Số hóa hồ sơ hiện đang là nhiệm vụ cấp thiết của doanh nghiệp mà chính phủ đã quy định rõ trong nghị định 78/2015/NĐ-CP. Vậy số hóa hồ sơ là gì? Quy trình số hóa hồ sơ ra sao? Theo dõi bài viết của CoDX xem hướng dẫn số hóa hồ sơ cụ thể, chi tiết nhất nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Xem thông tin cùng chủ đề:

Tìm hiểu cách số hóa doanh nghiệp toàn diện 2023

5 Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp an toàn

Cách quản lý hồ sơ công việc khoa học – chuyên nghiệp

1. Số hóa hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản trên giấy thành dạng văn bản điện tử. Hay nói đơn giản hơn, đây là các hoạt động chuyển những dữ liệu truyền thống, thông thường thành dạng dữ liệu số để có thể khai thác, truy vấn mọi lúc, mọi nơi và mọi nơi.

Số hóa hồ sơ là gì

Các loại hồ sơ cần thực hiện số hóa theo Điều 4 TT01/2023/TT-VPC:

Theo đó, các loại giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính cần thực hiện số hóa là:

Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó.
Thành phần hồ sơ có yêu cầu thực hiện số hóa theo quy định của pháp luật.
Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Thành phần hồ sơ được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính (không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này).

2. Lợi ích khi thực hiện số hóa hồ sơ

Không khó hiểu khi thực hiện số hóa hồ sơ hiện đang là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay khi mang lại vô vàn lợi ích vượt trội. Cụ thể như sau:

2.1 Tiết kiệm chi phí lưu trữ

Lợi ích đầu tiên doanh nghiệp có thể nhận được từ số hóa hồ sơ là gì? Đó chính là tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ. Vì đối với quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên truyền thống, tổ chức cần đầu tư vào giấy, mực in cũng như chi phí bảo quản và vận hành.

Bên cạnh đó, việc thực hiện số hóa tài liệu còn giúp bạn tối ưu về doanh thu và mở rộng không gian cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác.

Lợi ích khi thực hiện số hóa hồ sơ — Số hóa hồ sơ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ

2.2 Hướng đến tự động hóa quy trình doanh nghiệp

Khi thực hiện số hóa, quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu hoặc công tác tìm kiếm sẽ được hướng từ thủ công sang tự động, điều này giúp hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình quản lý. Việc thực hiện số hóa hồ sơ đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng quản lý và tìm kiếm hồ sơ của toàn tổ chức. Thông qua hình thức này, các bộ phận phòng ban có thể tùy chỉnh dữ liệu tìm kiếm, tạo bộ lọc liên kết với các tài liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau.

2.3 Quản lý và sử dụng dễ dàng

Đa phần, những hồ sơ dưới dạng điện tử thường được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu nền tảng đám mây. Nhờ vậy, các tài liệu sẽ được đảm bảo tính an toàn với bất kỳ thiết bị máy tính hoặc hệ thống doanh nghiệp sử dụng. Đặc biệt, nhờ vào tính linh hoạt của nền tảng mà doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, sử dụng hồ sơ online bất cứ khi nào.

3. Quy trình số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp tiêu chuẩn

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa hồ sơ khác nhau.

Tuy nhiên, nhìn chung các bước để thực hiện chuyển đổi số hồ sẽ gồm có các bước cơ bản sau đây:

Quy trình số hóa hồ sơ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ để thực hiện quy trình số hóa
Bước 2: Tiến hành Scan/Quét để số hóa hồ sơ
Bước 3: Nhập dữ liệu để bắt đầu quy trình số hóa
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu
Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ thống dữ liệu hồ sơ sau khi số hóa

>>> Xem chi tiết tại bài viết: Số hóa tài liệu, hồ sơ, văn bản cho doanh nghiệp

4. Tham khảo một số dịch vụ thực hiện số hóa

Có thể nói, công tác số hóa hồ sơ của doanh nghiệp là một hoạt động mang tính dài hạn và khó có thể hoàn thành trong một lần duy nhất. Do đó, để thực hiện quy trình số hóa hồ sơ một cách thuận lợi hơn thì doanh nghiệp nên tham khảo một số dịch vụ thực hiện số hóa sau:

Dịch vụ Scan tài liệu: Scan hồ sơ giấy truyền thống thành các định dạng số như PDF, PNG, JPEG, TIFF,…
Dịch vụ Nhập liệu: Nhập các thông tin từ các loại hồ sơ vật lý thành dữ liệu điện tử.
Dịch vụ Phân loại chỉnh lý: Dịch vụ cơ bản và cần thiết trong quá trình số hóa hồ sơ là gì? Câu trả lời chính là phân loại chỉnh lý, dịch vụ giúp doanh nghiệp xây dựng, sắp xếp hệ thống hồ sơ nội bộ theo tiêu chuẩn nhất định.
Phần mềm lưu trữ tài liệu: Cho phép doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, khai thác các hồ sơ thông qua hệ thống lưu trữ điện tử, tương tự như văn phòng số di động.
Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính: là các dịch vụ lưu trữ đám mây, doanh nghiệp có thể mua không gian để lưu trữ dữ liệu sau số hóa.

Mong rằng qua bài viết trên bạn đã hiểu rõ khái niệm số hóa hồ sơ là gì. Và với những hướng dẫn số hóa hồ sơ CoDX cung cấp, doanh nghiệp có thể nắm bắt cơ hội và đón đầu xu hướng để phát triển trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: