Con dấu là một yếu tố không thể thiếu đối với mọi đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Cùng với những quy định mới trong luật Doanh nghiệp thì quy định về con dấu điện tử cũng được nhiều người quan tâm. Hãy cùng CoDX tìm hiểu về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!
Đây là một dịch vụ ủy thác dưới dạng Giấy chứng nhận con dấu điện tử đủ điều kiện. Con dấu này cho phép tạo ra công ty và các tài liệu chính thức. Các tài liệu này ở dưới dạng điện tử, có đầy đủ lực lượng pháp lý và giá trị bằng chứng dưới các quy định pháp lý. Con dấu bao gồm dữ liệu tổ chức của một đơn vị được chỉ định (như Tòa án, Văn phòng, Công ty,…) mà không có dữ liệu cá nhân.
Con dấu điện tử sử dụng trong các giao dịch trên mạng internet
2. Vai trò của con dấu điện tử có phải là chữ ký số không?
Theo điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu điện tử của công ty được ghi nhận tồn tại dưới hình thức các loại chữ ký số và chữ ký điện tử của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là nội dung hoàn toàn mới của Luật Doanh nghiệp 2020 so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Như vậy, chữ ký số cũng đóng vai trò là con dấu điện tử của Doanh nghiệp.
Chức năng của chữ ký số tương tự như chữ ký tay và con dấu của một Doanh nghiệp. Chữ ký số sẽ được sử dụng để ký kết, định danh trên các văn bản và tài liệu số nhằm đảm bảo tính bảo mật, an toàn cho các giao dịch điện tử thông qua mạng internet.
Có thể sử dụng chữ ký số để phục vụ cho rất nhiều việc như kê khai và nộp Thuế trực tuyến, Bảo hiểm xã hội điện tử, Hải quan điện tử; ký hóa đơn điện tử; giao dịch chứng khoán, ngân hàng qua internet; thực hiện các thủ tục hành chính thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia; ký nội bộ trong doanh nghiệp bằng chữ ký nội bộ, …
Tuy nhiên, để sử dụng con dấu điện tử, chữ ký số thực hiện trình ký theo một quy trình chuẩn thống nhất cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cần tích hợp thêm hệ thống quy trình số, giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt tất cả các phòng ban trong và ngoài doanh nghiệp. Có thể tham khảophần mềm Workflow từ Lạc Việt – Đây là nhà cung cấp dịch vụ uy tín với hơn 40 năm trong ngành phát triển phần mềm quản trị. LV-DX Dynamic Workflow còn tích hợp thêm chatbot AI giúp lãnh đạo đối soát dữ liệu trong file trình ký nhanh chóng, chính xác.
CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG
Với nhiều lợi ích thiết thực như vậy, chữ ký số đã dần trở thành mọt công cụ không thể thiếu đối với hầu hết các Doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt, việc pháp luật công nhận con dấu điện tử dưới hình thức chữ ký số là cần thiết và phù hợp với thực tiễn giao dịch điện tử đang phổ biến. Đồng thời, quy định về con dấu điện tử đóng vai trò là chữ ký số của Doanh nghiệp cũng góp phần mở rộng sự lựa chọn cho các Doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số, thay vì chỉ dùng con dấu khắc thông thường.
Chữ ký số được công nhận là một hình thức của con dấu Doanh nghiệp
3. Quy định pháp luật về con dấu điện tử [Mới nhất]
Kể từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực. So với Luật Doanh nghiệp 2014 được áp dụng từ ngày 01/07/2015, Luật Doanh nghiệp 2020 có những quy định mới về con dấu điện tử cho Doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
3.1. Điều kiện để sử dụng con dấu điện tử
Tại khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trước khi sử dụng, Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp.”
Tuy nhiên đến Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định trên đã được loại bỏ. Như vậy, kể từ ngày 01/01/2021, Doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh mới có thể sử dụng con dấu điện tử.
3.2. Quy định hình thức của con dấu
Tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của Doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng Doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về hình thức và nội dung của con dấu điện tử sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật nào.
Con dấu có thể có nhiều hình dạng khác nhau như tròn, vuông, tam giác,…
Khoản 3 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của Doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, theo quy định mới có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của Doanh nghiệp có thể tự ban hành các quy chế đối với việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu của mình. Bên cạnh đó, luật mới cũng hạn chế trường hợp sử dụng con dấu của Doanh nghiệp. Từ ngày 01/01/2021, các bên giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Thay vào đó, Doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu điện tử trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
3.4. Điều cấm khi đăng ký sử dụng con dấu điện tử của công ty
Doanh nghiệp không được phép sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau trong nội dung hoặc hình thức của con dấu, bao gồm:
Quốc kỳ, quốc huy, đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của nhà nước, thể chế nhà nước, lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, hiệp hội của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
Từ ngữ, dấu hiệu, hình ảnh vi phạm lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và các quy định pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, chữ viết, ký hiệu trong nội dung hoặc dưới hình thức con dấu.
3.5. Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu điện tử
Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, Doanh nghiệp có quyền quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu, nhưng nội dung con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về thông tin phải thể hiện trong nội dung của con dấu điện tử như trên đã bị bãi bỏ. Tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp mình.
Không chỉ vậy, cũng theo Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp cũng có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của Doanh nghiệp.
3.6. Không cần thông báo mẫu con dấu của công ty trước khi sử dụng
Khoản 2 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau: “Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”
Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu điện tử mà mình sử dụng nữa.
Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về mẫu dấu mà mình sử dụng
3.7. Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu
Khoản 3 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định “Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.”
Quy định về con dấu điện tử trên đã được Luật Doanh nghiệp năm 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Khoản 3 điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau: “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của Doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
4. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quy định về con dấu điện tử
Những quy định mới về con dấu điện tử trong Luật Doanh nghiệp 2020 đã giúp đơn giản hóa vấn đề quản lý và sử dụng con dấu. Đồng thời, những quy định mới về con dấu điện tử của công ty cũng phù hợp với xu thế hội nhập chung hiện nay.
Việc giao quyền tự chủ cho Doanh nghiệp trong những vấn đề liên quan đến con dấu giúp Doanh nghiệp đỡ được phiền hà, tốn kém về tiền bạc và thời gian. Các Doanh nghiệp được giảm gánh nặng xin cấp phép, xác nhận hoặc chấp thuận về con dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Những quy định mới về con dấu được các Doanh nghiệp quan tâm và đồng tình
6. Thủ tục đăng ký mẫu con dấu điện tử qua mạng
Thủ tục đăng ký mẫu con dấu qua mạng điện tử gồm các bước sau:
Bước 1: Thành lập tài khoản đăng ký Doanh nghiệp tại website dangkykinhdoanh.gov.vn. Người dùng tiến hành đăng ký kinh doanh bằng cách gửi tệp bản công chứng dạng scan của người muốn lập tài khoản đến phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Lập hồ sơ thông báo mẫu con dấu điện tử qua mạng gồm các bước:
Chọn phương thức nộp hồ sơ như sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh, hoặc sử dụng chữ ký số công cộng;
Chọn hình thức đăng ký online;
Tìm Doanh nghiệp hoặc đơn vị để đăng ký thay đổi;
Chọn “Thông báo mẫu dấu”;
Chọn loại giấy tờ sẽ nộp qua mạng điện tử;
Xác nhận các thông tin đăng ký đã kê khai.
Bước 3: Người đăng ký kê khai thông tin thông báo mẫu con dấu điện tử của công ty qua mạng gồm các thông tin như:
Thông tin về mẫu dấu như loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng dấu và ghi chú (nếu có),…
Thông tin về người ký: Cần chỉ định cụ thể về người ký trên hồ sơ Doanh nghiệp. Khi đó, người ký cần phải sử dụng chữ ký công cộng, hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ Doanh nghiệp;
Thông tin chức năng của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ Doanh nghiệp tại phần “Chức danh”;
Thông tin của người liên hệ.
Bước 4: Tải đầy đủ các giấy tờ theo quy định về con dấu của công ty đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dẫu thông qua mạng internet. Có thể tải tài liệu đính kèm thông thường (có đủ chữ ký theo yêu cầu) được scan, hoặc tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.
Bước 5: Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ thì người dùng nhấn nút “Chuẩn bị” và nhập mã xác nhận trên màn hình. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị dưới mã xác nhận, hồ sơ ở dạng không chỉnh sửa được. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ. Lúc này, cá nhân nộp hồ sơ phải chỉnh sửa, bổ sung thông tin theo hướng dẫn.
Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký Doanh nghiệp bằng ký số qua mạng điện tử. Cá nhận chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần ký, nhấn nút “Ký số” và thực hiện theo các bước sau đây:
Cắm USB token vào ổ USB của máy tính để bàn hoặc laptop;
Chọn “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
Chọn nút [Xác nhận];
Chọn nút [Ký số];
Nhập mã PIN;
Chọn nút [Đóng] khi có thông báo việc ký số thành công.
Bước 7: Bấm nút “Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD” để hoàn thiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn có thể kịp thời tiến hành sửa chữa bổ sung.
Bước 9: Nhận kết quả mẫu con dấu điện tử
Doanh nghiệp có thể truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký Doanh nghiệp để tra cứu mẫu dấu của Doanh nghiệp đã được đăng tải.
Đăng ký mẫu con dấu qua mạng giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn
Bên cạnh dấu hiện vật, Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng đã công nhận thêm con dấu điện tử của Doanh nghiệp dưới hình thức chữ ký số. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn biết thêm những thông tin quan trọng dấu điện tử của Doanh nghiệp hiện nay. Cảm ơn đã theo dõi! Xem thêm những kiến thức quản trị khác tại CoDX.
CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ trình ký điện tử CoDX eSign được các doanh nghiệp đánh giá cao. Phần mềm ký số CoDX eSign là công cụ hỗ trợ ký duyệt hợp đồng, văn bản hoặc tài liệu cần thiết trong một doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:
PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN
Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm:
Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu.
Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng.
Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao.
Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian.
Quản lý văn bản ký số tập trung:CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa.
Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:
180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."
