Lập kế hoạch dự án là gì? Quy trình lập kế hoạch triển khai chi tiết kèm mẫu

Nhiều doanh nghiệp đang trong tình trạng khó khăn về việc triển khai dự án, do chưa biết cách lập kế hoạch dự án như thế nào hợp lý? Vì vậy, trong bài viết này, hãy để Chuyển đổi số CoDX gợi ý cho bạn một số mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp và các bước thực hiện chi tiết nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Bảng kế hoạch công việc Excel chi tiết – Tải Miễn Phí
• Phần mềm quản lý xây dựng chuyên nghiệp giá tốt
• Bảng kế hoạch digital marketing mẫu chi tiết – Download miễn phí

1. Lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án là một quy trình bao gồm các bước bắt đầu từ việc hoạch định chiến lược tổng thể, xác định mục tiêu, lên nội dung công việc, cuối cùng là phân chia thực hiện công việc của một dự án.

Bên cạnh đó, lập kế hoạch có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo trình tự, có sắp xếp để đạt được mục tiêu đặt ra. Đi cùng với điều đó, yếu tố thời gian cũng quyết định một phần của thành công của dự án. 

Một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án hoàn chỉnh cần phải có các nội dung về mục tiêu, thời gian, nhiệm vụ thực hiện, nguồn nhân lực,…để  thuận tiện trong việc quản lý vào thay đổi định hướng khi cần thiết.

Thực tế cho thấy, hầu hết mọi dự án cần thực hiện bắt buộc các doanh nghiệp cần có một bản kế hoạch dự án chi tiết, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu một số vấn đề như thời gian, chi phí, hoạt động tổ chức,…

Lập kế hoạch dự án có tầm quan trọng sâu sắc với hầu hết các nhà quản lý. Nhưng để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cần có kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn. Khi doanh nghiệp biết cách xây dựng mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sẽ thấy được một số lợi ích mà nó mang lại như sau:

• Giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ vấn đề của dự án khi được triển khai
• Hỗ trợ doanh nghiệp ước tính chi phí cho dự án của mình
• Cơ sở để phân chia nhân sự hợp ý để đạt hiệu quả tốt
• Công cụ để quản lý tiến độ thực hiện của các đầu mục công việc
• Hạn chế các rủi ro có khả năng xảy ra ảnh hưởng đến dự án 
• Định lượng thời gian hoàn thành các mục tiêu và công việc
• Định hướng mục tiêu kế hoạch được triển khai

2. Các loại kế hoạch dự án phổ biến cần có

Dưới đây là các loại kế hoạch dự án phổ biến và chi tiết về từng loại:

Kế hoạch tổng thể dự án (Project Master Plan)

• Mục đích: Cung cấp toàn diện về dự án, bao gồm các mục tiêu, phạm vi, các cột  mốc quan trọng, quy trinh quản lý dự án.
• Nội dung chính: Mục tiêu dự án, phạm vi dự án, lịch trình chính, các rủi ro chính, ngân sách tổng quan và các tiêu chuẩn chất lượng.

Kế hoạch phạm vi dự án (Scope Management Plan)

• Mục đích: Định nghĩa và kiểm soát những gì được bao gồm hoặc không được bao gồm trong dự án.
• Nội dung chính: Định nghĩa phạm vi dự án, quy trình kiểm soát thay đổi phạm vi, phương pháp xác định yêu cầu và sản phẩm đầu ra.

Kế hoạch thời gian (Schedule Management Plan)

• Mục đích: Quản lý thời gian, tiến độ của dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
• Nội dung chính: Xác định các công việc cần thiết, ước tính thời gian thực hiện, tiến độ chi tiết, phương pháp kiểm soát tiến độ.

Kế hoạch chi phí (Cost Management Plan)

• Mục đích: Quản lý, kiểm soát chi phí của dự án để đảm bảo dự án không vượt ngân sách.
• Nội dung chính: Ước tính chi phí, ngân sách chi tiết, phương pháp kiểm soát chi phí, quy trình báo cáo chi phí.

Kế hoạch chất lượng (Quality Management Plan)

• Mục đích: Đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
• Nội dung chính: Tiêu chuẩn chất lượng, quy trình kiểm soát chất lượng, phương pháp đảm bảo chất lượng và quy trình cải tiến chất lượng.

Kế hoạch nhân sự (Human Resource Management Plan)

• Mục đích: Quản lý và phân bổ nguồn nhân lực cho dự án.
• Nội dung chính: Cấu trúc tổ chức dự án, vai trò, trách nhiệm, kế hoạch tuyển dụng đào tạo, phương pháp quản lý hiệu suất.

Kế hoạch rủi ro (Risk Management Plan)

• Mục đích: Xác định, phân tích, quản lý các rủi ro tiềm tàng của dự án.
• Nội dung chính: Quy trình quản lý rủi ro, xác định rủi ro, đánh giá rủi ro, kế hoạch ứng phó rủi ro và phương pháp giám sát rủi ro.

Kế hoạch mua sắm (Procurement Management Plan)

• Mục đích: Quản lý các hoạt động mua sắm, hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài.
• Nội dung chính: Yêu cầu mua sắm, quy trình đấu thầu, hợp đồng, tiêu chí đánh giá nhà thầu,  quản lý hợp đồng.

Kế hoạch quản lý các bên liên quan (Stakeholder Management Plan)

• Mục đích: Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan trong dự án.
• Nội dung chính: Xác định các bên liên quan, phân tích sự ảnh hưởng, mức độ tham gia, kế hoạch tương tác và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan.

3. Hướng dẫn lập kế hoạch triển khai dự án với các bước chi tiết

Để thực hiện quy trình lập kế hoạch triển khai dự án được hiệu quả, dưới đây là các bước xây dựng một kế hoạch dự án thành công.

• Bước 1: Thiết lập mục tiêu dự án cụ thể rõ ràng
• Bước 2: Lên chi phí thực hiện triển khai dự án
• Bước 3: Tạo mẫu timeline cho các đầu việc trong dự án
• Bước 4: Tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp 
• Bước 5: Lường trước rủi ro dự án tạo backup
• Bước 6: Thực thi dự án
• Bước 7: Tạo file quản lý theo dõi tiến độ dự án
• Bước 8: Báo cáo công việc dự án
• Bước 9: Đo lường đánh giá

Bước 1: Thiết lập mục tiêu dự án cụ thể rõ ràng

Xác định mục tiêu luôn được đề cập đầu tiên trong các mẫu lập kế hoạch triển khai dự án, trước khi bắt tay vào một dự án nào đó Vì vậy, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng để dễ dàng định hướng bước đi trong tương lai của dự án. Các mục tiêu được đặt ra cần đảm bảo có tính thực thi và đo lường được.

Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp nên hiểu mong muốn và nhu cầu của mình là gì? Từ đó triển khai các mục tiêu phù hợp và nhiệm vụ cần thiết để đáp ứng được đối tượng. Song song đó, doanh nghiệp nên sử dụng mô hình SMART hỗ trợ thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn. 

>>> Có thể bạn muốn biết về phần mềm tạo todolist để lên kế hoạch mục tiêu

Mô hình SMART là một trong số mô hình được sử dụng nhiều trong việc tạo lập các mục tiêu cho dự án, dựa trên 5 tiêu chí quan trọng, trong đó:

• Specific – Tính cụ thể
• Measurable – Tính đo lường
• Actionable – Tính khả thi
• Relevant – Tính liên kết
• Time Bound – Tính giới hạn thời gian

Bước 2: Lên chi phí thực hiện triển khai dự án

Tính toán chi phí giúp cho mẫu lập kế hoạch triển khai dự án được hiệu quả hơn. Vì vậy Để triển khai được kế hoạch thành công, các nhà quản lý nên đảm bảo ngân sách thực hiện để đáp ứng đủ các khoản phí của từng hạng mục. Trong đó, các mục được chia nhỏ để dễ dàng quản lý hơn như:

• Nguồn nhân lực 
• Vật liệu hoặc nguyên vật liệu
• Các mốc thời gian thực hiện

Bước 3: Tạo mẫu timeline cho các đầu việc trong dự án

Để doanh nghiệp thuận tiện trong việc quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Doanh nghiệp nên chú trọng thiết lập một lộ trình chung cho các đầu mục công việc. Điều này, sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được khối thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo được năng suất hoạt động. Ngoài ra, tạo timeline cho dự án cũng là cách để cho các bên liên quan nắm bắt được tình trạng của dự án được hiệu quả, mang lại kết quả tốt cho doanh nghiệp. 

Bước 4: Tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp 

Thực hiện một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án theo quy trình chuyên nghiệp giúp hạn chế sai sót diễn ra trong dự án, là điều mà các doanh nghiệp cần làm khi triển khai kế hoạch. Vì vậy, trong một quy trình làm việc hoàn chỉnh sẽ bao gồm các nội dung sau, để kế hoạch được thực hiện hiệu quả:

• Mô tả yêu cầu thực hiện công việc
• Phân chia nhân sự thực hiện hợp lý
• Sử dụng các phương tiện kết nối với nhau để tiện cho công việc
• Báo cáo kết quả đạt được thông qua buổi họp

Bước 5: Lường trước rủi ro dự án tạo backup

Một dự án được triển khai gặp rủi ro là điều không ai lường trước được. Để hạn chế được điều đó, doanh nghiệp nên trang kỹ một số kỹ năng cần thiết để phòng rủi ro và tim ra giải pháp ngăn ngừa để không ảnh hướng đến kế hoạch dự án của mình. 

Một số rủi ro có thể được nhắc đến như: 

• Thời tiết thay đổi
• Vấn đề kỹ thuật
• Thời gian xử lý công việc
• Xung đột nội bộ
• Khác

Bước 6: Thực thi dự án

Đây là bước quan trọng quyết định sự thành công của kế hoạch đó. Vì vậy, nó được triển khai thông qua các nhân viên của doanh nghiệp, dựa trên sự hiểu biết và nắm bắt thông tin của từng người, mẫu lập kế hoạch triển khai dự án sẽ được triển khai theo đúng tiến độ kế hoạch. Ngoài ra, nó giúp doanh nghiệp quản lý các công việc được chặt chẽ hơn.

Bước 7: Tạo file quản lý theo dõi tiến độ dự án

Việc tạo file quản lý dự án là bước để doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc của kế hoạch. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để đánh giá và kiểm soát các hoạt động trong kế hoạch. Quan trọng hơn, tạo file quản lý sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro ảnh hưởng đến dự án và tìm ra giải pháp kịp thời.

>>> Xem ngay: Phần mềm lập tiến độ thi công giúp theo dõi tiến độ hiệu quả

Bước 8: Báo cáo công việc dự án

Báo cáo công việc dự án là phương thức để nhà quản lý nắm được các vấn đề liên quan trong kế hoạch của mình. Việc báo cáo được thực hiện khi các nhiệm vụ được hoàn thành hoặc nó được báo cáo theo ngày, theo tuần và theo tháng. 

Trong mẫu lập kế hoạch triển khai dự án, bản báo cáo công việc cần phải đảm bảo các nội dung liên quan và nêu ra các công việc đã được xử lý tốt và điểm nào chưa tốt, để nhà quản lý tìm ra giải pháp thay thế phù hợp hơn.

>> Có thể bạn cần:

• Mẫu báo cáo công việc tuần chuẩn nhất cho dự an – tải dùng miễn phí
• Phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp

Bước 9: Đo lường đánh giá

Đo lường đánh giá dự án là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo rằng các mục tiêu đặt ra đã đạt được và thực hiện theo đúng kế hoạch ban đầu. Bên cạnh đó, nó còn thể hiện định hướng của dự án hoặc nó đã thực hiện đúng hướng, mang lại những các quả gì cho doanh nghiệp.

Một số phương pháp để đo lường đánh giá hiệu quả hiện nay như: 

• Mô hình SWOT: Dùng để đánh giá các điểm mạnh – điểm yếu hoặc cơ hội – thách thức. Để từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đo lường được dự án của mình và tình trạng của kế hoạch đó. 
• Mô hình đánh giá ROI: Là phương pháp đo lường dự án dựa trên hình thức tính lợi nhuận đầu tư và xem xét dự án đó có mang lại tín hiệu tích cực cho doanh nghiệp không?
• Chỉ số KPI: KPI là một trong số các giải pháp giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc và đo lường chỉ số kết quả của mẫu lập kế hoạch triển khai dự án đó.
• Các phần mềm hỗ trợ quản lý: Một số phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý công việc như Excel, CoDX Task, Notion,…

4. Tải mẫu lập kế hoạch triển khai dự án DÙNG NGAY

Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án như một giải pháp giúp các nhà quản lý dễ dàng xây dựng kế hoạch cho dự án của mình. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay trong việc tạo bảng tiến độ thi công và kế hoạch như thế nào để triển khai hiệu quả?

Để giải quyết được vấn đề đó, các doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu kế hoạch trên internet hoặc các công cụ hỗ trợ tạo lập bảng kế hoạch triển khai dự án. Dưới đây, CoDX xin gợi ý một số mẫu kế hoạch dự án được sử dụng phổ biến hiện nay.

Tải mẫu tham khảo lập kế hoạch triển khai dự án tại đây

>>> Xem giải pháp thay thế: Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp được dùng nhiều nhất hiện nay

5. Lập kế hoạch dự án thông minh với phần mềm CoDX Task

CoDX Task là công cụ phần mềm lập kế hoạch kinh doanh và quản lý công việc hiệu quả cho mọi doanh nghiệp. Với công cụ này, sẽ giúp cho nhà quản lý thuận tiện giao việc cho nhân viên. Đồng thời cũng là nền tảng để doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc của nhân sự.

Một số tính năng nổi bật, có ích trong việc lập kế hoạch triển khai dự án như:

• Phân công công việc trực tiếp cho các nhân viên nhất định
• Cập nhật nhanh chóng các đầu mục công việc được giao
• Thông báo thời gian thực hiện công việc
• Tự động đánh giá và báo cáo hiệu suất làm việc

Lập kế hoạch triển khai dự án không chỉ giúp cho doanh nghiệp thực hiện kế hoạch được hiệu quả, mà nó còn mang lại nhiều kết quả tích cực. Qua bài viết này, CoDX hy vọng đã mang lại nhiều thông tin hữu ích về mẫu lập kế hoạch triển khai dự án cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu CoDX Task, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn tận tình.

>> Tin hữu ích:

• Mở rộng thêm kiến thức dự án với cuốn sách “Quản lý dự án trên một trang giấy“
• Phần mềm nhắc việc hiệu quả nhất 2023
• Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel chuyên nghiệp
• Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết từ A đến Z