Quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức như thế nào hiệu quả?

Hồ sơ cán bộ công nhân viên bao gồm nhiều giấy tờ khác nhau tổng hợp các thông tin cá nhân, các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật của nhân sự trong quá trình công tác. Do đó, việc quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức là một trong những công việc quan trọng nhằm quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của cơ quan. 

Cùng CoDX tìm hiểu những giải pháp giúp cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ của công viên chức một cách tối ưu qua bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Miễn phí sổ quản lý văn bản đến từ CoDX
• Tham khảo mẫu sổ đăng ký văn bản đi từ CoDX

1. Hồ sơ cán bộ công viên chức bao gồm những gì?

Hồ sơ cán bộ công viên chức gồm các tài liệu pháp lý chứa thông tin cá nhân như quê quán, quá trình học tập, công tác, trình độ học vấn, các mối quan hệ trong gia đình,… Hay đây chính là sơ yếu lý lịch của cán bộ được nộp khi xét tuyển hoặc khi chính thức làm việc tại cơ quan. 

Ngoài sơ yếu lý lịch, cơ quan cần quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức với các bộ tài liệu khác đi kèm như: 

• Tiểu sử tóm tắt: Tài liệu này có nội dung về thông tin cá nhân, quá trình công tác,… được trích từ quyển Lý lịch cán bộ. Tiểu sử tóm tắt cần được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tóm tắt, xác nhận đóng dấu. 
• Các giấy tờ chứng thực liên quan: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe, bảng điểm, chứng chỉ đào tạo chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị,… 
• Giấy tờ về việc quyết định tuyển dụng công chức sau khi trúng tuyển. 
• Các quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, thăng chức, nâng lương,… 
• Các văn bản nhận xét, đánh giá của công chức theo định kỳ tại cơ quan 
• Các văn bản, thư xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền về các thông tin liên quan đến gia đình, công việc,… 

Hồ sơ cán bộ công chức viên chức gồm nhiều tài liệu khác nhau

2. Quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức như thế nào hiệu quả?

Quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức hiện nay được thực hiện với các văn bản giấy thông thường và cả tài liệu điện tử. Với lượng tài liệu cá nhân lớn ứng với mỗi cán bộ, cơ quan cần xây dựng cách lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp nhằm đẩy mạnh các hoạt động quản lý văn thư trong nội bộ. 

2.1 Quản lý hồ sơ công chức viên chức dạng giấy

Với các hồ sơ dạng giấy thông thường, một số nguyên tắc cơ bản sau cần được đảm bảo để công tác quản lý hồ sơ đạt hiệu quả cao: 

• Đặt ra quy định về quản lý hồ sơ dạng giấy: Các quy định về cơ sở vật chất, kỹ thuật cần thiết cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức cần được thống nhất ban hành trong nội bộ cơ quan. Đồng thời các chế độ bồi dưỡng, tập huấn hay kiểm tra, báo cáo công tác hồ sơ cán bộ cũng cần được quy định rõ ràng. 
• Xây dựng tiêu chuẩn chức danh và các chế độ cho nhân sự làm công tác quản lý hồ sơ giấy: Hồ sơ cán bộ dạng giấy là những tài liệu mật của quốc gia. Do đó, người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ công viên chức cần được bồi dưỡng, hưởng lương thưởng chính sách phù hợp với từng cơ quan. 
• Thống nhất sổ tay về quản lý hồ sơ tài liệu giấy: Các cấp có thẩm quyền trong cơ quan cần thống nhất biên soạn sổ tay quản lý, nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ. Sổ tay nên bao gồm các nội dung như: các loại tem niêm phong dùng cho từng loại hồ sơ, quy trình theo dõi hồ sơ khác nhau, quy định quản lý tài liệu,… 
• Sớm hiện đại hóa việc quản lý hồ sơ giấy: Các cơ quan cần sớm ban hành các quy chế quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức trên thiết bị máy tính, phần mềm,… Việc kết hợp và dần thay thế hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử sẽ tiết kiệm chi phí, giảm tình trạng quản lý chồng chéo giấy tờ trong cơ quan đơn vị. 

2.2 Quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức điện tử

Để bắt kịp thời đại chuyển đổi số, các cơ quan đang dần chuyển sang tiếp nhận và quản lý hồ sơ điện tử. Ở bất kỳ lĩnh vực nào, hồ sơ cán bộ công chức viên chức đều có thể chuyển thành dữ liệu số, được kiểm soát và quản lý bởi các phần mềm công nghệ. 

Điều này giúp tiết kiệm không gian trong cơ quan, đồng thời dễ dàng bảo mật thông tin, hay thêm các tài liệu, quyết định liên quan đến nhân sự. 

Một số công tác các cơ quan cần tiến hành thực hiện để quản lý hồ sơ cán bộ công chức điện tử hiệu quả: 

• Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp: Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm giúp quản lý thông tin nhân sự như của VNPT, CoDX Document,… Những phần mềm này là nền tảng lưu trữ, quản lý dữ liệu khoa học, giúp cơ quan dễ tìm kiếm, quy xuất thông tin của cán bộ công chức viên chức. 
• Đào tạo năng lực của nhân viên văn thư đáp ứng các yêu cầu của công nghệ: Nhân sự quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức cần có năng lực phù hợp để thực hiện các thao tác trên nền tảng công nghệ. Cơ quan có thể thực hiện các buổi đào tạo nội bộ hoặc đưa thêm các yêu cầu về Tin học, khả năng sử dụng công nghệ vào yêu cầu tuyển dụng. 

3. Giải pháp tối ưu hiệu quả quản lý hỗ trợ chính phủ chuyển đổi số

Hiện nay, nhiều cơ quan đã tìm đến các giải pháp giúp hỗ trợ quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức điện tử, góp phần tăng khả năng chuyển đổi số hiệu quả. Một trong những phần mềm giải quyết được các nhu cầu về quản lý hồ sơ công chức, viên chức hay nhân sự có thể đến CoDX với hai phân hệ tiêu biểu: CoDX Document và CoDX Dispatch. 

• CoDX Document: Đây là nền tảng lưu trữ, quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu số khoa học. Phần mềm đảm bảo tính bảo mật, tránh thất thoát các tài nguyên quan trọng. Đồng thời, với CoDX Document, cơ quan có thể dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu của nhiều cán bộ mà không mất nhiều thời gian. 
• CoDX Dispatch: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành CoDX Dispatch giúp cơ quan quản lý tài liệu với quy trình đồng bộ, từ đó tiết kiệm đến 80% thời gian và công sức. Ban lãnh đạo và nhân sự có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm tài liệu đa phương thức với kết quả hiển thị chỉ trong vài giây. Ngoài ra, CoDX Dispatch còn cho phép lãnh đạo giao việc, theo dõi hồ sơ đến và đi chi tiết. 

Trên đây là những thông tin bổ ích cho cơ quan để quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức hiệu quả, nhanh gọn. CoDX hy vọng sau bài viết này, mỗi cơ quan đã có kiến thức để thiết lập quy trình, nguyên tắc quản lý cả hồ sơ giấy và điện tử. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh