Phông lưu trữ là gì? Phân loại, quy định liên quan đến cơ quan doanh nghiệp

Phông lưu trữ là gì? Đó là hệ thống tổ chức và lưu giữ tài liệu, thông tin quan trọng trong cơ quan, doanh nghiệp. Việc phân loại, quy định liên quan đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và an toàn cho dữ liệu. Trong bài viết này, CoDX sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn về phông lưu trữ.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ theo quy định mới

Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ theo Hướng dẫn 17

Quy trình lưu trữ hồ sơ như thế nào hiệu quả?

1. Phông lưu trữ là gì?

Phông lưu trữ là thuật ngữ mô tả toàn bộ tài liệu được lưu giữ trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân – Theo Khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ.

Thông qua phông lưu trữ, ta có thể nhìn thấy được quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia hay một tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét các yếu tố như: nguồn gốc của phông lưu trữ, có thể là quốc gia, tổ chức hoặc cá nhân; tập hợp tài liệu trong phông có thể là hoàn chỉnh hoặc khá hoàn chỉnh… Một phông lưu trữ có thể bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau.

2. Các loại phông lưu trữ hiện hành

Hiện nay có tồn tại 4 dạng phông lưu trữ kèm theo các quy định riêng được áp dụng. Vậy, những dạng phông lưu trữ đó là gì?

Phông lưu trữ nhà nước

Phông lưu trữ quốc gia

Phông lưu trữ Đảng cộng sản

Phông lưu trữ cơ quan

2.1 Phông lưu trữ Nhà nước

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam xuất hiện đầu tiên tại Điều 2 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001. Bao gồm tài liệu từ các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, nhân vật lịch sử và tài liệu quan trọng về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

Khoản 9 Điều 2 Luật Lưu trữ tiếp tục giải thích về PLT Nhà nước Việt Nam, bao gồm tài liệu từ cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang, nhân vật lịch sử và văn kiện quan trọng hình thành qua từng giai đoạn lịch sử đất nước.

Ngày nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thuộc Bộ Nội vụ, quản lý PLT Nhà nước Việt Nam, bảo quản tài liệu trong hệ thống Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở Trung ương và cấp tỉnh.

2.2 Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Chính phủ đã có những ghi chú rõ ràng về Phông Lưu trữ Quốc gia (PLT) của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Điều 2 Quyết định giải thích rằng PLT Quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, lịch sử… của đất nước, không phân biệt thời gian, nguồn gốc, nơi lưu giữ, và phương pháp sản xuất.

Các pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 và luật lưu trữ năm 2011 tiếp tục giải thích , bổ sung PLT Nhà nước Việt Nam, bao gồm PLT Quốc gia Việt Nam và PLT Đảng cộng sản Việt Nam.

Phông lưu trữ là gì — 4 loại phông lưu trữ

Vào thời điểm hiện tại, theo quy định tại Điều 3 của Luật Lưu trữ, Nhà nước đảm nhiệm chung trách nhiệm quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có chức năng hỗ trợ Nhà nước trong việc quản lý tài liệu PLT Quốc gia Việt Nam. Để thực hiện thống nhất quản lý, Bộ Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê về lưu trữ hàng năm.

2.3 Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra đời dựa theo Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khóa VI). Tại Điều 2 Quyết định này, nói rõ PLT Đảng gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của Đảng và Đoàn thanh niên có ý nghĩa chính trị, khoa học, thực tiễn.

Các loại tài liệu bao gồm: chính cương, cương lĩnh, điều lệ, tuyên ngôn, báo cáo, thông báo, hồi ký về lịch sử Đảng, cũng như các hình ảnh, tài liệu khác phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và Đoàn ở mọi cấp.

Theo Điều 1 Quy định số 210-QĐ-TW ngày 06/3/2009, phạm vi tài liệu trong PLT Đảng đã mở rộng, bao gồm cả tài liệu lưu trữ của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam; Hội Cựu chiến binh Việt Nam và của các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng và các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước; các tổ chức chính trị-xã hội.

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương có tác vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng Trung ương Đảng trong việc quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và các tài liệu được bảo quản trong hệ thống Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp Trung ương, địa phương.

2.4 Phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ cơ quan đề cập đến tập hợp toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức với tư cách pháp nhân. Dựa vào Điều 84 Bộ Luật Dân sự, để được công nhận là pháp nhân, tổ chức cần đáp ứng các tiêu chí sau:

Thành lập hợp pháp.
Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
Sở hữu tài sản độc lập và chịu trách nhiệm bằng tài sản đó.
Tham gia các quan hệ pháp luật một cách tự chủ.

Những điều kiện trên giúp xác định tính hợp pháp, đáng tin cậy của tổ chức, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm trong việc lưu giữ và sử dụng tài liệu của cơ quan hay tổ chức này.

3. Quy định về phông lưu trữ trong cơ quan, doanh nghiệp

Những quy định cho cơ quan, doanh nghiệp về phông lưu trữ là gì? Theo dõi phần sau đây để biết câu trả lời rõ nhất.

Công văn số 4814/SNV-CCVTLT đã được Sở Nội vụ ban hành vào ngày 17 tháng 12 năm 2018, nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc xác định, phân phối lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

3.1 Điều kiện thành lập phông lưu trữ trong cơ quan doanh nghiệp

Các cơ quan và tổ chức được xác định có phông lưu trữ riêng khi thỏa đủ điều kiện, tiêu chuẩn sau:

Được thành lập dựa trên quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu, tài khoản, tài sản riêng.
Sở hữu văn thư độc lập.
Có trụ sở, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Điều kiện thành lập phông lưu trữ trong cơ quan doanh nghiệp — Muốn thành lập phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng đủ các điều kiện trên

3.2 Quy định về loại phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ đóng

Phông lưu trữ đóng là phông lưu trữ đã hoàn tất giai đoạn bổ sung tài liệu.

Trong trường hợp cơ quan hoặc tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc ngừng hoạt động, thì tài liệu trước đó sẽ được lập phông riêng, không tiếp tục bổ sung, được gọi là phông đóng.

Để tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ đóng cần được phân loại, chỉnh lý và lập mục lục hồ sơ.

Quy định về loại phông lưu trữ cơ quan — Hai loại Phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ mở

Phông lưu trữ mở là phông lưu trữ vẫn tiếp tục được bổ sung, cập nhật định kỳ.

Phông lưu trữ mở được hình thành từ tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị đang hoạt động và là nguồn cung cấp dữ liệu cho Lưu trữ cơ quan. Khi hạn nộp lưu đến, Lưu trữ cơ quan sẽ thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị để lưu trữ. Tương tự, Lưu trữ lịch sử cũng thu thập hồ sơ tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc phông hiện có khi đến hạn nộp lưu.

3.3 Về phân tách phông lưu trữ cơ quan

Phân, tách phông lưu trữ là quá trình phân chia và lập các phông lưu trữ độc lập trong một kho lưu trữ hồ sơ hoặc một khối phông lưu trữ.

Quá trình phân phông lưu trữ được thực hiện để tổ chức tài liệu lưu trữ một cách khoa học, dựa trên nguyên tắc xuất xứ, phân kỳ lịch sử. Các tài liệu hình thành từ hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức sẽ được chia tách và lập thành các phông lưu trữ riêng biệt. Các cơ quan hoặc tổ chức có tài liệu lưu trữ được gọi là “Đơn vị hình thành phông”.

Tuy nhiên, trong trường hợp tài liệu của một cơ quan hoặc tổ chức có quá trình hoạt động dài, thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc đổi tên, thì tài liệu lưu trữ của từng thời kỳ có cùng chức năng, nhiệm vụ được phân và lập thành các phông lưu trữ riêng biệt.

Đối với các đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi, nhưng về cơ bản, vẫn giữ cùng chức năng, nhiệm vụ không đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới), thì tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông sẽ được sử dụng làm tên phông lưu trữ.

3.4 Quy định giới hạn phạm vi phông

Về giới hạn phạm vi của phông lưu trữ, nó liên quan đến khoảng thời gian hoạt động của một cơ quan hoặc tổ chức (đơn vị hình thành phông) trong quá trình tạo ra phông lưu trữ.

Giới hạn phạm vi của phông lưu trữ cần được xem xét trong trường hợp cơ quan hoặc tổ chức có quá trình hoạt động kéo dài và thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Trong quá trình này, có thể tạo ra các khối tài liệu có nội dung khác nhau. Khoảng thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức được sử dụng để giới hạn phạm vi của một phông lưu trữ riêng biệt.

3.5 Quy định về xác định phông trong chỉnh lý tài liệu

Dựa vào đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan cụ thể, cần tổ chức bộ máy và xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan qua từng giai đoạn để xây dựng phương án phân loại và chỉnh lý tài liệu phù hợp. Trong quá trình này, cần chú ý đến việc xác định số lượng, tên các phông lưu trữ cơ quan.

Quá trình khảo sát, xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu đòi hỏi chú trọng đến từng giai đoạn hình thành tài liệu, đồng thời liên quan đến yếu tố pháp lý về cơ chế chính sách và tổ chức bộ máy.

4. Quản lý lưu trữ tài liệu cơ quan chuyên nghiệp với CoDX Document

Bằng cách lưu trữ tài liệu một cách khoa học linh hoạt, bạn sẽ bước vào một thế giới mới của hiệu suất và sắp xếp thông tin, đồng thời nâng cao khả năng phát triển thành công của tổ chức. Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ CoDX Document sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự dễ dàng và khoa học nhất.

Thông tin phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document:

🔰Tên phần mềm	CoDX Document
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Miễn phí	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>>> Bạn muốn quản lý công văn? Xem ngay review 10 phần mềm quản lý văn bản điện tử tốt nhất 2023 <<<

Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã câu trả lời cho câu hỏi “Phông lưu trữ là gì” rồi. CoDX rất vui vì được đồng hành cùng các bạn trên con đường chinh phục những kiến thức mới. Nhớ theo dõi chuyên mục Kiến Thức để cập nhật thêm nhiều thông tin mới mỗi ngày nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX