Tìm kiếm tài liệu lưu trữ nhanh chóng đơn giản khi số hóa

Tìm kiếm tài liệu lưu trữ nhanh chóng đơn giản là điều mà các doanh nghiệp hiện nay quan tâm. Việc tối ưu quy trình tra cứu và sử dụng tài liệu đem lại lợi ích vô cùng lớn trong quy trình kinh doanh của một tổ chức. Vậy đâu là cách tìm kiếm đơn giản nhanh chóng và giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu trữ nhất? Cùng CoDX tìm hiểu ngay trong bài viết này.

1. Tìm kiếm tài liệu lưu trữ nhanh hơn khi thực hiện số hóa

Số hóa tài liệu giúp việc quản lý, chia sẻ, truy xuất và tìm kiếm tài liệu lưu trữ trở nên nhanh chóng hơn. Đồng thời phương pháp này còn hạn chế chi phí cho việc lưu trữ tài liệu hàng năm.Tùy thuộc vào mục tiêu số hóa tài liệu của doanh nghiệp mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau. Nhưng để khi tìm kiếm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, quy trình số hóa phải khoa học.

Thông thường bao gồm 4 bước sau:

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tiếp nhận tài liệu từ tất cả các nguồn trong doanh nghiệp (mỗi cá nhân, phòng ban, khách hàng,…).
Sau đó tổng hợp và lựa chọn tài liệu cần lưu trữ. Rồi phân loại tài liệu thành các nhóm theo thời gian và chủ đề, tính chất quan trọng.

Bước 2: Scan tài liệu lưu trữ

Các công việc chuẩn bị cần thực hiện ở bước này sẽ là:

• Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu
• Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng.

Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau:

• Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường.
• Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa.

Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu.

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm lưu trữ, sẽ phải thực hiện thử nghiệm hệ thống tài liệu số mới trong một khoảng thời gian ngắn trước khi đưa vào áp dụng toàn doanh nghiệp. Điều này là cần thiết để đảm bảo phần mềm có hoạt động hiệu quả trong thực tế hay không.

Còn nếu doanh nghiệp sử dụng Cloud để lưu trữ, thì cần lưu ý về thời gian gia hạn và gói dung lượng lưu trữ với đơn vị cung cấp.

Hiện nay, chuyển đổi số là nhiệm vụ bắt buộc mỗi doanh nghiệp phải thực hiện nếu không muốn bị bỏ lại sau. Trong đó, số hóa tài liệu để cho phép tìm kiếm tài liệu lưu trữ là yêu cầu cơ bản phải làm để tạo nên hệ thống tài nguyên dùng chung.

2. Sử dụng phần mềm để tìm kiếm tài liệu dễ dàng

Sau khi tài liệu được số hóa, khi cần tìm kiếm tài liệu gì, người dùng chỉ cần tra tên của tài liệu cần tìm và nhận ngay kết quả tìm kiếm chỉ trong vài giây. Tùy theo lập trình của hệ thống, mà việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ có thể đáp ứng nhu cầu của người dùng đến đâu.

Riêng trong phân hệ quản lý tài liệu của CoDX, dữ liệu được lưu trữ theo cấu trúc dễ dàng truy cập nội dung. Thiết lập truy xuất thông minh cho phép tìm kiếm đa dạng. Ngoài tên tệp, loại tệp như thông thường, hệ thống cho phép tìm kiếm theo nội dung trong tệp luôn. Bất kỳ nội dung gì người dùng có thể nhớ được để có thể dùng để tìm kiếm tài liệu.

Tiện lợi hơn, người dùng cho thể truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi chỉ cần truy cập vào hệ thống. Thậm chí, nhiều người có thể khai thác và sử dụng một tài liệu cùng lúc dễ dàng.

>>> Hữu ích: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Quản lý lưu trữ như thế nào?

3. Tìm kiếm tài liệu lưu trữ với phần mềm CoDX Document

Sau khi doanh nghiệp số hóa thành công, toàn bộ thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống quản lý chung. Một lượng lớn dữ liệu khi được đổ vào phền mềm lưu trữ như vậy, nếu không có sắp xếp và phân quyền thì việc tìm kiếm cũng rất khó khăn.

Mỗi lần truy xuất thông tin có thể mất tới vài phút để quét hết dữ liệu trong hệ thống.

Thiết lập quy trình quản lý hồ sơ, sắp xếp tài liệu khoa học theo thời gian, theo chủ đề sẽ giúp việc tìm kiếm đơn giản hơn. Trong nhiều trường hợp, người dùng không cần dùng đến chức năng tìm kiếm, chỉ cần dùng chức năng lọc (khoảng thời gian, nhóm chủ đề, điều kiện cụ thể,..) là có thể truy xuất được thông tin cần.

Riêng với tính năng phân quyền, ngoài việc phân cấp dữ liệu để bảo mật thông tin cần thiết thì cũng giúp ích rất nhiều cho tìm kiếm tài liệu lưu trữ. Chức năng phân quyền khi số hóa giới hạn lượng tài liệu của mỗi người dùng nêu khi tìm kiếm chỉ hiển thị những tài liệu người dùng đó có quyền nhìn thấy.

Nhiều phần mềm quản lý tài liệu thông minh hiện nay có các thư mục phân chia tài liệu theo nhóm quyền để người dùng tiện quản lý cũng như truy xuất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong tìm kiếm tài liệu lưu trữ, hãy trải nghiệm ngay Quản lý tài liệu của CoDX. Phần mềm quản lý tài liệu công văn cho Doanh nghiệp tuân thủ Tiêu chuẩn quản trị Tài liệu quốc tế Dublin Core: Không tốn giấy tờ – không tốn không gian lưu trữ – chia sẻ chỉ trong vài giây!