Phông lưu trữ là gì? Phân loại, quy định liên quan đến cơ quan doanh nghiệp

Phông lưu trữ là gì? Đó là hệ thống tổ chức và lưu giữ tài liệu, thông tin quan trọng trong cơ quan, doanh nghiệp. Việc phân loại và quy định liên quan đến nó đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và an toàn cho dữ liệu. Trong bài viết này, CoDX sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn về phông lưu trữ.

Cùng chủ đề:

• Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ theo quy định mới
• Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ theo Hướng dẫn 17
• Quy trình lưu trữ hồ sơ như thế nào hiệu quả?

1. Phông lưu trữ là gì? 

Phông lưu trữ là thuật ngữ mô tả toàn bộ tài liệu được lưu giữ trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân – Theo Khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ. 

Thông qua phông lưu trữ, ta có thể nhìn thấy được quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia hay một tổ chức. 

Để hiểu rõ hơn về phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét các yếu tố như: nguồn gốc của phông lưu trữ, có thể là quốc gia, tổ chức hoặc cá nhân; tập hợp tài liệu trong phông có thể là hoàn chỉnh hoặc khá hoàn chỉnh… Một phông lưu trữ có thể bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau. 

2. Các loại phông lưu trữ hiện hành

Hiện nay có tồn tại 4 dạng phông lưu trữ kèm theo các quy định riêng được áp dụng. Vậy, những dạng phông lưu trữ đó là gì? 

• Phông lưu trữ nhà nước

• Phông lưu trữ quốc gia

• Phông lưu trữ Đảng cộng sản

• Phông lưu trữ cơ quan

2.1 Phông lưu trữ Nhà nước 

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam xuất hiện đầu tiên tại Điều 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001. Bao gồm tài liệu từ các cơ quan nhà nước,  tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, nhân vật lịch sử và tài liệu quan trọng về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

Khoản 9 Điều 2 Luật Lưu trữ tiếp tục giải thích về PLT Nhà nước Việt Nam, bao gồm tài liệu từ cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang, nhân vật lịch sử và văn kiện quan trọng hình thành qua từng giai đoạn lịch sử đất nước.

Ngày nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thuộc Bộ Nội vụ, quản lý PLT Nhà nước Việt Nam và bảo quản tài liệu trong hệ thống Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở Trung ương và cấp tỉnh.

2.2 Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Chính phủ đã có những ghi chú rõ ràng về Phông Lưu trữ Quốc gia (PLT) của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Điều 2 Quyết định giải thích rằng PLT Quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, lịch sử… của đất nước, không phân biệt thời gian, nguồn gốc, nơi lưu giữ, và phương pháp sản xuất.

Các pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 và luật lưu trữ năm 2011 tiếp tục giải thích và bổ sung PLT Nhà nước Việt Nam, bao gồm PLT Quốc gia Việt Nam và PLT Đảng cộng sản Việt Nam.

Vào thời điểm hiện tại, theo quy định tại Điều 3 của Luật Lưu trữ, Nhà nước đảm nhiệm chung trách nhiệm quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có chức năng hỗ trợ Nhà nước trong việc quản lý tài liệu PLT Quốc gia Việt Nam. Để thực hiện thống nhất quản lý, Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê về lưu trữ hàng năm.

2.3 Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra đời dựa theo Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khóa VI). Tại Điều 2 Quyết định này, nói rõ PLT Đảng gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của Đảng và Đoàn thanh niên có ý nghĩa chính trị, khoa học và thực tiễn. 

Các loại tài liệu bao gồm: chính cương, cương lĩnh, điều lệ, tuyên ngôn, báo cáo, thông báo, hồi ký về lịch sử Đảng, cũng như các hình ảnh và tài liệu khác phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và Đoàn ở mọi cấp.

Theo Điều 1 Quy định số 210-QĐ-TW ngày 06/3/2009, phạm vi tài liệu trong PLT Đảng đã mở rộng, bao gồm cả tài liệu lưu trữ của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam và Hội Cựu chiến binh Việt Nam và của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng và các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước và các tổ chức chính trị-xã hội.

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương có tác vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng Trung ương Đảng trong việc quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và các tài liệu được bảo quản trong hệ thống Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp Trung ương và địa phương.

2.4 Phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ cơ quan đề cập đến tập hợp toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức với tư cách pháp nhân. Dựa vào Điều 84 Bộ Luật Dân sự, để được công nhận là pháp nhân, tổ chức cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Thành lập hợp pháp.
• Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
• Sở hữu tài sản độc lập và chịu trách nhiệm bằng tài sản đó.
• Tham gia các quan hệ pháp luật một cách tự chủ.

Những điều kiện trên giúp xác định tính hợp pháp và đáng tin cậy của tổ chức, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong việc lưu giữ và sử dụng tài liệu của cơ quan hay tổ chức này.

3. Quy định về phông lưu trữ trong cơ quan, doanh nghiệp

Những quy định cho cơ quan, doanh nghiệp về phông lưu trữ là gì? Theo dõi phần sau đây để biết câu trả lời rõ nhất.

Công văn số 4814/SNV-CCVTLT đã được Sở Nội vụ ban hành vào ngày 17 tháng 12 năm 2018, nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc xác định và phân phối lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

3.1  Điều kiện thành lập phông lưu trữ trong cơ quan doanh nghiệp 

Các cơ quan và tổ chức được xác định có phông lưu trữ riêng khi thỏa đủ điều kiện và tiêu chuẩn sau:

• Được thành lập dựa trên quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu, tài khoản và tài sản riêng.
• Sở hữu văn thư độc lập.
• Có trụ sở, cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

3.2  Quy định về loại phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ đóng 

Phông lưu trữ đóng là phông lưu trữ đã hoàn tất giai đoạn bổ sung tài liệu.

Trong trường hợp cơ quan hoặc tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc ngừng hoạt động, thì tài liệu trước đó sẽ được lập phông riêng và không tiếp tục bổ sung, được gọi là phông đóng.

Để tổ chức quản lý và sử dụng, tài liệu thuộc phông lưu trữ đóng cần được phân loại, chỉnh lý và lập mục lục hồ sơ.

Phông lưu trữ mở 

Phông lưu trữ mở là phông lưu trữ vẫn tiếp tục được bổ sung và cập nhật định kỳ.

Phông lưu trữ mở được hình thành từ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị đang hoạt động và là nguồn cung cấp dữ liệu cho Lưu trữ cơ quan. Khi hạn nộp lưu đến, Lưu trữ cơ quan sẽ thu thập hồ sơ và tài liệu từ các đơn vị để lưu trữ. Tương tự, Lưu trữ lịch sử cũng thu thập hồ sơ và tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc phông hiện có khi đến hạn nộp lưu.

3.3  Về phân tách phông lưu trữ cơ quan

Phân và tách phông lưu trữ là quá trình phân chia và lập các phông lưu trữ độc lập trong một kho lưu trữ hoặc một khối phông lưu trữ.

Quá trình phân phông lưu trữ được thực hiện để tổ chức tài liệu lưu trữ một cách khoa học, dựa trên nguyên tắc xuất xứ và phân kỳ lịch sử. Các tài liệu hình thành từ hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức sẽ được chia tách và lập thành các phông lưu trữ riêng biệt. Các cơ quan hoặc tổ chức có tài liệu lưu trữ được gọi là “Đơn vị hình thành phông”.

Tuy nhiên, trong trường hợp tài liệu của một cơ quan hoặc tổ chức có quá trình hoạt động dài, thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc đổi tên, thì tài liệu lưu trữ của từng thời kỳ có cùng chức năng, nhiệm vụ được phân và lập thành các phông lưu trữ riêng biệt.

Đối với các đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi, nhưng về cơ bản, vẫn giữ cùng chức năng, nhiệm vụ không đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới), thì tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông sẽ được sử dụng làm tên phông lưu trữ.

3.4  Quy định giới hạn phạm vi phông

Về giới hạn phạm vi của phông lưu trữ, nó liên quan đến khoảng thời gian hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức (đơn vị hình thành phông) trong quá trình tạo ra phông lưu trữ.

Giới hạn phạm vi của phông lưu trữ cần được xem xét trong trường hợp cơ quan hoặc tổ chức có quá trình hoạt động kéo dài và thay đổi chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức. Trong quá trình này, có thể tạo ra các khối tài liệu có nội dung khác nhau. Khoảng thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ, và cơ cấu tổ chức được sử dụng để giới hạn phạm vi của một phông lưu trữ riêng biệt.

3.5  Quy định về xác định phông trong chỉnh lý tài liệu 

Dựa vào đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan cụ thể, cần tổ chức bộ máy và xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan qua từng giai đoạn để xây dựng phương án phân loại và chỉnh lý tài liệu phù hợp. Trong quá trình này, cần chú ý đến việc xác định số lượng và tên các phông lưu trữ cơ quan.

Quá trình khảo sát và xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu đòi hỏi chú trọng đến từng giai đoạn hình thành tài liệu, đồng thời liên quan đến yếu tố pháp lý về cơ chế chính sách và tổ chức bộ máy.

4. Quản lý lưu trữ tài liệu cơ quan chuyên nghiệp với CoDX Document 

Bằng cách lưu trữ tài liệu một cách khoa học và linh hoạt, bạn sẽ bước vào một thế giới mới của hiệu suất và sắp xếp thông tin, đồng thời nâng cao khả năng phát triển và thành công của tổ chức. CoDX Document sẽ mang lại cho bạn và doanh nghiệp của mình những sự dễ dàng và khoa học nhất. 

Bạn sẽ có ngay 5 lợi ích tuyệt vời này khi sử dụng CoDX Document:

• Phân quyền cực kỳ linh hoạt: CoDX cung cấp hệ thống phân quyền linh hoạt, cho phép quản trị viên có quyền kiểm soát toàn bộ hệ thống, phân quyền riêng cho từng bộ phận và nhân viên, cũng như phân quyền trên từng tài liệu dựa vào nhu cầu quản lý. Điều này giúp tăng cường bảo mật và đảm bảo chỉ những người được ủy quyền có thể truy cập vào tài liệu quan trọng.
• Tích hợp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ: Hệ thống CoDX tích hợp Elasticsearch, giúp tìm kiếm nâng cao dựa trên nội dung tài liệu. Điều này giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
• Hỗ trợ đánh giá và phản hồi: Nhân viên có khả năng đánh giá tài liệu, giúp công ty định hướng tài liệu được khai thác và phản hồi tốt nhất. Việc này giúp xây dựng kho nội dung phù hợp với yêu cầu và nhu cầu của nhân viên, tối ưu hóa quản lý tài liệu.
• Chia sẻ tài nguyên linh hoạt và an toàn: CoDX cho phép chia sẻ tài liệu với nhiều cá nhân và bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp một cách linh hoạt và an toàn. Hơn nữa, tích hợp với mạng xã hội nội bộ miễn phí giúp nhân viên truyền thông hiệu quả và tiện lợi.
• Quản lý tài liệu hiệu quả và hạn chế truy cập trái phép: CODX cung cấp các chức năng quản lý tài liệu hiệu quả, như hạn chế truy cập vào các tài liệu không được phân quyền và đánh dấu yêu thích để dễ dàng sắp xếp và truy cập lại tài liệu quan trọng. Điều này giúp tăng cường an ninh thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc.

Chương trình khuyến mãi dùng miễn phí các phân hệ khác

Đăng ký gói dùng thử CoDX Document – phần mềm quản lý tài liệu ngay hôm nay để hưởng những ưu đãi độc đáo:

• Miễn phí trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp trong vòng 180 ngày.
• Sử dụng thử miễn phí các phân hệ của CoDX trong 30 ngày, bao gồm: Quản lý công việc, Quản lý tài liệu, Quản lý công văn, Trình ký số và Dịch vụ hành chính.
• Dung lượng lưu trữ lên tới 5GB trong suốt thời gian dùng thử.
• Nhận tặng 2 phân hệ miễn phí: Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức.
• Thanh toán không cần tích hợp.
• Mỗi doanh nghiệp sẽ có không gian làm việc số riêng biệt và linh hoạt.

CoDX mang đến sự tiện ích cho các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề và quy mô khác nhau, giúp áp dụng một cách phù hợp và hiệu quả cho tổ chức. Hãy tận hưởng các ưu đãi cực “hời” và khám phá cách CoDX Document hỗ trợ quản lý công việc một cách chuyên nghiệp và tiện lợi.

Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã câu trả lời cho câu hỏi “Phông lưu trữ là gì” rồi. CoDX rất vui vì được đồng hành cùng các bạn trên con đường chinh phục những kiến thức mới. Nhớ theo dõi chuyên mục Kiến Thức để cập nhật thêm nhiều thông tin mới mỗi ngày nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn 
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn

Xem thêm: 4 Bước quản lý hồ sơ công việc đúng nguyên tắc