Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? [8 LOẠI CHI PHÍ QUẢN LÝ]

Với doanh nghiệp để quản lý tốt các chi phí thật sự không phải là điều dễ dàng, mà ai cũng có thể thực hiện được. Nếu chi phí quản lý tốt thì các hoạt động của doanh nghiệp sẽ đạt được hiệu quả cao. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì? Hãy cùng CoDX đi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí của doanh nghiệp phải chi trả để thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Chi phí quản lý bao gồm các chi phí quản lý của doanh nghiệp, bao gồm cả phí về tiền lương của nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, phụ cấp…); bảo hiểm tiền lương cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, phụ cấp…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp đối với người quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, chi phí công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài;

Chi phí đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, nhằm duy trì các quy trình vận hành của tổ chức. Và được xem là mối quan hệ gắn kết, không thể tách rời với doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí quản lý không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi năm 2013). Nếu đầy đủ hóa đơn, chứng từ, được hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì khi quyết toán, nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không ghi nhận chi phí kế toán và chỉ điều chỉnh số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. (Điểm 1.1 và 1.2 Khoản 1 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC)

2. Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp

Cụ thể, theo Điểm 1.3 Điều 64 Khoản 1 Văn bản số 133/2016/TT-BTC thì các khoản chi được tính vào chi phí quản lý công ty bao gồm:

2.1. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp (TK 6421)

Phản ánh các khoản chi phí phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,… của ban giám đốc, nhân viên quản lý bộ phận và nhân viên làm việc tại các bộ phận.

2.2. Chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp (TK 6422)

Phản ánh chi phí vật liệu được dùng phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm…vật tư sản xuất, vật liệu phục vụ cho việc sửa chữa TSCĐ (tài sản cố định), công cụ, dụng cụ…(giá có thuế GTGT hoặc chưa có thuế GTGT).

2.3. Chi phí đồ dùng văn phòng (TK 6423)

Phản ánh chi phí đồ dùng, công cụ dụng cụ văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế GTGT hoặc chưa có thuế GTGT).

2.4. Chi phí quản lý doanh nghiệp cho khấu hao tài sản cố định (TK 6428)

Phản ánh chi phí khấu hao của các TSCĐ phân bổ theo doanh nghiệp như: Nhà xưởng, văn phòng làm việc, kho tàng, vật dụng xây dựng, phương tiện vận tải, công cụ truyền tải, thiết bị cơ khí quản lý văn phòng,…

2.5. Chi phí về thuế, phí và lệ phí (TK 6425)

Phản ánh số tiền bắt buộc phải chi trả cho các loại thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất… và các khoản phí, lệ phí khác theo quy định khi thành lập doanh nghiệp của nhà nước.

2.6. Chi phí quản lý doanh nghiệp dự phòng (TK 6426)

Phản ánh khoản dự phòng phải thu, phải trả khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khoản phí này dùng để dự phòng khi có chi phí phát sinh, dự phòng trong các trường hợp đặc biệt.

2.7. Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6427)

Phản ánh chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ quản lý doanh nghiệp; chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ điều kiện xác nhận là TSCĐ) được tính vào chi phí quản lý theo phương pháp khấu hao; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.

2.8. Chi phí quản lý doanh nghiệp bằng tiền khác (TK 6428)

Ngoài các khoản chi phí nêu trên, các khoản chi phí khác thuộc phạm vi quản lý toàn diện của doanh nghiệp như: chi hội họp, hội nghị, chào mừng; chi tiếp khách; công tác phí; chi phí vận chuyển; chi cho lao động nữ, v.v.

Xem thêm: [TOP 10] Chiến lược cắt giảm chi phí HIỆU QUẢ NHẤT 2023

Các loại chi phí quản lý doanh nghiệp — Các loại chi phí quản lý công ty

3. Cách tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

3.1. Tối ưu hóa hoạt động quản lý

Tối ưu hóa các hoạt động quản trị giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí hoạt động. Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, quản lý hoạt động kinh doanh, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Doanh nghiệp cần kiểm soát hoạt động công việc phải theo đúng quy trình. Có thể cắt giảm những thứ không quan trọng để giảm chi phí dư thừa. Quy trình làm việc không rõ ràng, không có tổ chức dễ dẫn đến năng suất thấp và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

3.2. Xây dựng tỷ lệ định mức chi phí quản lý doanh nghiệp tiêu chuẩn

Quá trình thiết lập các tiêu chuẩn là một nghệ thuật pha trộn với khoa học. Nó kết hợp tư duy và chuyên môn của tất cả những người chịu trách nhiệm về giá cả và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải nghiêm túc xem xét mọi việc đã đạt được. Trên cơ sở đó điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với những thay đổi của tình hình kinh tế, đặc điểm cung cầu, phương tiện kỹ thuật.

Vậy tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là tốt nhất? Điều này còn tùy thuộc vào từng doanh nghiệp có tính chất như nào và lĩnh vực hoạt động thì mới có thể tính toán được một tỷ lệ chính xác được. Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có những loại hình kinh doanh khác nhau, do đó tỷ lệ chi phí quản lý cũng chênh lệch dựa trên chu kỳ vòng đời sản phẩm của doanh nghiệp đó.

Theo các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp, tỷ lệ chi phí quản lý công ty sẽ giao động từ 1% đến 5% tổng thu nhập của doanh nghiệp. Và tỷ lệ trên tổng doanh thu từ 2% trở xuống sẽ xem như là hợp lý và hiệu quả cho doanh nghiệp.

3.3. Sử dụng công nghệ hiện đại giúp tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kinh doanh là điều cốt yếu để giảm chi phí quản lý công ty. Sử dụng phần mềm để quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự và quản lý tài chính có thể giảm chi phí tài nguyên và tiết kiệm thời gian.

CoDX Team hiện đang là nền tảng chuyển đổi số toàn diện giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Ở CoDX sẽ có nhiều phân hệ khác nhau để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp như quản lý tài liệu, công văn, trình ký, MXH với mức chi phí chỉ tử 15.000 VND/user/tháng. Có thể đáp ứng mọi tiêu chí đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp với mọi doanh nghiệp.

Hiện nay theo chủ trương của Chính phủ, việc ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp là điều cần thiết đối vì đây cũng chính là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Quản lý tài liệu, văn bản, công văn: Để quản lý nhiều giấy tờ quan trọng cần phải xử lý, việc in ấn giấy tờ cũng tốn kém gây ảnh hưởng đến ngân sách. Thì có thể đưa tài liệu lên Cloud để dễ dàng kiểm soát, tìm kiếm nhanh gọn, rút ngắn thời gian xử lý công việc hơn. Giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Vận hành các hoạt động kinh doanh hiệu quả: Sẽ giúp cho quy trình doanh nghiệp diễn ra rõ ràng, quản lý công việc theo trình tự có mục đích. Từ đó các hoạt động doanh nghiệp được hiệu quả và trơn tru hơn. Tối ưu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường: Việc ứng dụng công nghệ mới sẽ giúp tiết kiệm nhiều mặt cho tổ chức khi có thể tối ưu các quy trình về tinh giản, thuận lợi thực hiện công việc nhanh chóng. Tiết kiệm nhiều thời gian để có thể giải quyết các hoạt động doanh nghiệp hiệu quả.

Cách tiết kiệm chi phí quản lý công ty — Công nghệ số CoDX Team

4. Nội dung và phương pháp hạch toán tài khoản 642 (Chi phí quản lý)

Bên Nợ

Bên Có

– Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;

– Dự phòng nợ phải thu khó đòi (dự phòng nợ phải thu khó đòi trích lập kỳ này lớn hơn dự phòng nợ phải thu khó đòi kỳ trước chưa trích lập);

– TK 642 không có số dư cuối kỳ

– Số tiền được ghi giảm trong chi phí chung của công ty;

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa dự phòng phải thu khó đòi kỳ này nhỏ hơn số dự phòng kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có 2 tài khoản phụ (Khoản 2 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC):

Đối tượng 6421-Chi phí bán hàng: Phản ánh các khoản chi phí bán hàng doanh nghiệp thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ và kết chuyển chi phí bán hàng sang đối tượng 911-xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
TK 6422-Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911-Xác định kết quả kinh doanh.

Cách tính chi phí quản lý công ty thực hiện theo quy định tại Điều 31 Thông tư số 177/2015/TT-BTC:

Đối với các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả cho người lao động và người quản lý đơn vị nếu trừ các khoản BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ (kinh phí công đoàn), BH nhân thọ, BH hưu trí tự nguyện và các khoản hỗ trợ khác của người lao động và người lao động khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 338, 334

Trị giá vật liệu, công cụ, dụng cụ mua về sử dụng trực tiếp không qua nhập kho như xăng, nhớt máy, mỡ lái xe, vật liệu sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp…, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phù hợp với TK phụ)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có các TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 242, 331…

Giá trị công cụ, dụng cụ văn phòng đã mua chưa nhập kho sử dụng ngay được hạch toán trực tiếp vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý và được phản ánh vào các khoản mục sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331…

Công ty chuyển đổi số CoDX hy vọng với những thông tin trên về chi phí quản lý doanh nghiệp có thể giúp cho các nhà quản trị hiểu rõ hơn về việc các loại chi phí phổ biến cũng như cách tiết kiệm tối ưu trong bộ máy điều hành. Để tìm hiểu nhiều kiến thức về chuyển đổi số cho doanh nghiệp, hẹn bạn trong những bài viết sau. Chúc bạn nhiều sức khỏe và thành công.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh