Quỹ khen thưởng phúc lợi là gì? Trích quỹ theo TT 200 CHUẨN

Quỹ khen thưởng phúc lợi được doanh nghiệp sử dụng để phục vụ cho công việc khen thưởng, tạo động lực làm việc cho nhân sự. Vậy cách trích quỹ khen thưởng phúc lợi đúng nghiệp vụ như thế nào? Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quỹ này?

Cùng CoDX tìm hiểu ngay sau bài viết dưới đây nhé!

1. Quỹ khen thưởng phúc lợi là gì?

Quỹ khen thưởng phúc lợi là các quỹ được trích lập từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp. Quỹ này được lập ra với mục tiêu phục vụ các công tác khen thưởng, khuyến khích và phục vụ nhu cầu phúc lợi của doanh nghiệp, cộng đồng.

Đây cũng là một hình thức cải thiện và nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động. Từ đó kích thích và thúc đẩy hiệu quả sản xuất tạo nền móng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Để biết được ai là người có thẩm quyền thực hiện quy định trích quỹ thì bạn cần xác định loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó sẽ có 2 trường hợp:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp không do Nhà nước nắm 100% vốn điều lệ

Khi này, thì quyền sử dụng nguồn trích quỹ thuộc về chủ sở hữu công ty hoặc được điều phối theo điều lệ của công ty.

• Trường hợp 2: Doanh nghiệp do Nhà nước nắm 100% vốn điều lệ

Nếu công ty là doanh nghiệp do Nhà nước nắm 100% vốn điều thì thẩm quyền quyết định quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi sẽ do Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc doanh nghiệp (được xác định theo khoản 3, khoản 4 Điều 32 Nghị định 91/2015/NĐ-CP). Tất cả các hoạt động trích quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi cần được ghi chép trong Quy chế quản lý, sử dụng quỹ của doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp cần có quỹ khen thưởng phúc lợi?

2.1 Mục đích của quỹ khen thưởng

• Thưởng cuối năm hoặc định kỳ cho người lao động của doanh nghiệp.
• Thưởng đột xuất cho các cá nhân, tập thể có sáng kiến, cải tiến mới, đem lại hiệu quả cao trong doanh nghiệp.
• Thưởng cho các cá nhân, đơn vị bên ngoài đã hoàn thành tốt những điều kiện thỏa thuận trong hợp đồng, đóng góp và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

2.2 Mục đích của quỹ phúc lợi

• Đầu tư, xây dựng, sửa chữa, bổ sung nguồn vốn xây dựng cho các công trình phúc lợi công cộng của doanh nghiệp.
• Chi trả cho các hoạt động phúc lợi của xã hội, văn hóa, thể thao, phúc lợi công cộng của tập thể công nhân viên của doanh nghiệp.
• Đóng góp cho các quỹ phúc lợi khác của cộng đồng.
• Trợ cấp cho các lao động của công ty đã về hưu, không còn sức lao động, … và những trường hợp có điều kiện kinh tế gia đình khó khăn.

3. Cách trích quỹ khen thưởng phúc lợi cho bộ phận C&B

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định tài khoản ghi nhận quỹ khen thưởng phúc lợi là tài khoản 353, trong đó có các tài khoản cấp 2 sau:

• Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng
• Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi
• Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (TSCĐ)
• Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty

Chi tiết cách hạch toán trích quỹ khen thưởng phúc lợi như sau:

Trong năm khi tạm trích 

• Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
• Có TK 353 (3531, 3532, 3534)

Cuối năm, xác định trích thêm

• Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
• Có TK 353 (3531, 3532, 3534)

Tiền thưởng phải trả cho người lao động

• Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Chi trợ cấp khó khăn, thiên tai, lũ lụt; chi cho hoạt động nghỉ mát của doanh nghiệp, phong trào văn hóa, văn nghệ, ..

• Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
• Có các TK 111, 112…

Bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu không bao gồm thuế GTGT phải nộp

• Nợ TK 353 (3531, 3532) – (tổng giá thanh toán)
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc

• Nợ TK 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty
• Có các TK 111, 112…

Đầu tư, mua sắm TSCĐ dùng cho mục đích văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp

Ghi tăng TSCĐ:

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá + thuế GTGT (nếu có))
• Có các TK 111, 112, 241, 331, …

Đồng thời, ghi:

• Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
• Có TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

Định kỳ tính hao mòn TSCĐ, ghi:

• Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ  

Nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi

Ghi giảm TSCĐ nhượng bán, thanh lý:

• Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)

Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:

Đối với các khoản chi, ghi:

• Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ)
• Có các TK 111, 112, 334, …

Đối với các khoản thu, ghi:

• Nợ các TK 111, 112
• Có TK 353 – Quỹ phúc lợi
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)  

Công ty cổ phần được phát hành cổ phiếu thưởng từ quỹ khen thưởng để tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu

• Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng
• Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (giá bán thấp hơn mệnh giá)
• Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu
• Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (giá bán cao hơn mệnh giá)

4. Tham khảo quy định trích quỹ phúc lợi theo nghị định 91/2015/NĐ-CP

Dưới đây là những nguyên tắc cùng quy định mà các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ cần lưu ý khi thực hiện trích quỹ.

4.1 Nguyên tắc trích quỹ khen thưởng phúc lợi

Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 91/2015/NĐ-CP ( (Được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 6 Nghị định 140/2020/NĐ-CP) có nêu: “việc sử dụng quỹ khen thưởng phúc lợi của các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ phải đảm bảo nguyên tắc đúng mục đích, đúng đối tượng“. Cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp phải ban hành Quy chế quản lý sử dụng các quỹ theo quy định của pháp luật để áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp; quy chế đảm bảo dân chủ, minh bạch có sự tham gia của Ban Chấp hành công đoàn doanh nghiệp và công khai trong doanh nghiệp trước khi thực hiện.
• Chủ động thực hiện tạm trích các quỹ dựa trên kết quả của hoạt động kinh doanh có lãi và đã nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định để có nguồn chi sử dụng quỹ theo mục đích đã quy định. 

4.2 Quy định trích quỹ phúc lợi cho người lao động

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 91/2015/NĐ-CP (Được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 6 Nghị định 140/2020/NĐ-CP), quy định trích quỹ khen thưởng phúc lợi cho người lao động trong doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ như sau:

• Quỹ khen thưởng của người lao động không quá 3 tháng tiền lương bình quân trong trường hợp lợi nhuận thực hiện bằng lợi nhuận kế hoạch. Còn nếu lợi nhuận thực hiện lớn hơn kế hoạch thì được trích thêm quỹ khen thưởng, phúc lợi bằng 20% lợi nhuận thực hiện vượt lợi nhuận kế hoạch. Nhưng khoảng đó đó tối đa không vượt quá 3 tháng tiền lương bình quân thực hiện.
• Trong trường hợp của các doanh nghiệp nhà nước, công ty có cổ phần, hoặc có vốn góp chi phối từ Nhà nước trong năm kế toán, việc chi trả các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động được xem xét trong chi phí và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, như đã quy định. Còn nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi theo quy định thì cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không hạch toán trùng từ hai nguồn (tính vào chi phí và nguồn quỹ phúc lợi).
• Doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 91/2014/NĐ-CP nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Việc quy định trích quỹ khen thưởng phúc lợi cần được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật bởi người có thẩm quyền. Mong rằng qua bài viết trên bạn có thể hiểu rõ hơn về quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi để tránh những sai sót không đáng có. Theo dõi CoDX để cập nhật những thông tin quản trị doanh nghiệp hữu ích nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh