Việc ứng dụng excel để quản lý hồ sơ là phương pháp được áp dụng khá phổ biến từ trước đến nay vì tính hiệu quả, thuận tiện và lợi ích kinh tế của nó. Phương pháp này thay thế kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ truyền thống, giúp quá trình tìm kiếm và xử lý hồ sơ dễ dàng hơn. TẢI NGAY File excel quản lý hồ sơ miễn phí từ CoDX kèm hướng dẫn sử dụng chi tiết.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học
- Tải miễn phí biên bản bàn giao tài liệu
- Cách bảo quản tài liệu lưu trữ đúng luật
1. Mẫu File Excel quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp từ CoDX
Excel thường là phương pháp được áp dụng quản lý tất cả các loại văn bản hồ sơ công việc của doanh nghiệp, tuy nhiên thông thường quản lý 3 loại văn bản sau:
- Văn bản nội bộ: Bao gồm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, tổ chức,…
- Văn bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp gửi đến.
- Văn bản đi: Do doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Sử dụng file excel quản lý hồ sơ giúp doanh nghiệp hệ thống được các quy trình, thủ tục của văn bản, tài liệu bao gồm: sao lưu, soạn thảo, ban hành văn bản, chuyển giao, lưu trữ và bảo quản.
TẢI TOÀN BỘ BIỂU MẪU TẠI ĐÂY
2. Hướng dẫn sử dụng File excel quản lý hồ sơ miễn phí cho doanh nghiệp
Để sử dụng hệ thống quản lý tài liệu hồ sơ trên excel các bạn có thể tham khảo các bước dưới đây.
Bước 1: Xác định và xây dựng quy trình quản lý tài liệu bằng excel
Bước đầu tiên giúp là cần xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Đây không chỉ là bước cần thiết trong việc xây dựng quy trình mà còn là yếu tố giúp Doanh nghiệp thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học sau này. Dựa vào sơ đồ này, bạn sẽ dễ dàng xác định được văn bản đang ở tình trạng nào, bước nào nhằm có phương hướng xử lý tiếp theo.
Bước 2: Phân loại và xác định các danh mục quản lý tài liệu
Khâu đóng vai trò quan trọng tiếp theo là cần thống kê các loại văn bản của doanh nghiệp. Tiêu chí xây dựng các danh mục, nhóm văn bản cần đảm bảo:
Thống kê đầy đủ tất cả các văn bản của doanh nghiệp, không bỏ sót. Các danh mục mang tính tổng quát nhưng không được trùng lặp. Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên đều có thể nắm được và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình làm việc.
Bạn có thể tham khảo một số danh mục để quản lý văn bản trên excel như sau:
- Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,…
- Tình trạng văn bản: Chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý xong, lưu trữ.
- Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, Kinh doanh,….
|
Dành cho kế toán:
|
Bước 3: Tạo các sổ quản lý tài liệu
Mỗi sổ quản lý công văn, bạn cần tạo trên một sheet khác nhau để tiện quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh với loại văn bản nào thì sẽ ghi sổ cho loại văn bản tương ứng. Tùy theo nhu cầu quản lý mà bạn có thể tạo các chỉ tiêu và tiêu đề cho cột trong bảng.
Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng các sổ quản lý văn bản:
- Chức năng Data Validation: để tạo danh sách chọn: Loại văn bản, tình trạng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, nơi nhận, nơi lưu trữ,… để thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh những sai sót trong quá trình nhập thủ công dữ liệu dẫn tới sai kết quả tra cứu, quản lý.
- Chức năng Conditional formatting: Theo dõi tình trạng của văn bản. Chức năng này sẽ tự động thông báo những công văn đang cần xử lý để người thực hiện có phương hướng xử lý phù hợp.
Bước 4: Xây dựng công thức
Mỗi loại văn bản đều có tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng để thống nhất giữa các phòng ban và để tiện quản lý, tra cứu. Vì vậy, bạn cần xây dựng công thức tính tự động để thống nhất toàn bộ sổ quản lý:
Countif: Đếm số lượng văn bản xuất hiện trong sổ. Vlookup: Tham chiếu theo từng loại văn bản. Một số hàm để định dạng và ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.
|
Tin liên quan:
|
3. Có nên quản lý văn bản bằng excel?
Sử dụng File excel quản lý hồ sơ miễn phí là phương pháp khác nhiều người sử dụng bởi tiết kiệm chi phí và cách tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Tuy nhiên, hình thức này tồn tại nhiều vấn đề hạn chế:
Không phải nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng các hàm công thức. Dễ bị nhầm lẫn khi số lượng văn bản lớn. Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin. Tốn khá nhiều thời gian khi thực hiện tạo lập sổ quản lý.
Một giải pháp tối ưu nhất CoDX muốn gợi ý cho doanh nghiệp chính là sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ để quản lý các hồ sơ văn bản đơn giản nhưng hiệu quả. Việc sử dụng các loại phần mềm cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất là vào thời kỳ số hóa như hiện nay.
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT
CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
