5 BƯỚC Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp [TẢI MIỄN PHÍ BỘ QUY TRÌNH]

Để có thể tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường. Trước hết doanh nghiệp cần sở hữu cho mình một quy trình quản lý tối ưu và bài bản. Vậy làm thế nào để xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp được chuẩn xác và hiệu quả? Đây có vẻ là một bài toán khó của không ít các đơn vị tổ chức hiện nay. Nhằm gỡ rối cho doanh nghiệp trong công tác chuẩn hóa quy trình quản trị. CoDX sẽ cùng bạn tìm lời giải cho bài toán trên thông qua bài viết sau.

1. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý doanh nghiệp được hiểu là chuỗi các hoạt động và quyết định được thực hiện theo một trật tự. Quy trình này bao gồm nhiều giai đoạn và các hoạt động khác nhau, từ lập kế hoạch đến thực hiện, theo dõi và đánh giá hiệu quả. Nhằm giúp các đầu mục được hoàn thành trơn tru, đúng hạn và sinh lời nhanh chóng.

Các quy trình quản trị doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều quy trình quản lý được vận hành song song, với những nhiệm vụ và vai trò khác nhau. Nhưng chung quy, được chia thành các nhóm sau:

• Quy trình quản lý nhân sự: gồm quản lý tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng,…
• Quy trình quản lý công việc: tiến độ dự án, phông công công việc, nguồ n lực dự án…
• Quản lý sản xuất: quản lý chất lượng, công đoạn sản xuất…
• Quản lý Kinh doanh: các hoạt động kinh doanh, quan hệ khách hàng
• Quản lý tài chính:quản lý thu chi, lương, thủ tục thanh toán…

Dù nhằm mục đích, vai trò, hay chức năng gì đi nữa. Thì mọi quy trình quản lý đều phải gắn kết với tầm nhìn chiến lược của tổ chức. Như vậy doanh nghiệp mới có thể mở rộng và tiến xa hơn trong tương lai.

>>> Xem ngay: 

• Các Quy trình trong Doanh nghiệp [PHỔ BIẾN NHẤT] Hiện nay
• Quy trình quản lý dự án xây dựng, phần mềm, công nghệ thông tin
• Quy Trình Nghiệp Vụ Là Gì? Cách Xây Dựng Quy Trình Nghiệp Vụ
• [12 BƯỚC] Xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả nhất 2023
• [5 BƯỚC] Xây dựng Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp cơ bản nhất

Để xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi tốn nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên việc xây dựng và quản lý sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu theo mô hình BPM Life Cycle, gồm 5 bước sau:

• Bước 1: DESIGN – Thiết kế bộ quy trình 
• Bước 2: ODELLING – Mô hình hóa quy trình 
• Bước 3: EXECUTION – Triển khai bộ quy trình 
• Bước 4: MONITORING – Đánh giá hiệu quả và theo dõi quy trình 
• Bước 5: OPTIMIZATION – Điều chỉnh và tối ưu quy trình 

2.1. Bước 1: DESIGN – Thiết kế bộ quy trình quản lý doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong xây dựng quy trình cho doanh nghiệp sẽ gồm chi tiết các bước sau: 

Xác định phạm vi, mục đích của công việc

Trước khi bắt tay vào xây dựng một vấn đề gì, một quy trình chuẩn ra sao. Nhà quản trị cần xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích cuối mà doanh nghiệp hướng tới. Chỉ khi làm rõ các vấn đề trên  thì quy trình mới có thể đưa vào vận hành và mang đến những hiệu quả nhất định.

“Chuẩn hóa” quy trình quản trị doanh nghiệp thành các bản mô tả

Để dễ dàng đưa vào thực tiễn, nhà quản trị cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu thành những bản mô tả. Những bản mô tả này sẽ được lưu trữ và truyền tới nhân viên như một khung tham chiếu. Giúp nhân viên có thể ứng dụng, điều chỉnh công việc để đạt những kết quả tốt.

Nội dung của các bản mô tả được khuyến khích xây dựng dựa trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này giống như xương sống giúp nhà quản lý định hình quy trình và: 

• Tổ chức phối hợp nguồn lực hữu hiệu hơn
• Tập trung vào mục tiêu chính của quy trình
• Nắm vững nhiệm vụ để nhân viên phối hợp hiệu quả.

Phân loại đối tượng tham gia vào bộ quy trình quản lý doanh nghiệp 

Nguồn lực luôn đóng vai trò chủ chốt để quy trình diễn ra được chặt chẽ. Do đó, phân chia vai trò cho các đối tượng tham gia vào việc xây dựng các quy trình quản lý là cần thiết. Và 3 đối tượng chính thường gặp là:

• Người phụ trách thực hiện: là cá nhân sẽ chịu trách nhiệm chính các đầu mục, các bước đầu tiên trong quy trình.
• Người phụ trách giám sát: là người chịu trách nhiệm về kết quả làm việc của các đầu mục quy trình. Và đây sẽ là người đưa ra những phản hồi, đóng góp ý kiến hay định hướng để quy trình hiệu quả hơn.
• Người có vai trò hỗ trợ: là cá nhân không tham gia trực tiếp vào . Nhưng sẽ là người gián tiếp hỗ trợ cho người thực hiện chính hoàn thành qua những kinh nghiệm truyền đạt, hay kiến thức chuyên môn.

Phương pháp Kiểm soát – Kiểm tra quy trình quản trị doanh nghiệp

Lý thuyết chỉ là nền tảng để thực hiện, thực tế không có một quy trình nào có thể thành công chỉ dựa vào mô hình lý thuyết. Do đó, mọi quy trình quản lý doanh nghiệp khi xây dựng cần có các phương pháp kiểm tra, kiểm soát liên tục. Nhằm có những nhìn nhận đánh giá và cải thiện tốt nhất cho bộ máy.

Xác định phương pháp kiểm soát thông qua các hành động sau:

• Đơn vị đo lường công việc là gì?
• Đo lường bằng công cụ hoặc dụng cụ nào?
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu cần xác định 

Xác định phương pháp kiểm tra:

Đây là một bước mấu chốt quan trọng và cần tuân thủ nguyên tắc Pareto kiểm tra 20% số lượng nhưng phát hiện ra 80% khối lượng sai sót. Do đó, người quản lý cần xác định nội dung kiểm tra:

• Những bước công việc nào cần phải kiểm tra ?
• Tần suất kiểm tra là bao lâu?
• Người thực hiện việc kiểm tra sẽ là ai?
• Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn cần có trong mọi quy trình quản lý doanh nghiệp 

Xây dựng quy trình cho doanh nghiệp sẽ thật thiếu sót nếu không có tài liệu hướng dẫn sử dụng. Vậy nên, việc dự trù và cung cấp những thông tin, tài liệu hướng dẫn sẽ giúp nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn.

2.2. Bước 2: ODELLING – Mô hình hóa quy trình quản trị doanh nghiệp 

Đây là giai đoạn thứ 2 của quy trình quản lý doanh nghiệp. Khi các nội dung lý thuyết ở giai đoạn đầu được khắc họa lại thành hình ảnh. Nhằm mục đích:

• Nhìn vào quy trình có thể đánh giá đầu ra chất lượng sản phẩm
• Có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm, nhờ bản chiếu cho tái thiết kế quy trình.
• Cung cấp tài liệu đủ đầy giúp nhân viên hiểu được quy trình hoạt động như thế nào. Đặc biệt là đối với nhân viên mới (có bao nhiêu bước, sử dụng công cụ nào, ai cần trợ giúp, v.v.).

Có nhiều cách để mô hình hóa và xây dựng quy trình cho doanh nghiệp, nhưng phổ biến nhất là Flowchart. Flowchart (thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình) là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước của một quy trình bằng các hình ảnh đơn giản. Bao gồm các bước/nhiệm vụ, điều kiện thay đổi, kết quả, v.v…

2.3. Bước 3: EXECUTION – Triển khai bộ quy trình quản lý doanh nghiệp 

Từ những bước 1 và 2 trong việc xây dựng quy trình cho doanh nghiệp thì đây là lúc bạn đưa quy trình và triển khai thực tế vào công ty. Và điều này có thể diễn ra theo 2 cách là: 

1. Đi theo lối mòn truyền thống là quy trình giấy tờ
2. Công nghệ hóa quy trình bằng phần mềm

Nếu chọn (1) thì doanh nghiệp lại có thêm hàng tá quy trình, rườm rà và thủ công. Cũng như khó quản lý và kiểm soát được tiến độ thực tế của nhân viên. Với xu hướng số hóa thì phương án (2) được khá đông nhà quản lý đồng tình và lựa chọn, vì có nhiều ưu điểm:

• Tiết kiệm dung lượng và không gian lưu trữ văn bản đáng kể
• Tiết kiệm thời gian bởi tính tương tác cao dễ hiểu
• Xây dựng được các tính năng phân luồng và thiết lập trật tự cho công việc
• Đo lường và thống kê công việc hiệu quả, nâng cao chất lượng

2.4. Bước 4: MONITORING – Đánh giá hiệu quả và theo dõi quy trình quản lý

Đây là giai đoạn không chỉ cải tiến và phát triển riêng một quy trình. Mà còn cho cả toàn bộ hoạt động vận hành tại doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, nếu doanh nghiệp còn không biết thực tế quy trình diễn biến ra sao. Thì làm sao có thể bắt tay vào việc cải thiện chúng.

Bên cạnh đó, việc đánh giá hiệu quả khi xây dựng quy trình cho doanh nghiệp dựa trên các chỉ số PPIs (Process Performance Indicators) gồm 3 nhóm sau:

• Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Tùy vào từng loại kết quả mà chỉ số này sẽ được đo lường theo các cách khác nhau. Nhìn chung thì đo lường này phụ thuộc chủ yếu vào việc khảo sát mức độ hài lòng của khách hoặc người sẽ tiếp nhận kết quả đầu ra.
• Nhóm chỉ số về thời gian thực hiện và đưa kết quả đầu ra cho khách hàng hoặc người tiếp nhận.
• Nhóm chỉ số về chi phí: nó sẽ bao gồm các loại chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra. Hay các chi phí làm lại do sai sót, hư hỏng trong quy trình, chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra.

2.5. Bước 5: OPTIMIZATION – Điều chỉnh và tối ưu quy trình quản trị doanh nghiệp

Từ những chỉ số đánh giá ở giai đoạn 4 (Monitoring). Doanh nghiệp có thể xác định được những thiếu sót, hạn chế trong quy trình hiện tại. Nhờ vậy mà có những điều chỉnh phù hợp, tối ưu hoá bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiện tại để mang lại những kết quả tốt hơn trong tương lai.

Một quy trình quản lý thường diễn ra liên tục nên cũng phải đảm bảo việc tối ưu và điều chỉnh thường xuyên. Mục đích của việc làm này là để giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra trong quá trình thực hiện một tập hợp các quy trình và nâng cao hiệu quả cuối cùng của doanh nghiệp.

3. Tổng hợp 30 bộ quy trình quản lý doanh nghiệp mới nhất 2025 

Dưới đây là danh sách tổng hợp 30 bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp, hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay:

4. Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp có vai trò gì quan trọng?

Doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển bền vững cần có các quy trình quản lý bài bản. Đây được xem là bộ khung vững chắc giúp hoạt động của các phòng ban phối hợp nhịp nhàng, trơn tru và hiệu quả.

Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp được chuẩn hóa sẽ tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Và mang đến những lợi ích tối ưu như sau:

• Nâng cao, cải thiện năng suất làm việc, giúp tiết kiệm chi phí.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro, sai sót, nhầm lẫn không đáng có. Do được chuẩn hóa và vận hành theo thứ tự cụ thể.
• Giải quyết triệt để các khó khăn, giảm bớt các bước làm việc thủ công.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo ra những bước tiến mới bứt phá tăng trưởng.

Những lợi ích được liệt kê ở trên chính là cái đích mà mọi doanh nghiệp hiện nay hướng đến. Cho dù là lĩnh vực hay ngành nghề nào thì công ty cũng cần chú trọng việc xây dựng, “chuẩn hóa” các quy trình cho doanh nghiệp ngay từ đầu. Bởi đây chính là con đường dẫn đến thành công mà nhà quản trị không thể bỏ qua.

Một quy trình quản lý doanh nghiệp khi được chuẩn hóa và đưa vào hoạt động đóng vai trò rất quan trọng. Vì nếu không được xây dựng để vận hành, chúng có thể gây ra nhiều rắc rối và khiến doanh nghiệp đau đầu, khi:

• Thiếu tính nhất quán và linh hoạt: nhân viên trong tổ chức có thể thực hiện cùng một nhiệm vụ với nhiều cách khác nhau, điều này dẫn đến sự thiếu nhất quán và linh hoạt trong công việc.
• Mất nhiều thời gian và tài nguyên: việc hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết các vấn đề có thể trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian và tài nguyên hơn.
• Rủi ro và sai sót: Các quy trình không được chuẩn hóa có thể dẫn đến các sai sót, rủi ro và thất bại trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
• Khó khăn trong việc quản lý và đánh giá: làm cho việc quản lý và đánh giá hoạt động của tổ chức trở nên khó khăn hơn.

Do đó, để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh, bộ quy trình quản lý doanh nghiệp nên được chuẩn hóa và tối ưu hóa để đảm bảo tính nhất quán, linh hoạt và đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả.

5. Chuẩn hóa và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp với CoDX Process

Thực tế trong doanh nghiệp không chỉ có 1 quy trình. Mà có thể tồn tại rất nhiều quy trình quản lý khác nhau. Những điểm chung của đại đa số quy trình này là sử dụng sức người là chính. Điều này dẫn tới việc giảm năng suất, tốn thời gian xử lý các công việc trùng lặp. 

Theo khảo sát 1000 doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì trung bình mỗi năm doanh nghiệp sẽ tốn 2000 giờ cho các công việc thủ công. Mà năng sức mang về chỉ đang ở mức 50%. Đây là cái giá mà doanh nghiệp phải trả khi bộ quy trình quản lý doanh nghiệp không được tự động hóa. 

Với xu hướng thời đại số hiện nay, thì phần mềm xây dựng quy trình cho doanh nghiệp – CoDX Process là giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp các tổ chức chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu suất. Một điểm đến đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, từ quản lý quy trình, khách hàng, sản phẩm đến quản lý nhân sự và tài chính. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết tính năng Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Một công ty có chiến lược thông minh là một dấu hiệu tốt, nhưng chưa đủ. Nếu không có một nền tảng quy trình vững chắc, các công ty vẫn có thể gặp rủi ro. Do đó, các nhà quản lý phải xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp một cách rõ ràng và đủ mạnh. Để giúp nhân viên tuân theo chiến lược, hiện thực hóa các kế hoạch và đưa doanh nghiệp tiến lên phía trước. Công ty chuyển đổi số CoDX luôn sẵn sàng là người bạn là công cụ đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên con đường phát triển.