5 Bước triển khai quy trình số hóa tài liệu văn bản chuyên nghiệp

Lên kế hoạch và quy trình số hóa tài liệu, hồ sơ bài bản giúp doanh nghiệp số hóa nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm được nhiều chi phí thực hiện. Vậy quy trình chi tiết như thế nào? Cùng chuyển đổi số CoDX theo dõi trong bài viết này.

Tùy vào quy trình hoạt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có quy trình số hóa tài liệu văn bản khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước để chuyển đổi số hóa văn bản bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu (tài liệu, văn bản, hồ sơ, hình ảnh, …) cho quy trình số hóa

Để thực hiện quy trình số hóa tài liệu thành công, Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý xác định đúng nhu cầu về tài liệu sau khi được số hóa:

• Tài liệu mà Doanh nghiệp thực hiện số hóa là gì? Có muốn số hóa hồ sơ hay không?
• Kích thước tài liệu mong muốn trên nền tảng số
• Số lượng muốn thực hiện số hóa là bao nhiêu?
• Chất lượng tài liệu như thế nào? Độ phân giải bao nhiêu? Scan 1 hay 2 mặt.
• Xác định các loại định dạng tài liệu số mong muốn: PDF, JPEG, TIFF, …
• Ngân sách dự kiến
• Lựa chọn phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu uy tín chất lượng.

Sau khi đã xác định được những yếu tố trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước thực hiện số hóa văn bản. Có 2 phương án, tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ. Dù chọn phương án nào thì doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo quy trình số hóa dữ liệu.

Ở bước này doanh nghiệp cần tiến hành rà sót lại các tài liệu mà đơn vị mình cần số hóa từ khâu: nhận, phân loại tài liệu đến việc tách riêng các tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên các phương án số hóa phù hợp.

>>> Tìm hiểu thêm về: Chuẩn Tài Liệu Dublin Core Là Gì? Đặc Điểm Và Ý Nghĩa

Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét để số hóa tài liệu văn bản

Cài đặt hệ thống scan và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo hệ thống metadata ban đầu.

Lựa chọn thiết bị, máy quyét tài liệu phù hợp với hiện trạng thực tế của từng loại tài liệu. Đối với những những tài liệu lưu trữu thông thường nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ  hoặc đối với những tài liệu dòng quyền thì nên áp dụng kỹ thuật bookscan chẳng hạn.

Thông thường:

• Tài liệu giấy đa phần văn bản sẽ là khổ A4-A0 nên quét trên máy quét tự động
• Tài liệu mà chất liệu giấy mỏng, rách nát nên quét trên mặt phẳng để hạn chế hỏng tài liệu và mất thông tin
• Tài liệu dạng quyển hoặc không tháo gáy được nên quét trên máy quét sách A4-A0
• Riêng những tài liệu film ảnh, hộ chiếu nên quét trên máy chuyên dụng.

>>> Tin liên quan: Cách scan tài liệu thành file pdf bằng máy tính, điện thoại chi tiết

Kiểm tra lại nội dung các file sau khi quét

Việc kiểm tra lại thông tin tài liệu sau khi quét là điều thiết thực. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối với những phát sinh sau khi quét mà không đáp ứng nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại.

Bước 3: Tiến hành nhập dữ liệu để số hóa tài liệu 

Có 02 phương án gợi ý để doanh nghiệp có thể áp dụng cho quá trình nhập liệu như sau:

• Nhập liệu tự động: đối với những tài liệu chất lượng cao, hay tài liệu mới, nên áp dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) nhằm thực hiện việc bóc tách thông tin và nhập liệu tự động.
• Nhập liệu thủ công với những tài liệu chất lượng thấp, cũ, khó nhận dạng, có thể rách thì việc nhập tay các dữ và các trường thông tin là giải pháp hỗ trợ tránh việc hư hỏng hoặc mất thông tin.

Sau khi nhập liệu các trường thông tin sẽ được lưu trữ trên cơ sở data hệ thống. Và được liên kết với các file ảnh đã quét ở bước 02. Do đó, văn bản số hóa sẽ bao gồm file ảnh và file chứa các trường thông tin đã nhập liệu .

Bước 4: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu

Tương tự như ở bước 3 Chúng ta cần kiểm tra lại thông tin tài liệu số hóa 2 lần:

• Kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
• Kiểm tra 30% file đầu ra sau khi kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu

Với tiêu chí là kiểm tra nội dung trường nhập liệu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 3. Nhằm trắnh sai sót, và nếu phát hiện sai thì kịp thời điều chỉnh. Phần mềm sẽ cập nhật điều chỉnh gần nhất để dễ dàng theo dõi.

Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ hống dữ liệu sau số hóa

Bước cuối cùng chính là lựa chọn cách lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ,..hoặc tích hợp với các cơ sở data hoặc các hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ khác nếu có nhu cầu.

Chuyển đổi số hóa văn bản là một con đường dài và nhiều thử thách. Hy vọng với những chia sẻ trên CoDX mang đến cho doanh nghiệp thêm nhiều thông tin hữu ích.

2. Một số lưu ý khi triển khai thực hiện số hóa tài liệu hồ sơ doanh nghiệp

Quy trình số hóa tài liệu, hồ sơ sẽ có các yếu tố tác động đến tốc độ và kết quả số hóa bao gồm:

2.1 Mục tiêu số hóa tài liệu

Chú trọng vào mục tiêu khi thực hiện số hóa. Doanh nghiệp cần trả lời một số câu hỏi quan trọng như:

• Số hóa doanh nghiệp để làm gì?
• Lợi ích sau số hóa là gì?

Khi xác định được các mục tiêu, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí tiền bạc và nhân lực. Các mục tiêu rõ ràng nhất có thể xác định là: dễ dàng lưu trữ, dễ dàng chia sẽ, rút ngắn quy trình làm việc…

2.2 Trang thiết bị dùng số hóa

Những thiết bị, phần mềm cần có để thực hiện quy trình số hóa tài liệu thành công:

• Thiết bị phần cứng: Máy quét, máy scan chuyên dụng
• Thiết bị phần mềm: Phần mềm lưu trữ quản lý, hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu, …

2.3 Tài liệu số hóa

Cần chọn lọc các loại tài liệu quan trọng, có thời gian lưu trữ lâu, tài liệu kinh doanh để số hóa trước; Loại bỏ những tài liệu rác, đã hết hạn hoặc không còn giá trị để tiết kiệm thời gian và chi phí số hóa.

2.4 Nhân sự thực hiện

Để tự thực hiện số hóa, đòi hỏi nhân lực cần có kỹ năng công nghệ, am hiểu về các máy móc thiết bị số hóa liên quan như cách dùng máy scan, nhập liệu nhanh, thông thạo các phần mềm lưu trữ quản lý dữ liệu sau số hóa.

2.5 Chi phí triển khai

Chi phí cho việc triển khai thực hiện quy trình số hóa tài liệu khá đắt, đây là điều mà các doanh nghiệp cần nắm rõ. Hiện nay có rất nhiều dịch vụ số hóa trên thị trường, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp thay thế này để giảm mức chi phí xuống thấp nhất.

3. Lưu trữ, quản lý tài liệu sau số hóa an toàn với CoDX Document

CoDX Document là phần mềm chuyên lưu trữ, quản lý tài liệu, hồ sơ, các loại văn bản chuyên dụng trong doanh nghiệp. Với các tính năng chính như:

• Quản lý lưu trữ đa dạng các loại tệp dữ liệu trên 1 hệ thống nền tảng duy nhất
• Tìm kiếm tài liệu và sử dụng nhanh chóng với công nghệ OCR hiện đại
• Quản lý các phiên bản tài liệu chi tiết
• Tính năng phần quyền cá nhân hóa cho từng phòng ban bộ phận

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

• Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
• Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
• Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Hy vọng với 5 bước trong quy trình số hóa tài liệu được CoDX cung cấp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu nhanh chóng với mức chi phí thấp nhất. Xem thêm các thông tin kiến thức liên quan tại chuyên mục quản lý dữ liệu số. Mọi thông tin thắc mắc hoặc cần được tư vấn về giải pháp số hóa, chuyển đổi số, liên hệ ngay CoDX qua thông tin bên dưới.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh