Trao quyền cho nhân viên là gì? Làm sao để ủy quyền hiệu quả

Trao quyền cho nhân viên là một phương pháp làm việc rất được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng trong mô hình làm việc hiện nay. Việc phân quyền hợp lý, đúng người sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian và năng lượng để giải quyết những công việc quan trọng hơn. 

Vậy trao quyền cho nhân viên là gì? Làm thế nào để trao quyền cho cấp dưới đúng cách? Theo dõi bài viết của CoDX để biết thêm chi tiết nhé!

1. Trao quyền cho nhân viên là gì?

Trao quyền cho nhân viên có nghĩa là người quản lý, lãnh đạo cho phép nhân viên được tự quyền quyết định và hành động trong một phạm vi giới hạn. Người được trao quyền không cần phải báo cáo và xin ý kiến liên tục trong một số công việc nhất định.

Khi được trao quyền, nhân viên sẽ giúp họ có thể chủ đồng làm việc, ra quyết định và chứng tỏ năng lực bản thân. Để có thể trao quyền một cách hiệu quả thì người quản lý cần hiểu những điểm yếu, điểm mạnh của nhân viên để có thể phát huy hết khả năng của họ. Bên cạnh đó, việc lãnh đạo sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới chứng tỏ họ được tin tưởng và công nhận. Điều này sẽ mang đến cho nhân viên cảm giác được coi trọng và muốn cống hiến hết mình cho doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên được nhiều nhà quản lý áp dụng nhờ vào các lợi ích sau: Xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ, Tăng khả năng sáng tạo phát huy hết năng lực của nhân viên, Giảm bớt áp lực cho quản lý. Tiếp tục theo dõi bài viết của CoDX để biết thêm chi tiết nhé!

2.1 Xây dựng tinh thần đoàn kết trong đội ngũ

Ngày nay, đội ngũ lao động trẻ, đặc biệt là Gen Z thường có nhiều sự quan tâm khi tìm kiếm, ứng và đưa ra quyết định gắn bó với 1 công ty. Bên cạnh mức lương hay đãi ngộ thì phong cách quản lý, làm việc cũng là yếu tố quan trọng hàng đầu.

Khi được trao quyền chủ động, nhân viên sẽ cảm thấy được xem trọng, tin tưởng và có trách nhiệm hơn. Điều này cũng tăng mức độ hài lòng của nhân viên, xây dựng tinh thần đoàn kết và họ năng nổ hơn trong việc phát triển đội ngũ tổ chức.

2.2 Tăng khả năng sáng tạo, phát huy hết năng lực của nhân viên

Đối với nhân viên, được trao quyền có nghĩa là có thêm cơ hội để thử thách bản thân và phát huy hết năng lực của mình. Với những công việc còn hạn chế thì họ sẽ nhanh chóng rút ra bài học kinh nghiệm từ thực tế và tiến bộ hơn trong tương lai. 

Qua hình thức ủy quyền cho nhân viên này, ban lãnh đạo cũng dễ dàng tìm ra những ứng viên tiềm năng cho các vị trí quản lý, trưởng nhóm,…Giờ đây, thay vì phải tốn nhiều ngân sách để tìm kiếm nhân sự bên ngoài thì doanh nghiệp có thể tự xây dựng đội ngũ tài năng và thấu hiểu văn hóa công ty.

2.3 Giảm bớt áp lực cho quản lý

Là người nắm giữ vị trí liên kết trung gian giữa lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, người quản lý phải đảm bảo mọi quy trình luôn vận hành trơn tru và hiệu quả. Do đó, những người nắm giữ chức vụ này phải chịu nhiều tầng áp lực và dễ rơi vào tình trạng quá tải.

Trao quyền cho nhân viên là một giải pháp giúp người quản lý giảm bớt khối lượng công việc và tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức hơn. Bạn chỉ cần theo dõi báo cáo tiến độ hàng tuần, tháng, năm là đã nắm được bức tranh tổng quan về những công việc đang thực hiện.

3. Quy trình trao quyền cho nhân viên đạt hiệu quả tốt nhất

Quy trình trao quyền cho nhân viên chuẩn, đạt hiệu quả tốt bao gồm 6 bước: 

• Xác định rõ mục đích của việc trao quyền

• Xác định phạm vi quyền hạn của nhân viên

• Cung cấp đầy đủ thông tin, công cụ cần thiết

• Tạo động lực để nhân viên phát huy năng lực

• Đưa ra góp ý cần thiết mang tính xây dựng

• Quản lý, giám sát hiệu quả sau khi trao quyền

3.1 Xác định rõ mục đích của việc trao quyền

Ban lãnh đạo và nhân viên cần có sự thống nhất về mục đích trao quyền. Ý nghĩa của phương pháp này là tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến, tự mình triển khai một số công việc quan trọng.

Nhờ vào đó, nhân viên có cơ hội để phát triển và hỗ trợ người quản lý có thêm sức mạnh để đưa doanh nghiệp bức phá hơn.

3.2 Xác định phạm vi quyền hạn của nhân viên

Để công việc quản lý hiệu quả hơn, bạn nên đưa ra một phạm vi nhất định cho quyền hạn của nhân viên. Sự phân chia rõ ràng vừa giúp nhân viên triển khai công việc tự tin và giúp người lãnh đạo dễ dàng kiểm soát thông tin.

Ví dụ: Ban lãnh đạo sẽ trao quyền cho trưởng phòng Marketing toàn quyền quyết định các nội dung trên website, fanpage hoặc các campain, sự kiện của doanh nghiệp. Việc trao việc cho nhân viên trong trường hợp này cho phép bộ phận Marketing tự do sáng tạo, chủ động tiếp cận khách hàng và tăng hiệu quả công việc hơn. Tuy nhiên, trong những sự kiện quan trọng thì trưởng phòng Marketing vẫn nên có sự tham chiếu từ cấp trên để giữ đúng tinh thần của sự kiện.

3.3 Cung cấp đầy đủ thông tin, công cụ cần thiết

Thực tế, quá trình trao quyền cho nhân viên sẽ gặp một số khó khăn cho tất cả thành viên. Vì, người quản lý cần tích lũy thêm kỹ năng lãnh đạo, còn nhân viên phải thay đổi phong cách làm việc trở nên chủ động và tích cực hơn.

Để hỗ trợ công tác này, doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin, công cụ và mục tiêu cần đạt được. Khi có đầy đủ tài nguyên và công cụ thực hiện, nhân viên sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu.

3.4 Tạo động lực để nhân viên phát huy năng lực

Theo tháp nhu cầu của Maslow, mỗi cá nhân đều có mong muốn tự thể hiện bản thân và trong môi trường công sở cũng vậy. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tạo cảm giác được quý trọng, tin tưởng cho nhân viên, để họ có động lực để phát huy năng lực.

Khi được trao quyền hạn, họ sẽ sẵn sàng “đồng cam cộng khổ” cùng doanh nghiệp phát triển. Một số phương pháp tạo động lực cho nhân viên mà bạn có thể sử dụng đó là ghi nhận công sức của nhân viên, không ngại trao lời khen khi họ đạt được thành tích tốt hay tích cực đóng góp cho dự án của họ,…

3.5 Đưa ra góp ý cần thiết mang tính xây dựng

Khi thảo luận một vấn đề, người quản lý cần đưa ra những góp ý mang tính xây dựng và tập trung vào chi tiết rõ ràng. Bạn nên chỉ ra những điểm tốt và chưa tốt trong bảng kế hoạch nhân viên gửi lên. Tiếp đó, hãy gợi ý hướng đi tiếp theo cho nhân viên nhưng vẫn để họ tự do quyết định theo ý của mình.

3.6 Quản lý, giám sát hiệu quả sau khi trao quyền

Tuy trao quyền cho nhân viên toàn quyết định những nhà quản lý cần phải sát sao trong việc đánh giá kết quả hoạt động của cấp dưới. Sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, bạn cần kiểm tra, theo dõi chỉ số để xác định chất lượng công việc cuối cùng. Nếu thiếu sự kỹ càng ở giai đoạn này sẽ rất khó khăn trong việc quản lý, bạn sẽ không biết được những thiếu sót hay vấn đề nào còn tồn đọng.

4. Lưu ý cần thực hiện để tránh những sai lầm khi trao quyền cho cấp dưới

Việc trao quyền cho nhân viên vô cùng quan trong, tuy nhiên nếu nhà quản lý chưa có kinh nghiệm hoặc còn non trẻ thì sẽ dễ mắc những sai lầm gây mất đoàn kết nhân viên. Để tránh được những sai lầm đó thì nhà quản lý tuyệt đối không quy trách nhiệm cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra và không quản lý quá chi tiết công việc sau khi trao quyền.

• Không quản lý quá chi tiết công việc sau khi trao quyền

Một trường hợp thường thấy của những nhà quản lý khi ủy quyền cho nhân viên là quản lý chi tiết theo mức độ từng đầu việc nhỏ. Nguyên nhân của tình trạng này đến từ nhà quản lý vì họ chưa có đủ sự tin với cấp dưới. 

Tuy nhiên, chính hành động này là “gọng kìm” kìm hãm sự phát triển của nhân viên. Việc quản lý quá chi tiết còn khiến nhân viên căng thẳng, giảm năng suất vì thiếu sự tự do sáng tạo, không gian riêng.

• Không quy trách nhiệm cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra

Mặc dù người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể là nhân viên. Những, người quản lý phải có trách nhiệm giám sát và phê duyệt kết quả. Do đó, việc quy trách nhiệm cho nhân viên khi có vấn đề xảy ra là điều tối kỵ mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần tránh.

5. Thời điểm nào phù hợp để trao quyền cho nhân viên?

Khi nào thì người quản lý có thể hoàn toàn an tâm khi trao quyền cho nhân viên? Khi nhân viên có đủ năng lực có thể tự thực hiện công việc để ra và đã hiểu rõ quy trình làm việc, văn hóa của tổ chức thì đã có thể trao quyền được.

• Khi nhân viên có đủ năng lực có thể tự thực hiện công việc để ra

Trao quyền là trao niềm tin. Thật vậy, việc quyết định để trao quyền cho cấp dưới không hề dễ dàng mà yêu cầu nhà quản lý phải theo dõi và đánh giá năng lực của nhân sự trong một thời gian dài. Một người nhạy bén, có năng lực chuyên môn và có trách nhiệm sẽ là một ứng cử viên sáng giá để nhà quản lý đặt niềm tin.

• Khi nhân viên đã hiểu rõ quy trình làm việc, văn hóa của tổ chức

Một nhân viên hiểu rõ quy trình làm việc và văn hóa công ty sẽ phù hợp hơn để nhà quản lý trao quyền. Khi đó, nhân viên sẽ đưa ra quyết định dựa trên văn hóa và lợi ích chung của công ty. Điều này cũng dễ dàng hơn với nhà quản lý trong khâu làm việc và kiểm soát hoạt động của nhân viên.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trao quyền cho nhân viên là động lực quan trọng thúc đẩy sự phát triển của tổ chức nhờ vào việc giảm tải bớt áp lực cho cấp quản lý. Người lãnh đạo thành công khi khai thác được giá trị của người nhân viên và tạo cơ hội để họ nhận ra năng lực của mình thông qua việc trao quyền. Theo dõi CoDX để cập nhật những xu hướng quản lý mới nhất nhé!

>> Cần cho bạn:

• Cách quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản trị cần biết
• Phần mềm quản lý task chuyên nghiệp dùng MIỄN PHÍ 2024