Hiệu suất công việc của mỗi nhân viên chính là yếu tố “hạt nhân” giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai. Do đó, việc xây dựng phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc hay công thức tính hiệu suất rõ ràng để đánh giá nhân viên là một trong những công việc mà doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện.
Vậy hiệu suất công việc là gì? Có những giải pháp sáng kiến giúp nâng cao hiệu suất làm việc nào tối ưu nhất? Tham khảo bài viết dưới đây của chuyển đổi số CoDX để hiểu rõ hơn về các chỉ số đo lường và phương pháp hiệu quả nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Hiệu suất làm việc là gì?
1.1 Định nghĩa
Hiệu suất làm việc là khả năng hoàn thành công việc dựa trên các quy chuẩn về tính hiệu quả, thời gian quy định do doanh nghiệp đề ra. Đây là chỉ số đo lường hiệu suất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải xây dựng.
Hiểu một cách chi tiết hơn,
- Nhân viên A làm công việc B phải bỏ ra nhiều thời gian, công sức, chi phí mới đạt được mục tiêu hoàn thành công việc thì hiệu suất công việc càng thấp.
- Nếu nhân viên B hoàn thành công việc B sớm hơn thời gian chuẩn dự kiến và đạt được kết quả tốt thì đánh giá là hiệu suất làm việc cao.
Hiểu một cách đơn giản, hiệu suất là khả năng tránh lãng phí vật liệu, năng lượng hay các nỗ lực, tiền bạc để làm một việc gì đó tốt hơn. Như vậy, đó là khả năng làm tốt tất cả công việc mà không lãng phí.
1.2 Tầm quan trọng khi nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên
Nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên là hoạt động quan trọng ảnh hưởng đến kết quả doanh thu, sự phát triển của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng khi hiệu suất công việc đạt được như mong muốn:
- Sử dụng tối ưu nguồn lực hiện có: hiệu suất công việc nâng cao, nhân viên có thể đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra trong thời hạn nhất định. Như vậy, doanh nghiệp đã tiết kiệm được nguồn nhân sự, tài chính và thời gian một cách đáng kể.
- Tăng doanh thu, lợi nhuận: Một đội ngũ nhân sự có năng suất làm việc cao sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ tốt nhất. Có thể thấy, việc nâng cao hiệu suất công việc sẽ góp phần lớn vào việc nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, từ đó góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận.
2. Công thức tính hiệu suất làm việc cho nhân viên
| Công thức tính hiệu suất làm việc = Kết quả/chi phí thực hiện |
Trong đó,
Kết quả đạt được có thể bao gồm: Doanh thu, doanh số, lợi nhuận, số lượng task hoàn thành, số lượn sản phẩm công việc
Chi phi thực hiện bao gồm: chi phí nhân sự, Marketing, nguyên vật liệu, thiết bị hỗ trợ công việc, các chi phí liên quan để tạo ra kết quả
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Trong đó, có 8 yếu tố được đánh giá là cơ bản nhất, cụ thể:
- Nhiệm vụ công việc.
- Các hành vi phi nhiệm vụ.
- Những thành tích cá nhân.
- Khả năng giao tiếp trong công việc.
- Tính kỷ luật.
- Hiệu quả khi làm việc nhóm
- Khả năng lãnh đạo.
- Khả năng hỗ trợ.
Theo đó, hiệu suất làm việc của mỗi người được tính dựa vào kết quả làm việc đạt được trên cách thức, các chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.
3. Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của nhân viên
Nhân viên làm việc kém hiệu suất hoặc hiệu suất giảm rõ rệt vấn đề thường gặp trong quản lý đội nhóm doanh nghiệp.
Hiểu rõ 4 nguyên nhân dưới đây sẽ giúp nhà quản lý tìm ra vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu suất hiệu quả cho nhân viên của mình.
3.1 Không có quy trình làm việc rõ ràng
Quy trình làm việc vô cùng quan trọng đối với đội nhóm bao gồm nhiều thành viên. Quy trình này cần được quản lý thiết lập chặt chẽ dựa trên mục tiêu của việc. Với đội nhóm làm việc không có quy trình hoặc quy trình lỏng lẻo sẽ khiến nhân sự không biết phải bắt đầu từ đâu để hoàn thành được các mục tiêu cá nhân.
Từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất chung, thậm chí là khả năng phối hợp công việc giữa các phòng ban với nhau nếu doanh nghiệp không có một quy trình bài bản.
3.2 Chưa biết cách quản lý công việc
Nhân viên sẽ dễ sa đà vào các task công việc không quan trọng mà bỏ qua các task cần ưu tiên có ảnh hưởng lớn đến kết quả mục tiêu công việc. Điều này sẽ làm giảm rõ rệt hiệu suất làm việc của nhân viên.
Có rất nhiều phương pháp có thể áp dụng để sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và cho nhân viên hoàn thành chúng theo thứ tự mà quản lý có thể tham khảo. >>> Xem bài viết về cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên từ CoDX
3.3 Giao việc không phù hợp với năng lực của nhân viên
Có thể thấy, không phải lúc nào nhân viên làm việc thiếu chăm chỉ hay thiếu năng lực cũng khiến họ không đạt được KPI. Bạn cũng nên nhìn nhận lại về việc đã giao cho nhân viên công việc phù hợp với năng lực của họ hay chưa.
Vậy quản lý cần làm gì để khắc phục vấn đề này?
- Quan sát và hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên
- Giao việc phù hợp với thế mạnh của họ để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
3.4 Mất động lực làm việc
Động lực làm việc là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Một khi nhân viên biến thành những “Zombie công sở”, doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng nặng nề.
Một nhân viên không có động lực thì công việc sẽ luôn ở mức trung bình, vừa đủ và không bứt phá trong vị trí vai trò công việc.
Để gia tăng động lực, đòi hỏi những nỗ lực rất lớn từ lãnh đạo và cả doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên, hãy bắt đầu từ việc cải thiện cách thức làm việc cho từng cá nhân.
4. Phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc, tăng cường hiệu quả trong quá trình làm việc
Dưới đây là những giải pháp nâng cao chất lượng hiệu quả công việc cần tham khảo:
- Tự đặt deadline thời gian cho các task công việc. Ví dụ, hoàn thành viết 1 bài website trong 2 tiếng; và nâng dần mức độ này lên cho những lần sau như hoàn thành trong 1h30; Như vậy sẽ giúp nâng cao hiệu suất nhân viên theo thời gian vô cùng hiệu quả. Đây cũng là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên mà quản lý hay áp dụng.
- Áp dụng phương pháp làm việc theo chu kỳ: cơ thể con người có cơ chế làm việc, hoạt động theo chu kỳ. Trong một ngày làm việc hãy chia task theo chu kỳ 90 phút. Đây là giải pháp giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên vô cùng hiệu quả.
- Checklist công việc theo ngày dựa theo plan công việc tháng. Đây là một cách hữu hiệu để nhân viên đảm bảo được tiến độ công việc như kế hoạch đã đề ra.
5. Chiến lược nâng cao hiệu suất làm việc nhân sự dài hạn cho doanh nghiệp
Sáng kiến nâng cao hiệu suất làm việc về lâu dài mà doanh nghiệp nên áp dụng:
5.1 Xây dựng chế độ lương thưởng, phúc lợi tốt
Có thể thấy, nhân viên thường sẽ đạt được hiệu suất tốt hơn khi họ cảm thấy được hỗ trợ hay khen thưởng. Sáng kiến về xây dựng chính sách khen hay tạo ra văn hóa khen thưởng được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng. Nó không chỉ là giải pháp mang đến năng lượng tích cực cho mọi người mà còn là động lực vô cùng thiết thực.
Những chính sách khen thưởng hay phúc lợi là yếu tố để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Theo đó, những chính sách này nên được thực hiện một cách nhất quán và xuyên suốt theo những quy định chung.
5.2 Xây dựng phương pháp đánh giá hiệu suất nhân viên
Thực hiện đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những ưu nhược điểm năng lực của nhân viên, từ đó đưa ra các phương pháp cải thiện hiệu suất, đào tạo năng lực phù hợp giúp quản trị hiệu suất công việc liên tục.
Một số phương pháp đánh giá hiệu suất được sử dụng phổ biến hiện nay có thể tham khảo:
- Đánh giá hiệu suất 360 độ là phương pháp thu thập đánh giá, ý kiến phản hồi từ nhiều bên khác nhau của đối tượng được đánh giá như đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng, … Phương pháp này tương đối hiệu quả, tuy nhiên việc thực hiện lại tốn nhiều công sức, chi phí liên quan.
- Phương pháp đánh giá theo quản trị mục tiêu MBO, mục tiêu sẽ được thiết lập theo mô hình SMART với 5 yếu tố “cụ thể – đo lường được – khả thi – sự liên quan – thời gian đạt mục tiêu”. Hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ được đánh giá theo kết quả đạt được mục tiêu đã được thiết lập ngay từ đầu.
- Phương pháp đánh giá theo OKRs là phương pháp quản lý, đánh giá hiệu suất công việc theo mục tiêu. Để đánh giá theo OKRs, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu chính và các chỉ số kết quả cần đạt theo mục tiêu ngay từ khâu hoạch định chiến lược, plan công việc theo mỗi giai đoạn. Phương pháp này hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng.
5.3 Xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên
Thực tế hiện nay cũng chỉ ra rằng, hầu hết những doanh nghiệp thành công đều rất chú trọng đến việc phát triển năng lực của nhân sự các cấp. Để việc đào tạo được hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ về năng lực của nhân viên dựa trên hoạt động đánh giá.
Các chương trình đào tạo này có thể do doanh nghiệp tổ chức hoặc thuê các chuyên gia bên ngoài về training chuyên môn, kỹ năng cho nhân viên.
2 Cách thức được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất chính là mua các khóa học bên ngoài hoặc thuê chuyên gia về công ty để đào tạo inhouse.
5.4 Xây dựng môi trường làm việc gắn kết để nâng cao hiệu suất công việc
Các doanh nghiệp cũng nên chú trọng vào việc nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Sự chuyên nghiệp ở đây được thể hiện rằng, doanh nghiệp có những mục tiêu và định hưởng rõ ràng. Nghĩa là ở môi trường này có đủ những điều kiện về vật chất, đặc điểm xã hội để nhân việc phát huy tối đa năng lực của minh.
Trong môi trường làm việc đó, các các nhân lãnh đạo luôn có sự cởi mở và thẳng thắn đối với nhân viên. Mang đến cho họ cảm giác thoải mái, sự hợp tác, tôn trọng nhất trong mọi vấn đề.
Theo gallup.com, những nhân viên sẽ làm việc đạt hiệu suất tốt hơn khi họ hài lòng với môi trường làm việc của mình. Một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, các cá thể sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ nhau trong công việc sẽ mang lại năng lượng tích cực và động lực cho toàn thể nhân viên.
Đối với cấp quản lý, thay vì chỉ trích có thể dùng những phản hồi mang tính góp ý, khuyến khích để giúp nhân viên có định hướng tốt hơn, cải thiện hiệu suất công việc. Điều này cũng góp phần vào việc kết nối các mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.
Chi tiết nội dung nghiên cứu tại: The Benefits of Employee Engagement
| Làm thế nào để gắn kết nhân viên? >>> Xem ngay để biết: Gắn kết nhân viên hiệu quả nhất cho doanh nghiệp |
5.5 Nâng cao hiệu suất làm việc với phần mềm công nghệ
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm phân công công việc để nâng cao hiệu suất làm việc được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá quản lý thời gian, chất lượng hoàn thành nhiệm vụ. Khi đó, doanh nghiệp có thể quản lý và giám sát hiệu suất một cách tốt hơn. Từ đó, có những giải pháp phù hợp cho từng nhân viên của mình.
CoDX Task là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả được doanh nghiệp đánh giá cao trong việc giúp tăng cường hiệu suất công việc cho nhân viên tối ưu nhất.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
|
Có thể bạn quan tâm:
|
Như vậy, có rất nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc một cách tốt đa. CoDX là nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp, sẵn sàng tư vấn hỗ trợ giúp bạn quản lý, theo dõi và giám sát một cách toàn diện nhất. Xem thêm tin tức quản trị doanh nghiệp hữu ích khác tại CoDX Business Wiki.
