Trong quá trình hoạt động, đôi khi sẽ phát sinh những trường hợp bất khả kháng khiến doanh nghiệp thanh toán lương chậm hơn so với quy định. Với tình huống này, doanh nghiệp cần thông báo chậm lương nhanh chóng cho nhân viên. CoDX sẽ gợi ý cho bạn cấu trúc và mẫu văn bản thông báo trả chậm lương chuyên nghiệp, chuẩn nhất qua bài viết sau.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Văn bản thông báo chậm lương cần có nội dung gì?
Một văn bản thông báo chậm lương cần có các nội dung sau để đảm bảo đầy đủ thông tin và truyền đạt rõ ràng đến người nhận:
Phần tiêu đề
- Tên công ty hoặc tổ chức
- Số hiệu văn bản (nếu có)
- Địa điểm, thời gian
Phần nội dung
- Tên văn bản thông báo viết in hoa và in đậm. Phải ngắn gọn và rõ ràng, giúp người nhận hiểu ngay mục đích của thông báo.
- Phần kính gửi: Ghi rõ đối tượng nhận thông báo, có thể là toàn thể nhân viên, một bộ phận cụ thể hoặc cá nhân cụ thể.
- Căn cứ vào quy định pháp luật hoặc hợp đồng lao động.
- Nội dung chính của thông báo: Bao gồm các thông tin chi tiết như lý do chậm lương, thông tin cụ thể về sự việc, thời gian, địa điểm, đối tượng liên quan,…
Phần kết luận
- Lời xin lỗi và cam kết (nếu thông báo về vấn đề tiêu cực): Thể hiện sự quan tâm, trách nhiệm của tổ chức.
- Thông tin liên lạc: Địa chỉ email, số điện thoại của người hoặc bộ phận có thể giải đáp thắc mắc liên quan đến thông báo.
- Lời cảm ơn: Cảm ơn sự hiểu biết và hợp tác của người nhận thông báo
2. Mẫu thông báo chậm lương cho nhân viên chuyên nghiệp
Mẫu thông báo trả chậm lương cần có cấu trúc 3 phần đầy đủ bao gồm tiêu đề, nội dung và kết luận rõ ràng, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cũng như thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên.
Sau đây là 3 mẫu thông báo trả chậm lương cho nhân viên chuẩn nhất, phù hợp với mọi tình huống của doanh nghiệp.
Mẫu thông báo chậm lương cơ bản dùng chung
Mẫu thông báo chậm lương kèm bảng tạm ứng
Mẫu thông báo chậm lương do dịch bệnh
2. Vì sao cần thông báo trả chậm lương cho nhân viên?
Khoản 4 Điều 97 tại Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc trả chậm lương cho người lao động như sau:
“Trong trường hợp bất khả kháng, khi người sử dụng lao động đã áp dụng mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn không thể trả lương đúng hạn, thì thời gian chậm trả không được vượt quá 30 ngày. Nếu việc trả lương bị chậm từ 15 ngày trở lên, người sử dụng lao động phải bồi thường cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm, tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.”
Mặc dù trong quy định nhắc đến việc thông báo chậm lương nhưng đây là một điều cần làm, vì:
- Thể hiện sự tôn trọng đối với người lao động.
- Việc thông báo rõ lý do chậm lương và thời gian dự kiến trả lương sẽ trấn an tinh thần nhân viên, giúp họ an tâm làm việc, tránh gây bức xúc.
- Giúp nhân viên sắp xếp tài chính cá nhân trong khoảng thời gian chậm lương.
- Minh bạch thông tin giúp ngăn chặn tin đồn và những xung đột nội bộ không cần thiết.
- Thông báo chậm trả lương một cách rõ ràng và chính thức là dấu hiệu của một công ty hoạt động chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
3. Doanh nghiệp thanh toán chậm lương có bị phạt không?
Theo Điều 97 của Bộ Luật Lao động, doanh nghiệp được phép chậm trả lương cho người lao động tối đa 30 ngày trong trường hợp bất khả kháng và đã tìm mọi biện pháp để khắc phục nhưng vẫn không thể trả đúng hạn.
Trong trường hợp doanh nghiệp không đưa ra được lý do chính đáng, chỉ cần chậm lương 01 ngày cũng sẽ bị phạt. Còn khi có lý do bất khả kháng, việc chậm lương lên đến 31 ngày sẽ bị phạt.
Theo khoản 2 Điều 17 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt áp dụng cho doanh nghiệp sẽ tăng dần theo số lượng người lao động. Cụ thể như sau:
- Chậm lương 01 – 10 nhân viên: phạt từ 5 đến 10 triệu đồng.
- Chậm lương 11 – 50 nhân viên: phạt 10 đến 20 triệu đồng.
- Chậm lương 51 – 100 nhân viên: phạt 20 đến 30 triệu đồng.
- Chậm lương 101 – 300 nhân viên: phạt 30 đến 40 triệu đồng.
- Chậm lương 301 nhân viên trở lên: phạt 40 đến 50 triệu đồng.
Đối với người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt áp dụng sẽ cao gấp đôi, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12.
Không chỉ dừng lại ở đó, tổ chức còn phải khắc phục hậu quả bằng cách trả đầy đủ tiền lương và tiền lãi cho người lao động. Mức lãi suất được tính theo lãi tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tính vào thời điểm xử lý vi phạm.
4. Quản lý tiền lương nhân viên chuyên nghiệp với SureHCS
Phần mềm quản lý lương SureHCS được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu tính lương và quản lý chi phí nhân sự của doanh nghiệp bạn. Với các tính năng toàn diện và dễ sử dụng, phần mềm sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tính lương, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ luật lao động, hạn chế tối đa tình trạng trễ lương.
Đặc điểm nổi bật
- Tự động tổng hợp chi phí lương theo từng cá nhân, phòng ban, bộ phận, giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi phí nhân sự.
- Tạo chứng từ tiền lương cho mỗi kỳ lương theo đúng quy định, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
- Dữ liệu lương được tự động kết chuyển sang phần mềm kế toán, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán.
- Cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau, giúp bạn theo dõi chi tiết tình hình lương của nhân viên, chi phí nhân sự,…
PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÚC LỢI SUREHCS FOR C&B
Lạc Việt SureHCS for C&B là giải pháp giúp doanh nghiệp thực thi chính sách phúc lợi chính xác và đúng hạn, đem lại sự hài lòng giữa nhân viên và doanh nghiệp. Phần mềm giúp bộ phận C&B tiết được phần lớn thời gian trong so với công tác chấm công, tính lương thủ công. Bên cạnh đó, SureHCS for C&B còn được trang bị thêm tính năng quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân viên tổng thể, đánh giá được hiệu suất lao động và có những quyết định phù hợp nhất. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử SureHCS for C&B để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Trên đây là 3 mẫu thông báo chậm lương chuẩn và tất cả thông tin quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý về vấn đề này. Chủ động thông báo kịp thời cho nhân viên sẽ giúp nhân viên an tâm làm việc và tránh những hiểu lầm không mong muốn. Tuy nhiên, phương án tối ưu nhất vẫn là trả lương đúng hạn theo quy định Pháp luật và hợp đồng nhân sự.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
