Ký hiệu văn bản mật, tuyệt mật, tối mật, dấu A, B, C theo quy định

Ký hiệu văn bản mật là một phần không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Đặc biệt là những đơn vị có liên quan đến an ninh quốc phòng. Để sử dụng đúng cách và hiệu quả, cần phải nắm rõ các quy định và lưu ý khi sử dụng chúng. 

Bài viết sau CoDX sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ hơn về khái niệm, cũng như các vấn đề xoay quanh về ký hiệu văn bản mật. Nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin và hạn chế rủi ro cho các hoạt động truyền thông. </p

Cùng chủ đề:

• Quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn hóa 2023
• Quy trình xử lý văn bản điện tử mới nhất cho doanh nghiệp

1. Ký hiệu văn bản mật là gì?

Ký hiệu văn bản mật  là những những chữ số, biểu tượng, ký hiệu hay từ ngữ dùng để đánh dấu, phân loại hoặc chỉ định độ mật của một văn bản. Những ký hiệu này được sử dụng để giữ bí mật thông tin và chỉ cho phép những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào nội dung của văn bản. Ký hiệu văn bản mật thường được sử dụng trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị quân sự, tình báo và các cơ quan an ninh của các quốc gia.

Việc sử dụng ký hiệu mật là rất quan trọng trong việc bảo vệ thông tin. Các ký hiệu này cho phép người đọc biết được mức độ bảo mật của văn bản và những thông tin quan trọng trong văn bản đó. Nó còn giúp quản lý và bảo vệ các tài liệu mật của tổ chức, ngăn chặn sự truy cập trái phép và bảo vệ quyền riêng tư cá nhân, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.

Bên cạnh đó, ký hiệu văn bản mật còn thể hiện:

• Thể hiện trách nhiệm của cơ quan tổ chức: trong việc bảo vệ thông tin, đảm bảo an ninh quốc gia và lợi ích của tổ chức.
• Tuân thủ các quy định pháp luật: Sử dụng ký hiệu mật giúp cơ quan tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến bảo vệ thông tin, đảm bảo an ninh quốc gia và tránh vi phạm.
• Tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng: Việc sử dụng ký hiệu giúp tăng cường sự tin tưởng, an tâm của khách hàng, đối tác trong việc chia sẻ thông tin với doanh nghiệp. Nó cho thấy doanh nghiệp có chủ động trong việc bảo vệ thông tin tạo ra sự đảm bảo và tin tưởng trong các mối quan hệ kinh doanh.
• Giúp quản lý thông tin hiệu quả: Ký hiệu mật giúp cơ quan tổ chức quản lý thông tin trong kho lưu trữ tài liệu hiệu quả, đảm bảo sự an toàn và bảo mật của thông tin quan trọng.

2. Các ký hiệu văn bản mật theo quy định 

Theo nghị định 26/2020/NĐ-CP là tài liệu hướng dẫn việc thực hiện các điều của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước. Trong đó, quy định rõ các ký hiệu bảo mật được sử dụng để đánh dấu các tài liệu, thông tin, trang thiết bị bảo mật của nhà nước.

Cụ thể, các ký hiệu văn bản mật bao gồm các loại sau:

• Ký hiệu TUYỆT MẬT
• Ký hiệu TỐI MẬT
• Ký hiệu MẬT
• Ký hiệu dấu mật A
• Ký hiệu dấu mật B
• Ký hiệu dấu mật C

2.1 Ký hiệu văn bản TUYỆT MẬT

Mẫu dấu “TUYỆT MẬT”: có dạng hình chữ nhật, kích thước 40 mm x 8 mm, có hai đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai đường viền là 01 mm. Bên trong của đường viền là chữ in hoa “TUYỆT MẬT” với cỡ chữ là 13 và phông chữ là Time New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Cách đều viền bên ngoài là 02mm.

2.2 Ký hiệu văn bản TỐI MẬT

Mẫu dấu “TỐI MẬT”: là dạng hình chữ nhật với khích thước là 30mm x 8mm, có 2 đường viền xung quanh, khoảng cách giữa 2 đường viền là 01mm. Bên trong của đường viền là chữ “TỐI MẬT” được viết hoa. Cỡ chữ là 13 và phông chữ là Time New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Cách đều viền bên ngoài là 02mm.

2.3 Ký hiệu văn bản MẬT

Mẫu dấu “ MẬT”: dạng hình chữ nhật, có kích thước là 20 mm x 8 mm, với hai đường viền xung quanh và khoảng cách giữa hai đường viền là 01 mm. Bên trong của đường viền là chữ “MẬT” được viết hoa. Cỡ chữ là 13 và phông chữ là Time New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Cách đều viền bên ngoài là 02 mm.

2.4 Ký hiệu dấu mật A

Mẫu dấu chữ “A”: hình tròn, đường kính 15mm, có 2 đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai viền là 01mm. Chiều cao của chữ “A” là 10mm được thể hiện bằng chữ hoa ở tâm hình tròn. Cỡ chữ sẽ là 40, phông chữ Times New Roman, đứng,đậm. Mẫu dấu chữ “A” dùng để niêm phong bên ngoài phong bì đối với tài liệu mật thuộc phạm vi an ninh quốc gia.

2.5 Ký hiệu dấu mật B

Mẫu dấu chữ “B”: hình tròn, đường kính 15mm, có 2 đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai viền là 01mm. Chiều cao của chữ “B” là 10mm được thể hiện bằng chữ hoa ở tâm hình tròn. Cỡ chữ sẽ là 40, phông chữ Times New Roman, đứng,đậm. Mẫu dấu chữ “B” dùng để niêm phong bên ngoài phong bì chứa bí mật tối mật quốc gia.

2.6 Ký hiệu dấu mật C

Mẫu dấu chữ “C”: hình tròn, đường kính 15mm, có 2 đường viền xung quanh, khoảng cách giữa hai viền là 01mm. Chiều cao của chữ “C” là 10mm được thể hiện bằng chữ hoa ở tâm hình tròn. Cỡ chữ sẽ là 40, phông chữ Times New Roman, đứng,đậm. Mẫu dấu chữ “C” dùng để niêm phong bên ngoài phong bì chứa tài liệu mật thuộc bí mật nhà nước.

Các ký hiệu này được sử dụng để cảnh báo và nhắc nhở người đọc về tính mật của văn bản, giúp đảm bảo an toàn và bảo vệ thông tin quan trọng.

3. Các mức độ mật của văn bản, hồ sơ tài liệu

Vấn đề xác định độ mật đối với hồ sơ văn bản tài liệu theo Điều 4 Nghị định 26/2020/NĐ-CP được quy định cụ thể như sau:

1. Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:

a) Trước khi giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải đăng ký vào “Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi”. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước đồng ý;

b) Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải làm bì hoặc đóng gói riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc;

Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” phải được bảo vệ bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi số, ký hiệu của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” và được niêm phong bằng dấu của cơ quan, tổ chức ở ngoài bì; trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A”;

Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được bảo vệ bằng một lớp bì, ngoài bì đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong;

c) Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được quản lý bằng “Sổ chuyển giao bí mật nhà nước”.

Theo Điều 4 Nghị định 26/2020/NĐ-CP -Văn bản chính phủ

Như vậy, để biết được độ mật của văn bản cơ quan tổ chức tiếp nhận cần phân biệt thông qua ký hiệu được đóng trên bì thư. Theo đó:

• Văn bản tuyệt mật ký hiệu là: A.
• Văn bản tối mật ký hiệu là: B
• Văn bản mật ký hiệu là: C

4. Lưu ý để sử dụng ký hiệu văn bản mật đúng cách

Ký hiệu văn bản mật là một phần quan trọng trong việc bảo vệ thông tin và tài liệu quan trọng của cơ quan tổ chức. Để sử dụng ký hiệu mật trong văn bản đúng cách, cần chú ý một vài điểm như sau:

• Sử dụng đúng ký hiệu: Ký hiệu đã được định nghĩa và phân loại theo các cấp độ khác nhau. Do đó, khi sử dụng ký hiệu, cần đảm bảo sử dụng đúng ký hiệu tương ứng với mức độ bảo mật của tài liệu.
• Đặt ký hiệu đúng vị trí: Ký hiệu nên được đặt ở vị trí dễ nhìn và dễ phát hiện trên tài liệu, nhưng không nên che khuất thông tin quan trọng trên tài liệu.
• Không sử dụng ký hiệu quá nhiều: Việc sử dụng quá nhiều ký hiệu trên một tài liệu có thể gây khó khăn cho người đọc và cũng làm giảm tính hiệu quả của việc sử dụng ký hiệu.
• Sử dụng ký hiệu mật chỉ khi cần thiết: Sử dụng chỉ khi thực sự cần thiết để bảo vệ thông tin quan trọng. Việc sử dụng quá nhiều ký hiệu trên các tài liệu không cần thiết sẽ làm mất tính hiệu quả của việc sử dụng ký hiệu.
• Cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc sử dụng ký hiệu văn bản mật, như luật an ninh mạng, luật bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định của cơ quan, tổ chức sử dụng ký hiệu.
• Tránh sử dụng ký hiệu mật trong trường hợp không đúng ngữ cảnh hoặc không phù hợp với nội dung của văn bản.
• Nếu không rõ ràng về ý nghĩa của một ký hiệu, cần hỏi ý kiến ​​của chuyên gia hoặc cơ quan có thẩm quyền để tránh sử dụng sai.
• Cần đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về việc sử dụng ký hiệu tài liệu mật và các quy định liên quan để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc sử dụng ký hiệu.

>>> Xem review ngay 10 Phần mềm quản lý văn bản được dùng nhiều nhất 2023

6. Một số câu hỏi về ký hiệu văn bản tài liệu mật

• Việc copy hoặc sao chụp lại các văn bản mật của cơ quan nhà nước thì có được phép thực hiện hay không?

Thì theo trích dẫn nội dung Điều 2 Nghị định 26/2020/NĐ-CP thì quy định như sau:

1. Người soạn thảo, tạo ra thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước tại Tờ trình, Phiếu trình duyệt ký văn bản hoặc văn bản xác định độ mật của vật, địa điểm, lời nói, hoạt động chứa bí mật nhà nước và có trách nhiệm bảo vệ nội dung bí mật nhà nước trong quá trình soạn thảo, tạo ra. Tài liệu bí mật nhà nước phải thể hiện nơi nhận, số lượng bản phát hành, tên người soạn thảo, được phép hoặc không được phép sao, chụp ở mục nơi nhận của tài liệu. Trường hợp văn bản điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản sau khi được người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; văn bản điện tử khi in ra để phát hành phải đóng dấu độ mật theo quy định.

2. Người tiếp nhận thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước, nhưng chưa được xác định là bí mật nhà nước phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức và chuyển đến đơn vị có chức năng xử lý. Người được giao xử lý phải có văn bản đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước, độ mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. Thông tin tiếp nhận phải được bảo vệ trong quá trình tiếp nhận và xử lý.

3.Bộ Công an quy định mẫu dấu chỉ độ mật, mẫu văn bản xác định độ mật của bí mật nhà nước.

Theo điều Điều 2 Nghị định 26/2020/NĐ-CP – Văn bản chính phủ

Như vậy có thể hiểu rằng quy định trên có đề cập việc sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước là có thể thực hiện. Với điều kiện ràng buộc là người đứng đầu cơ quan tổ chức cho phép thực hiện hành vi đó.

• Có được thay đổi hay điều chỉnh độ mật của văn bản mật đã được ban hành hay không?

Theo Điều 22 của Bộ luật bảo vệ bí mật nhà nước 2018 có đề cập đến việc điều chỉnh độ mật văn bản. Theo đó, người đứng đầu cơ quan tổ chức xác nhận độ mật văn bản nhà nước được quyền quyết định điều chỉnh độ mật của van bản. Nên việc thay đổi điều chỉnh nội dung văn bản mật đã ban hành là điều có thể thực hiện được

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn

Với những chia sẻ này CoDX Bussiness Wiki hy vọng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích và hỗ trợ tốt cho công việc của bạn!

> Chủ đề liên quan:

• Mẫu văn bản kế hoạch chuẩn chuyên nghiệp [TẢI DÙNG NGAY]
• Cách ghi số và ký hiệu văn bản theo Nghị định 30 của Chính Phủ
• Mẫu văn bản thông báo của công ty chuẩn quy định
• Mẫu văn bản hành chính thông thường của doanh nghiệp, nhà nước chuẩn