Dữ liệu phi cấu trúc là gì? Dùng làm gì? Quản lý như thế nào?

Cùng sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, dữ liệu giờ đây không chỉ có cấu trúc nhất định như số liệu trên bảng biểu mà còn được thể hiện theo dạng phi cấu trúc. Vậy dữ liệu phi cấu trúc thực sự là gì, có ứng dụng gì? Doanh nghiệp có thể quản lý loại dữ liệu này như thế nào? Hãy cùng trả lời các câu hỏi ấy với CoDX qua bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

Cơ sở dữ liệu quan hệ là gì?

Data lake là gì – So sánh với data warehouse

1. Hiểu dữ liệu phi cấu trúc là gì?

1.1 Khái niệm

Dữ liệu phi cấu trúc là những dữ liệu không tuân theo một cấu trúc hay mô hình cụ thể. Vì vậy, khi tiến hành khai thác loại dữ liệu này, chúng ta không thể sử dụng những công nghệ truyền thống để truy vấn. Tuy là biểu hiện của sự phát triển trong dữ liệu lớn Big data song dữ liệu phi cấu trúc lại gây nhiều khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ.

1.2 Đặc điểm của dữ liệu phi cấu trúc

Các đặc điểm của dữ liệu không theo cấu trúc nhất định ta có thể thấy là:

Không có mô hình dữ liệu và không có cấu trúc dễ nhận biết
Không thể lưu trữ dưới dạng các hình thức biểu diễn dữ liệu như bảng biểu, sơ đồ trong cơ sở dữ liệu
Không theo bất kỳ dạng hay trình tự nào cụ thể
Không tuân theo các ngữ nghĩa hay quy tắc trình bày dữ liệu nào
Không thể sử dụng với các chương trình máy tính một cách dễ dàng và nhanh chóng

dữ liệu phi cấu trúc — Dữ liệu phi cấu trúc là những dữ liệu không thể được mô tả qua mô hình xác định

1.3 Ví dụ liên quan

Thực tế, dữ liệu không cấu trúc xuất hiện nhiều trong đời sống của con người hiện nay. Một số ví dụ cụ thể về loại dữ liệu này là:

Văn bản phi cấu trúc: tài liệu word, powerpoint,…; các phản hồi email, khảo sát; bài đăng mạng xã hội, blog,…
Hình ảnh, âm thanh, video với tệp jpg, mp3, mp4,…
Loại dữ liệu phi cấu trúc đang phát triển mạnh mẽ: tệp nhật ký trên các website, máy chủ, các ứng dụng trên thiết bị di động,…

2. Dữ liệu phi cấu trúc quản lý như thế nào hiệu quả?

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý hiệu quả nguồn dữ liệu không cấu trúc này chắc chắn sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy các bước để thực hiện quản lý loại dữ liệu này là gì? Cùng tìm hiểu 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Số hóa và lưu trữ dữ liệu tập trung

Đầu tiên, thay vì phân tán dữ liệu ở các file cá nhân, doanh nghiệp cần số hóa và lưu trữ dữ liệu tập trung. Nơi lưu trữ có thể là lưu trữ đám mây (lưu trữ Cloud) hoặc máy chủ của tổ chức, công ty.

Doanh nghiệp nên đầu tư vào các mô hình hay các giải pháp lưu trữ dữ liệu hoặc phần mềm có công cụ lưu trữ dữ liệu thống nhất. Nhờ các phần mềm này, hệ thống dữ liệu phi cấu trúc sẽ được hỗ trợ bảo trì và làm sạch, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí quản lý, đầu tư.

Giải pháp lưu trữ:

5 Phần mềm lưu trữ dữ liệu miễn phí 2023
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tối ưu

Bước 2: Tổ chức, sắp xếp và quản lý dữ liệu

Sau khi đã số hóa và xác định không gian lưu trữ tập trung cho dữ liệu phi cấu trúc, doanh nghiệp cần tiếp tục tiến hành sắp xếp lại các dữ liệu đang có. Việc sắp xếp, tổ chức phân loại sẽ giúp hệ thống dữ liệu hoạt động có quy tắc, thuận tiện cho các công việc tìm kiếm, chọn lọc sau này.

Nhân sự đảm nhiệm có thể thực hiện phân loại dữ liệu không có cấu trúc theo các tiêu chí:

Theo đối tượng sử dụng: Phân loại tài liệu của từng phòng ban trong công ty
Theo đối tượng tiếp nhận: Tài liệu nội bộ và tài liệu quan hệ với khách hàng, đối tác
Theo trình tự thời gian của dữ liệu
Theo các nhóm sản phẩm công ty đang triển khai
Theo tính chất dữ liệu: Dữ liệu của tập thể hay của cá nhân,…

Bên cạnh việc sắp xếp theo tiêu chí thống nhất, bộ phận quản lý dữ liệu cần chuẩn hóa cách đặt tên tệp cho toàn bộ doanh nghiệp. Đồng thời, các định dạng file khác nhau cũng phải có chính sách phân loại để quản lý riêng.

Bước 3: Phân quyền dữ liệu

Bước 3 là bước tiến hành phân quyền quản lý cho các dữ liệu không tuân theo cấu trúc của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm sử dụng, quản lý dữ liệu của từng nhân sự thuộc các cấp khác nhau. Việc có chính sách phân quyền truy cập hợp lý sẽ giúp dữ liệu được quản lý chặt chẽ và minh bạch hơn.

Bước 4: Lưu trữ, sử dụng

Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu phi cấu trúc luôn sẵn sàng trong kho lưu trữ. Để làm được điều này, bộ phận quản lý nên ban hành các chính sách, quy định về việc lưu trữ tài liệu, văn bản,… lên trên hệ thống dữ liệu ngay sau khi hoàn thành công việc. Đồng thời, để ngăn ngừa các trường hợp mất, rò rỉ thông tin nội bộ hay bị virus tấn công, mỗi phòng ban cần có cơ chế tự động sao lưu dữ liệu hằng ngày.

3. Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu này để làm gì?

Dữ liệu phi cấu trúc phù hợp với các ứng dụng phân tích dữ liệu và dự đoán khả năng. Do đó, cụ thể, doanh nghiệp có thể ứng dụng loại dữ liệu này trong các hoạt động:

Tập hợp đánh giá về dịch vụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu không cấu trúc để tập hợp các email, khảo sát, hay khiếu nại phản ánh về dịch vụ. Đi kèm có thể bao gồm cả việc tự gắn thẻ nhân sự xử lý phản ánh hay gợi ý các câu trả lời khi tư vấn khách hàng.
Phân tích khách hàng: Các doanh nghiệp bán lẻ có thể khai thác dữ liệu với hệ thống CRM, hay là hệ thống quản trị khách hàng. Từ đó, nhu cầu của khách hàng sẽ được tiếp nhận, phân tích, để cải thiện trải nghiệm mua hàng và cho phép tiếp thị có mục tiêu.
Phát hiện các rủi ro: Với việc phân tích nguồn dữ liệu không tuân theo mô hình cụ thể, người chủ doanh nghiệp có thể phát hiện và dự đoán các khủng hoảng theo thời gian thực. Nguồn dữ liệu này có thể đến từ hệ thống tin tức, mạng xã hội hay thông tin từ đối thủ cạnh tranh,…
Bảo trì dự đoán: Đây là trường hợp sử dụng dữ liệu phi cấu trúc, như việc phân tích dữ liệu cảm biến để phát hiện thiết bị lỗi trước khi quy trình sản xuất xảy ra vấn đề.
Phân tích dữ liệu nhật ký: Từ hệ thống công nghệ thông tin xử lý dữ liệu không theo cấu trúc, doanh nghiệp có thể xác định giới hạn dung lượng hay các nguyên nhân gây lỗi cho ứng dụng, giảm hiệu suất làm việc,…

4. So sánh dữ liệu phi cấu trúc và có cấu trúc

Dữ liệu phi cấu trúc và phi cấu trúc có nhiều điểm khác nhau. Các nội dung cụ thể được thể hiện trong bảng dưới đây.

Nội dung	Dữ liệu phi cấu trúc	Dữ liệu cấu trúc
Về đặc điểm	Không có mô hình chính xác để xác định dữ liệu Có thể là dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, các ứng dụng,… Không có cơ sở dữ liệu SQL nằm trong Thuộc kho dữ liệu lớn Big data	Mô hình của dữ liệu được xác định cụ thể Thông thường chỉ có định dạng text nên dễ tìm kiếm hơn Có liên quan nhiều đến các cơ sở dữ liệu Thuộc kho dữ liệu lớn Big data
Ứng dụng	Xử lý văn bản thông qua các tệp dữ liệu Trở thành phần mềm trình chiếu, công cụ hiển thị,.. Thư tín điện tử	Kiểm soát hệ thống hàng tồn kho của doanh nghiệp Các hệ thống CRM, ERP, đặt vé tàu/máy bay,…
Tạo bởi	Con người và máy móc
Ví dụ	File văn bản: word, excel,… File PDF, báo cáo Tin nhắn, thư tín điện tử (email) Audio, video, ảnh Các bài viết hay nội dung được đăng tải trên mạng xã hội	Ngày tháng Số điện thoại, số thẻ tín dụng Tên người, địa chỉ của địa điểm cụ thể Tên và số lượng sản phẩm của doanh nghiệp

So sánh dữ liệu phi cấu trúc và có cấu trúc — Dữ liệu phi cấu trúc là các tệp văn bản, file âm thanh, hình ảnh,…

Trên đây là những nội dung cơ bản nhất về dữ liệu phi cấu trúc, các ứng dụng cũng như các bước quản lý loại hình dữ liệu này trong quy mô doanh nghiệp. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về dữ liệu phi cấu trúc, đồng thời có thể bắt đầu xây dựng quy trình quản lý dữ liệu bài bản.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Tìm hiểu thêm: