Khi nào cần phân tích công việc? 3 thời điểm quan trọng cần làm ngay

Phân tích công việc cần làm sẽ giúp lãnh đạo tối ưu công tác quản lý hiệu suất công việc. Khi nào cần phân tích công việc là câu hỏi thường gặp ở các nhân viên văn phòng nói riêng và trong các môi trường làm việc khác nói chung. Muốn trả lời vấn đề này, trước hết bạn phải hiểu được định nghĩa của nó là gì. Cùng CoDX tìm hiểu trong bài viết bên dưới.

Chủ đề liên quan:

• Nút thắt cổ chai là gì? Nguyên nhân và giải pháp triệt để
• Nguyên tắc 80 20 – Hiểu đúng, dùng đúng để tăng hiệu suất
• Kaizen là gì và nguyên tắc cải tiến đúng nguyên tắc

1. Phân tích công việc là làm gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình tìm kiếm và tích lũy các thông tin dữ liệu liên quan tới những việc đang làm. Đồng thời đưa ra các nhận xét, đánh giá nhằm xác định cụ thể tính chất, trách nhiệm, thời gian hay quy trình hoàn thành một cách hiệu quả.

Khi hiểu rõ chi tiết các đầu việc phải làm, sẽ giúp tối ưu công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời cũng là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả. Có thể nói, việc phân tích này đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển và hoạt động của doanh nghiệp. Vậy, khi nào cần phân tích công việc? Hay cần chú trọng những yếu tố nào trong quá trình này? Cùng tìm lời giải đáp ngay trong phần tiếp theo.

2. Khi nào cần phân tích công việc?

Tìm hiểu rõ công việc là điều cần thiết, tuy nhiên điều này sẽ tuyệt vời hơn nếu bạn áp dụng đúng lúc, đúng thời điểm như: khi bắt đầu một dự án mới, khi tiến độ công việc bị trì trệ hay khi kết thúc dự án,…

2.1 Khi bắt đầu một dự án mới

Khi một dự án mới chuẩn bị được triển khai, việc xác định rõ mục tiêu, phạm vi, yêu cầu hay nguồn tài nguyên tối thiểu là rất quan trọng. Qua việc phân tích những công việc cần làm cho dự án mới này, bạn sẽ có thể đưa ra một bảng kế hoạch công việc chi tiết, chỉn chu cùng những giải pháp giải quyết khi vấn đề xảy ra. 

Đồng thời, còn đem đến một cái nhìn tổng quan cho những cá nhân tham gia, từ đó công việc được thực hiện có trình tự và dễ dàng hơn.

2.2 Khi tiến độ công việc bị trì trệ

Nếu bạn vẫn thường thắc mắc khi nào cần phân tích công việc, thì trường hợp cấp thiết sau đây chính là câu trả lời phù hợp nhất. Trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ hay dự án, luôn xảy ra các vấn đề khó khăn dẫn đến bị trì trệ, nhân viên làm việc không hiệu quả ảnh hưởng tiến độ không đạt như mong muốn. 

Lúc này, bạn cần phải tiến hành phân tích công việc ngay. Điều này sẽ giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ cũng như tìm ra các giải pháp kịp thời để giải quyết các sai sót không mong muốn.

2.3 Khi kết thúc một dự án

Mỗi dự án dù thành công hay thất bại cũng đều để lại những bài học kinh nghiệm quý giá. Tiến hành phân tích công việc của những dự án đã hoàn thành sẽ giúp bạn nhìn nhận kết quả một cách rõ ràng. 

Đồng thời, nhờ vào phương pháp phân tích bạn sẽ tìm ra những thiếu sót và hạn chế trong quá trình làm việc. Ngoài ra, qua những phân tích này, bạn còn có thể so sánh với mục tiêu kế hoạch ban đầu để đánh giá hiệu suất làm việc.

3. Cần phân tích những yếu tố nào trong công việc?

Nếu đã xác định được khi nào cần phân tích công việc, tiếp theo bạn cần khoanh vùng những yếu tố chính cần chú trọng để có được hiệu quả tốt hơn. Sau đây là 5 yếu tố bạn cần phân tích khi làm việc:

• Tiến độ công việc

• Trình độ chuyên môn của nhân sự để hoàn thành công việc

• Hiệu suất công việc đạt được hiện tại

• Trang thiết bị hỗ trợ

• Các yếu tố thúc đẩy, tạo động lực

3.1 Tiến độ công việc

Xác định tiến độ hay tình hình công việc sẽ đem đến một cái nhìn tổng quan và rõ ràng trong quá trình làm việc. Bạn sẽ biết công việc đang ở mức nào, cần những yếu tố gì để hoàn thành đúng với mục tiêu. Nếu tiến độ đang chậm hơn so với dự kiến, cần nhanh chóng đưa ra cách giải quyết. Ngược lại nếu đang vượt mức, tìm ra nguyên nhân dẫn đến kết quả đó và áp dụng vào những dự án tiếp theo.

>>> Sử dụng ngay PHẦN MỀM OKR để thiết lập về theo dõi mục tiêu

3.2 Trình độ chuyên môn của nhân sự để hoàn thành công việc

Như nhiều nhà quản trị đã từng nói, chiến lược kinh doanh luôn phải đi cùng với chiến lược nhân sự. Chính vì thế, việc phân tích này sẽ giúp bạn xác định trình độ chuyên môn của nhân viên, từ đó giao những công việc phù hợp với khả năng của họ. 

Tránh giao những việc quá cao hoặc quá thấp so với năng lực nhân sự vì sẽ dẫn đến tình trạng dự án không đạt được mục tiêu hay lãng phí nguồn lực.

3.3 Hiệu suất công việc đạt được hiện tại

Hiệu suất công việc được hiểu là sự chênh lệch theo tỷ lệ phần trăm của mục tiêu thực tế so với mục tiêu kế hoạch. Tiêu chuẩn này được dùng để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên, đồng thời đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời. Có thể nói, hiệu suất công việc là một trong những yếu tố mà khi nào cần phân tích công việc bạn cũng nên lưu ý.

3.4 Trang thiết bị hỗ trợ

Môi trường làm việc cùng trang thiết bị hiện đại ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, bạn cần có những phân tích chính xác để phân bổ các công cụ một cách hợp lý, tránh lãng phí nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.

Trang thiết bị cần được phân bổ hợp lý cho nhân viên

3.5 Các yếu tố thúc đẩy, tạo động lực

Bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ các nhu cầu vật chất, hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng rất cần quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên. Bởi đó là những yếu tố góp phần tạo nên động lực làm việc cũng như quyết định đến sự gắn bó với công ty. Vì thế, các nhà quản trị nên có những phân tích để đưa ra các chính sách dành cho nhân viên như: cải thiện văn hóa công ty tích cực, Teambuilding theo định kỳ, chính sách phúc lợi, các hoạt động vui chơi,…

CoDX vừa giúp bạn trả lời cho câu hỏi khi nào cần phân tích công việc và các yếu tố cần chú trọng khi phân tích. Qua đó, chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ góp phần giải quyết một số khó khăn trong quá trình làm việc. Theo dõi trang tin quản trị CoDX để cập nhật thêm những thông tin bổ ích khác.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Liên quan:

• MBO là gì? Ví dụ chi tiết về MBO
• Phương pháp đánh giá 360 độ hiệu quả cho kỳ đánh giá cuối năm