Mẫu sổ đăng ký văn bản đến CHUẨN theo Nghị định 30 [MỚI 2024]

Theo Nghị định 30 của Chính phủ về công tác văn thư, các cơ quan phải thực hiện đăng ký văn bản đến đầy đủ, rõ ràng trong sổ đăng ký văn bản đến. Vậy sổ đăng ký văn bản bao gồm những nội dung nào? Cùng tìm câu trả lời và tải ngay mẫu sổ chuẩn theo Nghị định 30 qua bài viết dưới đây của CoDX. 

1. Tải mẫu sổ đăng ký văn bản đến từ CoDX

Sổ đăng ký văn bản đến gồm thông tin của các văn bản được gửi, chuyển đến cơ quan, đơn vị. Theo Điều 22 Nghị định 30/2020 về công tác văn thư, các văn bản đến cần phải được đăng ký đầy đủ theo mẫu sổ đăng ký hoặc theo các thông tin của dữ liệu quản lý. 

1.1 Nội dung cần có trong sổ đăng ký văn bản đến

Trước hết, sổ cần có trang bìa ghi đầy đủ tên cơ quan đơn vị, ngày tháng của sổ. Về nội dung chi tiết, mẫu sổ đăng ký các văn bản đến cần có các mục như sau: 

• Ngày tháng văn bản đến
• Số đến của văn bản 
• Tác giả văn bản đến
• Số và ký hiệu được đăng ký 
• Ngày tháng của văn bản 
• Tên loại, trích yếu nội dung có trong văn bản
• Tên đơn vị hoặc người đại điện nhận văn bản đến cho đơn vị
• Ký xác nhận đã nhận văn bản đến
• Ghi chú 

1.2 Tải mẫu

Để tiết kiệm thời gian thiết lập sổ đăng ký đảm bảo đúng theo quy định pháp luật, cơ quan đơn vị hoặc các cán bộ văn thư có thể tải trực tiếp mẫu sau. Trong mẫu của CoDX, sổ đã có đầy đủ cả trang bìa và bảng nội dung đăng ký đúng với Nghị định 30. 

2. Quy định liên quan về đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30

Bên cạnh việc làm sổ đăng ký đúng theo Nghị định, cán bộ văn thư lưu trữ cũng cần nắm rõ các quy định liên quan về đăng ký văn bản đến. Văn bản đến là tất cả các văn bản do cơ quan, đơn vị nhận được từ các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khác. Những văn bản này cần được đăng ký với các thông tin đầy đủ, chính xác trong sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan hoặc qua hệ thống dữ liệu. Văn bản đến cần được đăng ký với số thứ tự lấy liên tiếp theo trình tự thời gian tiếp nhận trong năm. 

Hiện nay, các cơ quan có thể linh hoạt đăng ký văn bản đến theo hai hình thức: 

• Đăng ký văn bản bằng sổ
• Đăng ký bằng phần mềm hệ thống

Với hình thức sổ đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư cần thực hiện điền thông tin của văn bản theo các mục có trong sổ. Nội dung của sổ đăng ký được quy định rõ tại Nghị định 30. 

Bên cạnh đó, cán bộ văn thư cơ quan có thể đăng ký bằng hệ thống cho các văn bản điện tử. Nghị định cũng quy định ẽo, trong trường hợp cần thiết, cán bộ văn thư cần thực hiện số hóa văn bản. Các thông tin của văn bản đến phải được cập nhật vào hệ thống quản lý dữ liệu. Sau đó, văn bản đã được đăng ký trên hệ thống được in ra đầy đủ, ký nhận trong sổ để quản lý.

3. Giải pháp quản lý văn bản đến hiệu quả 2023

Ngoài sổ đăng ký văn bản đến, các cơ quan đơn vị có thể lựa chọn giải pháp khác để quản lý văn bản đến hiệu quả. Đặc biệt, với mục tiêu số hóa các văn bản và thủ tục hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành là một trong những giải pháp tối ưu cơ quan nên xem xét áp dụng. 

Thông tin phần mềm CoDX Dispatch:

Trong hệ thống CoDX Collaboration, CoDX Dispatch chính là công cụ hữu hiệu quản lý công văn với quy trình nhanh chóng, đồng bộ. Với CoDX Dispatch, chất lượng dịch vụ và các công việc hành chính có thể được nâng cao khi thời gian, công sức của cán bộ công viên chức được tiết kiệm đến 80%. 

Một số lợi ích khi áp dụng phần mềm CoDX Dispatch trong quy trình quản lý văn bản đi và đến: 

• Lưu trữ tập trung  tất cả các văn bản trên nền tảng đám mây hoặc mạng Internet
• Hỗ trợ tìm kiếm văn bản trong hệ thống nhanh chóng, chính xác nhờ tiện ích tìm kiếm chuyên sâu đến từng nội dung của văn bản
• Cho phép thiết lập quy trình tùy biến theo từng loại công văn đến và đi. Nhờ đó, ban lãnh đạo hay các phòng ban có thể kịp thời xử lý các vấn đề cấp bách, phát sính. 

Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:

• Quy trình được thiết lập rõ ràng - chuyên nghiệp: Quy trình xử lý văn bản điện tử được số hóa 100% trên hệ thống quản lý văn bản này. Bao gồm: Tiếp nhận >>> Chuyển giao >>> Xử lý >>> Cập nhật. Hay Tải lên >>> Trình duyệt văn bản >> Cấp số, ban hành.
• Tích hợp tích năng giao việc - trình ký công văn: Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn, kết hợp trình ký, phê duyệt hoạt động xử lý văn bản nhận.
• Tính năng thông báo tự động: Cho phép thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, truy vết chính xác lịch sử tương tác với văn bản cụ thể.
• Tìm kiếm văn bản nhanh chóng - chính xác: Sử dụng công nghệ OCR tìm kiếm trong nội dung tệp giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
• Tổ chức lưu trữ nhiều định dạng file văn bản: Hệ thống tổ chức lưu trữ và quản lý linh hoạt với nhiều tính năng cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau, lưu trữ quản lý trên một nền tảng duy nhất, có lưu trữ kho vật lý. Và, phân quyền chi tiết cho từng cá nhân user.
• Báo cáo trực quan: Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu như số lượng văn bản điện tử đi đến, thời gian, số văn bản, trạng thái xử lý, thông tin bộ phận thực hiện liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị.

Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?

• Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
• Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.

Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.

Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Nội dung trên đây là những thông tin cần thiết nhất về việc đăng ký văn bản đến. Đặc biệt, với mẫu sổ đăng ký văn bản đến, các cán bộ văn thư có thể thực hiện công việc đúng theo quy định hiện hành. CoDX hy vọng bài viết này là cơ sở quan trọng, giúp cán bộ văn thư và cơ quan đơn vị quản lý văn bản, công văn dễ dàng hơn.