Trực quan hóa dữ liệu là gì? Tầm quan trọng và lợi ích?

Trong thời đại thông tin phát triển mạnh mẽ, một lượng lớn thông tin và dữ liệu luôn được tạo ra hằng ngày. Vì thế, trực quan hóa dữ liệu trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết. Cùng tìm hiểu xem khái niệm này có nghĩa là gì? Làm thế nào để có thể thực hiện được? 

1. Trực quan hóa dữ liệu là gì?

Trực quan hóa dữ liệu là quá trình biểu diễn các dữ liệu thành dạng biểu đồ, sơ đồ hay hình ảnh. Từ đó giúp đơn giản hóa cách trình bày, dễ đọc, dễ hiểu và trích xuất được các thông tin quan trọng. 

Quá trình này giúp doanh nghiệp đưa ra những nhận định, xu hướng cũng như các đánh giá khách quan một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn so với việc xem dữ liệu ở dạng truyền thống.

2. Các dạng trong trực quan hóa dữ liệu

Để đáp ứng nhiều nhu cầu phân tích, trực quan hóa dữ liệu được chia thành bốn dạng chủ yếu sau đây:

• Biểu đồ

• Pivot Table

• Widget KPI

• Bảng chỉ số

2.1 Biểu đồ

Tất cả mọi dữ liệu từ phức tạp đến đơn giản đều có thể biểu diễn dưới dạng biểu đồ một cách dễ dàng. Cách này giúp người đọc có cái nhìn khái quát về mối quan hệ, xu hướng và sự biến động của các thông số trong bảng dữ liệu. 

Các loại biểu đồ thường được sử dụng như: biểu đồ đường, biểu đồ cột, biểu đồ vùng, biểu đồ tròn,…

2.2 Pivot Table

Pivot Table là một công cụ trong các ứng dụng Spreadsheet như Microsoft Excel hay Google Sheet. Nó cho phép bạn tổ chức, sắp xếp, tóm tắt lại các dữ liệu một cách ngắn gọn và linh hoạt.

Pivot Table thường được dùng để trực quan hóa dữ liệu của các báo báo, kế hoạch bởi nó có thể trình bày dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau.

2.3 Widget KPI

Thông thường, các thông tin dữ liệu được hiển thị trong nhiều loại văn bản khác nhau. Tuy nhiên, sẽ có một vài điểm quan trọng cần được trình bày sao cho dễ nhìn, dễ thấy. Widget KPI được sử dụng để làm nổi bật các chỉ số quan trọng bên cạnh các dữ liệu chính. Các chỉ số quan trọng này có thể đi kèm với những so sánh để người thấy rõ xu hướng cũng như sự biến đổi.

Một số dạng của Widget KPI thường gặp đó là dạng biểu đồ và dạng số đơn lẻ.

2.4 Bảng chỉ số

Sử dụng bảng chỉ số một cách hợp lý có thể giúp thông tin, dữ liệu trở nên đầy đủ, dễ đọc, nổi bật những điểm quan trọng cũng như dễ dàng đưa ra đánh giá và nhìn nhận xu hướng một cách khách quan, chính xác. 

Dạng trực quan hóa dữ liệu này cho phép bạn tổng hợp, tích hợp nhiều báo cáo và các biểu đồ, widget vào cùng một trang. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh xem dữ liệu theo yêu cầu hay cập nhật thông tin mới đồng bộ.

3. Lợi ích của trực quan hóa dữ liệu đối với doanh nghiệp?

Tất cả những dạng trực quan hóa thông tin, dữ liệu trên đều chung quy về một mục đích góp phần tối ưu hóa quá trình hoạt động và vận hành của doanh nghiệp, tổ chức. Cùng CoDX tìm hiểu rõ hơn những lợi ích của hình thức này mang lại nhé!

3.1 Ra quyết định đúng đắn nhờ dữ liệu trực quan

Bằng cách biểu diễn dữ liệu dưới dạng các đồ thị, biểu đồ hay sơ đồ, chúng ta có thể nhìn thấy mối quan hệ, xu hướng và biến đổi trong dữ liệu một cách rõ ràng. 

Đồng thời, trực quan hóa dữ liệu còn làm nổi bật các thông tin quan trọng, điều này giúp cho nhà quản lý có khả năng nhanh chóng nhận biết các vấn đề, cơ hội và xu hướng trong tương lai.

Ngoài ra, khi có cái nhìn tổng thể của dữ liệu dưới nhiều dạng, mối tương quan và tác động của các yếu tố này lên nhau cũng dễ dàng nhận thấy. Từ đó, càng chắc chắn trong việc đưa ra những quyết định đúng đắn, có độ chính xác, tin cậy cao.

3.2 Cải thiện và tăng cường trải nghiệm khách hàng

Đối bộ phận chăm sóc khách hàng nói riêng và doanh nghiệp nói chung, trực quan hóa thông tin, dữ liệu đóng vai trò rất quan trọng trong việc cải thiện cũng như tăng cường trải nghiệm khách hàng. Cụ thể như sau:

• Hiểu rõ hơn về khách hàng: trực quan hóa dữ liệu giúp theo dõi hành vi và thói quen của khách hàng theo khoảng thời gian, thời kỳ nhất định một cách rõ ràng. Từ đó, có thể biết được xu hướng tiêu dùng của khách hàng, vấn đề đang gặp phải hay cách mà họ tương tác, trải nghiệm sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.

• Cải thiện dịch vụ: khi phát hiện vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, ví dụ như gặp khó khăn trong quá trình mua hàng. Doanh nghiệp có thể kịp thời tập trung nâng cao, cải thiện những điểm đó để nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
• Ngoài ra, dựa trên các dữ liệu đã được trực quan, ta còn có thể dùng làm cơ sở để phát triển chiến lược kinh doanh và tiếp thị hiệu quả hơn. Từ đó tạo ra giá trị tốt hơn cho khách hàng, tăng cường sự tin tưởng cũng như sự trung thành.

3.3 Tăng hiệu quả công việc 

Thay vì phải đọc và phân tích các con số của các báo cáo dày đặc, trực quan hóa dữ liệu giúp ta nhanh chóng nhận biết các mô hình cũng như xu hướng quan trọng. Việc này góp phần tiết kiệm thời gian vào việc tìm kiếm thông tin liên quan và tập trung vào việc ra quyết định, đánh giá hơn là xử lý dữ liệu.

Thêm nữa, khi có cái nhìn tổng quan về các thông tin, dữ liệu, ta có thể dễ dàng so sánh chúng với những nguồn khác. Từ đó, mang đến cái nhìn toàn diện, xác định rõ ràng ưu nhược điểm cũng như thuận tiện hơn trong việc thảo luận, tham khảo ý kiến với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác. Đây chính là những phương diện giúp giải quyết công việc một cách thông minh, logic đồng thời gia tăng hiệu suất, hiệu quả làm việc. 

4. Làm thế nào để trực quan hóa dữ liệu doanh nghiệp?

Có thể thấy, trực quan hóa dữ liệu là rất quan trọng. Chính vì thế, các doanh nghiệp nên áp dụng chúng ngay từ bây giờ để tối ưu hóa quá trình hoạt động. Có nhiều cách để thực hiện việc này, tuy nhiên trước hết ta phải số hóa các dữ liệu của doanh nghiệp.

4.1 Thực hiện số hóa doanh nghiệp

Số hóa dữ liệu được hiểu là quá trình chuyển đổi các thông tin, dữ liệu từ dạng truyền thống sang các dạng lưu trữ trên máy tính. Đây là một trong những chương trình được Chính phủ khuyến khích thực hiện theo định hướng đến năm 2023. Những quy định và quy chuẩn chung cũng được đề cập đầy đủ trong Thông tư 02/2019/TT-BNV.

Khi dữ liệu không còn được lưu trữ dưới hình thức truyền thống, bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng trong việc trực quan hóa. Không những thế, nếu dùng các tiện ích phần mềm thông minh, quá trình này còn có thể được thực hiện bởi vài cú nhấp chuột.

4.2 Áp dụng phần mềm quản lý

Dưới sự phát triển của công nghệ, nhiều phần mềm quản lý dữ liệu thông minh có thể dễ dàng thực hiện việc trực quan hóa dữ liệu một cách nhanh chóng. Có nhiều phần mềm khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như khả năng tài chính của từng doanh nghiệp. 

• Phần mềm quản lý dữ liệu: công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tìm kiếm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, ứng dụng còn giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. 
• Phần mềm quản lý OKRs, Công việc: Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và theo dõi mục tiêu, hiệu suất công việc hiệu quả. Phần mềm còn giúp trực quan hóa báo cáo từ dữ liệu do công ty cung cấp hoặc từ dữ liệu tự tính toán dưới các dạng biểu đồ, bảng biểu,…
• Phần mềm quản trị khách hàng: Số hóa hoạt động bán hàng và quản lý khách hàng giúp việc điều hành, đánh giá, theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm còn có chức năng báo cáo tự động đo lường hiệu quả và doanh thu theo từng thời kỳ.

Theo đó, tất cả các phần mềm tiên tiến này đều được tích hợp chức năng trực quan hóa báo cáo, dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian phân tích và đánh giá so với dữ liệu thô. Đồng thời, nhà quản trị cũng như nhân viên sẽ có cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ của CoDX về vấn đề trực quan hóa dữ liệu. Chúng tôi hy vọng, bài viết này sẽ hữu ích và đáp ứng được thông tin bạn đang tìm kiếm. Theo dõi chúng tôi và liên hệ ngay khi có bất kỳ thắc mắc gì về những phần mềm trên.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh