Làm việc theo nhóm là hình thức được áp dụng rất phổ biến trong hoạt động kinh doanh của các công ty tổ chức hiện nay. Trong quá trình này sẽ gặp phải nhiều vấn đề khó khăn khi làm việc nhóm gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất cũng như mức độ hiệu quả công việc. Cùng CoDX tìm hiểu những khó khăn này là gì, cũng như giải pháp khắc phục ra sao trong bài viết này nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Lợi ích của horenso đối với làm việc nhóm?
- Cách làm việc nhóm hiệu quả cần xem ngay
- Sử dụng ngay phần mềm nhắc nhở công việc cho đội nhóm
14 khó khăn điển hình khi làm việc nhóm mà thường gặp phải ở các doanh nghiệp
- Cá nhân có “cái tôi” quá cao
- Xung đột, mâu thuẫn nội bộ
- Hay nể nang, ngại va chạm
- Khả năng tương tác, kết nối kém giữa các thành viên
- Cá nhân có tư tưởng ỷ lại “việc không của riêng ai”
- Tư duy hơn thua cạnh tranh giữa các cá nhân không làm mạnh
- Không đặt kết quả chung của nhóm lên hàng đầu
- Các thành viên truyền tải thông tin không rõ ràng
- Thành viên thiếu nhận thức về bản thân
- Số lượng nhân viên quá nhiều
- Các cá nhân không cùng chí hướng, mục tiêu
- Thái độ làm việc thụ động
- Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
- Sự khác biệt về thói quen
1. Cá nhân có “cái tôi” quá cao gây khó khăn khi làm việc nhóm
Một đội nhóm sẽ luôn bao gồm nhiều cá nhân có trình độ, cá tính, cách làm việc khác nhau. Người có chuyên môn giỏi, kỹ năng tốt thường có xu hướng làm việc độc lập và không muốn làm theo các kế hoạch, hướng dẫn của quản lý.
Một số trường hợp thường thấy cho “cái tôi” lớn trong một đội nhóm:
- Nhân viên có chuyên môn cao hoặc ngang người quản lý nhóm
- Nhân viên có tính cách cứng đầu
Một “cái tôi” quá cao sẽ gây ra nhiều mâu thuẫn trong quá trình làm việc. Mâu thuẫn này có thể là giữa nhân viên với nhau hoặc với quản lý trực tiếp.
Khi một nhóm xảy ra mâu thuẫn nội bộ, không còn tính đoàn kết thì sẽ không tránh khỏi ảnh hưởng đến mục tiêu chung của nhóm, hiệu quả công việc đạt được. và rộng hơn nữa là ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Hướng giải quyết, khắc phục
Vai trò của người quản lý vô cùng quan trọng trong việc khắc phục khó khăn khi làm việc nhóm này. Cụ thể,
- Người có cái tôi lớn thường xuyên không làm theo các kế hoạch đề ra: Quản lý nên chia sẻ thẳng thắn về thái độ làm việc của họ, đồng thời thuyết phục họ hiểu rằng, để đạt được mục tiêu lớn cần tuân thủ kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, lãnh đạo nhóm cần xây dựng tính kỷ luật để mọi thành viên đều thực hiện đúng.
- Gây mâu thuẫn với các cá nhân khác trong nhóm: Quản lý nên khuyến khích nhân viên cởi mở, chia sẻ suy nghĩ quan điểm với nhau nhiều hơn. Điều này giúp các thành viên thấu hiểu hơn về đồng nghiệp của mình. Người có cái tôi cao cũng sẽ nhìn nhận lại suy nghĩ và tôn trọng các thành viên khác để hướng đến mục tiêu chung.
2. Mâu thuẫn nội bộ là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm
Làm việc nhóm khó tránh khỏi việc xung đột, mâu thuẫn do các cá nhân không đồng nhất ý kiến quan điểm trong một vấn đề nào đó.
Xung đột nội bộ gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng như:
- Tiến độ công việc bị chậm trễ cho nhân viên không đồng nhất được quan điểm, phương án thực hiện.
- Một khi tiến độ chậm trễ, hiệu suất công việc cũng sẽ giảm đi đáng kể. Công việc không hoàn thành đúng hạn, kéo theo những đầu việc trong giai đoạn tiếp theo cũng sẽ không được thực hiện.
- Vấn đề trì trệ tiến độ sẽ ảnh hướng đến kết quả công việc. Bên cạnh đó, hiệu quả cũng sẽ không đạt được như mong đợi.
Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm là:
- Nhà quản lý nên tìm hiểu và xác định đúng nguyên nhân dẫn đến các xung đột. Một trong những nguyên nhân điển hình nhất là các thành viên không kiểm soát được cảm xúc, kỹ năng giao tiếp còn hạn chế dẫn đến đối phương không hiểu rõ ý gây ra mâu thuẫn.
- Tổ chức buổi trao đổi giữa các thành viên có mâu thuẫn với nhau để tháo gỡ những khúc mắc, hiểu lầm. Điều này không những hòa giải được mâu thuẫn mà còn giúp các thành viên hiểu nhau hơn, từ đó tăng tính đoàn kết cho đội nhóm.
- Sử dụng các phần mềm quản lý công việc nhóm sẽ giúp các nhân viên nắm được nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc của mình.
3. “Ngại”, không thẳng thắng gây khó khăn khi làm việc nhóm
Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm chính là vấn đề nể nang, ngại va chạm. Vấn đề này thường hay xảy ra với các thành viên có quan hệ thân thiết trong nhóm. Những thành viên này sẽ không thẳng thắn chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của cá nhân dẫn đến các vướng mắc nghiêm trọng phát sinh sau này.
Tâm lý ngại va chạm hay nể nang sẽ gây ra những vấn đề sau:
- Hiệu quả công việc giảm bởi nếu một phương pháp không phù hợp được đưa ra và thực hiện nhưng không có sự góp ý xây dựng bởi các thành viên khác vì “ngại”.
- Vì nể nang đồng nghiệp thân thiết nên mọi người có xu hướng kìm nén những điểm không hài lòng, lâu dần dẫn đến mâu thuẫn, xung đột không đáng có.
Hướng giải quyết, khắc phục
Người đứng đầu của một nhóm nên thường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện, khuyến khích nhân viên nên thẳng thắn chia sẻ những điểm hài lòng hay chưa hài lòng với những thành viên khác trong quá trình làm việc. Khi quan điểm được chia sẻ, mọi người đều biết mình đang gặp vấn đề gì, từ đó các thành viên sẽ hiểu nhau hơn, khi làm việc sẽ không lặp lại những lỗi như vậy.
>>> Xem ngay: Quản lý đội nhóm hiệu quả với 10 + kỹ năng không thể thiếu cho quản lý
4. Tương tác, kết nối kém ảnh hưởng đến hiệu quả đội nhóm
Khi làm việc đội nhóm, vấn đề trao đổi tương tác giữa các thành viên là yếu tố không nên thiếu. Tuy nhiên, có rất nhiều trường họp đội nhóm làm việc nhưng vấn đề tương tác trong công việc giữa các thành viên lại hạn chế.
Đặc biệt, sau khi trải qua thời kỳ dịch bệnh covid, khi triển khai work from home từ xa, tính tương tác giảm đã thấy rõ những ảnh hướng lớn.
Khả năng tương tác kết nối kém gây khó khăn khi làm việc nhóm đáng kể:
- Việc các thành viên không tương tác về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến sự kết nối nhóm. Các thành viên không hiểu nhau do ít trao đổi sẽ dẫn đến xung đột, mâu thuẫn không mong muốn.
- Gây ảnh hưởng đến hiệu quả: Nếu hạng mục công việc có tính liên kết, nhưng 2 thành viên đảm nhận không tương tác trao đổi sẽ làm giảm tính hiệu quả.
Hướng giải quyết, khắc phục
Quản lý nên tổ chức nhiều hoạt động nhóm để các thành viên tăng cường kết nối, tương tác với nhau hơn. Chẳng hạn, lập các group nhóm “tán gẫu” sau giờ làm hay những lúc giải lao khi làm việc.
Lên lịch hẹn nhân viên “cà phê” cuối tuần để giao lưu, cùng trao đổi quan điểm sống, cách làm việc, …
Những hoạt động này sẽ giúp các thành viên trở nên thân thiết hơn, từ đó cởi mở hơn trong công việc.
5. Cá nhân hay ỷ lại với tư tưởng “việc không của riêng ai”
Nhiều trường hợp cá nhân trong nhóm có thói ỷ lại vì nghĩ rằng đây không phải là công việc của riêng mình. Họ chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân trong trường hợp công việc đó chỉ mình họ đảm nhận.
Nếu không giải quyết tư tưởng ỷ lại này sẽ dẫn đến những hậu quả xấu:
- Công việc trì trệ do sự lười biếng, ỷ lại
- Hiệu quả công việc giảm ảnh hưởng đến mục tiêu chung
Hướng giải quyết, khắc phục
Để khắc phục được sự ỷ lại, lười biếng, quản lý nên có kế hoạch phân chia giao việc cho nhân viên rõ ràng. Lưu ý, hãy lập bảng kế hoạch công việc cho mỗi cá nhân kèm theo khối lượng công việc cụ thể cùng với yêu cầu và thời hạn deadline phù hợp. Khi làm như vậy, họ sẽ hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ và hiệu quả nhất.
Giải pháp về kế hoạch:
- Lập kế hoạch phân công tốt nhất với phần mềm giao việc hiệu quả tốt nhất
- Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất 2024
- 15 Ứng dụng quản lý công việc hiệu quả cho đội nhóm
- 10 Phần mềm báo cáo công việc hiệu quả
6. Tư duy “hơn thua” gây khó khăn khi làm việc nhóm
Một khó khăn khi làm việc nhóm tiếp theo dễ thấy mà các nhà quản lý nên lưu ý, đó là tư duy hơn thua, cạnh tranh giữa các cá nhân không làm mạnh. Ai cũng muốn bảo vệ quan điểm cá nhân, luôn muốn thể hiện trí lý của mình hơn với những người khác.
Do vậy, trong các cuộc tranh luận dễ dẫn đến cãi vã trong khi vấn đề thì không được giải quyết.
- Tuy duy hơn thua dễ dẫn đến sự mâu thuẫn trong một nhóm, kéo theo đó là hàng loạt các vấn đề phát sinh như tiến độ chậm trễ, hiệu suất công việc giảm.
- Gây bất hòa giữa các thành viên, lâu dẫn nhóm sẽ không thể phát triển ngược lại còn dẫn đến việc dễ tan rã.
Hướng giải quyết, khắc phục
Quản lý nên là người đứng ra phân xử, đưa ra các quan điểm, hướng giải quyết phù hợp cho cả đôi bên. Nên dùng cách “lạt mềm buộc chặt” để 2 bên ngừng việc tranh cãi, sau đó chỉ rõ những điểm được và chưa được của cả 2 để cùng khắc phục.
7. Không đặt kết quả chung của nhóm lên hàng đầu
“Thân ai nấy lo”, “đèn nhà ai nấy rạng” là những tư tưởng thường thấy của một số cá nhân không đặt kết quả chung của nhóm lên hàng đầu. Họ chỉ khư khư quan tâm đến lợi ích của cá nhân, làm đúng nhiệm vụ của mình mà không quan tâm đến những công việc khác của nhóm.
Đây là tư tưởng xấu đem lại những ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cần được bài trừ.
- Về lâu dài nhóm không thể phát triển tốt bởi các thành viên không đóng góp ý kiến để xây dựng lợi ích chung của nhóm.
- Công việc hoàn thành nhưng tính hiệu quả không cao. Nguyên nhân là do kết quả chung chỉ đạt được khi tất cả công việc của các thành viên được hoàn thành tốt nhất.
Hướng giải quyết, khắc phục
- Khai thông tư tưởng cho những cá nhân ích kỷ, không đặt lợi ích nhóm lên đầu tiên. Quản lý là người cần trao đổi để giúp họ nhận ra rằng một đội nhóm làm việc hiệu quả chi khi các thành viên cùng giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành mục tiêu tốt nhất. Bên cạnh đó, nên chỉ ra cho họ biết rằng, bản thân có thể học hỏi thêm được nhiều kiến thức mới nếu như giúp đỡ các thành viên khác.
- Khuyến khích nhân viên bằng cách đưa ra các chế độ lương, thưởng hấp dẫn nếu mục tiêu chung của nhóm được hoàn thành tốt nhất. Có thể là hoàn thành trước hạn hoặc hiệu quả công việc vượt trội.
8. Các thành viên truyền tải thông tin không rõ ràng
Truyền tải thông tin không rõ ràng, đúng trọng tâm cũng là một trong những nguyên nhân khiến hoạt động nhóm không hiệu quả. Khi một dự án có nhiều người tham gia thì điều quan trọng là mỗi thành viên đều cần biết chính xác nhiệm vụ của mình để hoàn thành các mục tiêu để ra. Chỉ cần một cá nhân không nắm được mục đích của việc cần làm, tại sao phải hoàn thành nhiệm vụ thì sẽ khiến mục tiêu của dự án án khó mà hoàn thành được.
Hướng giải quyết, khắc phục
Người quản lý hay trưởng nhóm cần truyền đạt chi tiết tất cả thông tin về mục đích, nhiệm vụ của dự án ngay từ những ngày đầu thực hiện để tránh tình trạng phối hợp không đồng bộ giữa các thành viên.
Bên cạnh đó, trưởng nhóm cần quản lý quá trình làm việc, kiểm soát tất cả kết quả hoàn thành nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm để đảm bảo tất cả mọi hoạt động đang đi đúng theo kế hoạch đã đề ra.
9. Thành viên thiếu nhận thức về bản thân
Một số cá nhân có nhận thức về bản thân sai lệch sẽ gây khó khăn khi làm việc nhóm. Điển hình cho trường hợ này là những cá nhân quá tự tin hoặc quá tự ti về bản thân. Đôi khi chính sự thiếu nhận thức này khiến mong muốn trong công việc bị sai lệch và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Những cá nhân chưa nhận thức đúng về bản thân cũng khiến họ gặp những khó khăn khi làm việc tập thể. Điển hình là sự mất cân bằng giữa khả năng của chính mình và các nhiệm vụ công việc.
Hướng giải quyết, khắc phục
Lúc này, nhà lãnh đạo hay người đứng đầu cần phải phải quan sát và đưa ra những hướng đi cũng như lời khuyên giúp nhân viên nhận thức đúng về bản thân.
10. Số lượng nhân viên quá nhiều cũng khó khăn khi làm việc nhóm
Mặc dù, số lượng nhân viên càng nhiều sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc. Nhưng khi đội ngũ nhân viên qua nhiều so với quy mô dự án thì sẽ làm giảm hiệu quả công việc tổng thể. Vì đôi khi số lượng công việc không đủ để phân chia đều cho tất cả mọi người.
Hướng giải quyết, khắc phục
Để duy trì năng suất nhân viên và đảm bảo hiệu quả công việc, bạn cần phải phân chia lại công việc hoặc loại bỏ/điều phối bớt nhân sự không cần thiết ra khỏi dự án. Điều này giúp cho tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn và duy trì được các mục tiêu chung.
11. Các cá nhân không cùng chí hướng, mục tiêu
Vẫn có trường hợp, các thành viên trong một nhóm có những mục tiêu và chí hướng khác nhau ngay cả khi đang làm cùng một dự án. Điều này sẽ dẫn đến tình tạng mỗi thành thành viên làm việc theo ý thích cá nhân khiến quá trình làm việc diễn ra không hiệu quả.
Hướng giải quyết, khắc phục
Để giải quyết vấn đề này, nhà quản lý nên cho phép nhân viên thoải mái chia sẻ quan điểm và suy nghĩ của mình. Khi này, bạn sẽ là người đứng ra tổng hợp tất cả các ý kiến và đưa ra phương án có thể cân bằng giữa các chí hướng của tất cả thành viên và cũng có thể tìm ra cách tiếp cận dự án một cách hiệu quả nhất.
12. Thái độ làm việc thụ động
Trên thực tế, không phải ai cũng có tinh thần chủ động cống hiến và làm việc hết mình. Vẫn tồn tại rất nhiều cá nhân có xu hướng làm việc thụ động, họ ít tương tác và đưa ra ý kiến đóng góp. Tuýp nhân viên ngày thường có xu hướng đùn đẩy việc suy nghĩ ý tưởng và giải pháp cho người khác. Đây cũng là một khó khăn khi làm việc nhóm mà bạn nên tìm cách khắc phục càng sớm càng tốt.
Hướng giải quyết, khắc phục
Nhà quản lý có thể giải quyết vấn đề này bằng cách áp dụng phương pháp brainstorm meaning. Đồng thời, leader nên thường xuyên đưa ra các câu hỏi để lấy ý kiến của các thành viên và gọi tên trực tiếp người thụ động để họ đưa ra quan điểm của mình.
13. Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
Niềm tin là một yếu tố quan trọng thúc đẩy và nâng cao năng suất làm việc vủa các thành viên trong nhóm. Khi có sự tin tưởng lẫn nhau các thành viên sẽ sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết. Ngược lại, khi mối quan hệ đồng nghiệp thiếu sự tin tưởng lẫn nhau sẽ tạo ra tâm lý e dè và nghi hoặc về khả năng giải quyết vấn đề hay làm việc của nhau.
Hướng giải quyết, khắc phục
Trong trường hợp này, để tăng sự tin tưởng giữa các thành viên thì người quản lý cần tạo cơ hội để họ chia sẻ và kết nối với nhau nhiều hơn. Hành động trao đổi những bất đồng trong ý kiến cũng phần nào giảm bớt những khó khăn khi làm việc nhóm.
14. Sự khác biệt về thói quen
Mỗi thành viên sẽ có một tính cách riêng cũng như thói quen cá nhân khác nhau, điều này quyết định đến một số hành vi, cách cư sử của họ tại nơi làm việc. Đó chính là nguyên nhân dẫn đến sự xung đột và tranh cãi không đáng có khi làm việc nhóm. Sự khác biệt về thói quen có thể là về thói quen ăn uống, sinh hoạt, cách cư xử hay phong cách làm việc,…
Hướng giải quyết, khắc phục
Để khắc phục tình trạng này thì doanh nghiệp nên tạo ra một quy tắc ứng xử chung cho tất cả mọi người. Một quy tắc làm việc nhóm phù hợp cần phải cân bằng giữa quyền tự do cá nhân và lợi ích của tập thể.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
|
Hy vọng với những phân tích về sử ảnh hưởng, cũng như hướng giải quyết các khó khăn khi làm việc nhóm, do CoDX đề cập trong bài sẽ giúp nhà quản lý đưa ra được cách giải quyết tốt nhất cho đội nhóm của mình. Truy cập chuyên mục kiến thức quản trị công việc để xem thêm những kiến thức liên quan.
