Cách ghi số công văn đi, đến chuẩn đúng luật định

Đối với công tác văn thư, việc trình bày nội dung phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, trong văn bản vẫn còn một số thành phần chính quan trọng mà người thực hiện ít khi quan tâm đến. Đặc biệt là số hiệu của văn bản và cách ghi số công văn đi, đến như thế nào mới đúng chuẩn? Hãy cùng với CoDX đi tìm hiểu dưới bài viết sau đây.

Chủ đề liên quan:

• Cách ghi số và ký hiệu văn bản chuẩn theo Luật hiện hành
• Ký hiệu văn bản mật, tuyệt mật, tối mật theo quy định
• Quản lý văn bản điện tử chuẩn theo Thông tư 01/2019/TT-BNV
• Tiêu chuẩn kho lưu trữ tài liệu văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Tại sao cách đánh số công văn đi và đến đúng chuẩn lại quan trọng?

Theo thể thức của Thông tư 01 của Chính phủ, Số công văn là một trong những thành phần cấu thành văn bản ban hành. Nên cách ghi số công văn đi và đến đúng sẽ giúp cho việc phân loại được dễ dàng nắm bắt thông tin. 

Song song đó, số hiệu văn bản còn thể hiện thứ tự và trình tự thời gian đăng ký của văn bản khi được ban hành. Cách ghi số công văn đi, đến đúng chuẩn không chỉ giúp thực hiện trách nhiệm của pháp luật, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác văn thư. 

Tuy số công văn là thành phần ngắn trong văn bản nhưng được nhiều người trong chuyên môn công tác văn thư chú trọng đến. Đó là lý do nên trình bày cách đánh số công văn đi và đến phải chuẩn theo pháp luật. 

2. Quy định về cách ghi số công văn đi, đến theo nghị định 30

Nhằm nhất quán cách ghi số công văn đi và đến, Chính phủ ban hành nghị định mới về công tác văn thư của Nghị định 30 theo số 30/2020/NĐ-CP. Trong nghị định có trình bày rõ ràng các quy định áp dụng với các cơ quan, tổ chức để thi hành công tác.

Cũng theo nghị định 30, Số công văn được đăng ký tại văn thư cơ quan nhất định hoặc được ủy quyền theo đúng pháp luật. Khi đăng ký Số phải đảm bảo các thông tin quan trọng và có sự đồng nhất của văn bản giấy và văn bản điện tử.

Mỗi công văn đến và đi đều được cấp thông số riêng của từng cơ quan, tổ chức đó. Số công văn, văn bản được cấp bởi người đứng đầu hoặc người có thẩm quyền tại cơ quan trong ngành theo chỉ thị của pháp luật. 

2.1 Cách trình bày số công văn chuẩn

Trong văn bản, vị trí của Số công văn được trình bày dưới tên cơ quan quản lý (nếu có) và tên cơ quan ban hành công văn. Cách ghi số công văn đi, đến được trình bày bằng chữ số Ả Rập – được sử dụng thể hiện chữ số hầu hết trong nhiều lĩnh vực. 

Theo đó cách trình bày số của công văn đúng với pháp luật cần tuân thủ như sau:

• Từ “Số” phải được ghi cỡ chữ 13, in thường và kiểu chữ đứng. 
• Các số hiệu được thể hiện sau từ “Số” và dấu hai chấm (:). 
• Trước các số nhỏ hơn 10 phải có thêm số 0 để nhận dạng rõ với các số khác. 
• Giữa các cụm số có sự ngăn cách bởi dấu gạch chéo (/), không cách khoảng, giúp phân rõ giữa số thứ tự và trình tự thời gian đã đăng ký.

2.2  Cách cấp số và thời gian ban hành công văn, văn bản

Việc cấp số và thời gian ban hành công văn hoặc văn bản được thực hiện tại các điểm được quy định của pháp luật. Các cơ quan được ủy quyền phải có nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện bổn phận của mình.

Đối với cách cấp số và thời gian ban hành được cấp theo số thứ tự và trình tự thời gian của cơ quan đó ban hành công văn, văn bản được tính từ ngày 01 tháng 1 đến hết ngày 31/12 hàng năm. 

Khi cấp số và thời gian trong công văn, văn bản chỉ được thể hiện trong một năm và chỉ được sử dụng duy một lần khi được ban hành. Đặc biệt với văn bản giấy được cấp số công văn khi có chữ ký người có quyền hạn quy định. Riêng văn bản điện tử sẽ do tính năng tự động của Hệ thống cấp số và thời gian ban hành.

>>> Cần biết:

• Văn bản trả lời công văn soạn thảo như thế nào?
• Mẫu văn bản hành chính thông dụng của doanh nghiệp, nhà nước, …
• Mẫu văn bản thông báo chuẩn theo Luật định

3. Các bước thực hiện cách ghi số công văn đi, đến đúng chuẩn

Hầu hết mọi công tác văn thư đều bắt buộc được thực hiện theo đúng quy trình. Trình tự thực hiện cách ghi số công văn đi, đến đúng chuẩn pháp luật được diễn ra như sau:

Đối với cách ghi số công văn đi:

• Cấp số và thời gian cho văn bản ban hành: Như trình bày ở trên, việc cấp số và thời gian sẽ do người có thẩm quyền thực hiện. 
• Đăng ký số văn bản đi: Khi đăng ký số công văn, văn bản phải xác nhận đảm bảo các thông tin và nội dung quan trọng của văn bản đi. Đăng ký văn bản có thể thực hiện theo hai hình thức là đăng ký văn bản bằng sổ và đăng ký bằng Hệ thống cơ quan.
• Nhân bản, đóng dấu văn bản ban hành: Với các văn bản giấy được nhân bản và đóng dấu. Sau đó thực hiện đóng dấu chỉ mật độ của văn bản ban hành, còn văn bản điện tử sẽ được thực hiện bằng chữ ký số.
• Phát hành và theo dõi: Sau khi hoàn thành việc đăng ký, văn bản sẽ được gửi đi ngay sau đó. Đáng chú ý khi văn bản được phát hành có sai sót, có thể thay thế bằng văn bản khác tương đương.
• Lưu văn bản đi: Văn bản gốc được lưu trữ tại Văn thư cơ quan theo đúng quy định về lưu trữ hồ sơ, được sắp xếp và đóng dấu sau khi phát hành văn bản.

Đối với cách ghi số công văn đến:

• Tiếp nhận văn bản đến: Mọi văn bản được gửi đến, người nhận có nhiệm vụ kiểm tra và chuyển giao đến các bộ phận liên quan. Ngoại trừ các trường hợp gửi đến chỉ đích danh, người nhận không tự ý kiểm tra nội dung bên trong.
• Đăng ký văn bản đến: Phải đảm bảo các nội dung rõ ràng và đầy đủ thông tin chính xác. Các văn bản đến không thực hiện đăng ký tại Văn thư cơ quan sẽ không chịu trách nhiệm.
• Trình, chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến sau khi nhận sẽ được trình và kiểm tra trong ngày trước khi bàn giao đến đơn vị chịu trách nhiệm.
• Giải quyết và theo dõi: Ngay sau khi tiếp nhận văn bản đến, người có trách nhiệm theo dõi và giải quyết các vấn đề liên quan do người đứng đầu phụ trách. 

>>> Xem giải pháp: Phần mềm quản lý văn bản điều hành đi đến hiệu quả

4. Hướng dẫn lập file theo dõi số công văn đi đến bằng excel

Để có thể quản lý và theo dõi cách ghi số công văn đi và đến có thể được dễ dàng, tiện lợi. Bạn có thể tham khảo áp dụng cách quản lý số công văn đi đến bằng excel như dưới đây:

Bước 1: Thiết lập cơ chế quản lý công văn theo từng loại

Đầu tiên, cần xác định tính chất văn bản để tiện cho việc phân loại. Có thể phân thành công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ để tiến hành sắp xếp. Sau khi được đăng ký số tại Văn thư cơ quan và nhập vào sổ, người thực hiện có thể tiến hành phân loại. Cuối cùng là đưa số văn bản đó vào hệ thống file Excel.

Bước 2: Quản lý số văn bản dựa trên phân loại tình trạng 

Trong bước này, người thực hiện phải biết phân loại trường thông tin của các công văn được gửi đến và đi trong ngày. Bạn có thể xác định trường thông tin số công văn đi đến bằng excel theo danh mục văn bản, ví dụ như: 

• Mục văn bản: Các văn bản báo cáo, văn bản hợp đồng, công văn, nghị định,…
• Trạng thái thực hiện: Đang thực hiện, Chờ được thực hiện, Đã được thực hiện,…
• Mã ký tự, số hiệu văn bản: Đây là nội dung được ghi dưới tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hành.
• Bộ phận chịu trách nhiệm: Là các đơn vị tồn tại trong tổ chức, có thể là bộ phận nhân sự, chăm sóc khách hàng,…

Bước 3: Hình thành sổ quản lý thông tin số công văn đi đến bằng Excel 

Nhằm để giúp hỗ trợ quy trình quản lý văn bản đi và đến có hệ thống trên Excel, người thực hiện nên lập thành nhiều trang Sheet phù hợp với nội dung để nhập vào mỗi khi có nhu cầu. Việc phân loại nhiều trang Sheet như vậy sẽ giúp cho quản lý đỡ rắc rối và phức tạp. Song cũng có thể dễ dàng xem các cột dữ liệu lưu trữ trong đó. 

Bước 4: Cài đặt hàm số tính toán thông minh cho dữ liệu 

Mỗi dữ liệu sẽ có các phương thức tính toán khác nhau, cần các công thức tính phù hợp với từng cột như liệu như vậy. Cài đặt sẵn công thức tính cho dữ liệu sẽ giúp cho cách đánh số công văn đi và đến được trở nên nhanh gọn hơn.

 5. Một số câu hỏi thường gặp

• Thực hiện cách ghi số công văn đi dựa trên công văn nào?

Mọi cách ghi số công văn đến hoặc cách ghi công văn đi đều được dựa trên Thông tư 01 của Chính phủ về thể thức trình bày văn bản.

• Cách ghi số công văn đến bị sai sót phải làm như nào?

Khi phát hiện số của công văn có sai sót cần báo ngay đến người chịu trách nhiệm để được xử lý và giải quyết kịp thời.

Để biết cách ghi số công văn đi và đánh giá cách ghi công văn đến đã phù hợp hay chưa? Nội dung bài viết trên CoDX sẽ giúp bạn điều chỉnh và chú ý đến các quy định về cấp số cho văn bản đi hoặc đến theo chuẩn pháp luật. CoDX hy vọng có thể đồng hành cùng doanh nghiệp tìm hiểu nhiều hơn về các quy định, kiến thức, thông tin bổ ích mỗi ngày.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn

Có thể bạn muốn biết:

• Nghị định 23 về chứng thực có điểm nào mới?
• Các loại tài liệu lưu hành nội bộ thông dụng nhất hiện nay
• Quy trình kiểm soát tài liệu chuẩn luật
• Quy trình quản lý hồ sơ chuẩn hiệu quả