Thông tư 01 về thể thức văn bản còn hiệu lực không? [Cập nhật mới nhất 2024]

Thông tư 01 về thể thức văn bản đã bãi bỏ, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/06/2020 theo Thông tư 01/2020/TT-BNV. Cùng CoDX tìm hiểu những nội dung thay đổi quan trọng trong bài viết này.

Chủ đề liên quan:

• Nghị định 23 về chứng thực bản sao từ bản chính [Mới 2023]
• 10 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công văn cho doanh nghiệp
• Văn bản điện tử và cách quản lý tối ưu cho doanh nghiệp

Thông tư 01 về thể thức văn bản còn hiệu lực không?

Những nội dung thay đổi quan trọng về thể thức văn bản [Cập nhật mới nhất]

Lưu ý về những thay đổi quan trọng dưới đây trong Thông tư 01 về thể thức văn bản đã được đổi mới tại quy định mới.

1. Font chữ bắt buộc sử dụng là Times new roman

Nếu như trước đây phông chữ được dùng để trình bày văn bản trên máy tính là phông tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay phông chữ chuẩn là phông chữ tiếng Việt Time New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Còn về kích cỡ và kiểu chữ không có quy định chung mà sẽ phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

2. Khổ giấy A4 dùng cho tất cả các loại văn bản

Trước kia, văn bản hành chính (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) được phép trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5. Tuy nhiên, theo thông tư 01 về thể thức văn bản mới nhất thì tất cả loại văn bản hành chính chỉ được sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trong trường hợp văn bản có các bảng, biểu đồ nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng.

3. Thêm nội dung về tên cơ quan chủ quản

Theo thông tư 01, loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì hiện nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.

Bên cạnh đó, một số quy định về các trình bày và thể hiện của cơ quan chủ quản mà doanh nghiệp cần chú ý như sau:

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chủ chủ quản trực tiếp.
• Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương thì cần có thông tin về địa chỉ như: tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cư quan tọa lạc.
• Các cụm từ thông dụng được phép viết tắt.
• Cách trình bày tên cơ quan ban hành văn bản: Chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, đứng, đậm và được đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Còn tên chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13.

4. Cách đánh số trang mới

Theo thông tư 01 về thể thức văn bản trước đây thì số trang cần được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer). Nhưng theo thể thức mới thì số trang văn bản đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề bên trên của văn bản.

Theo đó, số trang sẽ được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất.

>>> Xem chi tiết về cách ghi số và ký hiệu văn bản theo luật mới

5. Yêu cầu nội dung về căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản phải ghi đầy đủ các yếu tố: Tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, thời gian (ngày, tháng, năm) ban hành và trích yếu nội dung văn bản. Đối với Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.

Về hình thức, căn cứ ban hành văn bản phải trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14. Chúng được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản, mỗi căn cứ xuống dòng cần có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

6. Quy định về chữ ký của người có thẩm quyền

Mới đây, nghị định mới đã ra quyết định bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.

Cụ thể là hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng PNG (Portable Network Graphics) nền trong suốt.

Vị trí của chữ ký số phải đặt giữa chức vụ và họ tên của người ký.

7. Áp dụng yêu cầu mới về tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn được dùng để phản ánh khái quát, tổng quan nội dung chủ yếu của văn bản.

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang của văn bản. Trong đó, về cách soạn thảo văn bản theo Nghị Định 30 thì:

• Tên loại văn bản: chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm
• Trích yếu nội dung: chữ thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, đứng đậm.

Thêm vào đó, trích yếu nội dung văn bản cần được đặt ngay dưới tên văn bản, bên trên đường kẻ ngang. Đường kẻ có nét liền có độ dài từ ⅓ đến ½ độ dài dòng chữ và được đặt cân đối so với dòng chữ.

8. Nội dung về chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức

Chữ ký số và dấu là 2 điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30. Theo đó, chữ ký số là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng PNG nền trong suốt, đè lên khoảng ⅓ hình ảnh của chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Đối với chữ ký của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính cần thực hiện như sau:

• Nếu văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử thì chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo.
• Còn nếu văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử thì phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trực tiếp lên văn bản kèm theo. Vị trí của ký số sẽ nằm ở góc trên, bên phải và được đặt tại trang đầu của văn bản kèm theo.

9. Nội dung mới về quy định, phụ lục

Văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phục lục đó. Với trường  hợp văn bản có từ 2 Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục phải được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Mỗi Phụ lục được ban hành cần có những thông tin chỉ dẫn kèm theo như sau: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn được canh giữa và đặt phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản và màu đen.

Đối với văn bản giấy thì thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-…ngày…tháng…năm…) cần được ghi đầy đủ. Đối với văn bản điện tử thì không cần điền thông tin tại các vị trí này.

Đối với phụ lục có cùng tệp tin với văn bản điện tử thì văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên phụ lục. Ngược lại, đối với phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số trên từng tệp tin đính kèm theo.

Qua thông báo bãi bỏ “Thông tư 01 về thể thức văn bản” từ CoDX, mong rằng sẽ giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về thể thức trình bày văn bản đúng chuẩn theo quy định. Hy vọng đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích trong công việc.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh