Theo sự phát triển của các xu hướng, công nghệ đã dần thay đổi cách thức con người lao động và sản xuất. Phần mềm ký kết hợp đồng điện tử hay phần mềm quản lý văn bản điện tử và hợp đồng điện tử là một trong những sản phẩm mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và ngày càng được sử dụng để thay thế phương thức giao kết hợp đồng truyền thống. Vậy phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay dưới bài viết này!
1. Phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì?
Phần mềm ký hợp đồng điện tử là phần mềm hỗ trợ việc trình ký hợp đồng từ các file hoặc mẫu văn bản có sẵn trên hệ thống. Đây là một giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình hợp đồng giữa hai bên. Chỉ cần có kết nối internet, hai bên có thể ký kết hợp đồng ngay lập tức mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
Phần mềm ký hợp đồng trực tuyến cho phép người dùng linh hoạt đặt các vị trí chữ ký số khác nhau của nhiều cá nhân, tổ chức trên cùng một văn bản, trên các trang mong muốn.
2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử?
Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp, tổ chức sử dụng phần mềm ký hợp đồng online. Nguyên nhân chính là do những khó khăn và rủi ro khi ký kết hợp đồng truyền thống như:
- Mất nhiều thời gian để ký kết
- Công sức bỏ ra để chuẩn bị cho buổi ký kết hợp đồng quá nhiều và tốn kém
- Quản lý, lưu trữ hợp đồng không có không gian chứa và khó tìm, rủi ro làm mất giấy tờ quan trọng
Chính vì vậy, lý do lớn nhất mà các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm này đều xuất phát từ lợi ích của người sử dụng.
3. Phần mềm ký kết hợp đồng online có lợi ích gì?
Trong thời đại công nghệ chiếm lĩnh thị trường và phát triển vô cùng mạnh mẽ, chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ vào sản xuất, quản lý vận hành là xu thế tất yếu để tạo lợi thế cạnh tranh. Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản lý và ký kết hợp đồng truyền thống. Đặc biệt:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa hai bên, giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức
- So với cách ký kết hợp đồng truyền thống giúp tiết kiệm chi phí nhân lực, vật tư, thiết bị văn phòng
- Giảm thiểu sai sót và rủi ro: Giảm thiểu sai sót do lỗi đánh máy, loại bỏ rủi ro giả mạo chữ ký, đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng.
- Ký mà không cần gặp trực tiếp, rất tiện lợi khi mọi người bận rộn hoặc ở xa nhau
- Phần mềm hợp đồng điện tử giúp quản lý, phát hành và lưu trữ hợp đồng dễ dàng hơn
- Tạo thuận lợi cho hợp tác kinh doanh và giao dịch
Có thể thấy lợi ích của việc sử dụng phần mềm ký hợp đồng trực tuyến mang lại cho các doanh nghiệp, đơn vị là rất lớn. Phần mềm hợp đồng điện tử tạo ra một phương thức làm việc, giao dịch mới, hiện đại hơn, chất lượng cao hơn, vô hình trung thúc đẩy sự hợp tác, trao đổi kinh doanh giữa các đơn vị, doanh nghiệp.
4. Giá trị pháp lý của phần mềm ký hợp đồng điện tử
Theo điều 14 và 34 của Luật Giao dịch Điện tử năm 2005 quy định rằng hợp đồng điện tử có cùng hiệu lực pháp lý như hợp đồng truyền thống. Doanh nghiệp có thể tham gia hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực được phép, bao gồm dân sự, thương mại, kinh doanh, hoạt động chính phủ và các lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật.
Tính hợp pháp của hợp đồng điện tử được thảo luận tại Chương 4, phần kết luận và thảo luận về hợp đồng điện tử, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 2005.
- Theo quy định tại Điều 34 về ghi nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
- Ngoài ra, Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2015 quy định Thông điệp dữ liệu được coi là chứng cứ có giá trị, cụ thể.
Do đó, có thể suy ra rằng pháp luật Việt Nam công nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử nếu chúng được thực hiện theo đúng quy định thì quy trình để hoàn thiện được hợp đồng đó trên phần mềm ký hợp đồng điện tử là hoàn toàn đủ giá trị pháp lý.
Từ đó các công ty có thể hoàn toàn tin tưởng vào việc sử dụng hình thức hợp đồng điện tử thông qua các phần mềm ký kết online hiện nay để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm chi phí tối đa cho doanh nghiệp.
5. Ký hợp đồng trên phần mềm có đủ xác thực khi tranh chấp không?
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử hoàn toàn có đủ tính xác thực khi xảy ra tranh chấp.
Vì dựa trên Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2005, trong trường hợp có tranh chấp, nếu tính toàn vẹn của dữ liệu trên hợp đồng điện tử được bảo toàn, các cơ quan thực thi pháp luật sẽ công nhận hợp đồng có tính ràng buộc về mặt pháp lý.
Nội dung Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2005 có đề cập cụ thể như sau:
- “Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác”
6. Phần mềm trình ký hợp đồng điện tử nào tốt nhất hiện nay?
Sản phẩm phần mềm hợp đồng điện tử CoDX – eSign là một phần của CoDX – đây được xem là nhà cung cấp, đối tác tin cậy trong lĩnh vực dịch vụ công trực tuyến và giải pháp công nghệ số cho cá nhân và doanh nghiệp.
CoDX – eSign là một chương trình hỗ trợ quản lý quy trình ký kết tài liệu nội bộ, hợp đồng giữa các công ty và đối tác được ký kết trên nền tảng đám mây. Đây được coi là phương thức làm việc từ xa hiệu quả, bổ trợ đắc lực cho giao dịch trực tuyến không tiếp xúc trong các tổ chức, doanh nghiệp.
Do đó, CoDX – eSign cho phép người dùng gửi và ký các tài liệu nội bộ, thiết lập quy trình, ký hợp đồng điện tử và quản trị hệ thống. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng phê duyệt, ký kết các văn bản, hợp đồng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý.
Ưu điểm vượt trội có trong phần mềm trình ký số CoDX:
- Đăng ký tài khoản: Xác minh quy trình đăng ký hoặc ủy quyền chỉ trong vài bước để thêm người dùng mới vào hệ thống.
- Chữ ký số tích hợp vào hệ thống: Kết hợp chữ ký điện tử với các hệ thống khác trong và ngoài tổ chức, đảm bảo an ninh thông qua giao thức 2 lớp.
- Tạo chữ ký điện tử tương đương với chữ ký giấy: Tải lên giấy tờ mà bạn muốn ký, sau đó bổ sung quy trình kỹ thuật số bằng chữ ký hoặc thêm văn bản vào đó.
- Quy trình ký điện tử: Tạo một quy trình kỹ thuật số để xem xét tài liệu, tích hợp các mẩu giấy để ký, thêm các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan và gửi phê duyệt.
- Liên kết toàn diện: Sử dụng chữ ký số và chữ ký số có liên kết với các phân hệ khác như quản lý quy trình, quản lý công việc, quản lý dự án,…
- Ban hành và lưu trữ: Văn bản sau khi được ký điện tử sẽ được phân phối nội bộ qua mạng xã hội nội bộ hoặc gửi cho đối tác và lưu giữ.
Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về phần mềm ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp tham khảo. Nếu bạn muốn có một phần mềm trình ký và quản lý hợp đồng điện tử với chi phí hợp lý, CoDX – eSign có thể là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp của bạn.
Bài viết liên quan: