Phần mềm quản lý văn bản VNPT có tính năng gì?

Phần mềm quản lý văn bản VNPT là giải pháp phổ biến giúp doanh nghiệp quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu và xây dựng mạng lưới thông tin nội bộ. Vậy cụ thể các tính năng của phần mềm quản lý văn bản iOffice từ VNPT là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu về phần mềm VNPT iOffice qua bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Quy chế công tác văn thư lưu trữ theo TT 01/2020
• Cách trình bày văn bản theo Nghị định 30
• Thể thức văn bản theo thông tư 01/2020 đã chính thức bãi bỏ

1. Giới thiệu chung về phần mềm quản lý văn bản VNPT

Phần mềm quản lý văn bản VNPT hay chính là VNPT iOffice, là hệ thống quản lý văn bản điện tử được phát triển từ công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm này là công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp, cơ quan nhà nước thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn các công việc như: 

• Xây dựng mục tiêu văn phòng điện tử, không chỉ có giấy tờ 
• Quản lý văn bản, công văn 
• Quản lý hồ sơ, tài liệu
• Xây dựng, trao đổi lịch làm việc nội bộ 

2. Phần mềm quản lý văn bản VNPT giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì?

Phần mềm quản lý văn bản iOffice của VNPT có nhiều tính năng, trong đó tính năng chính bao gồm: 

• Tính năng quản lý điều hành văn bản
• Quản lý lưu trữ văn bản 
• Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp 

2.1 Quản lý điều hành văn bản

Tính năng đầu tiên của phần mềm VNPT iOffice là quản lý điều hành văn bản. Phần mềm quản lý văn bản này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ các văn bản, tài liệu nội bộ, văn bản đi đến và các văn bản trình ký. Các cấp lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng trực tiếp quản lý, điều hành các văn bản, công việc qua mạng Internet, Lan trong cơ quan. 

Một số lợi ích đi kèm trong việc quản lý, điều hành công việc, tài liệu của phần mềm này: 

• Giao việc: Quản lý có thể phân công, giao việc cho nhân viên theo các đầu mục văn bản có trên phần mềm quản lý văn bản VNPT. Đồng thời, quản lý cũng nắm bắt được quy trình xử lý văn bản, tiến độ công việc. 
• Đăng ký họp, xe: Nhân sự có thể dễ dàng quản lý danh sách, thông tin đăng ký về phòng họp, xe đưa đón của cơ quan. 
• Lập báo cáo, kế hoạch: Phần mềm hỗ trợ lập báo cáo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổng hợp về các văn bản, công việc đang và đã hoàn thành. Bên cạnh đó, kế hoạch công việc theo tuần, tháng và quý cũng có thể được xây dựng trên phần mềm này. 

2.2 Quản lý lưu trữ

Tính năng này của phần mềm quản lý văn bản iOffice giúp cơ quan trong những công việc như: 

• Quản lý hồ sơ của công việc: Lưu trữ, sắp xếp tất cả hệ thống hồ sơ, tài liệu của cơ quan trên phần mềm. Kết hợp với các tính năng nhỏ như tìm kiếm, cập nhật, phân quyền,… để thuận tiện hơn trong việc quản lý. 
• Quản lý kho lưu trữ chung: Phần mềm cho phép có quan lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến công việc, lập thành một kho lưu trữ điện tử với tính năng quản lý giống như quản lý hồ sơ văn bản nhỏ lẻ. 

2.3 Truyền thông nội bộ

Phần mềm VNPT iOffice còn hỗ trợ quản lý các thông báo nội bộ, nhằm giúp việc đưa thông tin nội bộ đến các phòng ban trong doanh nghiệp, cơ quan được nhanh chóng, thuận tiện. Cụ thể tính năng này như sau: 

• Lập trang thông tin nội bộ của cơ quan: Thành lập chuyên trang để đăng tải thông tin, tin tức mới với nhiều chuyên mục khác nhau
• Thông báo nội bộ: Gửi thông báo nội bộ của từng phòng ban trên phần mềm quản lý văn bản VNPT
• Trao đổi thông tin: Cho phép nhân sự, cán bộ công chức trao đổi thông tin, công việc ngay trên phần mềm 

3. Chi phí thuê phần mềm có đắt không?

Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản iOffice có nhiều phiên bản khác nhau. Giá sử dụng, đăng ký phần mềm của các phiên bản phụ thuộc vào số lượng nhân sự của doanh nghiệp, cơ quan: 

• VNPT-iOffice: 21.000 VNĐ/Người 
• VNPT-iOffice 2.1 (11-20 người dùng): 680.000 VNĐ/tháng 
• VNPT-iOffice 2.2 (21-30 người): 960.000 VNĐ/tháng
• VNPT-iOffice 2.3 (31-40 người): 1.240.0000 VNĐ/tháng 
• VNPT-iOffice 2.4 (41-50 người dùng): 1.500.000 VNĐ/tháng 

Giá này của phần mềm VNPT cùng mức giá với các phần mềm quản lý văn bản khác trên thị trường. Cụ thể: 

• CoDX Document – Quản lý tài liệu: 25.000 đồng/tháng/người
• CoDX Dispatch – Quản lý công văn: 35.000 đồng/tháng/người 
• DocEye – Quản lý lưu trữ công văn: 3 gói từ 10-35 triệu/năm 
• CloudOffice – Quản lý văn phòng: từ 80.000 đến 120.000 đồng/tháng/người

4. Giải pháp thay thế hiệu quả cho phần mềm văn bản VNPT

Một giải pháp khác thay thế cho phần mềm VNPT iOffice mà doanh nghiệp, cơ quan có thể cân nhắc là phần mềm CoDX Dispatch. 

CoDX Dispatch là phần mềm quản lý công văn, tài liệu với quy trình đồng bộ trên các thiết bị điện tử. Với CoDX Dispatch, các văn bản được quản lý tiết kiệm đến 80% thời gian, công sức của cán bộ công viên chức.  

Một số tính năng của CoDX Dispatch trong quản lý văn bản: 

• Lưu trữ tập trung tất cả các văn bản trên nền tảng đám mây, mạng Internet với dung lượng lớn
• Hỗ trợ tìm kiếm văn bản nhanh chóng, chính xác nhờ tính năng tìm kiếm chuyên sâu
• Cho phép thiết lập, theo dõi quy trình xử lý từng loại công văn đến và đi. Nhờ đó, ban lãnh đạo và nhân sự phụ trách có thể kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý văn bản. 

Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:

• Quy trình được thiết lập rõ ràng - chuyên nghiệp: Quy trình xử lý văn bản điện tử được số hóa 100% trên hệ thống quản lý văn bản này. Bao gồm: Tiếp nhận >>> Chuyển giao >>> Xử lý >>> Cập nhật. Hay Tải lên >>> Trình duyệt văn bản >> Cấp số, ban hành.
• Tích hợp tích năng giao việc - trình ký công văn: Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn, kết hợp trình ký, phê duyệt hoạt động xử lý văn bản nhận.
• Tính năng thông báo tự động: Cho phép thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, truy vết chính xác lịch sử tương tác với văn bản cụ thể.
• Tìm kiếm văn bản nhanh chóng - chính xác: Sử dụng công nghệ OCR tìm kiếm trong nội dung tệp giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
• Tổ chức lưu trữ nhiều định dạng file văn bản: Hệ thống tổ chức lưu trữ và quản lý linh hoạt với nhiều tính năng cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau, lưu trữ quản lý trên một nền tảng duy nhất, có lưu trữ kho vật lý. Và, phân quyền chi tiết cho từng cá nhân user.
• Báo cáo trực quan: Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu như số lượng văn bản điện tử đi đến, thời gian, số văn bản, trạng thái xử lý, thông tin bộ phận thực hiện liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị.

Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?

• Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
• Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.

Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.

Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những nội dung về phần mềm quản lý văn bản VNPT. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp, cơ quan đã nắm được thông tin cơ bản về phần mềm quản lý văn bản iOffice và có những cân nhắc riêng trong quá trình lựa chọn phần mềm để số hóa văn bản. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh