File excel quản lý nhân sự, mẫu hồ sơ nhân viên chuẩn nhất

File excel quản lý nhân sự bạn đã nghe qua bao giờ chưa? “Công cụ” này giúp theo dõi cũng như lập các mẫu hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp. Người làm công tác nhân sự cần phải biết, để thuận tiện cho việc lưu trữ và quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên. CoDX xin gửi trọn bộ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên để mọi người cùng tham khảo.

Bạn đang đọc bài viết trên Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số toàn diện

1. Nội dung cần có trong file excel quản lý nhân sự là gì?

Ngoài những thông tin cơ bản trong danh sách nhân sự. Mẫu hồ sơ nhân sự sẽ quản lý chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm. Cũng như các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phụ cấp đến vị trị cấp bậc nhân viên. Đặc biệt là các loại giấy tờ tuân thủ theo các quy định của pháp luật Việt Nam.

File excel quản lý nhân sự bao gồm các thông tin như sau:

Mã nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có 1 mã để chấm công gọi là mã nhân viên và là các mã không trùng nhau. Dù nhân viên nghỉ việc thì mã nhân viên đó cũng giữ lại và không gán lại cho người khác.

Họ và tên đầy đủ của nhân viên
Bộ phận làm việc
Vị trí công việc đảm nhận
Loại hình mà nhân viên đang làm việc. Ví dụ như: làm việc bán thời gian, làm việc toàn thời gian hoặc part-time
Cơ sở làm việc của nhân viên. Tại trụ sở chính, chi nhánh …vv
Trình độ: Sẽ gồm các thông tin liên quan đến học vấn, các bằng cấp chứng chỉ, trường, chuyên ngành của nhân viên.
Một số giấy tờ cá nhân theo quy định pháp luật. Các giấy tờ bản sao công chứng như: sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD, giấy khai sinh (nếu có yêu cầu), sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp. Ngoài ra còn sẽ có thêm giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế được cấp phép hoạt động. Hợp đồng lao động có chữ ký của người lao động và người sử dụng lao động….vv
Các thông tin về lương, thưởng và phụ cấp của nhân viên. Như hình thức thanh toán, thông tin số tài khoản, ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản). Các thông tin về thuế như: người phụ thuộc, mã số thuế TNCN. Sổ BHXH và các chế độ khác….vv
Kinh nghiệm làm việc: Số năm kinh nghiệm làm việc, tên đơn vị, vị trí và thời gian công tác

>>> Xem ngay giải pháp phần mềm lưu trữ dữ liệu hồ sơ nhân sự được ưa chuộng nhất hiện nay.

2. Lợi ích của việc sử dụng file excel quản lý nhân sự

Excel không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự hiệu quả, mà còn mang đến nhiều lợi ích vượt trội:

Mẫu hồ sơ nhân sự dạng File excel với giao diện dễ sử dụng

Excel được thiết kế với các thao tác đơn giản, dễ dàng và phù hợp cho mọi người sử dụng. Với sự phổ biến rộng rãi và chi phí đầu tư thấp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Excel như một phương pháp hiệu quả để quản lý nhân sự.

Có đa dạng biểu mẫu danh sách nhân viên excel

Excel cung cấp nhiều biểu mẫu quản lý nhân sự đa dạng, đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của nhà quản lý. Hơn nữa, người dùng có thể tự tạo các biểu mẫu riêng bằng cách tùy chỉnh và sắp xếp theo ý muốn, từ đó tối ưu hóa việc quản lý theo phong cách cá nhân.

Dễ dàng và tiện lợi với mẫu quản lý nhân sự bằng excel

File Excel cho phép quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và tiện lợi trên hệ thống. Khả năng tiếp cận số liệu và thống kê nhanh chóng giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin quan trọng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc sử dụng Excel quản trị nhân sự không tốn kém, vì đây là một phần mềm miễn phí được cung cấp cho người dùng.

3. Điểm hạn chế khi dùng file excel quản lý nhân sự

Mặc dù excel mang lại nhiều lợi ích khi quản trị nhân sự, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế cần được lưu ý:

Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát khi dùng excel quản lý nhân sự

Trong quy trình quản lý nhân sự bằng Excel, việc sử dụng nhiều sheet khác nhau để quản lý các lĩnh vực có thể làm tăng độ phức tạp và mất thời gian cho việc tạo và chỉnh sửa dữ liệu. Điều này cũng gây khó khăn trong việc tổng hợp thông tin và ra quyết định.

File excel bảo mật dữ liệu nhân sự yếu kém

So với các phần mềm quản lý chuyên nghiệp khác, Excel thiếu chế độ bảo mật, gây nguy cơ mất dữ liệu cao hơn. Mất tài khoản của người quản trị có thể dẫn đến rò rỉ thông tin doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự bằng file excel — Hạn chế của file excel quản lý nhân sự

Ngoài ra, việc chia sẻ biểu mẫu danh sách nhân viên excel giữa nhiều người cũng tạo ra khó khăn trong việc kiểm soát dữ liệu.

Không tích hợp được với phần mềm khác

Excel không có khả năng tích hợp dữ liệu với các phần mềm trong hệ thống HRMS chuyên dụng khác, dẫn đến sự bất tiện trong công việc quản lý. Hạn chế này cũng làm tốn thời gian và giảm hiệu suất công việc của người quản trị.

Dùng mẫu quản lý nhân sự bằng excel gây khó khăn khi mở rộng quy mô

Mặc dù Excel có khả năng chứa dữ liệu lớn, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và dữ liệu tăng lên, việc sử dụng mẫu quản lý nhân sự bằng excel trở nên khó khăn hơn. Phần mềm này không được tối ưu hóa cho việc quản lý lượng dữ liệu lớn, gây cản trở trong công tác sử dụng và quản lý.

Tóm lại, mặc dù mẫu quản lý hồ sơ nhân viên Excel có nhiều ưu điểm, nhưng cần cân nhắc và hiểu rõ các hạn chế này khi sử dụng để quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp, việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp và tích hợp có thể mang lại hiệu quả cao hơn.

Bài viết liên quan:

Sách quản lý nhân sự thú vị, bổ ích HR cần biết

Kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp giúp nhà lãnh x2 năng lực

4. Những mẫu hồ sơ nhân sự nào cần cho việc quản lý nhân viên

Để thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học và quản lý thông tin nhân viên tổng quát đầy đủ, đòi hỏi người làm công tác nhân sự phải quản lý nhiều thông tin hơn. Ngoài mẫu quản lý nhân sự bằng excel thì bộ phận nhân sự sẽ cần sở hữu thêm các biểu mẫu như sau:

Form quản lý nhân viên tổng quan: Đây sẽ là danh sách tổng quan nhất các thông tin của toàn bộ nhân sự đang làm việc tại công ty.
Form quản lý hợp đồng lao động: Nơi lưu trữ tất cả các thông tin về các loại hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc.

File quản lý nhân viên mới: Nhằm phục vụ các kế hoạch và phát triển kinh doanh của công ty. Việc tuyển dụng thêm nhân viên mới là điều khá phổ biến. Đối với nhân viên mới sẽ có phần quản lý khác hơn so vơi nhân viên chính thức. Ở biểu mẫu này sẽ là sự kết hợp giữa việc quản lý danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân. Nhưng sẽ nhấn mạnh vào quá trình hội nhập (onboarding) của nhân viên mới.
File quản lý nhân viên nghỉ việc: biến động lao động là việc vẫn diễn ra phổ biến. Đối với việc quản lý nhân sự nghỉ việc các đơn vị công ty cần quan tâm các yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực. Cũng như hoàn tất các thủ tục chấm dứt hợp đồng cho nhân viên.
File theo dõi biến động tiền lương như: tăng lương, giảm lương, luân chuyển vị trí, chuyển đổi công tác, thăng chức, ….

>> Doanh nghiệp cần biết:

Cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất
Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn hóa

Tải trọn bộ file excel quản lý nhân sự, hồ sơ nhân sự hỗ trợ cách quản lý nhân viên tại đây.

5. Giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp tự động cho doanh nghiệp

SureHCS là một hệ thống quản trị nhân sự tích hợp nhiều tính năng thông minh, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề về tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá năng lực. SureHCS không chỉ là một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mà còn là một giải pháp toàn diện, giúp quy trình quản trị nhân lực trở nên mạch lạc và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tính năng nổi bật:

Lưu trữ hơn 40 loại thông tin nhân viên, từ thông tin cá nhân đến chi tiết về công việc và tiền lương.
Xác định nhu cầu tuyển dụng và hỗ trợ quản lý, đánh giá ứng viên một cách chuyên nghiệp.
Thực thi chính sách phúc lợi và khen thưởng đúng hạn, chính xác, tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công, tổng hợp công lương dễ dàng, chính xác, giảm thiểu sai sót so với quy trình làm thủ công.

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC SUREHCS

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực Lạc Việt SUREHCS là mô hình quản trị hiện đại dựa trên công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, hơn 1000 khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Được kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất, phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.

Tính năng nổi bật:

Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.
Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên.
Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công - Lương – Thưởng – Bảo hiểm - Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác.
Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển.
Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo.
Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;

Xem chi tiết tính năng Quản trị nguồn lực SureHCS

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhân sự SureHCS để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 0901 555 063
Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Việc quản lý hồ sơ nhân sự là bài toán cốt lỗi của các doanh nghiệp. Quản trị nguồn lực chưa bao giờ hạ nhiệt tại mỗi đơn vị. Dù sử dụng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu hay là các file excel quản lý nhân sự. Thì người làm công tác quản trị cần nắm rõ các thông tin để quản lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Với những chia sẽ trên CoDX hy vọng sẽ hỗ trợ, cung cấp các thông tin hữu ích đến quý doanh nghiệp.