2 Cách tính giờ làm việc theo ca trong Excel chuẩn, chi tiết

Ca làm việc được định nghĩa là khoảng thời gian làm việc của người lao động từ lúc bắt đầu cho đến khi ban giao cho người tiếp theo, bao gồm thời gian nghỉ giữa ca. Cách tính giờ làm việc theo ca cần đảm bảo theo quy định của Bộ luật lao động. Tham khảo bài viết sau của CoDX để biết cách tính giờ theo ca với từng trường hợp theo quy định của bộ Luật lao động năm 2019.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quy định cách tính giờ làm thêm, tăng ca theo Bộ luật lao động

Để có thể chuẩn hóa quy trình chấm công của nhân viên, doanh nghiệp cần biết những quy định sau khi tính giờ làm việc cho nhân viên:

1.1 Tính giờ làm việc thêm vào ca ngày

Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020 quy định, cách tính giờ làm việc theo ca ngày tức giờ làm thêm thông thường như sau. Đối với người lao động hưởng lương theo thời gian, được trả lương làm thêm giờ khi làm việc thêm giờ vào ca ngày do doanh nghiệp, sẽ có cách tính giờ làm việc theo ca với công thức:

Tiền lương làm thêm giờ

Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường

Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300%

Số giờ làm thêm

Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường: Để tìm ra số này, lấy tổng tiền lương thực trả cho người lao động trong một tuần hoặc một tháng, chia cho tổng số giờ thực tế người đó làm việc trong khoảng thời gian đó. Cần nhớ là không vượt quá số giờ làm việc bình thường theo quy định pháp luật trong một ngày, một tuần.
Mức phần trăm tăng thêm dựa vào loại ngày làm thêm: 150% cho ngày làm việc bình thường; 200% cho ngày nghỉ hàng tuần; 300% cho ngày lễ, Tết, hoặc ngày nghỉ có hưởng lương.

1.2 Tính lương làm thêm giờ vào ban đêm

Cách tính giờ làm việc theo ca đối với trường hợp làm vào ban đêm được tính theo công thức sau:

Tiền lương làm việc vào ban đêm

Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường

Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300%

Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường

Mức ít nhất 30%

20%

Tiền lương giờ vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương

Số giờ làm thêm vào ban đêm

Trong đó:

Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường: Được xác định theo điểm a khoản 1 Điều 55 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Tiền lương giờ theo ca vào ban ngày của một ngày làm việc bình thường giặc của ngày nghỉ hàng tuần, hoặc ngày lễ, tết,… được tính lương được tính như sau:

Bằng ít nhất 100% số tiền lương thực trả ngày bình thường trong trường hợp người lao động không làm thêm giờ vào ban ngày của ngày đó.
Bằng ít nhất 150% số lương giờ thực trả ngày bình thường trong trường hợp ngày làm việc bình thường và người lao động đã làm việc thêm giờ vào ban ngày của ngày đó.
Bằng ít nhất 200% số lương giờ thực trả ngày bình thường trong trường hợp là ngày nghỉ hàng tuần.
Bằng ít nhất 300% số lương giờ thực trả ngày bình thường trong trường hợp là ngày nghỉ, lễ tết,…

1.3 Tính giờ làm việc thêm vào ngày nghỉ

Trong trường hợp người lao động làm việc vào ngày nghỉ hàng tuần, được quy định cách tính giờ làm việc theo ca như sau:

Làm việc vào ngày nghỉ ca ngày:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x ít nhất 200% x số giờ làm thêm

Làm việc vào ngày nghỉ ca đêm:

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 200% + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 30% +20% x 200% x Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

1.4 Tính giờ làm việc thêm vào ngày lễ, Tết

Nếu người lao động làm việc vào ngày lễ, Tết được hưởng lương thì cách tính giờ làm việc theo ca được quy định như sau:

Làm việc vào ngày lễ, Tết ca ngày:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x ít nhất 300% x Số giờ làm thêm

Làm việc vào ngày lễ, Tết ca đêm:

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 300% + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 30% +20% x 300% x Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

2. Cách tính giờ làm việc theo ca trên Excel

Sau đây là 2 phương pháp tính giờ làm việc theo ca cho người lao động trên Excel chuẩn nhất hiện nay:

2.1 Cách tính giờ làm việc theo ca bằng cách trừ trực tiếp

Để tính giờ làm việc theo ca bằng cách trừ trực tiếp trên Excel, cần phải nhập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc ca làm việc của một nhân viên vào hai cột riêng biệt, sau đó dùng một công thức để tính toán tổng số giờ làm.

Công thức: Giờ làm việc = Số giờ đã kết thúc công việc (Giờ ra) – Số giờ bắt đầu làm việc (Giờ vào)

Kết quả số giờ làm việc sẽ được thể hiện ở cột thời gian làm việc tính theo tiếng. Sử dụng số liệu này để căn cứ tính lương giờ làm việc theo ca cho nhân viên.

2.2 Cách tính giờ làm việc theo ca bằng hàm

Cách tính giờ làm việc theo ca bằng hàm excel thường được sử dụng hàm Hour và Minute. Bạn có thể sử dụng các hàm này để tính thời gian làm việc của nhân viên theo phương pháp sau:

Giả sử ô A2 chứa giờ vào và ô B2 chứa giờ ra của nhân viên. Để tính thời gian làm việc trong ô C4, có thể sử dụng công thức sau:

=((HOUR(B2)*60+MINUTE(B2))-(HOUR(A2)*60+MINUTE(A2)))/60

Công thức này sẽ thực hiện các bước sau:

Lấy số phút của giờ ra (HOUR(A3)*60+MINUTE(A3)).
Lấy số phút của giờ vào (HOUR(A2)*60+MINUTE(A2)).
Trừ số phút của giờ vào từ số phút của giờ ra.
Chia kết quả cho 60 để chuyển đổi về đơn vị giờ.

Công thức này sẽ tính toán và trả về số giờ làm việc của nhân viên dựa trên giờ vào và giờ ra được cung cấp, với độ chính xác cao nhất.

cách tính công làm thêm giờ — Cách tính giờ làm việc theo ca bằng hàm

3. Lưu ý khi tính giờ làm việc theo ca

Khi thực hiện các cách tính giờ làm việc theo ca, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định của pháp luật về vấn đề này, cụ thể như sau:

Thời gian làm việc bình thường trong một ca: Trong một ngày làm việc, thời gian làm việc bình thường không được vượt quá 8 giờ (trường hợp quy định thời gian làm việc theo ngày) hoặc 10 giờ (trường hợp quy định thời gian làm việc theo tuần). Tổng thời gian làm việc trong một tuần không được vượt quá 48 giờ.
Thời gian làm thêm giờ: Trong một ngày, chỉ được làm thêm tối đa 50% số giờ làm việc bình thường của ngày đó. Trường hợp làm việc theo tuần, tổng số giờ làm việc và số giờ làm thêm không được vượt quá 12 giờ/ngày.
Thời gian nghỉ giữa các ca làm việc: Đảm bảo có ít nhất 30 phút nghỉ giữa các ca làm việc nếu một ca kéo dài từ 6 giờ trở lên. Trong trường hợp làm việc vào ban đêm, thời gian nghỉ giữa các ca làm việc phải ít nhất là 45 phút.

4. Tính giờ làm việc nhanh chóng với CoDX Checkin

CoDX Checkin là phần mềm chấm công miễn phí dùng thử tự động giúp doanh nghiệp quản lý giờ công, ngày công thực tế của nhân viên. Với nhiều tính năng nổi bật, CoDX Checkin tự động tính toán và xuất báo cáo dữ liệu chấm công thông qua nguồn thông tin đầu vào từ các máy chấm công.

Tính năng nổi bật:

Hệ thống tự động xử lý các tình huống không hợp lệ như quên quét thẻ, quét sai ca làm việc, hoặc không phân ca làm việc. Nhân viên có thể tự điều chỉnh thông qua yêu cầu điều chỉnh online trên cổng thông tin cá nhân hoặc gửi cho quản lý.
Cho phép tùy chọn tính công ngoài giờ theo các điều kiện như tự động tính thêm giờ khi nhân viên làm việc ngoài giờ, hoặc có xác nhận từ quản lý.
Ghi nhận công làm việc và công tăng ca theo từng vị trí/line làm việc để tổng hợp theo cost center theo line/bộ phận.
Tự động tính số giờ/công làm đêm cho nhân viên trong tháng khi họ có thời gian làm việc vào ban đêm.
Tự động trừ công đi trễ hoặc về sớm dựa trên thời gian thực tế hoặc theo quy định riêng của doanh nghiệp.

PHẦN MỀM CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN - CODX CHECKIN

Giao diện phần mềm tính lương CoDX Payroll

CoDX Checkin là phần mềm chấm công tự động giúp người dùng quản lý giờ công, ngày công thực tế của nhân viên. Thông qua dữ liệu từ máy chấm công và quy trình xử lý dữ liệu thô từ các máy chấm công, phần mềm có thể tự động tính toán và xuất ra các báo cáo phù hợp phục vụ cho công tác tính lương.

Chức năng chính:

Hệ thống chấm công tự động được thiếp lập linh hoạt, tương thích với tất cả các loại máy chấm công hiện nay như: thẻ từ, vân tay,...
Tự thiết lập hệ thống ngày nghỉ, ngày lễ để từ đó chấm công cho nhân viên chính xác theo luật định.
Cho phép xây dựng hệ thống ca làm việc và thay đổi theo yêu cầu. Ca làm việc có thể kéo dài với thời gian bao lâu tùy ý.
Quản lý việc phân ca tự động cho nhân viên hoặc phân ca qua chu kỳ ca: Chu kỳ ca làm việc thuận, Chu kỳ ca làm việc nghịch ... Phân ca làm việc cho nhân viên cố định hoặc thay đổi.
Từ thông tin quét thẻ, hệ thống cho phép xử lý các trường hợp bất hợp lệ như quên quét thẻ, quét sai ca làm việc, không phân ca làm việc…, nhân viên có thể tự điều chỉnh bằng cách làm các yêu cầu điều chỉnh online trên cổng thông tin cá nhân và gửi quản lý xét duyệt.

Xem chi tiết tính năng CoDX Checkin

Đăng ký dùng thử CoDX Checkin để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những thông tin về cách tính giờ làm việc theo ca cũng như những quy định của Nhà nước về quy định tính tiền lương làm thêm giờ tại doanh nghiệp. Hy vọng sẽ giúp ích cho các nhà quản trị trong quá trình xây dựng hệ thống chấm công, tính lương chuyên nghiệp.