Kỹ năng làm việc trong môi trường số là một hành trang đắt giá mà mỗi nhân viên cần được trang bị để có thể làm việc thật hiệu quả. Do đó, lãnh đạo cần xem xét, tiến hành đào tạo kỹ năng để nhân viên có thể cống hiến và phục vụ doanh nghiệp. Vậy đâu là những kỹ năng cần thiết để có thể làm việc trong môi trường số? Theo dõi bài viết trang kiến thức quản trị của CoDX để khám phá ngay nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Môi trường số là gì?
Môi trường số (Digital Workplace) là không gian trực tuyến, nơi mà mọi thành viên trong doanh nghiệp có thể tương tác, làm việc với nhau mà không lo rào cản của vị trí địa lý.
Môi trường làm việc số tập hợp những công cụ giúp các thành viên có thể kết nối với nhau, hợp tác và thiết lập quy trình làm việc hiệu quả. Song song đó, nó cũng yêu cầu nhân viên phải trang bị nhiều kỹ năng làm việc trong môi trường số để có thể làm việc hiệu quả. Môi trường số có một số ưu điểm nổi bật như sau:
- Tương tác linh hoạt: Tất cả thành viên có thể làm việc, tương tác trên một nền tảng Mạng xã hội cho doanh nghiệp chung. Dù làm việc tại nhà hay văn phòng thì công việc vẫn đảm bảo diễn ra suôn sẻ, giảm bớt áp lực, giúp cho nhân viên có thể linh hoạt hơn trong công việc. Tăng tính hiệu quả và năng suất loại bỏ môi trường làm việc không chuyên nghiệp và trình trạng Zombie văn phòng.
- Tiết kiệm thời gian: Ứng dụng công nghệ vào các quy trình làm việc hàng ngày như chấm công, giao việc cho nhân viên, kiểm tra tiến độ công việc,…sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc.
- Dễ dàng chia sẻ tài liệu: Xây dựng kho tài liệu để nhân viên có thể chia sẻ và lưu trữ tài liệu.
Xây dựng môi trường làm việc hiện đại sẽ giúp các công ty cải thiện năng suất, tăng tính linh hoạt và giảm chi phí, cung cấp cho nhân viên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và thuận tiện.
Sau khi đã tìm hiểu rõ về khái nhiệm của môi trường là gì thì chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về vấn đề “Môi trường số đã thay đổi cách thức làm việc ra sao?”.
2. Môi trường số đã thay đổi cách thức làm việc ra sao?
Theo nghiên cứu của World Skills UK, 60% các doanh nghiệp tin rằng, sự phụ thuộc của doanh nghiệp vào các kỹ năng kỹ thuật số sẽ tăng lên trong vòng 5 năm tới. Không còn quá xa lạ khi thấy những báo cáo, kế hoạch, nghiên cứu, email,…qua môi trường số. Tất cả đều được thực hiện bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh.
Nếu như trước đây nhân viên luôn bắt buộc phải có mặt tại văn phòng thì ngày nay điều đó không còn là trở ngại nữa. Nhà quản lý vẫn có thể dễ dàng quản lý nhân sự thông qua các phần mềm nội bộ hoặc liên lạc qua email, Chat,…Tất cả công việc đều được xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn nhờ vào kỹ năng làm việc trong môi trường số.
>>> Tin xem thêm:
- Workplace là gì? Tính năng của Workplace Facebook
3. Kỹ năng làm việc trong môi trường số cần trang bị
Giao tiếp qua Email, nghiên cứu và tìm kiếm thông tin trực tuyến hay sử dụng thành thạo công cụ hỗ trợ như Google Drive, Microsoft Teams,…là những kỹ năng làm việc trong môi trường số cũng như nguyên tắc mà nhân sự cần trang bị nếu không muốn bị “lỗi thời”. Cùng CoDX tìm hiểu rõ ràng hơn về những kỹ năng trên nhé!
3.1 Giao tiếp qua Email
Giao tiếp qua Email tưởng chừng như là một kỹ năng làm việc trong môi trường số vô cùng đơn giản nhưng nó cần được rèn luyện thường xuyên, chuyên nghiệp. Khác với những phương tiện khác, Email đòi hỏi người dùng kỹ năng “văn viết” thuần thục hơn hết. Email cho công việc thường yêu cầu sự rõ ràng, rành mạch và văn phong lịch sự thể hiện sự chuyên nghiệp.
Đây được coi là một kênh giao tiếp chủ yếu giữa lãnh đạo và nhân viên từ những ngày phỏng vấn đầu tiên cho đến quá trình làm việc về sau. Do đó, bất kể ai muốn làm việc trong môi trường số đều cần trau dồi và rèn luyện kỹ năng làm việc trong môi trường số viết Email thật tốt.
3.2 Nghiên cứu và tìm kiếm thông tin trực tuyến
Internet là một kho thông tin trực tuyến khổng lồ nơi bạn có thể tìm kiếm bất cứ thứ gì. Tuy vậy, đây cũng chính là con dao 2 lưỡi nếu nhân viên không biết cách tìm kiếm và chọn lọc thông tin phù hợp để phục vụ cho công việc. Để đảm bảo tính chính xác và đảm bảo, nên xác định kênh và nguồn thu thập thông tin uy tín, phù hợp nhất. Do đó, doanh nghiệp nên bổ sung và trang bị những khóa học về nghiên cứu, xử lý thông tin trực tuyến giúp nhân viên nắm rõ nguyên tắc làm việc trong môi trường số. Và các chương trình đào tạo kỹ năng làm việc trong môi trường số cho nhân viên là không thể thiếu.
3.3 Tạo, thao tác với bảng tính và tài liệu trực tuyến
Google Doc và Google Sheet là 2 giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp được ứng dụng nhiều nhất hiện nay. Chúng cho phép nhiều người dùng truy cập và chia sẻ tài liệu nhanh chóng và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí. Các thao tác trên 2 công cụ này khá đơn giản, tương tự như Word và Excel do đó khá thân thuộc với nhân sự. Để tận dụng tối đa những chức năng hữu ích của công cụ này, doanh nghiệp nên tổ chức một buổi đào tạo nhỏ hướng dẫn nguyên tắc làm việc trong môi trường số cho nhân viên. Giúp họ sử dụng từ cơ bản đến nâng cao.
Cần cho bạn: Cách lập và sử dụng mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc chuyên nghiệp từ CoDX
3.4 Biết cách sử dụng các công cụ cộng tác
Các công cụ cộng tác như: Google Drive, Microsoft Teams, DropBox,… được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi tính tiện ích vượt trội mà chúng mang lại. Nhân viên có thể trực tiếp sử dụng các công cụ trên trình duyệt Website để làm việc và cộng tác với đồng nghiệp mà không cần phải tải xuống. Để có nhân viên viên có thể sử dụng dụng thành thạo các công cụ này, doanh nghiệp nên có những buổi hướng dẫn sử dụng các công cụ trên, trung bình từ 1-2 buổi.
>> Xem ngay:
- Cách scan văn bản trên máy tính miễn phí vô cùng đơn giản
- Hướng dẫn tạo mã QR online cho tài liệu Word, Excel, PDF
3.5 Sử dụng, quản lý lịch làm việc trực tuyến
Các ứng dụng xếp lịch trực tuyến như Google Calendar, Outlook Calendar là sự lựa chọn tuyệt vời cho nhân viên văn phòng khi cần lên lịch biểu hoặc cuộc họp. Khi nhân viên phải đối mặt với khối lượng công việc quá lớn và những cuộc họp liên tục thì những ứng dụng như trên là giải pháp nhắc nhở lịch hẹn hoàn hảo. Nhìn chung, các ứng dụng lên lịch đều có giao diện đơn giản và khá dễ dùng, doanh nghiệp chỉ cần cho nhân viên làm quen nhanh chóng qua những buổi training kỹ năng làm việc trong môi trường số.
>> Xem ngay giải pháp: Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại
3.6 Có hiểu biết về bảo mật thông tin mạng
Những trường hợp bị đánh cắp thông tin và rò rỉ thông tin cá nhân, doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Do đó, một khóa học về bảo mật thông tin là vô cùng cần thiết để tránh những thiệt hại về danh tiếng và bí mật kinh doanh doanh. Doanh nghiệp nên thêm các khóa học và tài liệu về bảo mật thông tin vào quy trình đào tạo nhân viên mới. Đây không những là chương trình đào tạo kỹ năng thông thường mà còn giúp nhân sự nâng cao nhận thức về nguy cơ đánh mất thông tin, dữ liệu.
>>> Xem ngay: Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO chi tiết, mới nhất 2023
4. Đào tạo hội nhập, kỹ năng làm việc trong môi trường số
Đối với những nhân viên mới, nắm bắt công việc và hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp là 2 vấn đề cần nhanh chóng thực hiện, trong đó bao gồm những kỹ năng làm việc trong môi trường số. Xem bài viết về Onboarding là gì để hiểu về quy trình hội nhập nhân viên mới.
Mỗi doanh nghiệp sẽ hoạt động trong mỗi lĩnh vực khác nhau do đó các hoạt động đào tạo chuyên môn sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, quy trình đào tạo kỹ năng làm việc cơ bản sẽ bao gồm:
4.1 Hướng dẫn sử dụng công cụ hỗ trợ công việc
Kỹ năng làm việc là một trong những nội dung đào tạo hội nhập quan trong không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là nội dung đào tạo cần thiết để nhân viên có thể bắt đầu công việc một cách hiệu quả và suôn sẻ. Người quản lý cần hướng dẫn rõ ràng cách thức hoạt động, thao tác cũng như những điều cần lưu ý khi sử dụng công cụ đó.
Một số công cụ làm việc cần được training như Phần mềm quản lý công việc, quản lý tài liệu, tool AI hỗ trợ chuyên môn, …
Ví dụ: Đối với chuyên ngành Content Marketing với sự yêu cầu cao về từ ngữ, câu văn và độ trùng lặp thì những công cụ hỗ trợ về nội dung là vô cùng cần thiết. Bên cạnh các công cụ làm việc cơ bản như Google Drive, DropBox thì một số công chuyên ngành cần được training như: Grammarly, Contently, BuzzSumo, Smallseotools,..
>>> Xem ngay: Chuyển file ghi âm thành văn bản trên máy tính đơn giản, dễ thực hiện
4.2 Cam kết bảo mật thông tin
Một buổi đào tạo về kỹ năng bảo mật thông tin là vô cùng cần thiết. Doanh nghiệp có thể sử dụng 2 phương pháp sau:
- Tổ chức khóa học kỹ năng làm việc trong môi trường số kết hợp bảo mật thông tin.
- Cung cấp tài liệu về bảo mật thông tin .
Để chắc chắn rằng nhân viên đã hiểu rõ được những quy tắc cũng như cách thức để bảo mật thông tin, doanh nghiệp nên xây dựng một bài kiểm tra nhỏ.
4.3 Làm quen với văn hóa doanh nghiệp
Để nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và làm việc trong môi trường số. Doanh nghiệp nên xây dựng nội dung đào tạo hội nhập về văn hóa của công ty được lưu trữ hệ thống trên mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp như Mạng xã hội nội bộ CoDX. Trong buổi phổ biến này, nhân sự cần được biết về tác phong làm việc và văn hóa ứng xử của công ty.
Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp sẽ là nền tảng giúp nhân viên hội nhập vô cùng hiệu quả. Đây còn được xem là một trong những sáng kiến cải thiện môi trường làm việc, nâng cao trải nghiệm cho nhân viên, loại bỏ môi trường toxic. Giúp nhân viên có thể chủ động tìm hiểu về văn hóa làm việc, thông tin công ty hay trao đổi với đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp người quản lý sẽ tiết kiệm được một khoảng lớn thời gian.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Qua bài viết trên, ban quản lý đã hiểu được tầm quan trọng của việc đào tạo kỹ năng làm việc trong môi trường số cũng như kỹ năng cần thiết để có thể làm việc trong môi trường số. Hi vọng qua bài viết của CoDX, doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình các khóa học đào tạo nội bộ thật hiệu quả. Hoặc trang bị cho mình nền tảng giao tiếp CoDX-Workplace để quá trình kết nối, làm việc với nhân viên trở nên dễ dàng hơn.
>>> Liên quan:
- Collaboration là gì? Vai trò và kỹ năng cần có để cộng tác thành công
- Design Thinking là gì? Đặc điểm, quy trình xây dựng hiệu quả
