Quy trình trình ký văn bản, ký duyệt văn bản hành chính

Quy trình trình ký, phê duyệt văn bản là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và sự rõ ràng của các văn bản. Điều này đảm bảo rằng các văn bản hành chính đáp ứng đúng yêu cầu, đồng thời tăng cường tính chuyên nghiệp và sự tin cậy của hoạt động hành chính. 

Hôm nay, hãy cùng CoDX tìm hiểu chi tiết về quy trình này nhé!

1. Quy trình trình ký văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020 

Bước 1: Soạn thảo văn bản 

Căn cứ vào từng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo sẽ có người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân nào đó chủ trì soạn thảo văn bản.

+ Đơn vị/ Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản sẽ thực hiện các công việc: 

• Xác định tên loại
• Nội dung và độ mật
• Xác định mức độ khẩn cấp của văn bản cần soạn thảo
• Thu thập hoặc xử lý thông tin có liên quan
• Soạn thảo văn bản đúng hình thức và thể thức 
• kỹ thuật trình bày.

+ Với văn bản điện tử: Người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết (Nếu có).

+ Với trường hợp cần sửa đổi hoặc cần bổ sung: Người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hay trên Hệ thống và chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

+ Người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: Chịu trách nhiệm cho đơn vị trước pháp luật về nội dung văn bản trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.

Bước 2: Kiểm tra văn bản trước khi duyệt ký ban hành 

+ Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản: Có nhiệm vụ kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu các cơ quan, tổ chức và pháp luật về nội dung văn bản ký kết.

+ Người được giao trách nhiệm về việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Có nhiệm vụ kiểm tra và chịu trách nhiệm trước trước người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản cần trình ký 

+ Duyệt bản thảo: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

+ Bản thảo đã được duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung: Trường hợp này phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Bước 4: Ký ban hành văn bản 

Quy trình trình ký văn bản được thực hiện theo các cơ quan, tổ chức sau:

+ Một là, cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng.

+ Hai là, cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể.

+ Ba là, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. (Trường hợp đặc biệt)

+ Bốn là, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký (TL) thừa lệnh một số loại văn bản.

+ Năm là, người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành.

+ Sáu là, với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh và không dùng các loại mực dễ phai.

+ Bảy là, với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí, hình ảnh chữ ký số theo các quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

2. Lưu đồ quy trình trình ký văn bản, ký duyệt văn bản hành chính 

Link tải lưu đồ:

3. Giải pháp cho quy trình ký duyệt văn bản online – CoDX eSign 

CoDX eSign là một phần mềm trình ký văn bản online tiên tiến và dễ sử dụng, đáp ứng các nhu cầu về quy trình trình ký văn bản hành chính hiện đại:

• Được thiết kế với giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ, CoDX eSign đem đến trải nghiệm trình ký văn bản trực tuyến một cách tối ưu và an toàn nhất.
• Dưới sự hỗ trợ của CoDX eSign, bạn có thể ký và quản lý văn bản một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào. 
• Quá trình trình ký văn bản và ký duyệt diễn ra trên nền tảng trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao quy trình làm việc hiệu quả. 
• Với tính năng ký điện tử và xác thực chữ ký số, CoDX eSign cam kết tính bảo mật và pháp lý của các văn bản ký kết.

Bên cạnh đó, CoDX eSign còn cung cấp các tính năng linh hoạt như gửi thông báo tự động, theo dõi trạng thái văn bản và lịch sử ký kết. Bạn có thể dễ dàng quản lý và kiểm soát quá trình ký kết văn bản một cách chính xác và minh bạch. 

Đồng thời, với chức năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống và ứng dụng khác, CoDX eSign tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả trong công tác quản lý văn bản. Sử dụng CoDX, bạn sẽ có một giải pháp trình ký văn bản online đáng tin cậy và tiên tiến. 

Hiện tại, CoDX Esign hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ trả 1 khoản phí nhỏ để sử dụng và được tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí (Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, Hồ sơ nhân viên và Cơ cấu tổ chức).

Liên hệ với CoDX để được tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số tốt nhất. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn từ đội ngũ nhân viên của chúng tôi:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, chúng ta đang chứng kiến sự tiến bộ trong việc áp dụng các quy trình trình ký văn bản trực tuyến, giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Các công ty hiện đại đang dần chuyển từ việc sử dụng giấy tờ sang trình ký điện tử và chữ ký số, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro. Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm ký số online hãy liên hệ với CoDX để nhân viên tư vấn cho bạn nhé!