File quản lý công văn đi đến bằng Excel chuyên nghiệp [TẢI MIỄN PHÍ]

Ngoài các giải pháp quản lý văn bản qua hồ sơ hay phần mềm công nghệ, cơ quan đơn vị có thể quản lý công văn đi đến hoàn toàn bằng Excel. Tuy nhiên, không phải cơ quan nào cũng biết cách thiết lập file quản lý công văn đi đến bằng Excel. Hãy cùng CoDX tìm hiểu cách xây dựng file Excel và file theo dõi công văn đến đi mẫu trong bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Cách lập sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu chuẩn Nghị định 30
• Mẫu sổ đăng ký văn bản đi và quy định cần biết

1. Quản lý công văn đi đến trên file Excel được không?

Ngoài xây dựng bảng tính, Excel còn được sử dụng như công cụ lập kế hoạch và quản lý công việc. Trong các việc hành chính, Excel có thể được dùng để quản lý công văn. Với bảng Excel được thiết kế gồm nhiều cột, dòng có các nội dung như trong sổ quản lý văn bản, nhân sự văn thư sẽ dễ dàng thống kê, kiểm soát tài liệu ngay trên máy tính. 

Sử dụng file quản lý công văn đi đến bằng Excel, nhân sự có thể quản lý nhiều loại văn bản khác nhau, cụ thể như: 

• Văn bản đến: Văn bản đến là văn bản điện tử hoặc văn bản giấy được gửi từ cơ quan ngoài đến cơ quan, doanh nghiệp. Đó có thể là thông báo, thông cáo báo chí, quy định mới của pháp luật,…
• Văn bản đi: Văn bản được cơ quan, doanh nghiệp gửi đi cho một hoặc nhiều cơ quan khác. 
• Văn bản nội bộ: Đây là các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, cơ quan. Văn bản nội bộ bao gồm báo cáo, quyết định, kế hoạch công việc,… Với loại văn bản này, cơ quan doanh nghiệp vẫn cần quản lý nghiêm túc, khoa học nhằm tránh nhầm lẫn với văn bản đến, đi.

2. Tải ngay File quản lý công văn đi đến bằng Excel MIỄN PHÍ

Trong file theo dõi công văn đến đi, bộ phận văn thư có thể phân chia nội dung theo sổ quản lý văn bản được pháp luật quy định. Tuy nhiên, để đơn giản và trực quan hóa dữ liệu của file Excel, một số danh mục nên được cân nhắc lựa chọn là các nội dung: 

• Loại văn bản: Loại hình của văn bản như thông báo, quyết định, chỉ thị, kế hoạch,…
• Tình trạng văn bản khi nhập thông tin: Tình trạng xử lý của văn bản như đã xử lý, chưa xử lý, đã lưu nội bộ,…
• Bộ phận phụ trách xử lý văn bản: Tên các bộ phận xử lý văn bản đi, đến như phòng hành chính, kế toán, nhân sự
• Cơ quan tiếp nhận/gửi: Thông tin cơ quan cần gửi văn bản đi và cơ quan đã đưa văn bản đến cho cơ quan phải được ghi trong file quản lý công văn đi đến bằng Excel
• Thời gian lưu trữ: Mốc thời gian bắt đầu lưu, nộp vào kho lưu trữ.

TẢI MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN BẰNG EXCEL

3. Hướng dẫn cách quản lý văn bản bằng Excel

Nắm được các nội dung cần có trong file Excel, các cơ quan còn cần biết cách quản lý văn bản bằng Excel.

Dưới đây là 4 bước để file theo dõi công văn đến đi qua Excel đạt được hiệu quả tối đa: 

Bước 1 – Xác định và thiết lập quy trình quản lý tài liệu qua Excel

Cơ quan, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hay sơ đồ quản lý các tài liệu bằng file Excel. Dựa vào sơ đồ với các khâu xử lý rõ ràng, như phòng Nội vụ tiếp nhận văn bản đến, phòng Hành chính xử lý văn bản, phòng Văn thư lưu trữ văn bản sau xử lý,…. 

Bước 2 – Phân loại nội dung danh mục file quản lý văn bản

Cơ quan tiếp tục tiến hành thống kê các loại văn bản và tạo các danh mục trong bảng Excel. Các danh mục cần được thống nhất đặt tên dễ hiểu và không trùng lặp về nội dung. Một số danh mục có thể tham khảo như Loại văn bản, Tình trạng, Bộ phận tiếp nhận xử lý,…

Bước 3 – Khởi tạo sổ quản lý

Với mỗi sổ quản lý văn bản đi hay văn bản đến hoặc các loại tài liệu khác, doanh nghiệp cơ quan nên đặt thông tin vào từng sheet trong Excel. Điều này sẽ giúp quy trình quản lý văn bản đi hoặc đến minh bạch, rõ ràng hơn. 

Bước 4 – Nhập công thức cho file

Để nhanh chóng kiểm tra và quản lý, file quản lý công văn đi đến bằng Excel nên có các hàm công thức tính tự động. Các hàm có thể giúp ích trong công tác quản lý văn bản có thể là: Hàm If, Countif, Vlookup,… 

Có thể bạn quan tâm:

• Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO chuẩn cho doanh nghiệp
• Quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức khoa học

4. Có nên sử dụng File quản lý công văn đi đến bằng Excel để quản lý?

Sử dụng Excel để quản lý file tài liệu là cách được nhiều cơ quan sử dụng bởi các tiện ích đi kèm như tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng thiết lập, thay đổi nội dung. Mặc dù có nhiều ưu điểm như vậy, song các lãnh đạo, quản lý nên cân nhắc việc dùng Excel làm file theo dõi công văn đến đi. 

Một số lý do có thể kể đến như: 

• Tính bảo mật thấp: Điều này cần được đặc biệt cân nhắc khi sử dụng Excel trên các nền tảng có thể chia sẻ công khai như Google Sheet của Google Drive, Excel của Onedrive.
• Không phù hợp với tất cả nhân sự: Không phải nhân viên hay cán bộ nào cũng có trình độ sử dụng hàm công thức, lọc dữ liệu từ file Excel.
• Dễ bị nhầm lẫn thông tin: Lượng file Excel lớn ứng theo số lượng công văn cần quản lý nhưng không có công cụ sắp xếp hợp lý sẽ gây ra các trường hợp nhầm lẫn. 
• Tốn thời gian trong quá trình thiết lập nội dung: Tuy việc thiết kế hình thức danh mục trong bảng tính Excel khá dễ dàng, nhưng quá trình thống nhất, thiết lập nội dung lại mất thời gian. 

5. Quản lý công văn đi đến hiệu quả với CoDX Dispatch

Khắc phục nhiều khuyết điểm của file quản lý công văn đi đến bằng Excel nhưng vẫn đảm bảo các tiện ích trong quá trình quản lý công văn, CoDX Dispatch là sự lựa chọn phù hợp cho nhiều cơ quan, doanh nghiệp.

CoDX Dispatch là phần mềm quản lý văn bản, hỗ trợ quá trình chuyển đổi quy trình quản lý văn bản một cách chặt chẽ. Phần mềm giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và công sức trong việc quản lý công văn và điều hành văn bản đi đến của cơ quan, doanh nghiệp. 

Thông tin phần mềm CoDX Dispatch:

CoDX Dispatch cung cấp một số tính năng cho cấp lãnh đạo quản lý văn bản đi đến hiệu quả như: 

• Theo dõi chi tiết tình trạng xử lý của công văn đi đến
• Giao việc cho nhân sự kèm công văn đi đến nhanh chóng
• Phân loại các loại văn bản đi đến đồng bộ ngay trên phần mềm 
• Lọc dữ liệu, tài liệu ứng với từng phòng ban hoặc theo cá nhân phụ trách xử lý công văn

Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:

• Quy trình được thiết lập rõ ràng - chuyên nghiệp: Quy trình xử lý văn bản điện tử được số hóa 100% trên hệ thống quản lý văn bản này. Bao gồm: Tiếp nhận >>> Chuyển giao >>> Xử lý >>> Cập nhật. Hay Tải lên >>> Trình duyệt văn bản >> Cấp số, ban hành.
• Tích hợp tích năng giao việc - trình ký công văn: Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn, kết hợp trình ký, phê duyệt hoạt động xử lý văn bản nhận.
• Tính năng thông báo tự động: Cho phép thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, truy vết chính xác lịch sử tương tác với văn bản cụ thể.
• Tìm kiếm văn bản nhanh chóng - chính xác: Sử dụng công nghệ OCR tìm kiếm trong nội dung tệp giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
• Tổ chức lưu trữ nhiều định dạng file văn bản: Hệ thống tổ chức lưu trữ và quản lý linh hoạt với nhiều tính năng cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau, lưu trữ quản lý trên một nền tảng duy nhất, có lưu trữ kho vật lý. Và, phân quyền chi tiết cho từng cá nhân user.
• Báo cáo trực quan: Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu như số lượng văn bản điện tử đi đến, thời gian, số văn bản, trạng thái xử lý, thông tin bộ phận thực hiện liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị.

Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?

• Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
• Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.

Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.

Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những nội dung quan trọng về file quản lý công văn đi đến bằng Excel, đồng thời là một số cách để xây dựng file Excel giúp quản lý tài liệu hiệu quả. CoDX hy vọng rằng sau bài viết này, các cơ quan doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng và sử dụng file theo dõi công văn đến đi qua Excel hoặc các phần mềm chuyên dụng.