Hồ sơ công việc là gì? 4 Bước quản lý hồ sơ công việc ĐÚNG NGUYÊN TẮC

Hồ sơ tài liệu được coi là tài sản giá trị của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn không biết cách quản lý hồ sơ công việc hợp lý, hiệu quả. Vì vậy, hãy cùng CoDX tìm câu trả lời cho những băn khoăn về các bước để quản lý hiệu quả qua bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Hồ sơ công việc là gì?

Theo tài liệu từ Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2011, hồ sơ công việc là một tập hoặc một văn bản có liên quan đến nhau, cùng về một nội dung, vấn đề, sự kiện và được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, vấn đề đó. Ngoài ra, hồ sơ còn có thể là tập văn bản có những đặc điểm giống nhau, như cùng tác giả, thời gian ban hành, cùng loại văn bản,…

Quản lý hồ sơ công việc là hoạt động tổng hợp, biên mục và nộp vào cơ quan lưu trữ, sau đó thực hiện quản lý – bảo quản hồ sơ tài liệu.

Hồ sơ công việc bao gồm những gì — Hồ sơ công việc bao gồm các văn bản, tài liệu liên quan đến giải quyết sự vụ công việc, vấn đề của doanh nghiệp

Thông thường, ngoài quản lý hồ sơ tài liệu đặc thù của ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp phải làm việc với những loại hồ sơ sau:

Hồ sơ hành chính văn phòng: Các văn bản quy phạm pháp luật các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo doanh nghiệp; giấy tờ công văn đi và đến; tài liệu cuộc họp, hội nghị;…
Hồ sơ nhân sự: Văn bản quyết định bổ nhiệm nhân sự, bầu cử ban lãnh đạo; hồ sơ tuyển dụng; quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên; bảo hiểm xã hội, trợ cấp cho người lao động; sơ yếu lý lịch nhân viên;…
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật: Hồ sơ thiết kế, đăng ký bản quyền sở hữu sản phẩm; tài liệu về máy móc, quy trình chế tạo sản phẩm;…
Hồ sơ kinh doanh: Kế hoạch hoạt động, kinh doanh; tài liệu tài vụ hàng năm; hợp đồng mua bán giữa các đối tác, khách hàng;…
Hồ sơ tài chính: Quyết toán, dự toán chi phí; tài liệu kiểm kê tài sản hàng năm; báo cáo tài chính; sổ sách kế toán;…

2. 4 Bước quản lý hồ sơ công việc ĐÚNG NGUYÊN TẮC

Để quản lý hồ sơ công việc hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các bước làm việc tập trung theo từng bước cụ thể.

Dưới đây là 4 cách quản lý hồ sơ tài liệu mà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Thu thập, sắp xếp hồ sơ

Đầu tiên, các nhân sự phải thu thập và sắp xếp các văn bản trong hồ sơ. Hồ sơ cần được lập với đầy đủ công văn, giấy tờ đi kèm, hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Các tài liệu trong tập hồ sơ phải được xếp theo trình tự thời gian từ trước đến sau.

Bước 2: Biên mục hồ sơ

Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ với các văn bản có trong hồ sơ:

Số thứ tự từng văn bản trong hồ sơ đang được biên mục
Số ký hiệu của các văn bản ấy
Ngày tháng ban hành của các văn bản tài liệu
Tác giả văn bản, có thể là tên cơ quan ban hành
Trích yếu nội dung có trong văn bản
Số tờ của văn bản khi được đính kèm trong hồ sơ

Ngoài ra, trong quá trình biên mục, nhân sự cũng cần đặt tiêu đề cho hồ sơ và làm thành bìa để quản lý hồ sơ tài liệu dễ dàng hơn.

Cách quản lý hồ sơ công việc — Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ với các văn bản có trong hồ sơ

Bước 3: Nộp hồ sơ vào cơ quan lưu trữ

Cách quản lý hồ sơ hiệu quả chính là nộp vào cơ quan lưu trữ hoặc chính là phòng lưu trữ của doanh nghiệp. Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của từng loại tài liệu khác nhau, cụ thể:

Tài liệu hành chính: sau 12 tháng (01 năm) kể từ khi công việc liên quan đến tài liệu kết thúc
Tài liệu xây dựng nội bộ: Sau 03 tháng kể từ khi quyết toán xong công trình
Tài liệu nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 12 tháng kể từ khi công trình được chính thức nghiệm thu
Tài liệu ảnh, phim, ghi âm, ghi hình và các tài liệu chuyên môn: sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc

Địa điểm nộp hồ sơ là kho lưu trữ cơ quan. Khi nộp hồ sơ, nhân sự và bộ phận quản lý hồ sơ tài liệu phải đối chiếu hồ sơ tài liệu với danh mục hồ sơ đi kèm, lập biên bản nhận hồ sơ, giữ mỗi bên 01 bản.

Bước 4: Tổ chức, quản lý, bảo quản hồ sơ

Để tổ chức cách quản lý tài liệu hiệu quả, nhân sự cần chỉnh lý lại tài liệu. Chỉnh lý tài liệu là quá trình sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ theo phương pháp khoa học. Khi chỉnh lý tài liệu, bộ phận phụ trách phải xác định được giá trị, thời hạn bảo quản tài liệu. Đồng thời, các công cụ tra cứu hồ sơ, lọc tìm kiếm tài liệu cũng cần phải được xây dựng trong bước 4 này.

Sau khi chỉnh lý, công tác quản lý hồ sơ vẫn cần được tiếp tục thông qua việc bổ sung thông tin trong danh sách hồ sơ. Bên cạnh đó, các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ cũng cần tổ chức thực hiện để kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

3. Những hạn chế trong quản lý hồ sơ công việc truyền thống

Thực tế, việc lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống đang không còn phù hợp. Quản lý hồ sơ tài liệu chỉ theo cách thức truyền thống đơn thuần không chỉ tồn tại nhiều hạn chế mà còn gây khó khăn trong quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Tốn nhiều chi phí

Với cách lưu trữ và quản lý hồ sơ giấy truyền thống, doanh nghiệp cần chi trả nhiều chi phí bảo quản, in ấn giấy tờ, sổ sách. Doanh nghiệp cũng cần xây dựng một không gian nhất định để lưu trữ hồ sơ. Các chi phí cho các nhân sự quản lý, kiểm kê tài liệu cũng là một khoản cần đầu tư khi doanh nghiệp vẫn duy trì cách thức truyền thống.

Dễ dẫn đến tình trạng mất mát, thất thoát hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ truyền thống theo sổ sách có thể dẫn đến khả năng bị mất mát, thất lạc tài liệu. Với nhiều hồ sơ cần quản lý, số lượng sổ ghi chép thông tin về hồ sơ cũng phải tăng lên. Từ đó, sẽ có các trường hợp không tìm thấy sổ quản lý hồ sơ hoặc nhân sự quên không ghi chép thông tin về hồ sơ gây bất tiện cho doanh nghiệp.

Việc sử dụng không linh hoạt, tốn nhiều thời gian tìm kiếm

Quản lý hồ sơ công việc bằng phương pháp cũ cũng khiến việc sử dụng, tìm kiếm lại tài liệu đã lưu trữ gặp khó khăn. Như đã nói ở trên, với số lượng sổ quản lý hồ sơ luôn phải tăng lên không ngừng, sẽ rất khó cho nhân sự tìm kiếm tài liệu, đặc biệt là những tài liệu đã ban hành từ nhiều năm trước. Ngoài ra, việc chỉnh lý, thay đổi thông tin về hồ sơ đã lưu cũng không được linh hoạt, tốn nhiều thời gian.

4. Sử dụng CoDX Document để quản lý và sử dụng hồ sơ công việc hiệu quả

Với những hạn chế trong cách quản lý hồ sơ công việc truyền thống, các phần mềm ứng dụng công nghệ đang được nhiều doanh nghiệp tham khảo lựa chọn. Khi số hóa và quản lý hồ sơ trên phần mềm, doanh nghiệp có thể nhận thấy một số lợi ích cụ thể như:

Chi phí vận hành thấp: Sử dụng phần mềm giúp giảm thiểu số lượng giấy cần in, chi phí vận hành nhân sự quản lý hay tổ chức xây dựng không gian lưu trữ tài liệu
Báo cáo nhanh chóng: Tài liệu được tập trung trên một hệ thống giúp việc báo cáo, kiểm tra, kiểm soát tài liệu dễ dàng, thuận tiện hơn
Tiết kiệm thời gian: Với một phần mềm quản lý hồ sơ nội bộ, nhân sự không cần dành nhiều thời gian ghi chép thông tin tài liệu, kiểm đếm, sắp xếp,…

Trong số nhiều phần mềm quản lý hồ sơ, công văn hiện nay, có một phần mềm tiện lợi được nhiều doanh nghiệp sử dụng: CoDX Document. CoDX Document là nền tảng lưu trữ, quản lý dữ liệu như hồ sơ công việc, tài liệu một cách tập trung, khoa học. Với CoDX Document, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm hồ sơ, nâng cao năng suất làm việc lên 20% nhờ công nghệ tìm kiếm thông minh OCR.

Thông tin phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document:

🔰Tên phần mềm	CoDX Document
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Miễn phí	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những thông tin bổ ích về cách quản lý hồ sơ tài liệu công việc cho doanh nghiệp. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể xây dựng hoàn chỉnh quy trình quản lý hồ sơ tài liệu và lựa chọn được phần mềm công nghệ phù hợp để dần số hóa công việc này.