Số hóa và chuyển đổi số có giống nhau? Phân biệt như thế nào?

Số hóa và chuyển đổi số là 2 thuật ngữ phổ biến nhất trong kỷ nguyên công nghệ 4.0 hiện nay. Thực hiện số hóa để tiến đến chuyển đổi số toàn xã hội và cho doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết được Chính phủ đưa ra.

Vậy 2 khái niệm này giống hay khác nhau? Phân biệt như thế nào? Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Cùng chủ đề:

• Xu hướng chuyển đổi số tại Việt Nam
• Lý do chuyển đổi số thường thất bại là do đâu
• Báo cáo chuyển đổi số năm 2023

1. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Cùng CoDX phân tích 4 khía cạnh về khái niệm, lợi ích, thời gian thực hiện và quy mô của số hóa và chuyển đổi số để phân biệt 2 thuật ngữ này.

1.1 Về khái niệm

Số hóa chỉ là chuyển đổi dữ liệu sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa mô tả sự chuyển đổi thuần túy từ tương tự sang kỹ thuật số của dữ liệu và tài liệu hiện có. 

Ví dụ về số hóa

Số hóa được diễn ra ở nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp có thể kể đến như số hóa thông tin, số hóa quy trình. 

Với mô hình truyền thống, các hoạt động lưu trữ thông tin để được thực hiện trên giấy và lưu trữ ở các kho vật lý, vì vậy việc tìm kiếm, truy xuất thông tin tốn khá nhiều thời gian. Số hóa thông tin chính là hoạt động scan lại các tài liệu từ lưu trữ giấy sang lưu trữ dạng file điện tử. Cụ thể như các tài liệu hợp đồng, thông tin khách hàng, tài liệu kinh doanh, báo cáo… được lưu trữ ở dạng file excel, PDF…

Số hóa quy trình là một ví dụ cụ thể cho việc số hóa, quy trình làm việc thay vì giao tiếp trực tiếp, ký tay thì sau khi được số hóa đã được thay thế bằng chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử…

Chuyển đổi số là chuyển đổi mô hình kinh doanh của bạn sang mô hình kỹ thuật số. Chuyển đổi số đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số để biến đổi các qui trình của doanh nghiệp : đánh giá, tái cấu trúc, có thể thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Ví dụ về chuyển đổi số

Chuyển đổi số không phải là một quá trình đơn lẻ mà nó là sự tích hợp của nhiều hệ thống. Ví dụ doanh nghiệp muốn chuyển đổi số văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử, không giấy tờ thì cần kết hợp nhiều yếu tố.

Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện số hóa thông tin và các quy trình phục vụ cho công việc tại văn phòng điện tử. Áp dụng công cụ như chữ ký điện tử, nền tảng trình ký, công cụ quản lý công việc, tài liệu… Bên cạnh đó, các dữ liệu phải được liên kế trên một nền tảng chung để nhân viên có thể trao đổi, tương tác, làm việc trên không gian số. 

Việc ứng dụng chuyển đổi số văn phòng điện tử sẽ thất bại nếu không có sự sẵn sàng, chủ động của nhân viên. Vì vậy, nhân viên cần được trang bị kiến thức, công cụ để có thể làm việc thuận lợi với văn phòng số. 

1.2 Về lợi ích

Số hóa có thể thu được lợi ích hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn, nhưng số hóa không tìm cách tối ưu hóa các quy trình hoặc dữ liệu.

Nếu số hóa là sự chuyển đổi dữ liệu thì lợi ích của chuyển đổi số là việc sử dụng dữ liệu chuyển đổi đó để phân tích, thay đổi quy trình vận hành, đưa ra những chiến lược, mô hình kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.

Bạn có thể số hóa một tài liệu nhưng chuyển đổi số đổi số thư viện, chuyển đổi số cho một nhà máy, ví dụ, số hóa một báo cáo, nhưng chuẩn hóa qui trình thu thập dữ liệu, qui trình làm việc của tổ chức mình

1.3 Về thời gian thực hiện

Thời gian số hóa: Một vài tháng phụ thuộc vào lưu lượng thông tin, hạ tầng và năng lực nhân sự.

Thời gian thực hiện chuyển đổi số: Tối thiểu từ 3 – 5 năm vì cần thay đổi mô hình kinh doanh, vận hành và tư duy làm việc của toàn bộ nhân sự. Chuyển đổi số ở Việt Nam hiện nay cần nghiên cứu kỹ lưỡng vào có kế hoạch chi tiết trước khi thực thi.

1.4 Về quy mô

Số hóa là một quy trình bắt buộc cần thực hiện nếu muốn chuyển đổi số thành công.

Chuyển đổi số là hoạt động mang tính vĩ mô nhằm mục đích ứng dụng công nghệ hiện đại để phát triển kinh tế về mọi mặt.

2. Tìm hiểu về mối quan hệ giữa chuyển đổi số và số hóa

Số hóa thường là một mắt xích của chuyển đổi số. Khi một tổ chức quyết định thực hiện chuyển đổi số, một trong những nhiệm vụ đầu tiên chính là số hóa bao gồm số hóa quy trình và dữ liệu. Số hóa cung cấp nền tảng, tạo tiền đề để tổ chức có thể tích hợp công nghệ số vào mọi khía cạnh của hoạt động, từ đó chuyển đổi số thành công.

Chuyển đổi số là một chiến lược tổng thể, trong khi số hóa có thể là một phần nhỏ của chiến lược đó. Mục tiêu của chuyển đổi số là thay đổi toàn diện, tăng cường giá trị, và tạo ra sự thay đổi đột phá trong cách tổ chức hoạt động. Mặc dù số hóa có thể bắt đầu từ việc chuyển đổi cách thức, quy trình hoạt động cho doanh nghiệp, nhưng nhiệm vụ này chính là phục vụ cho mục tiêu chung của chuyển đổi số. Chuyển đổi số giúp tăng tốc độ thị trường, tăng sự cạnh tranh cho doanh nghiệp, thúc đẩy doanh thu…

Tóm lại, chuyển đổi số và số hóa có mối quan hệ mật thiết với nhau. Số hóa tạo nền tảng cho chiến lược chuyển đổi số thành công, còn chuyển đổi số đóng vai trò là động lực chính để việc số hóa diễn ra đúng hướng. Cả hai hoạt động này đều hướng đến việc gia tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng của tổ chức trong môi trường kinh doanh ngày nay.

3. Áp dụng nền tảng CoDX để thực hiện số hóa và chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

CoDX là dịch vụ chuyển đổi số doanh nghiệp liên thông mọi nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất. Với nguồn lực hiện có, CoDX hỗ trợ doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số với nhiều công cụ. 

Giải pháp văn phòng số CoDX eOFFICE giúp doanh nghiệp số hóa các hoạt động vận hành từ quản lý công việc, công văn, dự án, số hóa và lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung. Cung cấp công cụ quản lý bộ quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ số hóa quy trình, loại bỏ thời gian chờ đợi, rút ngắn thời gian ký/phê duyệt, giảm thiểu sai sót trong xử lý công việc.

Ngoài ra CoDX eOFFICE giúp cải tiến quy trình làm việc truyền thống, tạo nền tảng cho doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số. Văn phòng số không cần sử dụng hồ sơ giấy tờ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí hành chính.

• Tiết kiệm 90% chi phí và thời gian vận hành, x3 năng suất làm việc của nhân viên.
• Hệ sinh thống công cụ văn phòng số bao gồm mạng xã hội nội bộ tương tác, kết nối ở bất kỳ đâu;
• Số hóa mợi tài liệu thành tài nguyên số, dùng chung trong toàn tổ chức;
• Số hóa 100% quy trình làm việc, tự động hóa kết nối liên phòng ban;
• Dễ dàng giao việc, đánh giá năng suất minh bạch, khách quan.
• Tự động hóa các quy trình ký hợp đồng điện tử, phê duyệt  văn bản nội bộ;
• Vận hành các dịch vụ hành chính 1 chạm: Phòng họp – Đặt xe –  VPP trực tuyến.

Hy vọng những phân tích chi tiết về số hóa và chuyển đổi số giúp bạn hiểu rõ hơn về 2 thuật ngữ này để tiến hành thực hiện quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh