Quản lý dự án phần mềm: Mô hình và quy trình quản lý hiệu quả

Quản lý dự án phần mềm là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp công nghệ quan tâm trong thời đại số hiện nay. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu hết về quy trình cũng như mô hình quản lý dự án.

Bài viết này, Chuyển đổi số CoDX sẽ cung cấp những thông tin về cách thức, mô hình của một dự án phần mềm, giúp doanh nghiệp triển khai dự án hiệu quả hơn.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Quản lý dự án phần mềm là gì?

Quản lý dự án phần mềm là khái niệm để chỉ các công việc liên quan đến các hoạt động bao gồm lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, dòng tiền, phân phối dự án, quản trị rủi ro, nghiệm thu sản phẩm công nghệ.

Trước sự phát triển mạnh mẽ của làn sóng chuyển đổi số, ngày càng có nhiều phần mềm ra đời để đáp ứng nhu cầu chung của xã hội. Vì vậy cần có một quy trình nhất quán để quản lý dự án phần mềm, đảm bảo tính ứng dụng cao, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Quản lý dự án phần mềm đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án

2. Các hạng mục trong dự án phần mềm

Các dự án quản lý phần mềm thường bao gồm các hạng mục cụ thể sau:

Nhận thông tin, yêu cầu của dự án, phân tích
Thu thập thông tin và phân tích yêu cầu của dự án: Bao gồm công việc thiết lập mục tiêu chung, phân công trách nhiệm, nhiệm vụ cho mỗi bộ phận.
Lên kế hoạch dự án, quản lý tiến độ theo từng giai đoạn cụ thể.
Phân bổ nguồn lực để quản lý các khía cạnh của dự án bao gồm tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất,…
Quản lý tài liệu, giấy tờ pháp lý, tài liệu báo cáo, thống kê của dự án.
Báo cáo tiến độ, kết quả của dự án, trình bày các vấn đề phát sinh.

3. Quy trình quản lý dự án phần mềm chuyên nghiệp – hiệu quả

3.1 Khởi động dự án

Khởi động dự án phần mềm với các công việc liên quan đến việc thu thập thông tin, yêu cầu của phần mềm. Tại bước này, doanh nghiệp sẽ mở các cuộc họp để thảo luận, xác định mục tiêu tổng thể cũng như chia nhỏ mục tiêu cho các giai đoạn.

Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng bộ phận, xác định nguồn lực cần thiết cũng được thực hiện ở giai đoạn khởi động dự án.

3.2 Lập kế hoạch phát triển phần mềm

Lập kế hoạch phát triển được cho là hạng mục quan trọng và quyết định phần lớn đến tiến độ thực hiện dự án. Lập kế hoạch quản lý dự án giúp người quản lý nắm rõ được các công việc đang thực hiện, cũng như có điều chỉnh phù hợp để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Các nhiệm vụ cần lưu ý khi lập kế hoạch dự án bao gồm ngân sách thực hiện, số lượng nhân sự, giai đoạn cụ thể. Từ đó đưa ra các tham số của dự án để phân bổ nguồn lực chuẩn xác, xác định quy mô, thời gian thực hiện. Lên các nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn công việc, để phân công nhiệm vụ, theo dõi, đốc thốc thực hiện.

Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch quản lý dự án phần mềm, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường cho từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp người quản lý đánh giá được hiệu suất công việc cũng như chất lượng sản phẩm.

3.3 Thực hiện xây dựng phần mềm

Triển khai xây dựng phần mềm là bước chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình. Người quản lý dự án cần chú trọng các vấn đề liên quan đến tiến độ, nhân sự cũng như kết quả thực hiện công việc.

Đây là giai đoạn hiện thực hóa các hạng mục đã đề ra trong kế hoạch. Nhà quản lý sẽ theo dõi, giám sát, nhắc nhở nhân viên thực hiện để đảm bảo tiến độ dự án.

Bên cạnh đó, giai đoạn thực hiện xây dựng phần mềm nếu có vấn đề cần được xử lý kịp thời để đảm bảo tiến độ. Người quản lý cần theo dõi sát sao công việc, báo cáo cho cấp trên và các bên liên quan.

3.4 Quản lý và giám sát tiến độ

Quản lý và giám sát tiến độ bao gồm việc điều chỉnh, điều hướng và duy trì tiến độ công việc theo luồng đã định sẵn.

Giai đoạn này, người quản lý thực hiện đo lường hiệu suất thực tế so với kế hoạch đề ra. Ghi chú các vấn đề phát sinh và đưa ra hướng giải quyết kịp thời.

Đánh giá các rủi ro trong và sau khi dự án hoàn tất bao gồm vấn đề kỹ thuật, lỗi phần mềm,… để đưa ra các phương án xử lý. Quản lý và giám sát tiến độ dự án còn bao gồm việc kiểm thử phần mềm, ứng dụng vào thực tế để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Ngoài ra, giai đoạn này doanh nghiệp cũng cần rà soát, hoàn tất các thủ tục để việc nghiệm thu dự án diễn ra nhanh chóng.

3.5 Nghiệm thu, kết thúc dự án

Giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án phần mềm là thực hiện nghiệm thu và đánh giá kết quả. Người có trách nhiệm sẽ rà soát toàn bộ thông tin, số liệu cũng như kiểm định chất lượng của phần mềm so với yêu cầu đặt ra.

Quy trình quản lý dự án phần mềm có 5 giai đoạn

4. Các mô hình giúp quản lý dự án phần mềm hiệu quả

4.1 Mô hình Waterfall

Waterfall hay còn gọi là phương pháp thác nước là mô hình được ứng dụng phổ biến cho quy trình quản lý dự án phần mềm. Mô hình này cho phép người quản lý chia dự án thành nhiều giai đoạn nhỏ khác nhau. Với mỗi giai đoạn sẽ có một bộ yêu cầu riêng để đạt được các mục tiêu tương ứng.

Thông thường, mô hình thác nước sẽ được triển khai theo các giai đoạn:

Yêu cầu kỹ thuật
Thiết kế từng hạng mục công việc
Tiến hành triển khai
Thử nghiệm
Nghiệm thu

Áp dụng waterfall vào quản lý dự án phần mềm giúp người quản lý đảm bảo được tiến độ dự án nhờ cấu trúc đơn giản, dễ hiểu. Bên cạnh đó, mô hình thác nước chia nhỏ các giai đoạn thực hiện nên đảm bảo tính chính xác cao, hạn chế sai sót.

Tuy nhiên, mô hình này cũng còn tồn tại một số hạn chế như thiếu sự linh hoạt khi có vấn đề cần thay đổi. Các giai đoạn thực hiện quy trình chưa bao gồm bước lập kế hoạch dự phòng làm khó xử lý kịp thời các rủi ro phát sinh.

4.2 Mô hình Agile

Mô hình Agile là một phương pháp quản lý dự án phần mềm linh hoạt, tập trung vào việc phát triển phần mềm theo các chu kỳ ngắn hạn. Phương pháp này hoạt động trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Dự án sẽ được phân thành nhiều giai đoạn nhỏ, sau đó phân công nhiệm vụ cho phòng ban, nhân sự cụ thể.

Với cách thức quản lý dự án phần mềm bằng mô hình Agile giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ dự án, dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong quá trình thực hiện. Đây được đánh giá là mô hình linh hoạt, dễ dàng ứng biến trước những thay đổi định hướng. Bởi tính linh hoạt và dễ dàng thích ứng khi thay đổi, mô hình Agile không giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời hạn và các chi phí cụ thể của dự án dài hạn.

4.3 Project Milestones

Với mô hình Project Milestones, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra tiến độ dự án, kiểm soát được dự án đang thực hiện đúng hướng. Mô hình Project Milestones thược được biểu diễn thông qua các biểu đồ cột mốc, tạo tham chiếu cho quản lý dự án đo lường hiệu suất công việc.

Dựa vào công cụ của mô hình Project Milestones như biểu đồ cột mốc, người quản lý có cái nhìn tổng quan tiến trình dự án, nhìn thấy các điểm nghẽn, kịp thời xử lý phân bố nguồn lực.

4.4 Quản lý dự án phần mềm Ma trận RACI

RACI là mô hình quản lý dự án phần mềm giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong dự án. Mô hình RACI phân chia cụ thể nhiệm vụ của từng thành viên, hạn chế bỏ sót công việc hoặc quá tải đối với một cá nhân. Áp dụng mô hình này doanh nghiệp cải thiện được hiệu suất chung của dự án, duy trì việc chia sẻ, giao tiếp khi triển khai xây dựng phần mềm. Bên cạnh đó, RACI giúp người quản lý biết được thế mạnh của mỗi nhân viên, từ đó phân quyền rõ ràng, thúc đẩy hiệu suất dự án.

5. CoDX Task – Công cụ quản lý dự án tối ưu cho doanh nghiệp

CoDX Task là phần mềm quản lý dự án tối ưu hiện nay, hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong việc triển khai quản lý dự án phần mềm. CoDX Task giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án, phân bổ nguồn nhân lực, chi phí một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, CoDX Task hỗ trợ các công cụ đo lường chính xác, rõ ràng, cung cấp báo cáo trực quan, giúp việc theo dõi, quản lý dự án dễ dàng hơn.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành

Xem chi tiết tính năng CoDX Task

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Quản lý dự án phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của các dự án công nghệ hiện nay. Hy vọng, với những thông tin mà CoDX cung cấp sẽ hữu ích để tiến xa hơn trong quá trình xây dựng và quản lý dự án phần mềm của mình.