Tài liệu luôn là “vật bất ly thân” của các doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và mở rộng về sau. Thế nên doanh nghiệp rất cần có một kho lưu trữ tài liệu.
Nếu điều kiện cho phép, doanh nghiệp nên lưu trữ tài liệu tại văn phòng để dễ dàng kiểm soát và bảo mật, nhưng cùng với đó sẽ là các gánh nặng ngày càng lớn theo thời gian như: diện tích lưu trữ, tài liệu bị hư hỏng, mối mọt, sai sót khi trích xuất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Hiểu về các khái niệm kho lưu trữ tài liệu
1.1 Kho lưu trữ là gì?
“Kho lưu trữ tài liệu là một tập hợp tích trữ các văn bản lịch sử hoặc để chỉ vị trí của nơi lưu trữ chúng. Kho lưu trữ chứa các văn bản nguồn sơ cấp tích trữ qua thời gian của một cá nhân hay tổ chức, và được giữ gìn đẻ cho thấy hoạt động của cá nhân hay tổ chức đó.”
Nguồn từ vn.Wikipedia.org
Với sự phát triển vượt bật của công nghệ số hóa, hiện nay có rất nhiều loại kho lưu trữ khác nhau. Nổi bật nhất chính là kho lữu trữ truyền thống và kho điện tử. Đây là 2 hình thức lưu trữ tài liệu điển hình mà các Doanh nghiệp đang áp dụng. Tuy nhiên, chuyển đổi số đã tác động nhiều Doanh nghiệp dần chuyển đổi sang kho trên nền tảng điện tử đám mây.
1.2 Kho lưu trữ tài liệu điện tử là gì?
Kho lưu trữ tài liệu điện tử là một hệ thống bao gồm tất cả các thông tin, dữ liệu dạng điện tử số được thiết lập, vận hành và sử dụng trực tiếp trên các nền tảng kỹ thuật. Những thông tin trong kho điện tử này được lưu trữ trên trung tâm dữ liệu gọi là Data Center.
2. Kho lưu trữ tài liệu tại sao quan trọng với doanh nghiệp?
Trung bình, mỗi doanh nghiệp sẽ cần ít nhất 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm để lưu trữ giấy tờ, tài liệu của đơn vị. Thời hạn lưu trữ tài liệu ít nhất là 5 năm, có tài liệu lâu hơn thậm chí là vĩnh viễn. Với thời gian dài như thế sẽ gây ra nhiều rắc rối:
- Không gian văn phòng trở nên chật hẹp, bừa bộn và mất thẩm mỹ
- Chất lượng công việc giảm do môi trường hạn chế, không thoải mái
- Giữ vệ sinh và phải thường xuyên kiểm tra hao mòn/hư tổn
- Đối mặt với khả năng cao tài liệu bị ướt, phát sinh mối, côn trùng
- Mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm và sắp xếp lại
Xét về bài toán lâu dài, doanh nghiệp nên đầu tư một kho lưu trữ tài liệu tách biệt với văn phòng. Giải pháp này sẽ đem lại những lợi ích tuyệt vời như:
- Giải phóng không gian làm việc
- Tài liệu được lưu trữ khoa học
- Tài liệu được lưu trữ bảo mật
- Môi trường lưu trữ phù hợp hơn
3. Tiêu chuẩn chọn kho như thế nào?
Kho chứa tài liệu không cần lớn, chỉ cần đủ để lưu hồ sơ trong 5-10 năm. Nhưng kho lưu trữ tài liệu phải đáp ứng các tiêu chí:
- Phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt
- Môi trường bảo quản tối ưu với dải nhiệt độ ~20 độ C, độ ẩm 50%
- Không có nguy cơ bị ngập nếu có lũ lụt xảy ra
- Đảm bảo tránh xa các con vật (chuột, mối, mọt,…)
- Phải có các tủ/kệ/thùng carton để chứa tài liệu
- Có tem phân loại
Đối với các loại tài liệu cực kỳ quan trọng, tài liệu sử dụng thường xuyên, hoặc tài liệu trong năm thì sẽ để lại tại văn phòng. Còn những tài liệu của nhiều năm trước, ít dùng thì gửi chúng vào kho lưu trữ tài liệu của bên cung cấp dịch vụ.
4. Kho lưu trữ tài liệu điện tử đem lại lợi ích vượt trội cho Doanh nghiệp
Hiện nay, mọi thứ đều đang hướng tới môi trường số. Những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, đề nghị mua bán… đang dần chuyển sang dạng thức điện tử.
Những kho lưu trữ điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp hoàn thiện quy trình số, môi trường làm việc số của mình, bắt biệt khi chuyển đổi số là yêu cầu bắt buộc hiện nay.
Ta hình dung nếu một tổ chức với đầy đủ các công cụ số (từ quản lý công việc, quy trình tự động đến ký điện tử, ký số,…) nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu những tủ chứa, kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ giấy.
Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, không thống nhất, dễ thất lạc, đánh cắp, gây khó khăn trong quản lý/tìm kiếm/truy xuất/thanh tra/kiểm tra.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Những kho lưu trữ tài liệu (dù là tài liệu giấy hay tài liệu điện tử) đang đóng vai trò ngày càng quan trọng, giúp hoàn thiện bộ quy trình của doanh nghiệp. Tuy nhiên theo xu hướng thời đại, lưu trữ điện tử không giấy tờ dần thay thế những kho lưu trữ vật lý tốn kém và khó kiểm soát. Được các chuyên gia dự báo là công cụ số bắt buộc trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực. Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng đầu tư kho tài liệu điện tử chưa? Liên hệ ngay CoDX để được tư vấn giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp nhanh nhất.
>>> Bài viết liên quan: Mô hình dữ liệu là gì? Có những loại nào? Cách thiết lập hiệu quả
Bài viết liên quan: