Exit interview là gì? 3 Lưu ý quan trọng khi thực hiện phỏng vấn thôi việc

Doanh nghiệp có nên tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc cho nhân viên sắp rời đi? Cách một nhân viên kết thúc công việc cũng quan trọng như cách họ bắt đầu. Vì vậy, trong bài viết dưới đây CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ tất tần tật về Exit interview là gì cũng như những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và nhân viên khi thực hiện cuộc phỏng vấn này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

Tình trạng Quiet quitting ở Việt Nam và giải pháp cho doanh nghiệp
Tại sao nhân viên nghỉ việc và hướng giải quyết cho HR
Gen z nhảy việc: Nguyên nhân & Cách khắc phục hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Exit interview là gì?

Exit interview hay phỏng vấn thôi việc là một cuộc thảo luận cho phép nhân viên sắp nghỉ việc và công ty của họ trao đổi thông tin. Buổi thảo luận này thường diễn ra vào ngày làm việc cuối cùng của nhân viên đó. Thông thường, cuộc phỏng vấn thôi việc là cơ hội để nhân viên chia sẻ về lý do rời đi và đưa ra phản hồi về kinh nghiệm làm việc tại công ty.

Cuộc thảo luận này được thực hiện bởi một nhà quản lý hoặc đại diện nhân sự với mục đích thu thập phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm của họ tại công ty.

exit interview là gì — Exit interview là cuộc thảo luận giữa nhân viên đã nộp đơn nghỉ việc với công ty

Lưu ý:

Luật pháp không yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện phỏng vấn thôi việc. Công ty không thể yêu cầu nhân viên sắp nghỉ việc tham gia cuộc phỏng vấn này trừ khi hợp đồng lao động mà họ ký có quy định cụ thể.

2. Lưu ý khi thực hiện exit interview là gì?

Khi đã hiểu rõ exit interview là gì doanh nghiệp cần đặt ra những kỳ vọng đúng đắn, giữ một tâm trí cởi mở và chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện phỏng vấn. Mỗi cuộc phỏng vấn sẽ khác nhau vì mỗi nhân viên rời đi với những lý do, hoàn cảnh riêng.

Sau đây là những lưu ý quan trọng để bạn có được một exit interview đạt kết quả tốt nhất:

Thời gian thực hiện phỏng vấn

Người thực hiện phỏng vấn

Quy trình phỏng vấn

2.1 Thời gian phỏng vấn

Thời gian phỏng vấn tốt nhất là trước khi nhân viên nghỉ việc 1-2 tuần. Thời điểm này, nhân viên vẫn còn nhớ rõ những gì đã xảy ra từ vì thế có thể đưa ra phản hồi chi tiết hơn. Nếu không có đủ thời gian, doanh nghiệp có thể phỏng vấn nhân viên sau khi họ nghỉ việc. Tuy nhiên, nhân viên có thể không còn nhớ rõ hoặc có thể không muốn chia sẻ hết những thông tin quan trọng.

Thời lượng buổi phỏng vấn phù hợp thường là từ 30 phút đến 1 tiếng. Thời gian này đủ để nhân viên chia sẻ những thông tin quan trọng và công ty có thể thu thập được lượng thông tin cần thiết.

2.2 Người thực hiện phỏng vấn

Người phỏng vấn nên có mối quan hệ tốt với nhân viên để tạo sự tin tưởng và thoải mái cho nhân viên chia sẻ. Mối quan hệ tốt có thể được xây dựng thông qua việc giao tiếp thường xuyên, hỗ trợ nhân viên trong công việc và quan tâm đến nhu cầu của nhân viên.

Tuy nhiên, người phỏng vấn không nên là cấp trên trực tiếp của nhân viên để tránh khiến họ cảm thấy không thoải mái chia sẻ những thông tin tiêu cực về công ty hoặc cấp trên.

2.3 Quy trình phỏng vấn

Lưu ý thứ ba bộ phận nhân sự cần quan tâm tiến hành exit interview là gì? Cần thực hiện phỏng vấn theo lịch đã sắp trước đó qua điện thoại, email, trực tuyến hoặc trực tiếp. Sau đây là 7 bước để tiến hành phỏng vấn thôi việc hiệu quả bạn có thể tham khảo:

Tạo trước một danh sách các câu hỏi: Hãy chuẩn bị danh sách các câu hỏi để làm rõ chính xác những gì bạn muốn biết từ nhân viên sắp rời đi.
Lắng nghe những gì nhân viên nói: Khi nhân viên bày tỏ quan điểm bạn hãy lắng nghe để ghi nhận lại phản hồi của họ một cách rõ ràng.
Đề xuất cách giữ chân nhân viên giỏi: Hãy nói với nhân viên những khía cạnh tích cực khi làm việc ở công ty, trình bày chi tiết cách bạn có thể khắc phục và yêu cầu những phản hồi tích cực của họ đối với công ty.
Làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái: Cho họ quyền tự do nói lên suy nghĩ của mình, phê bình quy trình của công ty và chia sẻ ý tưởng. Bằng cách đó, các công ty nhận được phản hồi trung thực để có thể nỗ lực cải thiện chúng.
Hướng dẫn nhân viên về quy trình nghỉ việc: Cho họ biết về các nghĩa vụ và thủ tục giấy tờ khi nghỉ việc. Hãy cho nhân viên biết quy trình Offboarding sẽ được xử lý như thế nào, họ nên bàn giao công việc cũng như trả lại thiết bị cho ai, v.v.
Hãy cho họ biết dữ liệu phỏng vấn thôi việc sẽ được sử dụng như thế nào. Nói chung, nhân viên sẽ chủ động nếu họ biết rõ phản hồi của mình sẽ được sử dụng như thế nào. Hãy cho nhân viên biết bạn dự định hành động như thế nào đối với những mối quan tâm và đề xuất của họ.
Hiểu điều gì đã khiến nhân viên tìm kiếm một công việc mới. Điều gì đã khiến họ đưa ra quyết định như vậy? Đây là mục đích chính của cuộc phỏng vấn thôi việc.

3. Vì sao doanh nghiệp cần tổ chức exit interview?

Khi hiểu được exit interview là gì và thực hiện một cách chuyên nghiệp thì đó có thể là một công cụ hữu ích để các doanh nghiệp thu thập phản hồi tích cực và trung thực nhằm cải thiện trải nghiệm của nhân viên cũng như môi trường làm việc.

Các lợi ích mà phỏng vấn thôi việc nhân viên mang lại bao gồm:

Exit interview là công cụ tuyệt vời giúp nhân viên rời đi với tâm trạng tích cực.
Giúp nhân viên nghỉ việc có trật tự bằng cách giải quyết mọi nghĩa vụ còn tồn tại như trả lại thiết bị, các thỏa thuận không cạnh tranh, sở hữu trí tuệ, v.v.
Exit Interview là cơ hội để nhân viên chia sẻ những điều họ cảm thấy hài lòng, chưa hài lòng về công việc của mình đồng thời đưa ra những đề xuất cải thiện cho tổ chức.
Thông qua exit interview, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về những mong muốn của nhân viên và có thể cải thiện môi trường làm việc cho phù hợp.
Exit interview là cơ hội để doanh nghiệp tìm hiểu lý do nhân viên nghỉ việc, xác định được những vấn đề cần cải thiện để giữ chân nhân viên tốt hơn.
Giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại quy trình quản lý nhân sự. Xác định được những lĩnh vực cần cải thiện trong chương trình đào tạo và phân bổ nhân sự.

4. Các câu hỏi HR nên dùng trong buổi exit interview

Chuẩn bị câu hỏi một cách kỹ lưỡng sẽ giúp công ty đạt được kết quả tốt nhất khi phỏng vấn. Những câu hỏi HR nên hỏi trong Exit interview là gì? Dưới đây là các câu hỏi mẫu Exit interview mà bạn có thể sử dụng cho công ty của mình:

phỏng vấn thôi việc — Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng bảng câu hỏi trước khi thực hiện phỏng vấn

4.1 Câu hỏi tìm ra kỳ vọng của nhân viên

Bạn có thể chia sẻ một chút về lý do trước đây khiến bạn chọn công ty không?
Bạn có cảm thấy công ty đã đáp ứng được kỳ vọng của bạn không? Công ty đã mang lại cho bạn những trải nghiệm gì?
Có những điều khác biệt nào giữa kỳ vọng của bạn và thực tế khi làm việc tại công ty không?
Bạn có cảm thấy mình đã được đào tạo và hỗ trợ đầy đủ để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ trong vai trò của mình không?
Bạn có cảm thấy được công ty công nhận và trân trọng những đóng góp của mình không?
Những thay đổi của mô tả công việc kể từ lúc bạn mới nhận việc như thế nào?
Bạn hãy chia sẻ một chút về mối quan hệ của bạn với cấp trên trực tiếp cũng như ban lãnh đạo của mình không?
Những kỹ năng và chứng chỉ mà bạn nghĩ rằng người thay thế bạn cần có là gì?
Như thế nào là một ngày làm việc tuyệt vời cũng như tệ nhất đối với bạn?

4.2 Câu hỏi tìm ra những hạn chế của doanh nghiệp

Lý do khiến bạn quyết định tìm kiếm một công việc mới?
Đâu là nguyên nhân chính khiến bạn muốn nghỉ việc tại công ty?
Bạn có hài lòng với các chế độ phúc lợi của công ty không? Vì sao?
Bạn có cảm thấy mình phát triển được kỹ năng và kiến thức không?
Văn hóa cũng như môi trường làm việc của công ty có khiến bạn cảm thấy hài lòng không?
Bạn có cảm thấy thoải mái và hòa đồng với các thành viên trong nhóm không?
Công ty có sự minh bạch, công bằng trong việc đánh giá hiệu suất và thăng tiến không?
Khi ở công ty bạn có được khuyến khích và tôn trọng khi đưa ra ý kiến hoặc đề xuất mới không?

4.3 Câu hỏi giải pháp cải thiện vấn đề

Có điều gì bạn muốn công ty thay đổi không? Nếu có thì nên thay đổi như thế nào?
Bạn có gặp khó khăn gì trong quá trình làm việc ở công ty không? Bạn nghĩ công ty có thể làm gì để giải quyết những khó khăn đó không?
Có mong muốn tham gia vào các khóa đào tạo hoặc học hỏi từ những người có kinh nghiệm không?
Bạn có thấy mình được hỗ trợ đầy đủ và kịp thời từ cấp trên, đồng nghiệp không? Bạn có gợi ý gì để cải thiện khả năng hợp tác cũng như giao tiếp trong nhóm không?
Bạn có mong muốn nhận được sự phản hồi và góp ý thường xuyên hơn không?
Mong muốn được điều chỉnh lịch làm việc như thế nào để phù hợp với nhu cầu cá nhân?

4.4 Câu hỏi tìm hiểu suy nghĩ, thiện cảm của nhân viên về công ty

Nếu bạn có một người bạn, người quen đang tìm kiếm một công việc mới, bạn có giới thiệu họ cho công ty của chúng tôi không?
Bạn có cân bằng được công việc và cuộc sống khi làm việc tại công ty không?
Bạn có cảm thấy cấp lãnh đạo đã phản hồi những ý kiến đóng góp của bạn một cách tích cực không?
Bạn có hài lòng với mức độ công nhận mà công ty làm với những gì bạn đã cống hiến không?
Bạn có cảm thấy mình có cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp ở công ty không?
Bạn có cảm thấy mình có sự gắn kết và tự hào khi làm việc cho công ty không?
Bạn có thoải mái khi nói chuyện với người quản lý của mình không?

4.5 Câu hỏi tìm hiểu đối thủ

Bạn có thể chia sẻ một chút về công việc mới của bạn không?
Yếu tố nào là quan trọng nhất đối với bạn khi lựa chọn một công việc mới?
Theo bạn, công việc mới có gì thu hút bạn không? Bạn mong đợi điều gì khi làm việc cho vị trí công việc mới?
Vị trí mới của bạn mang lại điều gì ảnh hưởng đến quyết định rời đi của bạn?

4.6 Câu hỏi thuyết phục nhân viên ở lại

Nếu công ty đáp ứng các điều kiện phù hợp hơn về công việc, bạn có đồng ý quay lại không?
Bạn có bao giờ cân nhắc việc quay lại công ty không?
Chúng tôi có thể làm gì để giữ bạn ở lại công ty?

5. Tải ngay biểu mẫu phỏng vấn thôi việc chuẩn, miễn phí

Dưới đây là biểu mẫu phỏng vấn thôi việc chuẩn được tập hợp từ các câu hỏi trong bài viết này bạn có thể tải xuống. Doanh nghiệp có thể sử dụng như một tài liệu hoặc đơn giản là nguồn cảm hứng khi thực hiên Exit interview.

TẢI BIỂU MẪU PHỎNG VẤN THÔI VIỆC MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Qua bài viết, CoDX đã chia sẻ những thông tin hữu ích, chi tiết nhất về Exit interview là gì. Tải ngay mẫu phỏng vấn thôi việc với những câu hỏi trọng tâm nhất để cho thể thu thập phản hồi của nhân viên một cách khách quan nhất. Hy vọng doanh nghiệp có thể thu thập được thông tin hữu ích để cải thiện môi trường làm việc và thu hút, giữ chân nhân viên tốt nhất.

Xem thêm các thuật ngữ khác về tình trạng nghỉ việc: