Công tác văn thư lưu trữ là gì? Quy định mới TT 01/2020 tại cơ quan

Một trong những công việc không thể thiếu trong các cơ quan chính là công tác văn thư lưu trữ. Không chỉ đơn thuần là công việc nộp và lưu hồ sơ, văn thư lưu trữ còn bao gồm nhiều công việc quan trọng khác. Cùng CoDX tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan cùng các quy định mới nhất theo Thông tư 01/2020. 

1. Công tác văn thư lưu trữ là gì?

Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ rõ công tác văn thư lưu trữ bao gồm các công việc sau: 

• Soạn thảo, ký và ban hành các văn bản

• Quản lý các văn bản

• Lập và lưu các loại hồ sơ và tài liệu trong mục Lưu trữ của cơ quan 

• Quản lý, sử dụng con dấu và các thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác lưu trữ văn thư của công ty 

Công tác văn thư lưu trữ là công việc hành chính quan trọng của công ty, có liên quan đến các quy định của pháp luật. Do đó, người làm vị trí này cần tuân thủ nguyên tắc thực hiện văn thư theo quy định của pháp luật. 

Ngoài ra, bộ phận văn thư cần tuân theo một số yêu cầu về quản lý công tác văn thư theo Điều 4 trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như: 

• Văn bản của cơ quan phải được soạn thảo, ban hành đúng trình tự, thẩm quyền, thủ tục với hình thức, thể thức trình bày theo quy định pháp luật. Xem chi tiết tại bài viết “Cách soạn thảo văn bản theo Nghị Định 30“
• Tất cả văn bản đi và đến cần cơ quan phải được quản lý tại phòng Văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định. 
• Văn bản đi và đến được đăng ký, phát hành hay chuyển giao ngày nào cần được thực hiện trong ngày hôm đó, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Các văn bản lần lượt theo mức độ “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” cần được trình ngay sau khi nhận. 
• Văn bản phải được cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
• Người có trách nhiệm cần lập hồ sơ về công việc được giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ tài liệu. 
• Con dấu và thiết bị lưu khóa của cơ quan phải được quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật. 

2. Công tác văn thư lưu trữ bao gồm những hoạt động nào?

Công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan bao gồm 3 hoạt động sau: 

• Soạn thảo văn bản tài liệu 

• Quản lý văn bản, công văn, tài liệu đi và đến

• Chỉnh lý tài liệu văn bản 

2.1 Soạn thảo văn bản tài liệu

Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản cần thực hiện các công việc:

• Xác định tên loại văn bản, nội dung, mức độ khẩn và mật của văn bản
• Thu thập và xử lý các nội dung liên quan 
• Soạn văn bản theo đúng hình thức và kỹ thuật trình bày 

Ngoài ra, người thực hiện phải chuyển bản thảo vào hệ thống và cập nhật thông tin nếu đó là văn bản điện tử. Sau khi soạn thảo văn bản, các bước tiếp theo trong quy trình soạn thảo còn có: 

• Duyệt thảo văn bản: do người có thẩm quyền lý văn bản duyệt. Nếu văn bản đã được duyệt cần chỉnh sửa, bổ sung, văn bản cần phải đưa cho người có thẩm quyền xem xét, quyết định lại.
• Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: do người đứng đầu đơn vị soạn thảo kiểm tra, chịu trách nhiệm trước cơ quan. 
• Ký ban hành văn bản: tùy thuộc cơ chế của cơ quan, tổ chức để thực hiện, tuy nhiên đều cần do người đứng đầu ký ban hành. Có thể giao cấp phó ký thay và phải ký bằng bút mực xanh.  

2.2 Quản lý văn bản, công văn, tài liệu đi và đến

Với quản lý văn bản, công văn, tài liệu đi và đến trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan hoặc doanh nghiệp, người thực hiện phải lưu ý một số điều tương ứng với từng loại văn bản. Với văn bản đi, trình tự quản lý như sau: 

• Cấp số và thời gian ban hành văn bản: Số và thời gian cần được lấy theo trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan. Số và ký hiệu của văn bản của cơ quan phải thống nhất trong 1 năm. 
• Đăng ký văn bản đi: Đăng ký với đầy đủ thông tin cần thiết của văn bản bằng sổ hoặc hệ thống. 
• Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, dấu chỉ độ khẩn, độ mật: Với văn bản giấy, số lượng cần nhân bản phải đúng như trong văn bản. Với văn bản số, cần ký số theo Nghị định. 
• Phát hành, theo dõi việc chuyển phát văn bản: Văn bản phải được phát hành trong ngày được ký, chậm nhất trong ngày làm việc kế tiếp. Văn bản có sai sót cần phát hành văn bản khác có hình thức tương đương. Trong trường hợp thu hồi, phải gửi lại văn bản giấy hoặc hủy bỏ với văn bản điện tử. 
• Lưu văn bản: Lưu văn bản giấy theo thứ tự đăng ký và văn bản điện tử tại hệ thống của cơ quan, tổ chức. 

Trình tự quản lý văn bản đến gồm các bước: 

• Tiếp nhận văn bản đến: Với văn bản giấy, cần kiểm tra niêm phong, dấu trên văn bản đầy đủ, cần phải được đăng ký tại văn thư cơ quan, bóc bì và đóng dấu “ĐẾN”. Với văn bản điện tử, cần xác thực lại và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống, đồng thời chuyển trả lại khi văn bản không đạt điều kiện. 
• Đăng ký văn bản: Việc đăng ký phải đảm bảo đầy đủ, chính xác thông tin. Số đến của văn bản được lấy theo trình tự thời gian. 
• Trình, chuyển giao văn bản: Văn bản cần được trình trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp. Sau khi trình, người có thẩm quyền chỉ đạo giao công việc đến các tập thể, cá nhân liên quan. 
• Giải quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản: Người đứng đầu có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc việc giải quyết công việc theo văn bản theo thời hạn quy định.  

2.3 Chỉnh lý tài liệu văn bản

Trong công tác văn thư lưu trữ, chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, gồm: 

• Chỉnh sửa, hoàn thiện, lập mới hoặc phục hồi hồ sơ
• Xác định các giá trị trong văn bản
• Hệ thống hóa tài liệu và hồ sơ làm các tài liệu tra cứu đối với khối văn bản đưa ra chỉnh lý 

Các bước cơ bản trong quá trình chỉnh lý tài liệu gồm chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý. Cụ thể như sau: 

• Chuẩn bị chỉnh lý: Phải thực hiện các công việc giao nhận tài liệu; vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu; khảo sát tài liệu nhằm thu thập thông tin; thu thập, bổ sung tài liệu; biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý. 
• Thực hiện chỉnh lý: Đầu tiên cần phân loại tài liệu thành các nhóm lớn, vừa và nhỏ. Tiếp theo, lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống hóa hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh, làm phẳng tài liệu; thống kê, kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy các tài liệu hết giá trị; đánh số hồ sơ chính thức; xây dựng công cụ quản lý hồ sơ. 
• Kết thúc chỉnh lý: Kiểm tra kết quả chỉnh lý; bàn giao tài liệu, vận chuyển; tổng kết chỉnh lý. 

3. Quy định mới nhất về công tác văn thư lưu trữ theo Nghị định 

Các quy định, quy chế mới nhất trong công tác văn thư lưu trữ theo Nghị định mà các cơ quan cần lưu ý:

3.1 Thể thức, kỹ thuật trình bày

Một số điều trong thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 

• Chỉ sử dụng khổ giấy A4
• Phông chữ bắt buộc: Time New Roman màu đen
• Số trang đánh từ số 1, cỡ 13-14, kiểu đứng, căn giữa lề trên của văn bản 
• Tên loại văn bản viết chữ in hoa, cỡ 13-14, đứng đậm
• Trích yếu nội dung đặt ngay dưới tên văn bản, cỡ 13-14, đứng đậm, có đường kẻ ngang, nét liền, dài từ ⅓ đến 1/2  độ dài của dòng
• Văn bản có đầy đủ số, ký hiệu, cơ quan ban hành, thời gian, trích yếu nội dung 
• Chữ ký: Người thẩm quyền có thể sử dụng chữ ký số, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt
• Dấu cơ quan: Màu đỏ, kích thước dấu số bằng dấu thực tế, trùm lên 1/3 hình ảnh chữ ký số
• Phụ lục: Văn thư không thực hiện ký số lên phụ lục nếu kèm theo nội dung văn bản điện tử. Nếu không kèm, cần lý số từng tệp tin. 
• Thông tin: Chữ in thường, cỡ chữ 10, kiểu chữ đứng, màu đen 

3.2 Soạn thảo và ban hành

Cá nhân soạn thảo cần chịu trách nhiệm trước người đứng đầu và pháp luật về văn bản trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Người đứng đầu cơ quan cần ký tất cả các văn bản cơ quan ban hành. Tuy nhiên, có thể cho cấp phó ký thay khi cấp phó được giao phụ trách, điều hành. 

3.3 Quản lý văn bản đi đến

Với văn bản đi, công tác văn thư lưu trữ cần chú ý việc cấp số văn bản theo từng loại văn bản và việc lưu văn bản điện tử gốc cần được thực hiện trên hệ thống của cơ quan theo quy định.

Với văn bản đến, Nghị định bổ sung phiếu giải quyết cho văn bản đi theo mẫu ở phụ lục. Việc giải quyết văn bản đến được thực hiện sau khi có sự chỉ đạo từ người đứng đầu. 

>>> Quản lý hiệu quả với phần mềm quản lý văn bản và điều hành tốt nhất 2023

3.4 Công tác sao y văn thư lưu trữ

Các hình thức sao y gồm có sao y, sao lục và trích sao. Các hình thức cần được thực hiện với các giá trị pháp lý theo đúng quy định của pháp luật. 

Người đứng đầu có thẩm quyền quyết định việc sao y văn bản do cơ quan phát hành. Với các văn bản của nhà nước, việc sao chụp tài liệu cần được thực hiện theo quy định của pháp luật. 

3.5 Đính chính, thu hồi văn bản

Với các văn bản đã phát hành như có sai sót, cần được ban hành công văn đính chính của cơ quan ban hành. Bên nhận văn bản có trách nhiệm gửi lại văn bản thu hồi với văn bản giấy và hủy bỏ, thông báo qua hệ thống với văn bản điện tử. 

3.6 Kinh phí trong công tác văn thư lưu trữ

Điểm mới trong Nghị định chính là các cơ quan có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư lưu trữ theo quy định. Kinh phí bao gồm việc nâng cấp hệ thống, trang thiết bị, vật tư phục vụ công tác; bảo đảm liên lạc, chuyển phát, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng chuyển giao công nghệ và các hoạt động khác. 

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong công tác văn thư

Các cá  nhân và tập thể trong doanh nghiệp cần có trách nhiệm với công tác văn thư lưu trữ. Đầu tiên, người đứng đầu có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư; chỉ đạo nghiên cứu, ứng dụng khoa học trong công tác. Các cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, báo cáo công tác văn thư lưu trữ theo đúng các quy định pháp luật liên quan. 

Tập thể văn thư liên quan có trách nhiệm: 

• Đăng ký, thực hiện phát hành, vận chuyển, theo dõi văn thư đi 
• Tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao văn thư đến
• Sắp xếp, bảo quản văn thư
• Quản lý sổ đăng ký văn thư lưu trữ
• Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan 

Trên đây là các quy định pháp luật mới nhất về công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. CoDX hy vọng bài viết đã đem lại những thông tin bổ ích, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về công tác văn thư. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh