Cách quản lý hồ sơ nhân sự theo quy trình lưu trữ CHUẨN 2024

Quản lý hồ sơ nhân sự hay lưu trữ hồ sơ nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ các thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác hay lương thưởng. 

Vì thế quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên rất được chú trọng trong doanh nghiệp. 

Có nhiều phương pháp quản lý hồ sơ nhân viên khác nhau được bộ phận HR sử dụng. Tuy nhiên, đâu là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp quản lý, lưu trữ hiệu quả nhất?

 Cùng CoDX theo dõi ngay bài viết bên dưới.

1. Tầm quan trọng khi lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc: Theo Luật ban hành, đây là hoạt động bắt buộc, theo đó, mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ theo nguyên tắc và quy định liên quan. 
• Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định phát triển nhân sự một cách chính xác và kịp thời.
• Mặt khác, cách lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp cung cấp cho bộ phận quản lý nhân sự cơ sở để giải quyết các tranh chấp với nhân viên trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn, đảm bảo khả năng giải quyết tranh chấp một cách công bằng, hợp pháp.

2. Quy trình lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp hiệu quả

Quy trình 5 bước lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp – hiệu quả:

• Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự
• Bước 2: Chọn nơi để quản lý và lưu trữ
• Bước 3: Sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học
• Bước 4: Tiến hành lưu trữ
• Bước 5: Quản lý, kiểm tra và cập nhật

Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự

Phân loại hồ sơ nhân sự là bước đầu tiên quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên. Một số giải pháp phân loại anh chị có thể thực hiện như sau:

• Phân loại thành nhiều nhóm, bao gồm hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác, … Trong từng nhóm này, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành phân loại thành các nhóm nhỏ hơn để dễ dàng quản lý hồ sơ nhân sự và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
• Phân loại theo thứ tự thời gian: Có thể tách hồ sơ thành các nhóm dựa trên các mốc thời gian như năm, quý, tháng hoặc tuần. Cách này giúp dễ dàng phân biệt và tìm kiếm hồ sơ khi cần thiết.

Bước 2: Chọn nơi để quản lý và lưu trữ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự theo 2 phương án: Lưu trữ tại cơ quan hoặc thuê kho. Nên lựa chọn nơi lưu trữ phụ thuộc vào tính chất công việc và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, dù lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu, bạn vẫn cần đảm bảo những yếu tố sau:

• Địa điểm lưu trữ cần thông thoáng và chống thấm nước.
• Kho lưu trữ hồ sơ phải được bảo vệ khỏi sự xâm nhập của côn trùng như gián, chuột và các loại động vật gặm nhấm khác.
• Nơi lưu trữ hồ sơ cần đảm bảo khả năng lưu giữ trong nhiều năm, theo yêu cầu thời hạn lưu trữ.

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học

Bước tiếp theo trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên là sắp xếp theo một trật tự, quy chuẩn thống nhất để dễ dàng tìm kiếm và quản lý sau này.

Một số lưu ý khi thực hiện sắp xếp:

• Có thể sắp xếp theo thứ tự tên nhân viên, theo thứ tự ngày tháng gia nhập công ty, hoặc theo bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp. 
• Sử dụng một số vật dụng để hỗ trợ quá trình quản lý hồ sơ nhân sự như bìa màu, nhãn, … hoặc dùng số thứ tự hay mã số để phân biệt.

Bước 4: Tiến hành lưu trữ

Để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng hồ sơ đã được phân loại, sắp xếp hợp lý. 

• Nếu cách lưu trữ hồ sơ nhân sự là đánh số và ghi chú thì hãy đảm bảo các tập hồ sơ đã được đính kèm các thông tin quan trọng như tên, ngày sinh, vị trí công việc, ngày gia nhập hay bất kỳ thông tin nào khác. Còn nếu sử dụng hồ sơ màu, cần lưu ý không nhầm lẫn giữa các nhóm hồ sơ khác nhau.
• Tiếp theo, tiến hành quản lý hồ sơ nhân sự: mỗi hồ sơ sẽ được đặt đúng vào vị trí đã được chỉ định trước đó. Ngoài ra cũng cần chú ý đến tính bảo mật của nơi lưu trữ hồ sơ. Đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên được bảo vệ an toàn và bảo mật. 
• Nếu sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử, bạn nên áp dụng các biện pháp bảo mật như mật khẩu, phân quyền truy cập. Còn nếu sử dụng hệ thống lưu trữ vật lý thì hãy đảm bảo rằng kệ tủ hoặc hộp lưu trữ được đặt trong một khu vực an toàn, có giám sát và tránh tiếp xúc với các yếu tố có thể gây hư hỏng như ánh nắng mặt trời trực tiếp, độ ẩm cao hoặc nhiệt độ không ổn định.

Bước 5: Quản lý, kiểm tra và cập nhật

Cuối cùng, nhân viên HR nên tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, cùng với đó là cập nhật thông tin mới.

Điều này giúp đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên luôn có thể đáp ứng và phù hợp trong các quyết định và hoạt động liên quan đến nhân sự.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên tạo bản sao lưu dự phòng để đảm bảo dữ liệu nhân sự sẽ không bị mất trong trường hợp có sự cố xảy ra.

3. 4 Phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên phổ biến

Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự, trong đó có 4 cách lưu trữ hồ sơ nhân sự phổ biến như sau:

1. Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng tủ
2. Lưu trữ và bảo quản bằng thùng
3. Dùng bìa đựng để lưu trữ
4. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

3.1 Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng tủ

Sử dụng tủ để lưu trữ hồ sơ giúp tiết kiệm không gian và hồ sơ được sắp xếp một cách có tổ chức hơn. Tủ hồ sơ nhiều ngăn có khả năng quản lý được nhiều loại giấy tờ với các kích thước khác nhau.

Bộ phận nhân sự có thể phân chia các khu vực riêng biệt để lưu trữ nhiều loại hồ sơ. Và nên dán nhãn tên trên mỗi ngăn cũng giúp cho quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên cũng như tìm kiếm dễ dàng khi cần thiết.

3.2 Lưu trữ và bảo quản bằng thùng

Sử dụng thùng để lưu trữ hồ sơ nhân sự là một cách tiết kiệm, linh hoạt. Thùng có thể được đánh số hoặc gắn nhãn theo từng danh mục hoặc năm để dễ dàng phân loại và tìm kiếm.

Điều quan trọng là chọn thùng chất lượng tốt và có khả năng chống ẩm để bảo vệ hồ sơ khỏi tổn hại.

3.3 Dùng bìa đựng để lưu trữ

Bìa đựng hồ sơ là một giải pháp đơn giản, linh hoạt để quản lý hồ sơ nhân sự. Bằng cách sử dụng bìa đựng, bạn có thể bảo quản hồ sơ theo từng nhóm hoặc danh mục.

Bìa đựng cũng có thể được đặt trong tủ hoặc thùng để giữ gìn sự sắp xếp và bảo vệ hồ sơ.

Những cách lưu trữ hồ sơ nhân sự truyền thống như trên thường không quá tối ưu cho doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn. Do vậy, nhiều phần mềm quản lý đã ra đời nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự.

3.4 Sử dụng phần mềm để quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Hiện nay, sử dụng phần mềm quản lý là một phương pháp hiệu quả giúp toàn bộ dữ liệu nhân sự được quản lý, lưu trữ và bảo quản an toàn.

Trong đó, phần mềm quản hồ sơ nhân viên CoDX giúp tối ưu hệ thống dữ liệu và quản lý hồ sơ nhân sự thống nhất trên một nền tảng duy nhất. 

CoDX HR cho phép đính kèm bản scan hồ sơ cho từng nhân viên, dễ dàng tra cứu hồ sơ. Dữ liệu của mỗi nhân viên được quản lý tập trung và liên tục từ khi nhân viên bắt đầu làm việc cho đến khi nghỉ việc.

4. Quy định trong cách lưu trữ hồ sơ nhân sự và nghiệp vụ quản lý cần biết

Hồ sơ nhân sự đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp, do đó bộ phận hành chính nhân sự cần hiểu rõ các nguyên tắc và quy định về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự bên dưới đây.

4.1 Quy định đối với lưu trữ hồ sơ nhân viên thủ công (bản cứng)

• Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức.
• Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với Hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, các bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…).

Quy định về quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên khác nhau tùy theo hình thức lưu trữ.

4.2 Quy định trong quản lý hồ sơ nhân sự điện tử

• Khoản 3, Điều 13 Luật số 01/2011/QH13 quy định, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa.
• Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá.

Như vậy, dù đã số hóa hồ sơ nhân viên thành phiên bản điện tử, việc lưu trữ bản gốc trên giấy vẫn là bắt buộc và không thể bị xóa trước khi hết thời hạn bảo quản. 

Quản lý hồ sơ nhân sự có vai trò quan trọng cần bộ phận nhân sự hiểu rõ về các yêu cầu cũng như các quy định liên quan. Ngoài ra, việc xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, tối ưu các khoản chi phí và thời gian trong công tác quản lý nhân sự.