Hồ sơ điện tử là gì? Quy định lập và quản lý hồ sơ điện tử chuẩn luật định  

Hồ sơ điện tử là gì? Đây là một khái niệm đang trở nên ngày cảng phổ biến trong kỷ nguyên công nghệ số. Tất nhiên, việc quản lý hồ sơ điện tử sẽ phải tuân thủ những chuẩn luật đã được quy định. Hãy cùng CoDX tìm hiểu để hiểu rõ hơn về sự tiến bộ của công nghệ này trong thời đại số hóa.

Cùng chủ đề:

• Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ mới nhất 2023
• Cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ đúng theo Hướng Dẫn 17
• Quy trình quản lý hồ sơ chuẩn nhất 2023

1. Hồ sơ điện tử là gì?

Hồ sơ điện tử là các tài liệu điện tử có liên quan về một vấn đề, sự việc, giải quyết sự vụ hoặc đối tượng cụ thể có đặc điểm chung. Những thông tin này được tổng hợp trong quá trình theo dõi và giải quyết các công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

 Vậy những lợi ích của việc lập hồ sơ điện tử là gì mà nó có thể thay thế giấy viết truyền thống?

• Tăng cường hiệu quả và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức: Sắp xếp và phân loại văn bản theo vấn đề, sự việc; tìm kiếm và sử dụng tài liệu hiệu quả.
• Thúc đẩy sự chặt chẽ trong quản lý tài liệu: Nắm vững thành phần, nội dung và khối lượng văn bản; đảm bảo bí mật và phát hiện văn bản thất lạc.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ: Xác định giá trị hồ sơ; lựa chọn hồ sơ có giá trị để lưu trữ.
• Tối ưu hóa quá trình công việc và tiết kiệm thời gian: Tra cứu tài liệu nhanh chóng và đầy đủ.
• Tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin: Ghi nhận thông tin chính xác và đáng tin cậy.

2. Quy định về việc lập hồ sơ điện tử đúng chuẩn theo quy định 

Một khi áp dụng đúng cách, hồ sơ điện tử sẽ là công cụ hữu ích, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý thông tin trong xã hội ngày càng số hóa. Vậy việc những quy định, chuẩn luật về việc lập hồ sơ điện tử là gì để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong quá trình quản lý thông tin.

Mục VIII Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về việc lập hồ sơ và thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào hệ thống lưu trữ cơ quan đã cụ thể hóa các quy định về tạo hồ sơ điện tử và quy trình giao nộp tài liệu điện tử vào hệ thống lưu trữ cơ quan.

2.1 Quy định về việc lập hồ sơ điện tử 

• Lập hồ sơ tài liệu điện tử trong cơ quan: Bảo đảm song song và chính xác như hồ sơ tài liệu giấy.
• Phần mềm Quản lý công văn: Do Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng và phát triển quy định sử dụng, áp dụng trong các cơ quan Đảng Cộng sản Việt Nam để quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
• Danh mục hồ sơ: Cần thiết và phải cập nhật hàng năm vào phần mềm Quản lý công văn. Mỗi văn bản điện tử được gán mã số hồ sơ tương ứng trong danh mục và ghi vào trường “Hồ sơ số”, đảm bảo tất cả các văn bản liên quan tới cùng một việc có cùng mã số hồ sơ.

2.2 Quy định về việc lưu trữ hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  

Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan: Theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP được thực hiện như sau:

• Về tài liệu lưu trữ:

Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu giấy có nội dung trùng nhau, thu thập cả hai loại.

Trường hợp chỉ có tài liệu bằng giấy, thực hiện quét tệp *.pdf và ký số bằng chữ ký số của cơ quan để cập nhật vào phần mềm.

• Kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử: 

Lưu trữ cơ quan thực hiện kiểm tra tính xác thực, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh hình thành, được bảo vệ để tránh hư hỏng, hủy hoại, chỉnh sửa hoặc mất dữ liệu.

3. Chi tiết các bước lập hồ sơ theo quy định mới nhất 2023

3 bước cần thực hiện khi lập hồ sơ điện tử lưu trữ theo quy định:

• Bước 1: Lập danh mục hồ sơ cần lưu trữ

• Bước 2: Lập hồ sơ lưu trữ điện tử

• Bước 3: Nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

Cụ thể,

Bước 1: Lập danh mục hồ sơ cần lưu trữ

Quy trình phê duyệt Danh mục hồ sơ: Các đầu đề cơ quan, tổ chức phê duyệt và ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm, sau đó gửi cho các đơn vị, cá nhân liên quan sử dụng như một căn cứ để lập hồ sơ.

Cách lập Danh mục hồ sơ:

• Căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, kế hoạch công tác năm của cơ quan để xây dựng Danh mục hồ sơ.
• Sử dụng Mẫu danh mục hồ sơ theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống.

Cập nhật Danh mục hồ sơ: Văn phòng/bộ phận hành chính cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống.

Bước 2: Lập hồ sơ lưu trữ điện tử

Cá nhân giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ và tiêu chuẩn dữ liệu:

• Thực hiện cập nhật và lưu trữ văn bản, tài liệu, thông tin trong hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống.
• Bao gồm: văn bản đến, khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quản lý điều hành, giải quyết công việc, và tiến hành lưu hồ sơ khi công việc hoàn tất và ra khỏi quy trình xử lý.

Hệ thống cập nhật hồ sơ:

• Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến.
• Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo bản đi.
• Trường hợp hồ sơ đang giải quyết chưa có trong Danh mục hoặc hồ sơ mới phát sinh, cá nhân tự cập nhật bổ sung vào danh mục.

Kết thúc hồ sơ:

• Thực hiện rà soát, hoàn thiện hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong.
• Tiến hành xem xét ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ và thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm, sau đó cập nhật và hoàn thiện hồ sơ theo những ý kiến chỉ đạo đã nhận.
• Thực hiện kết xuất dữ liệu văn bản đi, đến và mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu trữ hồ sơ.
• Thực hiện biên mục văn bản trong hồ sơ bằng chức năng của Hệ thống.

Bước 3: Nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

Các hồ sơ điện tử nói chung và hồ sơ nhân viên điện tử nói riêng được nộp vào Lưu trữ cơ quan tuân theo trình tự và thủ tục quy định tại Điều 30 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

4. Lập và lưu trữ hồ sơ miễn phí với CoDX Document

Để có một giải pháp lập và lưu trữ hồ sơ điện tử một cách chỉn chu nhất thì bạn sẽ cần một công cụ đáng tin cậy. CoDX – Document là giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp, một phần mềm quản lý tài liệu linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết mọi khó khăn liên quan đến lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ và đồng bộ hóa hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.

Thông tin phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document:

Một vài lợi ích của việc sử dụng CoDX – Document có thể kể đến như:

• Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
• Hệ thống Phân quyền linh hoạt giúp quản lý toàn bộ hệ thống và áp dụng phân quyền riêng cho từng bộ phận và nhân viên.
• Có các chức năng chi tiết trên tài liệu và thư mục như chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu và đánh dấu yêu thích, hỗ trợ việc quản lý hồ sơ nhân sự và sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Nhiều tùy chọn chia sẻ tài liệu đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin và truy cập linh hoạt cho các cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp.
• Tiêu chuẩn lưu trữ Dubin core và công nghệ Elastic Search giúp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác theo nội dung, tăng cường khả năng tra cứu thông tin.
• Đánh giá và rating tài liệu giúp tối ưu hóa nguồn tài nguyên số và đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
• Kết hợp với mạng xã hội nội bộ miễn phí giúp chia sẻ tài liệu dễ dàng và truyền thông thông tin hiệu quả trong toàn công ty.
• Truy vết hành động tương tác trên tài liệu giúp quản lý và kiểm soát quá trình làm việc, đảm bảo tính minh bạch và an toàn của thông tin trong hệ thống.

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

• Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
• Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
• Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Hy vọng với bài viết trên, các bạn sẽ tự trả lời được câu hỏi: “Hồ sơ điện tử là gì“. Trong thời đại số hóa ngày nay, hồ sơ điện tử đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý và xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Với sự ra đời của những giải pháp phần mềm tiên tiến như CoDX Document, việc lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ công việc trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. Đừng quên theo dõi chuyên mục Kiến Thức của CoDX để bắt kịp những xu hướng chuyển đổi số mới nhất nhé!