Luật lưu trữ 2011 mới nhất quy định về văn thư [Mới 2024]

Tìm hiểu về Luật lưu trữ 2011 đối với các cơ quan, tổ chức là điều cấp thiết để có thể bảo quản tốt các tài liệu, văn bản, văn thư quan trọng. Luật lưu trữ mới nhất được ban hành giúp tất cả các nhà quản lý có thể thực hiện theo đúng quy định chung. Bài viết dưới đây, CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về luật văn thư lưu trữ mới nhất và các vấn đề liên quan đến công tác văn thư.

1. Luật lưu trữ 2011 còn hiệu lực không? Cập nhật mới nhất 2023

Luật lưu trữ 2011 là văn bản được biên soạn bởi Quốc Hội về hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật được đề ra và vẫn còn hiệu lực đến nay (2023)

Theo nghị định, luật văn thư lưu trữ mới nhất đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phê duyệt và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012 đến nay (2023) vẫn còn hiệu lực. Các quy định trong luật lưu trữ Việt Nam đã giúp đường lối, chính sách nhà nước cải cách theo hướng tốt đẹp và quy chuẩn hơn. Tạo điều kiện quản lý lưu trữ được định hướng, thực tiễn theo chính sách được ban hành.

Vào sáng ngày 19/8/2022, Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội Vụ đã có buổi gặp gỡ các cơ quan báo chí để nhấn mạnh việc xây dựng trên cơ sở sửa đổi luật lưu trữ 2011 trong thời gian tới. Theo đó, Cục đã thực hiện lập hồ sơ đề nghị sửa đổi và báo cáo Thường trực Ủy ban Pháp luật của Quốc Hội.

Bốn chính sách trọng tâm sẽ được đề xuất sửa đổi, trình Quốc Hội xem xét trong kỳ họp thứ sáu, Quốc Hội khóa XV sự kiến diễn ra vào tháng 10/2023. Trình Quốc Hội thông qua vào kỳ hợp thứ bảy, Quốc Hội khóa XV dự kiến diễn ra vào tháng 5/2024. Cụ thể,

• Thứ nhất, thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam: Phân rõ thẩm quyền việc quản lý tài liệu, văn thư phông lưu trữ Quốc Gia Việt Nam giữ các cấp sau: Cơ quan lưu trữ của Đảng và Nhà nước; Giữa trung ương và địa phương; Các ngành Quốc phòng, công an, ngoại giao.
• Thứ 2, chính sách về quản lý tài liệu điện tử đáp ứng được chương trình chuyển đổi số Quốc gia và xây dựng chính phủ điện tử.
• Thứ 3, hoàn thiện và bổ sung các quy định pháp luật về quản lý tài liệu công văn lưu trữ tư.
• Thứ 4, hoàn thiện các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế.

Nguồn thông tin được tham khảo tử bài viết “Luật Lưu trữ (sửa đổi) tập trung vào 4 chính sách” từ Tạp Chí Tổ Chức Nhà Nước

2. Tổng hợp Luật lưu trữ mới nhất về văn thư, hồ sơ

Để nắm rõ các luật lưu trữ mới nhất được ban hành, CoDX đã tổng hợp các Nghị định, Thông tư về quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ và các yếu tố liên quan đến công tác văn thư, bao gồm:

2.1 Các Nghị định về văn thư lưu trữ mới nhất cần nắm rõ

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: Về công tác quản lý văn thư lưu trữ phải thực hiện theo nghị định. Có nêu rõ công tác văn thư được quy định là việc soạn bản, ký ban hành và quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản,… 
• Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của NĐ 110/2004/NĐ-CP. Cụ thể, sửa đổi khoản 2 và khoản Điều 2 về bản gốc văn bản và bản chính văn bản phải hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản.
• Nghị định số 58/2001/NĐ-CP: Về quản lý sử dụng con dấu theo nghị định thể hiện giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức.
• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
• Nghị định số 31/2009/NĐ-CP: Về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2011/NĐ-CP. Các cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu duy nhất và có đăng ký tại cơ quan Công an và sau khi có giấy chứng nhận. 
  

  

2.2 Các Thông tư về luật lưu trữ mới nhất cần nắm rõ

• Thông tư số 09 /2011/TT-BNV: Về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo quy định, thời gian bảo quản được chia thành hai hạn mức là được bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời gian.
• Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Thông tư này nhằm hướng dẫn quản lý các văn bản đi và văn bản đến nằm trong quá trình theo dõi và được giải quyết thuộc cơ quan, tổ chức, cá nhân.
• Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ hồ sơ tài liệu chuyên dụng. Theo đó, thông tư lưu trữ gồm vị trí kho bảo quản, vị trí xử lý tài liệu,…
• Thông tư số 09/2013/TT-BNV: Thông tư này quy định về việc chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
• Thông tư số 04/2013/TT-BNV: Hướng dẫn xây dựng Quy chế quản lý văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
• Thông tư số 16/2014/TT-BNV: Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp. Thông tư nhằm để hướng dẫn nơi lưu trữ tài liệu mang giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Tóm tắt nội dung Luật lưu trữ 2011 về văn thư lưu trữ

Trong nội dung Luật lưu trữ mới nhất số 01/2011/QH13 có trình bày đầy đủ các quy định liên quan về hoạt động lưu trữ văn thư, giúp cho các cơ quan, tổ chức cá nhân có thể tuân thủ quy định đúng với pháp luật. 

Luật lưu trữ 2011 gồm có 7 chương: Quy định chung; Thu thập tài liệu dự trữ; Bảo quản, thông kê và hủy bỏ tài liệu; Sử dụng tài liệu; Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; Sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều khoản thi hành. Các điều luật quy định cụ theo từng mục để dễ dàng nắm bắt nội dung.

Chương 1: Quy định chung

• Các quy định được áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng trách nhiệm và nghĩa vụ của mình về các hoạt động lưu trữ, đào tạo và bồi dưỡng công tác lưu trữ và quản lý.
• Theo Điều 2 chương 1 có giải thích rõ “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”. 
• Các nguyên tắc khi quản lý lưu trữ phải sử dụng tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được quy định nhất quán với nhau.
• Đối với cá nhân được phép đăng ký lưu trữ lịch sử nhưng không được gây ảnh hưởng đến an ninh quốc gia.
• Trong quy định chung cũng có đề cập đến những hành vi nghiêm cấm ảnh hưởng đến công tác lưu trữ như việc làm giả tài liệu, sử dụng trái phép tài liệu gây hại đến uy tín của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

>>> Tham khảo ngay: Quy định về nghị định 23 về chứng thực do Chính phủ ban hành

Chương 2: Thu thập tài liệu lưu trữ

• Việc lập và quản lý hồ sơ tại cơ quan, người được giao có trách nhiệm giải quyết và theo dõi công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
• Công tác thu thập, chỉnh lý nhằm xác định giá trị tài liệu với những tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn sẽ được liệt vào mục lưu trữ lịch sử.
• Thời hạn nộp lưu trữ tài liệu trong lưu trữ cơ quan được quy định thời gian không quá 2 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
• Dựa trên Điều 13 chương 2, để có thể quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo các yếu tố bảo mật, chính xác, mang tính nhất quán. 

Chương 3: Bảo quản thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị

• Để công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu được hiệu quả, các cơ quan tổ chức có trách xây dựng và bố trí kho lưu trữ riêng. Trong trường hợp cá cơ quan, tổ chức chưa đủ điều kiện lưu trữ hồ sơ tài liệu có thể trả chi phí để được lưu trữ lịch sử.
• Việc hủy tài liệu khi đã hết giá trị do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, căn cứ vào ý kiến thẩm định giá trị tài liệu để kiểm tra.

Chương 4: Sử dụng tài liệu lưu trữ

• Các cơ quan, tổ chức có quyền được sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác và nhu cầu sử dụng hợp lý.
• Khi sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu được thuận lợi. 

Chương 5: Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ

• Việc đào tạo và bồi dưỡng nằm trong quy định Luật lưu trữ 2011, nhằm tạo điều kiện giúp các cá nhân có trình độ công tác lưu trữ chuyên môn
• Cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân khi đảm bảo có lai lịch rõ ràng, mang quốc tịch Việt Nam. Và đã đạt tiêu chuẩn tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ được tổ chức bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Chương 6: Quản lý về lưu trữ

• Trách nhiệm công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu do Chính phủ thống nhất.
• Kinh phí của công tác quản lý lưu trữ của cơ quan, tổ chức nhà nước được phân bổ trong dự toán mỗi năm và được sử dụng nhằm mục đích phục vụ cho công tác lưu trữ.
• Hợp tác quốc tế và lưu trữ dựa trên tinh thần tự do, tôn trọng, độc lập, bình đẳng đôi bên hợp tác phát triển, đều có lợi.

Chương 7: Điều khoản thi hành

• Luật lưu trữ 2011 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua và có hiệu lệnh từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
• Các quy định trong Luật này do Chính phủ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định các điều, khoản được giao.

Nội dung tóm tắt dựa trên Luật lưu trữ do Quốc Hội ban hành theo số 01/2011/QH13 được tham khảo tại Bộ Công Thương Việt Nam. Giúp bạn hiểu rõ về các quy định và Điều, khoản cần thực hiện theo đúng pháp lý.

TẢI XEM NGAY VĂN BẢN LUẬT LƯU TRỮ 2011 CHI TIẾT

3. Hiện trạng và thách thức trong việc áp dụng Luật văn thư lưu trữ 2011 của doanh nghiệp

Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo luật lưu trữ mới nhất đối với các doanh nghiệp là một vấn đề cấp thiết. Khi có quá nhiều tài liệu cần phải bảo quản và không thể kiểm soát được hết tất cả. Đây cũng là vấn nạn chung với hầu hết các tổ chức. Vậy giải pháp nào có thể giúp doanh nghiệp giải quyết điều đó?

Tình trạng hiện tại quản lý văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Có thể thấy, luật văn thư lưu trữ mới nhất khiến việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các doanh nghiệp còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Đây còn là tình trạng chung của mọi doanh nghiệp đang gặp phải.

Nhìn chung nhiều tổ chức, doanh nghiệp đang gặp tình hình khó khăn trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thu thập và giữ gìn các tài liệu. Lý do là kho lưu trữ của các tổ chức chưa đáp ứng được lượng tài liệu quá lớn, các hồ sơ đọng lại, rời lạc từ các năm trước. 

Một phần cũng do trình độ chuyên môn của người quản lý chưa được đào tạo tốt, nên khi thực hiện quản lý không thể xử lý tốt về quy định Luật lưu trữ 2011 được ban hành.

Bên cạnh đó, việc phân loại tài liệu cũng gây cản trở ít nhiều đến công tác lưu trữ văn thư. Lý do là vì quy trình nhiều bước phức tạp, rắc rối, tốn thời gian ảnh hưởng đến việc sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các tài liệu quan trọng.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu các loại mô hình dữ liệu phổ biển nhất hiện nay

Những thách thức trong công tác quản lý văn thư lưu trữ

• Về mặt chính trị – pháp luật: Theo nghị định trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu yêu cầu các doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ bảo quản, giữ gìn các tài liệu có giá trị theo chỉ thị được nhà nước ban hành. Việc này ảnh hưởng đến trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp. 
• Về mặt kinh tế: Việc lưu trữ hồ sơ có thể chiếm 1 phần ngân sách của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến hoạch định phát triển tổ chức phải hạn chế. Khi đảm bảo được tài chính của doanh nghiệp thì việc lưu trữ sẽ trở nên dễ dàng, hiệu quả.
• Về mặt xã hội: Sự thay đổi nhanh chóng làm cho việc lưu trữ phải đổi mới không ngừng. Vì vậy các tổ chức phải thích nghi với sự phát triển đó của xã hội. Điều đó có thể giúp doanh nghiệp công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tốt hơn.

4. Giải pháp giúp công tác lưu trữ chuẩn Luật văn thư lưu trữ 2011 mới nhất

Để giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý văn thư chuẩn luật lưu trữ 2011 mới nhất, một số giải pháp được đưa ra nhằm nâng cao, giúp đỡ trong quản lý doanh nghiệp được hiệu quả như:

Đầu tư ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý văn bản: Hiện này nhiều phần mềm hỗ trợ trong công tác quản lý lưu trữ văn thư. Trong đó, CoDX Dispatch được đánh giá là một trong những giải pháp tối ưu, giúp cho quy trình lưu trữ văn thư được rút giảm so với trước kia. 

• Tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu giữa người cung cấp và người sử dụng được nhanh chóng, có thể tương tác, phản hồi với nhau. 
• Quản lý các công văn đến và công văn đi dễ dàng, linh hoạt.
• Giúp phân loại từng tính chất công văn và kịp thời truyền đến các bộ phận liên quan. 
• Không gian lưu trữ không giới giạn giúp doanh nghiệp đỡ phải lo về vấn đề này.
• Chi phí duy trì phù hợp với mọi doanh nghiệp

>> Xem ngay giải pháp:

• Quy trình quản lý văn bản đi chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
• Cách quản lý văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV

Tạo chính sách và quy trình lưu trữ hồ sơ mới: Nên thiết lập một chính sách quy định về lưu trữ văn thư sẽ giúp cho năng suất công tác quản lý đạt được kết quả tích cực. Bên cạnh đó, có thể đảm bảo việc lưu trữ tài liệu vẫn còn nguyên vẹn giá trị, thuận lợi cho việc thu thập, quản lý và tuân thủ các quy định pháp luật ban hành.

>>> Tìm hiểu thêm về Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp

5. Một số câu hỏi thường gặp

• Tại sao có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lưu trữ văn thư?

Luật văn thư lưu trữ mới nhất có hiệu lực từ ngày 01/07/2012 tuy nhiên nhiều doanh nghiệp còn gặp nhiều mặt hạn chế như việc đầu tư vào các phần mềm công nghệ và trình độ chuyên môn chưa đáp ứng được yêu cầu đưa ra. Điều này chính là nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp đối diện với tình trạng khó khăn trong công tác lưu trữ văn thư.

• Vai trò của công tác lưu trữ văn thư với doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Việc lưu trữ văn thư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp:

Bảo quản nhiều thông tin quan trọng ảnh hưởng đến tổ chức

Lưu trữ những tài liệu về công việc phải xử lý hàng ngày

Liên quan đến trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp

CoDX hy vọng với bài viết này sẽ giúp cho các doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể nắm bắt được thông tin về luật lưu trữ 2011 mới nhất và các thông tin cập nhật mới nhất trong công tác quản lý văn thư lưu trữ. Phần mềm Quản lý công văn CoDX – Giải pháp lưu trữ công văn, văn bản với kho dữ liệu cực lớn và giải quyết hồ sơ theo một quy trình chuyên nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn

>> Xem thêm các quy định liên quan:

• Thông tư 01 về thể thức văn bản còn hiệu lực không
• Nghị định 23 về chứng thực và các điểm mới
• Phần mềm quản lý thư mục tài liệu chuyên nghiệp