Nghị định 23 về chứng thực bản sao từ bản chính [Mới 2024]

Để giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện tốt nghị định 23 của Chính phủ về công tác cấp bản sao, chứng thực từ bản gốc. Và tạo điều kiện cho mọi công dân có quyền và nghĩa vụ yêu cầu được chứng thực. Nghị định 23 về chứng thực được ban hành dựa trên các yếu tố nhu cầu và mong muốn của các cá thể, tổ chức. 

Bài viết sau đây, CoDX sẽ giúp bạn tóm tắt nội dung chính trong nghị định 23 về chứng thực theo số 23/2015/NĐ-CP. 

1. Nghị định 23 về chứng thực bao gồm những nội dung nào?

Chứng thực đóng vai trò để xác thực các thông tin của bản sao trùng với nội dung của bản gốc hoặc bản chính ban đầu. Theo đó, nghị định 23 về chứng thực được ban hành gồm có các quy định phù hợp với công tác chứng thực tại các cơ quan, tổ chức được ủy quyền. Nội dung nghị định bao gồm các quy định nào? Được trình bày theo từng chương dưới đây. 

>>> Tìm hiểu thêm: Nội dung nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

Chương 1: Quy định chung của Nghị định 23 về chứng thực

• Nghị định trình bày rõ về công tác chứng thực dưới quyền quản lý của nhà nước và tuân thủ các quy định thẩm quyền trong công tác cấp bản sao, chứng thực từ bản gốc, chứng thực chữ ký và các hợp đồng giao dịch cần được chứng thực.
• “Cấp bản sao từ bản gốc” và “Chứng thực bản sao từ bản chính” là hai khái niệm được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa vào bản gốc hoặc bản chính để cấp bản sao y để giống giấy tờ, văn bản ban đầu. Tương tự với chữ ký và các giao dịch cần chứng thực theo yêu cầu.
• Các bản sao sau khi được chứng thực có giá trị thay thế cho bản gốc và bản chính trừ các trường hợp pháp luật ra chỉ thị mới liên quan đến chứng thực.
• Các cơ quan có thẩm quyền nhà nước có trách nhiệm chứng thực tại các Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã trực thuộc tỉnh hoặc tại các cơ quan Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn theo nghị định 23 về chứng thực.
• Người yêu cầu chứng thực có quyền và nghĩa vụ cung cấp các thông tin chính xác và lựa chọn nơi chứng thực ở bất cứ đâu có thể thuận tiện.
• Đối với người thực hiện chứng thực cần đảm bảo các thông tin cung cấp được chính xác

Chương 2: Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng lực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

• Mọi cá nhân, tổ chức đều có quyền được yêu cầu cơ quan cấp bản sao từ bản gốc. Trong trường hợp người có quyền yêu cầu qua đời, những người có mối quan hệ huyết thống như cha, mẹ, vợ, con, anh, chị, em ruột được quyền yêu cầu.
• Để thực hiện thủ tục cấp bản sao từ bản gốc, người yêu cầu phải cung cấp bản chính hoặc bản gốc của các giấy tờ có liên quan cho cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
• Để chứng thực bản sao từ bản chính cần dựa vào giấy tờ liên quan có dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
• Người thực hiện chứng thực cần phải đối soát, kiểm tra trước khi cấp bản sao cho các cá nhân, tổ chức.
• Đối với chứng thực chữ ký cho cá nhân, tổ chức trong nghị định 23 về chứng thực yêu cầu phải xuất trình đầy đủ giấy tờ chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu và giấy tờ, văn bản mình sẽ ký để cơ quan thẩm quyền có thể dựa vào đó chứng thực.

Chương 3: Chứng thực hợp đồng giao dịch theo Nghị định 23

• Các giao dịch, hợp đồng được chứng thực khi pháp luật yêu cầu hoặc cá nhân, tổ chức có nhu cầu cần được chứng thực.
• Người yêu cầu chứng thực phải có trách nhiệm đảm bảo toàn bộ nội dung trong giao dịch được thực hiện tự nguyện và đã được sự thỏa thuận của các bên liên quan.
• Để thực hiện thực thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch theo đúng quy định. Người yêu cầu cần phải cung cấp các giấy tờ liên quan đến giao dịch như dự thảo hợp đồng, giao dịch, các giấy tờ chứng minh.
• Để có thể được chứng thực bắt buộc các bên tham gia phải ký kết giao dịch trước mặt người thực hiện chứng thực
• Trường hợp chứng thực cần được sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ trong quy định của nghị định 23 về chứng thực, yêu cầu được thông qua khi có sự tham gia thỏa thuận của các bên tham gia ký kết hợp đồng

Chương 4: Quản lý nhà nước về chứng thực

• Quyền quản lý chứng thực nhà nước được áp dụng trên toàn bộ cả nước khi có thể ban hành các văn bản theo pháp luật và đưa ra chỉ thị cho các cơ quan phải thực hiện.
• Có thể ứng dụng các phần mềm công nghệ trong công tác chứng thực để hỗ trợ quản lý được thực hiện dễ dàng
• Với các Ủy ban nhân dân có trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ, viên chức đang công tác tại bộ phận
• Các hành vi không thực hiện theo quy định của công tác chứng thực đều phải được xử  lý đúng pháp luật đưa ra. Trong trường hợp bị gây thiệt hại cũng sẽ được bồi thường theo quy định.

Chương 5: Điều khoản thi hành

• Vào kỳ 6 tháng mỗi năm, các cơ quan thực hiện công tác phải có trách nhiệm lưu trữ, thống kê số liệu văn bản chứng thực và nộp báo cáo cho Sở Tư pháp theo đúng quy định pháp luật
• Việc chứng thực các giao dịch, hợp đồng tại các địa bàn cấp huyện hoặc cấp xã được giao cho các tổ chức hành nghề chứng thực trước đó đã được chứng thực tại Ủy ban cấp Huyện, cấp xã.
• Nghị định 23 về chứng thực được ban hành theo số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 10/4/2015.

Xem chi tiết Nghị định TẠI ĐÂY

2. Nghị định 23 về chứng thực có điểm gì mới?

Theo chỉ thị được ban hành của Nghị định 23 về chứng thực, điểm mới liên quan về nghị định này được Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Thông tư phổ biến các quy định và hướng dẫn thực thi công tác đúng quy định về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

>> Đọc thêm: Luật lưu trữ mới nhất được pháp luật ban hành hiện nay

2.1. Về cách ghi số chứng thực

• Số chứng thực được quy định phải được ghi rõ họ tên, có chữ ký và được đóng dấu của cơ quan thực hiện công tác chứng thực và ghi vào sổ được chứng thực. Lưu ý không được lấy số chứng thực lần lượt của người yêu cầu chứng thực.
• Số chứng thực chữ ký được trên văn bản chứng thực là ghi theo từng loại giấy tờ cần được chứng thực.
• Số chứng thực của hợp đồng, giao dịch được quy định ghi số theo từng tính chất công việc.

2.2. Thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực không đúng pháp luật

• Các giấy tờ, văn bản được chứng thực không có giá trị khi chữ ký chứng thực không thực hiện theo quy định của nghị định 23 về chứng thực.
• Để quyết định hủy bỏ giá trị chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có quyền ban hành lệnh hủy với các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình chứng thực.
• Đối với phạm vi nước ngoài, quyền quyết định hủy bỏ giá trị giấy tờ, văn bản chứng thực được ủy quyền cho đại diện lãnh sự và các cơ quan chức năng khác của Việt Nam đang công tác tại nước ngoài

2.3. Về chứng thực bản sao từ bản chính

• Theo quy định của Thông tư 01, người yêu cầu phải đảm bảo số bản sao của bản chính có đủ số trang và nội dung giống với bản chính.
• Trách nhiệm người thực hiện chứng thực phải kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính trước khi chứng thực.
• Trong trường hợp phát hiện bản sao không đúng với bản chính, người thực hiện chứng thực có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để cơ quan có thẩm quyền xử lý đúng với Nghị định số 23 về chứng thực.

2.4. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

• Các bên được ủy quyền chứng thực không có trách nhiệm, nghĩa vụ bồi thường cho công tác liên quan đến tài sản chuyển nhượng, quyền sở hữu của các nhân thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy tờ được ủy quyền.
• Theo nghị định 23 về chứng thực, các cơ quan được ủy quyền có nhiệm vụ nhận và nộp hồ sơ chứng thực theo quy định.
• Với các cá nhân không thể thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy tờ được ủy quyền, bắt buộc người yêu cầu phải thực hiện quy trình chứng thực về các giấy tờ hợp đồng, giao dịch theo khoản 2 của nghị định này ban hành.

2.5. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

• Các giấy tờ khai lý lịch cá nhân, người thực hiện chứng thực không ghi bất cứ nội dung nào vào tờ khai chứng thực. Trừ các trường hợp được yêu cầu nhận xét trên tờ khai thì người thực hiện có thể viết.
• Tờ khai lý lịch cá nhân của người yêu cầu phải có trách nhiệm đảm bảo nội dung phải chính xác, đúng với sự thật trước khi yêu cầu được chứng thực.

Hiện nay, theo chỉ thị của Chính phủ nhằm cải cách đường lối đất nước có yêu cầu các cơ quan, tổ chức thực hiện ứng dụng số hóa vào tổ chức để công tác quản lý được thuận lợi. Vì vậy, việc chữ ký số có thể là giải pháp giúp công tác chứng thực chữ ký trong giao dịch, hợp đồng đúng quy trình, nhanh gọn theo nghị định 23 về chứng thực. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số được ứng dụng trong giao dịch, hợp đồng có thể xem thêm những bài viêt trên CoDX Business Wiki.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>> Xem thêm bài liên quan: 

• Quy định về lưu trữ hồ sơ: Thời gian, thời hạn bảo quản cho doanh nghiệp

• Thông tư 01 về thể thức văn bản còn hiệu lực không?