Tải mẫu biên bản bàn giao tài liệu MIỄN PHÍ mới nhất 2024

Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu ghi nhận việc bàn giao một công việc hay một vấn đề nào đó một cách kỹ lưỡng và rõ ràng. Đây chính là những minh chứng pháp lý của doanh nghiệp trong những trường hợp tranh chấp không đáng có. Tải ngay những văn bản miễn phí này tại CoDX nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hợp lý

Tải ngay File excel quản lý hồ sơ miễn phí

Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ đúng quy định

1. Tải mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu chi tiết

Có 2 mẫu biên bản bàn giao hồ sơ thường thấy mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc

Mẫu 1: Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu

Đây là một mẫu biên bản bàn giao hồ sơ được thiết kế để đảm bảo việc trao đổi thông tin cũng như tài liệu được diễn ra hiệu quả và đúng thủ tục pháp lý.

Mẫu bàn giao công việc cần có đủ thông tin của bên giao cũng như bên nhận như:

Có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, ngày tháng năm bàn giao tài liệu
Họ tên, chức vụ và trụ sở làm việc
Khung nội dung chi tiết tài liệu cần bàn giao (đầy đủ số lượng và cột ghi chú)

Bên cạnh đó, các thông tin chi tiết về nội dung bàn giao cũng phải ghi lại một cách rõ ràng trong văn bản này.

Mẫu 2: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc

Với mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc, cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

Quốc hiệu, Tiêu ngữ
Ngày tháng bàn giao cùng tên công ty
Đại diện phòng ban liên quan: tên, chức vụ, phòng ban
Họ tên người bàn giao
Bảng bàn giao tài liệu và công việc bao gồm: Nội dung, người nhận, kết luận
Phần thông tin xác nhận

Ký tên

Dưới đây là một mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc, hỗ trợ việc ghi nhận chi tiết, minh bạch quá trình chuyển giao thông tin và nhiệm vụ làm việc giữa các bên.

Mẫu biên bản bàn giao tài liệu công việc

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

2. Soạn thảo mẫu biên bản bàn giao tài liệu như thế nào?

Để có một biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, cần phải lưu ý những điểm sau đây:

Đảm bảo ghi chính xác và rõ ràng về địa điểm bàn giao cùng như thời điểm tạo biên bản.
Liệt kê đầy đủ thông tin cá nhân của cả bên giao và bên nhận.
Đối với các tài sản, cần đề cập đầy đủ thông tin quan trọng như tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng hiện tại, giá trị, vv.
Đưa ra các điều khoản, trách nhiệm liên quan đến tài sản và các cam kết từ cả hai bên.
Đảm bảo có đầy đủ chữ ký xác nhận từ bên giao và bên nhận; nếu cần, có thể bổ sung thêm chữ ký của nhân chứng.

>>> Có thể cần cho bạn: 3 Cách lưu văn bản trong word đơn giản nhanh nhất

3. Điểm lưu ý khi viết biên bản bàn giao hồ sơ

Việc làm biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu mang ý nghĩa pháp lý quan trọng, do đó cần phải chú ý cẩn trọng trong từng chi tiết giấy tờ:

Đảm bảo thông tin chính xác và minh bạch: Biên bản bàn giao có khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả bên giao và bên nhận trước pháp luật. Do đó, thông tin về thời gian, địa điểm của quá trình bàn giao và việc lập biên bản, cũng như các thông tin cá nhân, liên hệ giữa hai bên cần được ghi chính xác. Nội dung bàn giao cần được trình bày rõ ràng, tránh sự mập mờ không cần thiết
Mô tả chi tiết và cụ thể về nội dung bàn giao: Ghi chép đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu về các thông tin quan trọng liên quan đến hồ sơ, tài liệu cũng như tài sản được bàn giao. Việc thể hiện chi tiết trong biên bản sẽ giúp tránh khỏi các xung đột và vấn đề phát sinh liên quan đến trách nhiệm khi có tình huống bất ngờ.

Điểm lưu ý khi viết biên bản bàn giao — Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao tài liệu

Định rõ cam kết và trách nhiệm của từng bên: Bên giao và bên nhận đều phải chịu trách nhiệm về việc quản lý hồ sơ công việc, tài liệu và tài sản được bàn giao. Để đảm bảo tính pháp lý, cần nêu rõ cam kết và trách nhiệm của mỗi bên trong biên bản bàn giao. Việc làm rõ này sẽ giúp tăng sự uy tín của biên bản khi phải giải quyết tranh chấp hay tiến hành kiện tụng.
Xác nhận chữ ký và số lượng biên bản: Khi hoàn tất, cả hai bên cần ký xác nhận trực tiếp trên từng bản của biên bản bàn giao. Đồng thời, cần xác định rõ số lượng biên bản để tránh hiểu nhầm hay tranh cãi về việc này.

Tin liên quan:

Xem thêm để biết kho lưu trữ là gì

Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn quy định ISO 9001

Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử với hệ thống chuyên nghiệp

4. Giải pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CoDX Document là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay.

Thông tin phần mềm:

🔰Tên phần mềm	CoDX Document
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Miễn phí	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin quan trọng về biên bản bàn giao hồ tài liệu cũng như một số mẫu tải về. Sử dụng những mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu trong công việc sẽ tăng sự uy tín và đảm bảo vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp. Theo dõi ngay CoDX để có thêm những mẫu văn bản khác nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: