Cách ghi số và ký hiệu văn bản theo quy định pháp luật

Theo quy định của Chính phủ tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ký hiệu văn bản trong văn bản phải được đăng ký tại văn thư cơ quan có quy định. Vậy để trình bày số và ký hiệu văn bản như thế nào để phù hợp với quy định pháp luật? Hãy cùng CoDX đi tìm hiểu cách ghi số và ký hiệu văn bản theo đúng quy định pháp luật trong bài viết sau đây.</span

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Tổng quan về số và ký hiệu văn bản

Số và ký hiệu văn bản là dạng kí hiệu riêng trong mỗi văn bản hành chính được ban hành bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tùy vào thể loại văn bản mà có cách ghi số và ký hiệu văn bản khác nhau. Đây là nội dung chính cần có của mọi văn bản được soạn thảo. Số và ký hiệu được thể hiện dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành. Theo Điều 8 tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành.

1.1 Số hiệu văn bản hành chính là gì?

Số hiệu là tập hợp các dãy số mang ý nghĩa thể hiện thể loại văn bản ban hành, được đăng ký tại Văn thư cơ quan, tổ chức nhất định. Các số hiệu của văn bản được viết bằng chữ số Ả-rập, số được bắt đầu từ 01 vào ngày đầu năm (tức là ngày 01 tháng 1) và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 mỗi năm.

Mỗi số hiệu được ghi trên văn bản giúp người quản lý có thể căn cứ vào đó để xác định được nội dung theo pháp lý.

1.2 Ký hiệu văn bản hành chính là gì?

Ký hiệu văn bản hành chính là các chữ cái được viết in hoa theo thể thức quy định của Chính phủ. Trong đó bao gồm các chữ cái viết tắt nhằm thể hiện tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan tổ chức nhưng vẫn đảm bảo gắn gọn, dễ hiểu. Cỡ chữ chuẩn được sử dụng trong văn bản là 13, kiểu đứng. Đây được xem như ký hiệu văn bản riêng của từng thể loại văn bản được ban hành.

2. Cách ghi số và ký hiệu văn bản đúng chuẩn theo quy định

Cách ghi số và ký hiệu văn bản cần thực hiện dựa theo thể thức của thông tư  01 của Chính phủ. Thông qua hướng dẫn, CoDX mong rằng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể thực hiện công tác văn thư theo đúng pháp luật, cũng như các quy định cách trình bày số và ký hiệu văn bản.

2.1 Quy định về viết số

Như trình bày ở trên, các số hiệu được ghi trong văn bản là các số được đăng ký tại chỗ Văn thư cơ quan nhất định nhằm để các số hiệu được thống nhất với số liệu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật. 

Các số hiệu được trình bày sau từ “Số” và dấu (:); khi các số nhỏ hơn 10 buộc phải bổ sung thêm số 0 đằng trước những số đó để giúp các số hiệu thể hiện rõ ràng với kích thước chuẩn 13, nét đứng, in thường. 

Ví dụ về quy định viết số:

• Số: 08/2022/NĐ-CP
• Số: 43/2022/QH15
• Số: 23-CT/TU
• Số: 27/2018/QĐ-TTg

Đối với lấy hệ thống số riêng được áp dụng với các cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu và chữ ký số như Ban, Hội đồng, Tổ của cơ quan, các trường hợp này có thể được phép sử dụng để ban hành văn bản, khi trình bày rõ “cơ quan ban hành văn bản”.

>>> Liên quan: Mẫu văn bản trả lời phúc đáp có quy định soạn thảo như thế nào?

2.2 Quy định về cách ghi ký hiệu

Cũng giống như số hiệu, các quy định về cách ghi số và ký hiệu văn bản cũng được trình bày theo thể thức của Chính phủ và các lưu ý khác cần được quan tâm khi trình bày các ký tự trong văn bản.

Trong quy định về ký hiệu bao gồm có cả chữ viết tắt tên của cơ quan, tổ chức và dựa vào đó để xác định thể loại văn bản truyền tải đến người nhận. Việc sử dụng các chữ viết tắt giúp cho nội dung văn bản được tóm gọn, nhưng vẫn có thể đảm bảo được yếu tố dễ hiểu. 

Ví dụ về quy định ghi ký hiệu:

• Nghị quyết của Chính phủ ban hành: Số:…/NQ-CP
• Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành: Số: …QĐ-HĐND
• Chỉ thị của Thủ tướng chính phủ ban hành: Số:…CT-TTg

Chữ viết tắt chỉ được sử dụng khi viết tên cơ quan, tổ chức, các đơn vị hoặc lĩnh được người có quyền lực cho phép. Một số từ chữ viết tắt có thể sử dụng phổ biến trong trường hợp cho phép trình bày trong văn bản.

Bảng chữ viết tắt theo tên loại văn bản

STT	Tên loại văn bản	Viết tắt
1	Nghị quyết (cá biệt)	NQ
2	Quyết định (cá biệt)	QĐ
3	Chỉ thị	CT
4	Quy chế	QC
5	Quy định	QyĐ
6	Thông cáo	TC
7	Thông báo	TB
8	Hướng dẫn	HD
9	Chương trình	Ctr
10	Kế hoạch	KH
11	Phương án	PA
12	Đề án	ĐA
13	Dự án	DA
14	Báo cáo	BC
15	Biên bản	BB
16	Tờ trình	TTr
17	Hợp đồng	HĐ
18	Công điện	CĐ
19	Bản ghi nhớ	BGN*
20	Bản thỏa thuận	BTT*
21	Giấy ủy quyền	GUQ*
22	Giấy mời	GM
23	Giấy giới thiệu	GGT
24	Giấy nghỉ phép	GNP*
25	Phiếu gửi	PG
26	Phiếu chuyển	PC
27	Phiếu báo	PB

Lưu ý: Các chữ viết tắt có đánh dấu (*) được thay đổi so với quy định trước đây của Thông tư 01/2011/TT-BNV

3. Vị trí trình bày số và ký hiệu văn bản

Cách ghi số và ký hiệu văn bản cần đảm bảo rõ ràng, rành mạch. Các thành phần có trong văn bản như Quốc hiệu và Tiêu ngữ, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản,…được phân bổ đồng nhất theo quy định Chính Phủ.

Trong đó, số và ký hiệu của văn bản được trình bày rõ ở ô số 3, đặt giữa dưới tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Theo Điều 8 tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP số và ký hiệu được trình bày bằng cỡ chữ 13 in thường, kiểu đứng. Riêng kí hiệu bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu được ngăn giữa dấu gạch chéo (/) không cách trống và sau chữ “Số” phải có dấu hai chấm (:), thêm số 0 trước những số nhỏ hơn 10. Đối với các nhóm ký tự viết tắt trong văn bản, ở giữa sẽ có dấu gạch nối (-) không tách chữ, giúp phân rõ tên loại văn bản cụ thể. 

Ví dụ về vị trí trình bày số, ký hiệu văn bản:

• Số: 09/2010/NĐ-CP (Nghị định Chính phủ ban hành)
• Số: 50/2017/QĐ-TTg (Quyết định Thủ tướng ban hành)
• Số: 234/SYT-VP (Sở ý tế do Văn phòng soạn thảo)

Việc đánh số và ký hiệu văn bản cần đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật. Trên đây là cách ghi số và ký hiệu văn bản áp dụng với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước. Mong rằng qua bài viết của CoDX doanh nghiệp nắm được được những quy định về ký hiệu và số hiệu.

>>> Chủ để liên quan về văn bản công văn:

Quy trình quản lý văn bản đi và đến theo Nghị định 30/2020 chi tiết của chính phủ