[TOP] Phần mềm chia sẻ tài liệu an toàn và tốt nhất hiện nay

Phần mềm lưu trữ và chia sẻ tài liệu miễn phí là công cụ hữu ích giúp người dùng quản lý các tệp thông tin hiệu quả, an toàn và tiện lợi hơn. Với rất nhiều loại phần mềm được phát hành trên thị trường hiện nay, đâu là lựa chọn tốt nhất để người dùng cân nhắc? Hãy cùng CoDX đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

1. Sử dụng ứng dụng chia sẻ tài liệu có lợi ích gì?

Một số lợi ích tuyệt vời và quan trọng khi sử dụng các ứng dụng như CoDX – Document, Dropbox, OneDrive, Google Drive, MEGA…sẽ được liệt kê ngay dưới đây:

1.1. Lưu trữ dữ liệu an toàn

Khi sử dụng các ứng dụng chia sẻ tài liệu hiện nay như CoDX – Document, Dropbox, OneDrive, Google Drive, MEGA… Khi đó bạn không cần lo lắng về các vấn đề phát sinh khi dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị cá nhân thông thường như ổ cứng, thẻ nhớ USB. Thậm chí nếu ổ cứng máy tính của bạn bị cháy, dữ liệu của bạn vẫn an toàn “trên dữ liệu đám mây”.

Nếu dữ liệu vô tình bị xóa đi thì:

• Dữ liệu đó vẫn có thể được khôi phục trong vòng tối thiểu 30 ngày khi sử dụng các phần mềm, tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ nêu trên. 
• Còn trên máy tính việc khôi phục dữ liệu sẽ cực kỳ ít, thậm chí khi doanh nghiệp thuê dịch vụ khôi phục dữ liệu chuyên nghiệp thì cũng chỉ được 50% và tiêu tốn rất nhiều chi phí

Một số doanh nghiệp lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu quan trọng khi đưa nó lên các ứng dụng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Nhưng thực tế là các phần mềm nêu trên đều có tính bảo mật cao, nên các doanh nghiệp có thể yên tâm lưu trữ và chia sẻ ảnh/video trên “dữ liệu đám mây”. Tính bảo mật này tuyệt đối an toàn ngay cả khi bạn sử dụng trên smartphone chạy iOS, Android và Windows Phone.

1.2. Chia sẻ trực tuyến

Nếu các phần mềm chia sẻ tài liệu chỉ cho phép lưu trữ thì sẽ rất bất tiện cho người dùng, vì chỉ bạn mới có thể sử dụng dữ liệu bạn tải lên. Tuy nhiên, các ứng dụng lưu trữ trực tuyến hiện nay đều cho phép chia sẻ bởi nhiều người dùng và nếu bạn không chia sẻ với ai khác thì vẫn có thể sử dụng riêng tư.

Việc chia sẻ có thể dưới dạng tương tác trực tiếp trên dữ liệu để làm việc nhóm như trên Dropbox, Google Drive, OneDrive hay chỉ đơn giản là xem và cho phép tải xuống như trên MEGA. riêng CoDX – Document thì có thể chia sẻ và cho phép tải xuống tùy vào mục đích của người dùng cài đặt. 

1.3. Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị

Hầu hết các ứng dụng lưu trữ dữ liệu và chia sẻ tài liệu trực tuyến đều cho phép đồng bộ giữa các thiết bị. Đây là điểm cộng đặc biệt nếu như bạn phải làm việc trên nhiều thiết bị. 

Không cần sao chép dữ liệu từ máy tính sang máy tính, máy tính sang điện thoại hoặc ngược lại. Chỉ cần nhấn nút đồng bộ hóa hoặc đặt nó ở chế độ tự động đồng bộ hóa dữ liệu và công cụ sẽ âm thầm tải dữ liệu của bạn lên đám mây để bạn sử dụng.

1.4. Được dùng miễn phí và dung lượng không giới hạn

Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm đều cho phép doanh nghiệp sử dụng miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định để thu hút người dùng và xây dựng hệ sinh thái của họ. Nghĩa là khả năng mở rộng của bộ nhớ là không giới hạn và các nhà cung cấp dịch vụ sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng khi họ mua các gói dịch vụ.

Ví dụ như một tài khoản chia sẻ tài liệu miễn phí sẽ “tặng” cho bạn một dung lượng nhỏ để bạn sử dụng như 5GB cho phần mềm CoDX – Document.

Khi các nhà cung cấp để bạn sử dụng miễn phí, thì họ cũng được biết đến rộng rãi, sự trải nghiệm người dùng từ các doanh nghiệp cũng giúp họ cải thiện sản phẩm hoàn thiện hơn. Thông thường, bạn cần trả phí dịch vụ định kỳ để sử dụng dung lượng lớn hơn. Ngoài ra:

• Bạn có thể tham gia chương trình tiếp thị liên kết của nhà cung cấp bằng cách giới thiệu người mới sử dụng dịch vụ để có được một dung lượng nhất định (ví dụ như trên Dropbox)
• Hoặc tham gia một số chương trình khuyến mãi để có thêm dung lượng lưu trữ, chẳng hạn như trên OneDrive của Microsoft.

>>> Đọc ngay: Chỉnh lý tài liệu là gì? Quy trình chỉnh lý chuẩn luật hiện hành

2. Top phần mềm chia sẻ tài liệu tốt nhất hiện nay 

Trong danh sách các phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí hiện nay, dưới đây là danh sách 5 cái tên được đông đảo người dùng đánh giá cao và ưa chuộng nhất bao gồm CoDX – Document, Dropbox, OneDrive, Google Drive, MEGA. Cùng CoDX tìm hiểu ngay dưới đây:

2.1. CoDX – Document

CoDX – Document là công cụ lưu trữ đám mây hỗ trợ người dùng 5GB dung lượng lưu trữ dữ liệu miễn phí. Ứng dụng này cũng cho phép truy cập ngoại tuyến vào các tệp, tài liệu sao lưu cũng như quản lý và chia sẻ tệp dễ dàng thông qua một liên kết duy nhất. Tính năng khóa truy cập giúp người dùng đảm bảo tính bảo mật cho thông tin dữ liệu được lưu trữ.

Ưu điểm vượt trội:

• CoDX – Document cho phép bạn chia sẻ tài liệu với bất kỳ tệp nào, chẳng hạn như hình ảnh thô, video và thư mục nén bất kể kích thước tệp và thiết bị. Trong quá trình chia sẻ tệp, bạn có thể đặt bất kỳ quyền nào trong hệ phân quyền cho từng user. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể chia sẻ thư mục, tài liệu đến 1 cá nhân/bộ phận hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua gửi mail.
• Dễ dàng quản lý và chia sẻ tất cả các tệp của bạn chỉ với một liên kết.
• CoDX – Document sử dụng chức năng đồng bộ hóa để lưu trữ và quản lý tệp đám mây của người dùng. CoDX – Document lưu một bản sao tài khoản CoDX – Document của bạn vào máy tính cục bộ. Do đó, tất cả các tài liệu và tệp trong Box có thể được truy cập ở chế độ ngoại tuyến.
• Với CoDX – Document, bạn nhận được một số tính năng bảo mật nâng cao, chẳng hạn như chính sách lưu giữ dữ liệu có thể tùy chỉnh và mã hóa tệp. Quản trị viên cũng có thể kiểm soát các chính sách truy cập và chia sẻ tệp, cung cấp khả năng quản lý tập trung và các tính năng bảo mật hoàn chỉnh.

2.2. Chia sẻ tài liệu trên Google Drive

Google Drive (drive.google.com) – Dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tệp do Google tạo cho phép người dùng lưu trữ tệp trên đám mây, chia sẻ tệp và chỉnh sửa tài liệu, tệp, bảng tính và bản trình bày được trình bày với cộng tác viên. Google Drive bao gồm Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, một bộ ứng dụng văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày, bản vẽ, biểu mẫu, v.v.

Ưu điểm vượt trội:

• Lưu trữ, chia sẻ tài liệu và cộng tác trên các tệp và thư mục từ thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn.
• Bạn có thể gửi tệp trực tiếp từ ổ đĩa qua gmail và người nhận có thể mở hoặc lưu tệp trực tiếp vào ổ đĩa của họ mà không cần tải xuống. Để làm điều này, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng ổ đĩa trên thanh công cụ bên dưới tin nhắn và chọn tệp bạn muốn gửi.
• Chia sẻ ảnh và video: Nếu nhân viên trong doanh nghiệp của bạn cũng có tài khoản Google Drive của riêng họ, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tất cả các tệp của mình với nhau. Ngoài ra, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn phải đi công tác và cần làm việc trên các dự án với các đồng nghiệp ở một địa điểm hoàn toàn khác.
• Cộng tác trên các tệp Microsoft Office mà không cần chuyển đổi định dạng tệp. Bạn cũng có thể chỉnh sửa và lưu hơn 100 loại tệp khác, bao gồm tệp PDF, tệp CAD, tệp hình ảnh, v.v.

2.3. Microsoft OneDrive

OneDrive (microsoft.com) là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft cho phép người dùng chia sẻ tài liệu và lưu trữ các tập tin, thư mục, video, tài liệu quan trọng trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính thông thường. Bạn có thể truy cập và sử dụng chúng mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Ưu điểm vượt trội:

• OneDrive cho phép người dùng đồng bộ hóa tệp hoặc truy cập chúng từ các trình duyệt web và điện thoại di động khác nhau. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp này với cộng đồng Internet hơn mà không cần đăng nhập vào tài khoản của họ.
• Bạn có thể nhanh chóng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, sếp hay đối tác mà không cần đính kèm email hạn chế
• Đồng bộ hóa với hầu hết các ứng dụng của Microsoft.
• Bạn có thể xem và chỉnh sửa các tài liệu đã gấp khi đang di chuyển hoặc đi công tác.

2.4. Dropbox

Dropbox là dịch vụ lưu trữ và chia sẻ miễn phí, giúp đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và điện thoại khi kết nối Internet. Bạn có thể lưu tất cả tài liệu, ảnh và video của mình trên Dropbox và truy cập hoặc tải xuống mọi lúc, mọi nơi. Bạn cũng có thể sử dụng nó trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình để xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tài liệu.

Ưu điểm vượt trội:

• Là công cụ giúp người dùng dễ dàng chia sẻ, lưu trữ, chỉnh sửa hay chia sẻ tài liệu mà không tốn quá nhiều thời gian. Dễ dàng chia sẻ các tập tin như hình ảnh, video, thư mục, tập tin lớn với người khác mà không cần người đó có tài khoản Dropbox.
• Truy cập tệp mọi lúc, mọi nơi bằng các chương trình dựng sẵn trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn.
• Dữ liệu được lưu trữ trên Dropbox sẽ hạn chế khả năng xảy ra, nếu như mất điện, hư hỏng máy tính thì sẽ nảy sinh vấn đề mất file.
• Bạn có thể thêm mật khẩu khi chia sẻ tệp qua liên kết hoặc cấp quyền cho những người có thể thêm, chỉnh sửa và xóa tệp trong thư mục của bạn.

2.5. Chia sẻ tài liệu trên Mega

MEGA là dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí trên điện thoại di động của bạn, cho phép bạn dễ dàng chia sẻ, sao lưu và đồng bộ tất cả dữ liệu trong điện thoại di động của mình với MEGA, trong trường hợp điện thoại di động của bạn bị mất hoặc bị hỏng, bạn vẫn có thể lấy lại các dữ liệu quan trọng của mình. Ngoài ra, dịch vụ còn cung cấp cho người dùng dung lượng lưu trữ miễn phí giúp bạn dễ dàng sao lưu mọi dữ liệu của mình.

Ưu điểm vượt trội:

• Bạn có thể trao đổi tin nhắn, chia sẻ tệp và thực hiện cuộc gọi âm thanh/video bằng tính năng trò chuyện được mã hóa đầu cuối của MEGA.
• MEGA là ứng dụng lưu trữ đám mây miễn phí, hỗ trợ người dùng trải nghiệm thử. Dữ liệu từ điện thoại của bạn sẽ tự động được sao lưu và lưu trữ trên MEGA một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Bạn có thể dễ dàng tạo các thư mục để tổ chức và lưu trữ dữ liệu của mình một cách hiệu quả và thuận tiện trong quá trình tìm kiếm sau này, ngoài ra bạn có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp trên MEGA qua các liên kết.
• Tất cả các tệp và tin nhắn trong MEGA chỉ được mã hóa và kiểm soát bởi bạn.

Sự hỗ trợ của các phần mềm lưu trữ và chia sẻ tài liệu miễn phí hiện nay mang đến sự thuận tiện lớn cho người dùng trong quá trình quản lý và truy cập các tệp thông tin quan trọng. Hi vọng qua bài viết sau từ CoDX, các bạn có thể tham khảo và cân nhắc phần mềm phù hợp giúp tối ưu hiệu suất và tiện lợi cho doanh nghiệp.