏ sót hoặc mất mát tài liệu.
- Tăng tính bảo mật, giảm thiểu rủi ro bị mất hoặc lộ thông tin quan trọng.
- Cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.
- Không gian lưu trữ được phân loại và sắp xếp khoa học, việc tìm kiếm, theo dõi cũng dễ dàng.
Theo nghiên một nghiên cứu của McKinsey, kết quả có đến 70% giao dịch thất bại nếu không cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ ngay khi cần. Vì vậy, việc tìm kiếm một quy trình quản lý văn bản chuẩn là điều vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp.
6. Thực trạng cách xử lý văn bản điện tử trong doanh nghiệp hiện nay
Quy trình xử lý văn bản điện tử đi và đến là một trong những nhiệm vụ trọng tâm thể hiện tính chuyên nghiệp. Là vấn đề then chốt trong quá trình số hóa quy trình quản lý văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hiện có nhiều có nhiều đơn vị, doanh nghiệp với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu. Dẫn đến nhiều vấn đề bất cập, trong công tác quản lý văn bản đi, đến gặp nhiều khó khăn như:
- Dễ mất mát, thất lạc: Số lượng văn bản đi, đến mà các đơn vị nhận được ngày càng nhiều. Điều này có nghĩa là việc quản lý phải đối mặt với những khó khăn ngày càng tăng. Khi các tài liệu không được sắp xếp vào tủ, giá và kệ một cách hợp lý, việc thất thoát tài liệu là không tránh khỏi.
- Khó kiểm soát: quản lý rời rạc, thời gian lấy chứng từ khi cần lâu hơn, ảnh hưởng đến việc ra quyết định, giảm 21,3% năng suất làm việc.
- Tìm kiếm tốn thời gian: Mỗi nhân viên mất đến 50% quỹ thời gian cho việc tìm kiếm, truy xuất các loại tài liệu.
- Tốn kém khi thực hiện việc quản lý và lưu trữ, do số lượng tài liệu tăng lên theo thời gian. Trung bình mỗi năm, từ 10.000 đến 12.000 tài liệu. Doanh nghiệp phải trả hơn 30 triệu đồng chi phí lưu trữ.
Vì vậy, việc áp dụng giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý văn bản là điều thiết thực và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn thư hiện nay.
7. Giải pháp số giúp doanh nghiệp tối quy trình quản lý văn bản đi và đến
Từ những thực trạng trên CoDX đã cho ra đời giải pháp quy trình quản lý văn bản. Nhằm mục đích giúp các đơn vị, cơ quan tổ chức và doanh nghiệp đổi mới quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc. Hỗ trợ mạnh mẽ cho công tác điều hành của ban lãnh đạo. Tiến tới việc xây dựng một môi trường làm việc hiện đại.
Giải pháp quản lý công văn CoDX Dispatch cho phép các tài liệu được lưu trữ, phân loại và quản lý một cách đồng bộ. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian,nâng cao hiệu quả làm việc.
Bên cạnh đó, CoDX còn cho phép đánh giá và theo dõi quản lý văn thư lưu trữ. Giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ công việc của nhân viên, phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời. Tăng tính chuyên nghiệp, đảm bảo tính chính xác của thông tin.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Song song với những ưu điểm trên, thì CoDX còn giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin cho các văn bản đi, đến. Các tài liệu được lưu trữ trong một môi trường an toàn. Chỉ có người dùng được phân quyền mới truy cập và xử lý các tài liệu theo các quy định và tiêu chuẩn đặt ra. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro lộ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Việc sử dụng phần mềm quản lý công văn là một giải pháp số hiệu quả. Giúp cho doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản đi và đến.
Bài viết liên quan: