Chi phí vận hành là gì? [5 LOẠI CHI PHÍ VÀ PHƯƠNG PHÁP CẮT GIẢM]

Doanh nghiệp muốn kinh doanh phát triển, hiệu quả thì cần phải thường xuyên xem xét chi phí vận hành, chi phí càng cao thì đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ bị cắt giảm. Vậy làm sao để cắt giảm được chi phí trong doanh nghiệp? Theo dõi bài viết của CoDX để xem ngay 5 phương pháp tối ưu chi phí vận hành hiệu quả nhất nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

1. Chi phí vận hành là gì?

Chi phí vận hành (Overhead Cost) hay còn được gọi là “chi phí chung”, “chi phí ẩn” hay “ chi phí giao tiếp”, là những chi phí liên quan đến quá trình vận hành thường ngày của một cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Chi phí này không bao gồm chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Chi phí vận hành doanh nghiệp phát sinh trong quá trình kinh doanh thường xuyên, cụ thể như chi phí quản lý chung, nghiên cứu và phát triển, giá vốn.

2. Các loại chi phí vận hành trong doanh nghiệp

Để hoạt động và vận hành doanh nghiệp nhỏ hoặc lớn,nhà quản trị cần phải bỏ ra rất nhiều loại chi phí khác nhau. Có thể kể đến như: 

  • Chi phí về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
  • Chi phí nhân công
  • Chi phí khấu hao tài sản cố định
  • Chi phí ngoài sản xuất

2.1 Chi phí về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Chi phí vận hành về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là tổng hợp các chi phí liên quan đến việc mua các nguyên vật liệu, hàng hóa cần thiết. Để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đây là một trong những loại chi phí quan trọng và thường xuyên phải chi trả để duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
 
Các chi phí vận hành về nguyên vật liệu có thể bao gồm: mua nguyên vật liệu, chi phí hàng tồn kho, chi phí vận chuyển, chi phí kiểm tra chất lượng, chi phí xử lý chất thải,…
 
Chi phí vận hành về nguyên vật liệu có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và ngành công nghiệp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp, chi phí vận hành về nguyên vật liệu chiếm một phần lớn trong tổng chi phí vận hành của họ.
 

2.2 Chi phí vận hành về nhân công

Chi phí vận hành về nhân công là tổng hợp các chi phí liên quan đến việc trả lương và các khoản phụ cấp khác cho công nhân, nhân viên, những người lao động. Đây cũng là một trong những loại chi phí quan trọng và thường chiếm một phần lớn trong tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp.
Chi phí vận hành về nhân công
Chi phí vận hành về nhân công là tổng hợp các chi phí liên quan đến việc trả lương các khoản phụ cấp khác
Các chi phí vận hành doanh nghiệp về nhân công có thể bao gồm:
  • Lương và tiền công: Đây là chi phí trả tiền thù lao cho công nhân và nhân viên dựa trên mức lương hoặc mức công theo thời gian làm việc.
  • Các khoản phụ cấp: Ngoài lương và tiền công, doanh nghiệp có thể trả các khoản phụ cấp như: trợ cấp gia đình, trợ cấp ăn trưa, trợ cấp đi lại, trợ cấp y tế, và các khoản phụ cấp khác.
  • Chi phí bảo hiểm xã hội: Bao gồm các khoản tiền chi trả cho bảo hiểm xã hội như: bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ bảo hiểm khác theo quy định pháp luật.
  • Chi phí đào tạo và phát triển nhân viên: Để nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên, doanh nghiệp có thể phải đầu tư vào các khóa đào tạo, khóa học hoặc chương trình phát triển nhân viên.
  • Các khoản chi tiêu liên quan đến nhân viên: Bao gồm các khoản chi tiêu như: tiền ăn trưa, tiền giữ trẻ, tiền đi lại. Và các khoản khác mà doanh nghiệp chi trả để hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc.
  • Chi phí tuyển dụng nhân viên mới: Bao gồm chi phí quảng cáo công việc, chi phí phỏng vấn, chi phí xét duyệt hồ sơ ứng viên, các chi phí khác liên quan đến việc tuyển dụng nhân viên mới.
  • Chi phí thưởng và phúc lợi: Để động viên và thúc đẩy hiệu suất làm việc, doanh nghiệp có thể trả các khoản thưởng và phúc lợi khác cho nhân viên dựa trên thành tích, kết quả làm việc.

2.3 Chi phí vận hành về khấu hao tài sản cố định

Chi phí vận hành về khấu hao tài sản cố định là tổng hợp các chi phí liên quan đến việc phân bổ giá trị tài sản cố định theo thời gian sử dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tài sản cố định bao gồm các tài sản dùng lâu dài như: máy móc, thiết bị, nhà xưởng, văn phòng, phương tiện vận chuyển,… Và các tài sản khác mà doanh nghiệp sở hữu để thực hiện hoạt động sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
 
Khấu hao tài sản cố định xảy ra khi giá trị của các tài sản này giảm đi theo thời gian do sử dụng, tuổi thọ, và cũng do tổn thất giá trị theo quy định của pháp luật hoặc do các yếu tố kinh tế khác. Trong việc tính toán lợi nhuận và các chỉ số tài chính, doanh nghiệp phân bổ giá trị tài sản cố định thành các khoản khấu hao hàng năm để phản ánh thực tế giảm giá trị này.

2.4 Chi phí vận hành ngoài sản xuất

Chi phí vận hành ngoài sản xuất là tổng hợp các chi phí liên quan đến hoạt động không trực tiếp liên quan đến việc sản xuất hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là các chi phí hỗ trợ và quản lý khác ngoài quá trình sản xuất chính.
 
Chi phí vận hành ngoài sản xuất
Tổng hợp các chi phí liên quan đến hoạt động không trực tiếp
 
Các chi phí vận hành ngoài sản xuất có thể bao gồm:
  • Chi phí quản lý và hành chính: Bao gồm các chi phí liên quan đến quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như: lương quản lý, chi phí văn phòng, chi phí phần mềm quản lý, chi phí điện thoại, internet,…
  • Chi phí tiếp thị và quảng cáo: Bao gồm các chi phí để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng thông qua các hoạt động tiếp thị.
  • Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D): Chi phí đầu tư vào hoạt động nghiên cứu và phát triển để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc cải tiến hiện có.
  • Chi phí hỗ trợ khách hàng: Chi phí liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng và chăm sóc khách hàng như bảo hành, sửa chữa, hỗ trợ kỹ thuật,…
  • Chi phí hợp đồng và dịch vụ bên ngoài: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc thuê các dịch vụ từ bên thứ ba như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ luật sư, dịch vụ kiểm toán, v.v.
  • Chi phí bảo hiểm khác: Ngoài chi phí bảo hiểm xã hội, có thể có các chi phí bảo hiểm khác như bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm cháy nổ,…

Giải pháp phần mềm quản trị:

3. Phương pháp cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp tối ưu nhất

Chắc hẳn rằng bài toán về tối ưu chi phí doanh nghiệp luôn khiến các nhà quản trị phải đau đầu và liên tục tìm kiếm cách cải thiện. Sau đây là 5 phương pháp cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp tối ưu nhất:

  • Áp dụng công nghệ để giảm chi phí vận hành doanh nghiệp
  • Lập chiến lược theo nguyên lý Pareto để phát triển hệ thống khách hàng
  • Đảm bảo an toàn lao động giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
  • Thực hiện các thủ tục đánh giá và xem xét tính hiệu quả
  • Giảm chi phí văn phòng giúp giảm chi phí vận hành

3.1. Áp dụng công nghệ để giảm chi phí vận hành doanh nghiệp

Áp dụng công nghệ phần mềm như mô hình văn phòng điện tử, công cụ quản lý vận hành trong kinh doanh cho phép doanh nghiệp có thể tiết kiệm được phần lớn chi phí vận hành doanh nghiệp. Công nghệ còn giúp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển theo cách mà họ không thể làm trong những năm trước đây.

áp dụng công nghệ để giảm chi phí vận hành doanh nghiệp
Áp dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép doanh nghiệp có thể tiết kiệm được phần lớn chi phí

Giờ đây, bạn không cần tốn nhiều thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc theo hình thức kinh doanh truyền thống. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, phần mềm quản lý bán hàng, công việc, nhân sự,…để cắt giảm chi phí vận hành và trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ: Trong lĩnh vực quản lý nhân sự, thay vì chấm công bằng tay, qua giấy bút thì hiện nay mọi quy trình đều trở nên nhanh chóng hơn với phần mềm chấm công và quản lý nhân sự. Tất cả đều tự động hóa và vô cùng chính xác.

3.2. Lập chiến lược theo nguyên lý Pareto để phát triển hệ thống khách hàng

Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) được xem là quy định ngầm và được áp dụng vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Và nguyên lý này cũng được áp dụng rất hiệu quả trong bài toán phát triển hệ thống khách hàng.

Có một sự thật rằng, 80% lợi nhuận của doanh nghiệp thường đến từ 20% khách hàng trung thành. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay lại giành quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới nhưng chỉ mang lại 20% lợi nhuận.

Nhiều doanh nghiệp quên 1 điều rằng, đối với khách hàng cũ không cần tốn chi phí PR, quảng cáo mà vẫn mang lại giá trị kinh doanh hiệu quả. Do đó, hãy dùng nguồn lực và chi phí cho việc phát triển hệ thống khách mời mới từ những mối quan hệ cũ.

3.3. Đảm bảo an toàn lao động giúp giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Đảm bảo an toàn lao động cũng sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận hành đáng kể. Sau đây là những chi phí doanh nghiệp cần chi trả nếu như có một tai nạn xảy ra tại nơi làm việc, chúng bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp:

  • Chi phí chi trả 1 phần cho bảo hiểm
  • Năng suất làm việc giảm
  • Chi phí thuốc thang
  • Chi phí nhân công thay thế
  • Tinh thần lao động sa sút
  • Mất uy tín công ty và cần tốn chi phí cho quan hệ công chúng
  • Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp nghiêm trọng.
giảm chi phí vận hành bằng cách đảm bảo an toàn lao động
Khi có tai nạn lao động xảy ra thì doanh nghiệp phải chi trả rất nhiều chi phí

3.4. Thực hiện các thủ tục đánh giá và xem xét tính hiệu quả

Đây là thời điểm tốt nhất để quan sát và xem xét toàn bộ thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi, không cần thiết. Là một nhà quản trị, bạn có thể đặt ra những câu hỏi để tìm ra vấn đề, ví dụ như:

  • Liệu các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp bỏ ra quá nhiều công sức hay không?
  • Liệu doanh nghiệp có thể giảm chi phí in ấn tài liệu bằng việc lưu trữ ở dạng bản mềm hay không?
  • Có những quy trình nào không cần thiết nhưng nhân viên vẫn dành thời gian để hoàn thành hay không?
  • Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn không?

Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các hình thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí tối ưu nhất.

3.5. Giảm chi phí văn phòng giúp giảm chi phí vận hành

Chắc bạn vẫn lầm tưởng rằng các chi phí văn phòng như giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính,…chỉ là những thứ vụn vặt, không tốn kém. Nhưng thực tế chúng lại tốn một khoản chi phí khá lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy việc cắt giảm chi phí văn phòng của là một cách tối ưu chi phí vận hành vô cùng hiệu quả.

cắt giảm phí văn phòng giúp giảm chi phí vận hành
Thay đổi các lưu trữ và nộp báo cáo thông qua internet để tiết kiệm chi phí in ấn

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể xem xét thay đổi các lưu trữ và nộp báo cáo thông qua internet thay vì 1 xấp giấy tờ dày cộp. Với sự thay đổi tưởng chừng không đáng kể nhưng chúng có thể giúp doanh nghiệp cắt giảm được một số chi phí kinh doanh định kỳ.

4. Cách kiểm soát chi phí vận hành doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Nếu bạn nhận thấy rằng chi phí của doanh nghiệp ngày càng cao và có nguy cơ vượt quá mức lợi nhuận thì đây là lúc bạn cần thực hiện các biện pháp kiểm soát chúng. 

Sau đây là 4 các kiểm soát chi phí vận hành tốt nhất hiện nay:

  • Xem xét lại mọi chi phí trong doanh nghiệp
  • Tận dụng danh sách khách hàng hiện tại
  • Thay đổi quy trình làm việc phù hợp nhất
  •  Cân nhắc về chi phí mặt bằng văn phòng

– Xem xét lại mọi chi phí trong doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp bạn có kế toán thì hãy yêu cầu họ xuất danh mục chi phí hiện để đối chứng và kiểm soát lại mọi thứ. Hãy nhớ một điều rằng, chi phí vận hành có thể là chi phí cố định hoặc không cố định nhưng bắt buộc phải thanh toán thường xuyên. Khi có danh sách chi phí thì bạn có thể tìm ra:

  • Chi phí nào không cần thiết nữa?
  • Chi phí nào quá cao?
  • Chi phí nào quá bất hợp lý?
  • Chi phí nào hợp lý?

Dựa trên kết quả đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những sự thay đổi phù hợp nhất.

– Tận dụng danh sách khách hàng hiện tại để kiểm soát chi phí vận hành

Dù các hình thức marketing ngày càng đi theo hướng công nghệ số, nhưng không thể phủ nhận truyền miệng vẫn là phương pháp marketing hiệu quả và ít tốn kém nhất. 

tận dụng danh sách khách hàng hiện tại
Tặng quà, ưu đãi, giảm giá cho những khách hàng trung thành để khuyến khích họ giới thiệu sản phẩm

Thay vì bỏ quá nhiều chi phí vào quảng cáo thì doanh nghiệp hãy dành số tiền đó để cải thiện sản phẩm và chăm sóc khách hàng hiện tại thật tốt. Doanh nghiệp có thể tặng quà, ưu đãi, giảm giá cho những khách hàng trung thành để khuyến khích họ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến với người khác.

– Kiểm soát chi phí vận hành bằng cách thay đổi quy trình làm việc phù hợp nhất

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay có quy trình làm việc không hợp lý và gây bất tiện cho người lao động. Điều này không những gây lãng phí chi phí vận hành và còn tạo cơ hội cho những rắc rối phát sinh.

Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư những công cụ hỗ trợ để quản lý quá trình và tối ưu hiệu suất công việc như phần mềm quản lý công việc CoDX – Task.

– Cân nhắc về chi phí mặt bằng văn phòng

Mặt bằng được xem là một trong những yếu tố tốn nhiều chi phí nhất đối với các cửa hàng bán lẻ. Nếu mặt bằng của bạn có giá quá cao thì hãy thử xem xét lại. Liệu một mặt bằng như thế có thật sự cần thiết với cửa hàng của bạn hay không? Có cần thuê mặt bằng có diện tích quá lớn không? Có nhất thiết cửa hàng phải nằm ở khu vực trung tâm hay không? Nếu tất cả câu trả lời là không thì bạn nên xem xét di chuyển sang một mặt bằng mới với giá rẻ hơn.

cắt giảm chi phí mặt bằng văn phòng
Chuyển sang một mặt bằng mới với giá rẻ hơn nếu mặt bằng hiện tại quá mắc nhưng không tận dụng nhiều

Trên đây là tất cả những thông tin về chi phí vận hành doanh nghiệp mới nhất hiện nay do CoDX tổng hợp. Mong rằng với 5 phương pháp cắt giảm chi phí trên có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được chi phí vận hành công ty và thu về lợi nhuận tối đa. Nếu bạn có nhu cầu về các phần mềm quản trị doanh nghiệp thì liên hệ ngay với CoDX để nhận tư vấn nhanh nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Đọc thêm: Nghiệp vụ Hành chính văn phòng là gì? Có quan trọng không?