Cách Scan Tài Liệu Thành File Pdf Trên Máy Tính Đơn Giản

Việc chuyển đổi quản lý văn bản, tài liệu giấy sang tài liệu số cho phù hợp xu thế hiện nay. Thì người làm công việc quản lý tài liệu trước tiên phải thực hiện chuyển đổi các file giấy thành file lưu trữ trên máy tính. Vậy làm cách nào để thực hiện việc đó? CoDX sẽ giới thiệu các cách scan tài liệu thành file PDF giúp bạn giải quyết vấn đề trên.

1. Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính là như thế nào?

Cách scan tài liệu thành file PDF là hành động thực hiện cho việc chuyển đổi tài liệu thô (giấy, văn bản…) thành file PDF để lưu trữ trên máy tính. Việc này nhằm một đích lưu trữ dữ liệu được đồng bộ. Giúp việc chia sẻ tài liệu thuận tiện và giảm sự thất thoát theo thời gian so với tài liệu giấy.

2. Scan tài liệu thành file PDF đem lại lợi ích gì?

Một vài lợi ích của việc thực hiện các cách scan tài liệu thành file PDF như sau:

• Giúp lưu trữ, gìn giữ tài liệu quan trọng

Thực hiện cách scan tài liệu là một trong những bước đầu của số hóa tài liệu. Giúp tài liệu được gìn giữ và bảo quản lâu hơn. Cũng như tránh được việc hư hỏng, thất lạc hay hao hụt tài liệu theo thời gian. Tạo ra một môi trường số hóa thoải mái trong việc lưu và quản lý dữ liệu cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu

Sau khi các tài liệu được chuyển đổi sang file PDF, người quản lý có thể cài mã truy cập để quản lý các tập tin. Việc này đảm bảo sự bảo mật và an toàn cho người dùng.

• Giúp tiết kiệm chi phí

Một trong những công dụng của cách scan tài liệu thành file PDF là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Việc phải xây dựng hay thuê các kho chứa tài liệu hoặc tốn kém chi phí cho việc in ấn và văn phòng phẩm. Thì tài liệu bằng file PDFsẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí vừa nêu.

• Việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn

Với hệ thống tài liệu được sắp xếp khoa học và trực quan thì việc tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn. Các thao tác cũng được đơn giản và cập nhật nhanh chóng hơn.

>>> Kiến thức cần biết: Chuẩn tài liệu Dublin

3. Cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính chi tiết

Để thực hiện cách scan tài liệu trên máy tính. Doanh nghiệp nên trang bị các thiết bị kết nối internet như: máy tính, máy scan, hoặc kết nối không dây… cho phù hợp với đơn vị mình.

Sau đây là hướng dẫn cụ thể cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính như sau:

Bước 1: Đặt các tài liệu giấy mà bạn muốn chuyển sang PDFvào máy scan

Bước 2: Click chuột vào nút Start biểu tượng dưới góc trái màn hình -> nhấp vào chọn Fax and Scan -> Nhấn chuột chọn New Scan

Bước 3: Để chắc rằng máy scan đã sẵn sàng và được chọn, bạn nên tiến hành kiểm tra sự tương thích.

Bước 4: Lựa chọn tài liệu mà bạn muốn lưu theo file Photo hoặc Documents thì vào khung  profile  lựa chọn theo ý muốn

Bước 5: Còn nếu bạn muốn chọn máy scan bạn có thể lựa chọn máy tại phần Source và lựa chọn một trong hai loại máy sau:

• Feeder (khay nạp): Nếu muốn tài liệu được tạo thành một tập tin PDF thì chọn máy này.
• Flatbed (Hình phẳng): Đối với những máy có nắp cần lật nắp thiết bị scan để đặt giấy vào, thì chọn máy này.

Bước 6: Nhấn Click chuột vào biểu tượng scan và đặt văn bản bạn muốn scan lên máy tính -> Chọn File -> Chọn nút Print ->  Và cọn Microsoft Print to PDF -> sau khi hoàn tất nhấn chọn Print.

Bước 7: Sau khi scan lựa chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho tài liệu mà bạn muốn lưu. Sau khi thao tác hết thực hiện Save.

Thực hiện các cách Scan tài liệu trên máy tính là bước số hóa đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số của Doanh nghiệp. Sau khi đã thực hiện hoàn tất bước số hóa này, Doanh nghiệp cần lựa chọn được phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Hãy tìm hiểu thật kỹ và so sánh để cân nhắc lựa chọn loại phần mềm phù hợp.

Một vài thao tác hướng đẫn cho cách scan tài liệu thành file PDF trên máy tính đơn giản mà CoDX chia sẻ. Hy vọng có thể giúp người quản lý tài liệu thành công và hỗ trợ công việc được tốt hơn